ใบแจ้งหนี้และใบวางบิล ต่างกันอย่างไร? 

ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ใช้แจ้งรายละเอียดสินค้า บริการ และจำนวนเงินที่ลูกค้าต้องชำระ ส่วนใบวางบิล (Billing Note) ใช้แจ้งยอดเงินตามรอบหรือกำหนดการวางบิล โดยบางธุรกิจอาจใช้เอกสารทั้งสองร่วมกัน ขึ้นอยู่กับข้อตกลงและรูปแบบการทำงาน

 

ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลคืออะไร? 

ใบแจ้งหนี้ (Invoice) และใบวางบิล (Billing Note) คือ เอกสารสำคัญทางการเงินที่ผู้ประกอบการใช้ในการแจ้งลูกค้าเพื่อให้ทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระสินค้าหรือบริการส่วนใหญ่เอกสารทั้ง 2 ประเภทนี้ มักใช้กับธุรกิจขายสินค้าหรือบริการที่มีรอบของการชำระแบบให้เครดิต หรือธุรกิจขายส่งที่มีการส่งของล็อตใหญ่ เป็นต้น ซึ่งหากไม่มีใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล อาจส่งผลให้ลูกค้าทำเรื่องเบิกค่าใช้จ่ายได้ยาก 

 

“ใบแจ้งหนี้” และ “ใบวางบิล” เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการจัดการเรื่องการเงินและธุรกิจ ทั้งผู้ขายและลูกค้าสามารถใช้ใบแจ้งหนี้เพื่อให้มั่นใจว่ามีข้อมูลการซื้อขายที่ชัดเจนและเป็นหลักฐานในการตรวจสอบการชำระเงินในภายหลัง

 

ใบแจ้งหนี้กับใบวางบิลต่างกันอย่างไร? 

ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลเป็นเอกสารทางการเงินที่ใช้ในกระบวนการธุรกิจและการเรียกเก็บเงิน แม้ว่าทั้งสองเอกสารนี้จะมีความหลากหลายในการใช้และคุณสมบัติ แต่มีความแตกต่างที่สำคัญดังนี้

 

ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

ใช้แจ้งลูกค้าเกี่ยวกับรายการสินค้า หรือบริการที่เกิดขึ้น พร้อมระบุจำนวนเงินและกำหนดชำระ โดยทั่วไปออกหลังจากการขายสินค้าหรือให้บริการตามเงื่อนไขของธุรกิจ

 

ใบวางบิล (Billing Note)

ใช้แจ้งยอดเงินที่ลูกค้าต้องชำระตามรอบวางบิลหรือข้อตกลงทางการค้า โดยอาจแสดงยอดรวมที่ต้องชำระในรอบนั้น

 

ควาามแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้และใบวางบิล

หัวข้อ	ใบแจ้งหนี้ (Invoice)	ใบวางบิล (Billing Note)
จุดประสงค์	แจ้งรายการและยอดที่ต้องชำระ	แจ้งยอดตามรอบวางบิล
ใช้เมื่อ	มีการขายสินค้าหรือให้บริการ	ถึงรอบที่กำหนดวางบิล
ข้อมูลหลัก	รายการสินค้า/บริการและยอดเงิน	ยอดเงินที่ต้องชำระ
ผู้จัดทำ	ผู้ขายหรือผู้ให้บริการ	ผู้ขายหรือผู้ให้บริการ
การใช้งาน	อาจใช้เดี่ยวหรือร่วมกับใบวางบิล	อาจใช้เดี่ยวหรือร่วมกับใบแจ้งหนี้

*ข้อมูล ณ เดือนกันยายน 2569

 

ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลควรมีข้อมูลอะไรบ้าง? 

 โดยทั่วไปแล้วใบแจ้งหนี้และใบวางบิล ของแต่ละองค์กรจะมีรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป แต่ควรมีข้อมูลสำคัญที่ควรมีในเอกสารประกอบไปด้วย 2 ส่วน คือ ข้อมูลของผู้ประกอบการ (ผู้ออกใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล) และข้อมูลของลูกค้า (ผู้รับใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล) โดยจะมีรายละเอียดดังนี้

 

ข้อมูลของผู้ประกอบการ (ผู้ออกใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล)

• ชื่อบริษัท ที่อยู่ของบริษัท
• หมายเลขโทรศัพท์ของบริษัทและหมายเลขแฟกซ์
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร
• วันที่ออกเอกสาร
• เลขที่ใบแจ้งหนี้
• ลงลายมือชื่อของผู้ออกเอกสาร

 

ข้อมูลของลูกค้า (ผู้รับใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล) 

• ชื่อบริษัท ที่อยู่ของบริษัท     
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร    
• ลงลายมือชื่อของผู้รับเอกสาร   
• ลายละเอียดสินค้าหรือบริการ     
• จำนวนเงินรวมที่ต้องชำระ     
• วันครบกำหนดชำระ

 

วิธีการออกใบแจ้งหนี้และใบวางบิล

 

 

1.ตรวจสอบรอบวางบิล

การตรวจสอบหรือสอบถามกับทางทีมบัญชีของบริษัทคู่ค้าหรือลูกค้าของเรา เรื่องกำหนดการในการออกใบแจ้งหนี้หรือรอบการวางบิล และวันรับเช็คของทางบริษัท

 

2. เตรียมเอกสาร

ทำการจัดเตรียมเอกสารสำหรับออกใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล จำนวน 1 ชุด ซึ่งจะประกอบไปด้วย ต้นฉบับ และสำเนาของใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล กรณีที่มีเอกสารใบเสนอราคาหรือใบสั่งซื้อควรแนบไปพร้อมกับใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล

 

3. ส่งเอกสารให้ลูกค้า

นำส่งใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลให้กับลูกค้า ซึ่งลูกค้าผู้รับใบแจ้งหนี้หรือรับวางบิลจะต้องทำการลงลายมือชื่อเพื่อยืนยันการรับเอกสารใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล โดยเอกสารใบแจ้งหนี้/ใบวางบิลต้นฉบับลูกค้าจะต้องทำการเก็บไว้ ส่วนเอกสารฉบับสำเนาผู้ออกใบแจ้งหนี้/ใบวางบิลเป็นผู้เก็บหลักฐานไว้นั่นเอง

 

4. ดำเนินการหลังได้รับชำระเงิน

เมื่อได้รับเช็ค หรือรับการชำระตามที่กำหนด ให้ผู้ประกอบการเตรียมเอกสารใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงิน เพื่อส่งมอบให้กับลูกค้า

 

สรุป ใบแจ้งหนี้และใบวางบิล คืออะไร? ต่างกันยังไง? 

ใบแจ้งหนี้ใช้แจ้งรายละเอียดสินค้า บริการ และยอดเงินที่ลูกค้าต้องชำระ ส่วนใบวางบิลใช้แจ้งยอดตามรอบหรือกำหนดการวางบิล โดยธุรกิจสามารถใช้เอกสารอย่างใดอย่างหนึ่งหรือใช้ร่วมกันได้ตามรูปแบบการทำงานและข้อตกลงกับลูกค้า

 

FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้และใบวางบิล 

ใบแจ้งหนี้สามารถยกเลิกได้หรือไม่?

สามารถดำเนินการยกเลิกได้ตามกระบวนการของธุรกิจ แต่ควรตรวจสอบผลกระทบด้านบัญชีและภาษีก่อนดำเนินการ

 

ถ้าลูกค้าชำระเงินไม่ตรงยอดในใบแจ้งหนี้ ควรทำอย่างไร?

ควรตรวจสอบยอดที่ได้รับกับเอกสารการขายและติดต่อผู้เกี่ยวข้อง เพื่อหาสาเหตุของส่วนต่างก่อนบันทึกการชำระเงิน

 

ใบวางบิลสามารถรวมหลายใบแจ้งหนี้ได้หรือไม่?

สามารถทำได้ในกรณีที่รูปแบบการวางบิลของบริษัทและข้อตกลงกับลูกค้ารองรับ โดยควรระบุรายการที่นำมารวมให้ตรวจสอบได้ชัดเจน

 

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

• Credit Note คืออะไร ทำอย่างไรให้ถูกต้องตามสรรพากร
• ทำธุรกิจส่วนตัวยื่นภาษี แบบไหน
• จัดการภาระหนี้สินพนักงานง่าย ๆ เป็นระบบ ด้วยโปรแกรมงานบุคคล
• จัดการภาระหนี้สินพนักงาน ไม่ยากอีกต่อไป ด้วยโปรแกรม HR