“ใบแจ้งหนี้” และ “ใบวางบิล” คำที่คุ้นเคยในแวดวงของนักบัญชี แต่สำหรับผู้ประกอบการหน้าใหม่อาจยังไม่เข้าใจความหมายที่แท้จริง บทความนี้เราจะพามาไขข้อสงสัยไปพร้อม ๆ กัน

ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลคืออะไร สำคัญต่อธุรกิจอย่างไร?


    ใบแจ้งหนี้ (Invoice) และใบวางบิล (Billing Note) คือ เอกสารสำคัญทางการเงินที่ผู้ประกอบการใช้ในการแจ้งลูกค้าเพื่อให้ทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระสินค้าหรือบริการส่วนใหญ่เอกสารทั้ง 2 ประเภทนี้ มักใช้กับธุรกิจขายสินค้าหรือบริการที่มีรอบของการชำระแบบให้เครดิต หรือธุรกิจขายส่งที่มีการส่งของล็อตใหญ่ เป็นต้น ซึ่งหากไม่มีใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล อาจส่งผลให้ลูกค้าทำเรื่องเบิกค่าใช้จ่ายได้ยาก 

    “ใบแจ้งหนี้” และ “ใบวางบิล” เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการจัดการเรื่องการเงินและธุรกิจ ทั้งผู้ขายและลูกค้าสามารถใช้ใบแจ้งหนี้เพื่อให้มั่นใจว่ามีข้อมูลการซื้อขายที่ชัดเจนและเป็นหลักฐานในการตรวจสอบการชำระเงินในภายหลัง

ความต่างของใบแจ้งหนี้และใบวางบิล
    ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลเป็นเอกสารทางการเงินที่ใช้ในกระบวนการธุรกิจและการเรียกเก็บเงิน แม้ว่าทั้งสองเอกสารนี้จะมีความหลากหลายในการใช้และคุณสมบัติ แต่มีความแตกต่างที่สำคัญดังนี้


ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
    หน้าที่ของใบแจ้งหนี้: 
    ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่ออกโดยผู้ขายหรือผู้ให้บริการเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงรายละเอียดของการซื้อขายหรือบริการที่เกิดขึ้น และรายละเอียดเงินที่ลูกค้าต้องชำระ ค่าอะไรบ้าง จำนวนเงินเท่าไหร่ และต้องชำระเงินเมื่อใดนั่นเอง

    ช่วงเวลาในการออกใบแจ้งหนี้: 
    โดยทั่วไปแล้วใบแจ้งหนี้จะออกให้กับลูกค้าหรือผู้ใช้บริการทุกครั้งหลังจากการซื้อสินค้าหรือให้บริการเสร็จเรียบร้อยแล้ว

ใบวางบิล (Billing Note)
    หน้าที่ของใบวางบิล: 
    ใบวางบิลเป็นเอกสารทางการเงินที่ออกโดยผู้ให้บริการหรือผู้ขายเพื่อแจ้งลูกค้าเกี่ยวกับจำนวนเงินที่ลูกค้าต้องชำระตามข้อตกลง หรือใช้เพื่อแจ้งยอดชำระตามวันที่กำหนดวางบิล

    ช่วงเวลาในการออกใบแจ้งหนี้: 
    ใบบางบิลนั้นจะออกให้กับลูกค้าเมื่อถึงกำหนดรอบวางบิล โดยจะแสดงยอดรวมคงเหลือที่ต้องชำระทั้งหมด

    ในบางกรณีหรือบางบริษัทอาจจะใช้เพียงใบใดใบหนึ่ง โดยหัวเอกสารจะระบุว่า “ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้” หรือในบางบริษัทอาจใช้ทั้ง 2 ใบก็ได้เช่นกัน ขึ้นอยู่กับรูปแบบการใช้งานของแต่ละบริษัท

ข้อมูลที่ต้องมีในใบแจ้งหนี้และใบวางบิล
    โดยทั่วไปแล้วใบแจ้งหนี้และใบวางบิล ของแต่ละองค์กรจะมีรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป แต่ควรมีข้อมูลสำคัญที่ควรมีในเอกสารประกอบไปด้วย 2 ส่วน คือ ข้อมูลของผู้ประกอบการ (ผู้ออกใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล) และข้อมูลของลูกค้า (ผู้รับใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล) โดยจะมีรายละเอียดดังนี้

ข้อมูลของผู้ประกอบการ (ผู้ออกใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล)
ชื่อบริษัท ที่อยู่ของบริษัท
หมายเลขโทรศัพท์ของบริษัทและหมายเลขแฟกซ์
เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร
วันที่ออกเอกสาร
เลขที่ใบแจ้งหนี้
ลงลายมือชื่อของผู้ออกเอกสาร

ข้อมูลของลูกค้า (ผู้รับใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล) 
ชื่อบริษัท ที่อยู่ของบริษัท     
เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร    
ลงลายมือชื่อของผู้รับเอกสาร   
ลายละเอียดสินค้าหรือบริการ     
จำนวนเงินรวมที่ต้องชำระ     
วันครบกำหนดชำระ

วิธีการออกใบแจ้งหนี้และใบวางบิล


สิ่งสำคัญอันดับแรกที่ไม่ควรมองข้ามเลย คือการตรวจสอบหรือสอบถามกับทางทีมบัญชีของบริษัทคู่ค้าหรือลูกค้าของเรา เรื่องกำหนดการในการออกใบแจ้งหนี้หรือรอบการวางบิล และวันรับเช็คของทางบริษัท
ทำการจัดเตรียมเอกสารสำหรับออกใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล จำนวน 1 ชุด ซึ่งจะประกอบไปด้วย ต้นฉบับ และสำเนาของใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล กรณีที่มีเอกสารใบเสนอราคาหรือใบสั่งซื้อควรแนบไปพร้อมกับใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล
นำส่งใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลให้กับลูกค้า ซึ่งลูกค้าผู้รับใบแจ้งหนี้หรือรับวางบิลจะต้องทำการลงลายมือชื่อเพื่อยืนยันการรับเอกสารใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล โดยเอกสารใบแจ้งหนี้/ใบวางบิลต้นฉบับลูกค้าจะต้องทำการเก็บไว้ ส่วนเอกสารฉบับสำเนาผู้ออกใบแจ้งหนี้/ใบวางบิลเป็นผู้เก็บหลักฐานไว้นั่นเอง
เมื่อได้รับเช็ค หรือรับการชำระตามที่กำหนด ให้ผู้ประกอบการเตรียมเอกสารใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงิน เพื่อส่งมอบให้กับลูกค้า

สรุปความสำคัญของ "ใบแจ้งหนี้" และ "ใบวางบิล"
    “ใบแจ้งหนี้” และ “ใบวางบิล” เป็นเอกสารทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการธุรกิจและการเงินอย่างหนึ่งที่ไม่ควรมองข้าม เนื่องจากเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถทำการขายสินค้าหรือบริการและเรียกเก็บเงินจากลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
    สิ่งสำคัญในการออกใบแจ้งหนี้และใบวางบิล คือความถูกต้อง ชัดเจน ดังนั้นควรกรอกรายละเอียดต่าง ๆ ให้ครบถ้วน และตรวจทานเอกสารอย่างรอบคอบ เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการออกเอกสาร