เปลี่ยนจาก Excel มาใช้โปรแกรมเงินเดือน ตัวไหนดี

หากต้องการเปลี่ยนจากใช้ Excel แบบเดิม ๆ  ควรเลือกระบบที่รองรับรูปแบบค่าจ้าง เวลา กะการทำงาน OT การลา ภาษี ประกันสังคม และเอกสารขององค์กรได้ครบ พร้อมเชื่อมข้อมูลเข้าสู่การคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ สำหรับธุรกิจที่มีพนักงานหลายรูปแบบ มีงานกะ OT การลา หรือสวัสดิการหลายเงื่อนไข ควรเลือกแบบครบวงจร 

 

โปรแกรมเงินเดือนที่แนะนำ ได้แก่ HumanSoft, Bplus HRM, Prosoft HRMI และ Humanica Workplaze บทความนี้จะเปรียบเทียบจุดเด่นและความแตกต่างของทั้ง 4 โปรแกรม เพื่อช่วยให้คุณเลือกระบบที่เหมาะกับธุรกิจได้ง่ายขึ้น

 

ทำไมหลายองค์กรจึงเปลี่ยนจาก Excel มาใช้โปรแกรมเงินเดือน 

Excel ยังเหมาะกับธุรกิจที่มีพนักงานไม่มาก โครงสร้างค่าจ้างไม่ซับซ้อน และมีผู้รับผิดชอบข้อมูลเพียงไม่กี่คน แต่เมื่อจำนวนพนักงานเพิ่มขึ้น สูตรคำนวณ รายการหัก กะการทำงาน OT และเอกสารต่าง ๆ ก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย HR จึงต้องใช้เวลารวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง ตรวจสอบสูตร และแก้ไขข้อมูลก่อนปิดงวดเงินเดือนทุกเดือน อีกทั้งยังมีความเสี่ยงจากการใช้ไฟล์ผิดเวอร์ชันหรือสูตรคำนวณผิดโดยไม่รู้ตัว

 

ปัญหาที่พบบ่อยเมื่อคำนวณเงินเดือนด้วย Excel 

• ต้องรวบรวมข้อมูลเวลา OT การลา และรายการหักด้วยตนเอง

• ต้อง Export และคีย์ข้อมูลซ้ำจากหลายระบบ

• สูตรอาจถูกลบ แก้ไข หรือลากผิดแถวโดยไม่รู้ตัว

• มีไฟล์หลายชุด จนอาจเกิดความสับสนและใช้ผิดไฟล์

• ต้องอัปเดตสูตรภาษีและประกันสังคมด้วยตนเอง

• ต้องแยกและส่งสลิปเงินเดือนให้พนักงานทีละคน

• ตรวจสอบย้อนหลังได้ยากว่าใครแก้ไขข้อมูลอะไร

• ข้อมูลเงินเดือนอาจถูกส่งต่อโดยไม่มีการควบคุมสิทธิ์

• เมื่อผู้ดูแลไฟล์ไม่อยู่ คนอื่นอาจทำงานต่อได้ยาก

• ยิ่งมีพนักงานมาก ขั้นตอนตรวจสอบก็ยิ่งซับซ้อน

 

เปลี่ยนจาก Excel เป็นโปรแกรมเงินเดือน เลือกตัวไหนดี 

โปรแกรม	จุดเด่น	เหมาะกับใคร
HumanSoft	ระบบ HR และ Payroll เชื่อมข้อมูลพนักงาน เวลา กะ OT การลา เอกสาร และเงินเดือน มีระบบสำหรับพนักงานและทดลองใช้ฟรี	องค์กรทุกขนาดที่ต้องการลดการ Export และคีย์ข้อมูลซ้ำ รวมถึงมีเงื่อนไข HR และ Payroll หลายด้าน
Prosoft HRMI	โปรแกรมบริหารงานบุคคลแบบ On-Premise ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ขององค์กรเอง โมดูลครบตั้งแต่ Personnel, Time Attendance, Payroll ถึง Welfare และ Loan รองรับหลายบริษัทหลายสาขา	องค์กรที่ต้องการเก็บข้อมูลไว้บนเซิร์ฟเวอร์ของตัวเอง และมีโครงสร้างหลายบริษัท
Bplus HRM	โปรแกรมเงินเดือนสำเร็จรูป รองรับ ภ.ง.ด.1, 1ก, 91, 3 และเชื่อม RD Prep มีโมดูลบันทึกเวลา และมีให้เลือกหลายรุ่นพร้อมราคาบนเว็บ	ธุรกิจที่ต้องการซื้อขาดและเลือกรุ่นตามขนาดองค์กร
Humanica Workplaze	แพลตฟอร์ม HCM ครอบคลุม Core HR, Payroll Automation และ Employee Self-Service	องค์กรขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ที่มีโครงสร้างหรือกระบวนการ HR ซับซ้อน

*ข้อมูล ณ เดือนกันยายน 2569

 

HumanSoft เหมาะกับการนำมาใช้แทน Excel อย่างไร

HumanSoft เหมาะกับองค์กรที่ไม่ได้ต้องการเพียงโปรแกรมสำหรับคำนวณเงินเดือนอย่างเดียว แต่ต้องการเชื่อมข้อมูลตั้งแต่พนักงาน เวลาเข้า–ออกงาน กะ OT การลา เอกสาร และการอนุมัติไปจนถึงการคำนวณเงินเดือนอย่างครบวงจร

 

โปรแกรมเงินเดือน จาก HumanSoft ช่วยให้ HR ลดการ Export และคีย์ข้อมูลจากหลายไฟล์ สามารถตรวจสอบข้อมูลต้นทางก่อนคำนวณเงินเดือน และให้พนักงานจัดการเอกสารหรือดูข้อมูลบางส่วนผ่านระบบได้ด้วยตนเอง

ฟังก์ชันสำคัญของ HumanSoft ประกอบด้วย

 

• จัดเก็บข้อมูลพนักงานในระบบเดียว

• บันทึกเวลาเข้า–ออกงาน

• รองรับการจัดตารางกะ

• จัดการ OT และวันลา

• เชื่อมข้อมูลเข้าสู่การคำนวณเงินเดือน

• คำนวณภาษีและประกันสังคม

• ออกสลิปเงินเดือน

• การประเมินผลงานพนักงาน

• รองรับเอกสารและการอนุมัติ

• กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล

• การเรียนรู้และการฝึกอบรม

• การจัดหาบุคลากร

• รองรับการใช้งานผ่านแอปของพนักงาน

 

HumanSoft จึงเหมาะกับองค์กรทุกขนาดตั้งแต่สตาร์ทอัพ  SME ไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ที่มีหลายสาขา หลายกะ หรือมีเงื่อนไขการทำงานที่ทำให้ HR ต้องใช้ Excel หลายไฟล์ในการรวบรวมข้อมูล

 

วิธีเลือกโปรแกรมเงินเดือนให้เหมาะกับธุรกิจ

 

 

1. สำรวจปัญหาจาก Excel ที่ใช้อยู่ 

เริ่มจากการสำรวจว่าปัจจุบัน HR ใช้เวลากับขั้นตอนไหนมากที่สุด เช่น

• รวบรวมเวลาเข้า–ออกงาน

• ตรวจสอบ OT

• คีย์รายได้และรายการหัก

• คำนวณภาษี

• ออกสลิปเงินเดือน

• แก้ไขข้อมูลย้อนหลัง

• ตอบคำถามพนักงาน

 

2. รวบรวมเงื่อนไขการทำงานขององค์กร

ก่อนขอ Demo ควรเตรียมข้อมูลให้ครบ เช่น จำนวนพนักงาน ประเภทพนักงาน รูปแบบค่าจ้าง รอบการจ่ายเงินเดือน และเงื่อนไขโอที เป็นต้น ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้ผู้ให้บริการสาธิตระบบได้ตรงกับการทำงานจริงขององค์กร

 

3. เปรียบเทียบต้นทุนรวมของระบบ

ไม่ควรพิจารณาเฉพาะค่ารายเดือน เพราะต้นทุนของโปรแกรมเงินเดือนอาจประกอบด้วย ค่าขึ้นระบบ ค่านำเข้าข้อมูล ค่าอบรม และค่าเพิ่มจำนวนพนักงานหรือผู้ใช้งาน เป็นต้น

 

4. ทดลองด้วยข้อมูลจริงอย่างน้อย 1 รอบ

การดู Demo ทั่วไปอาจยังไม่เพียงพอ ควรนำกรณีที่มีความซับซ้อนของบริษัทมาทดลอง เช่น 

• พนักงานรายเดือนและรายวัน 

• พนักงานเข้า–ออกงานกลางเดือน 

• โบนัสและรายได้พิเศษ 

• รายการหักหลายประเภท 

• การแบ่งงวดจ่ายเงินเดือน

จากนั้นนำผลลัพธ์มาเปรียบเทียบกับข้อมูลเดิมที่ตรวจสอบแล้ว เพื่อให้มั่นใจว่าระบบคำนวณได้ตรงตามเงื่อนไข

 

5. ตรวจสอบบริการหลังการขาย

สอบถามบริการหลังการขายว่าตอบโจทย์มากน้อยเพียงใด เช่น หากเกิดปัญหาในช่วงปิดเงินเดือน สามารถติดต่อทีมงานผ่านช่องทางใด มีเวลาทำการอย่างไร และมีผู้ช่วยตรวจสอบการตั้งค่าหรือไม่

 

สรุป เปลี่ยนจาก Excel ใช้โปรแกรมเงินเดือนตัวไหนดี 

โปรแกรมเงินเดือนที่เหมาะที่สุดคือระบบที่รองรับรูปแบบการทำงานขององค์กร ลดการคีย์ข้อมูลซ้ำ และช่วยให้ HR ตรวจสอบข้อมูลได้ง่ายขึ้น หากองค์กรมีข้อมูลเวลา กะ OT การลา และเอกสารหลายส่วน ควรเลือกโปรแกรม HR Payroll แบบครบวงจรที่เชื่อมข้อมูลไปถึงการคำนวณเงินเดือน เช่น HumanSoft ซึ่งเหมาะกับธุรกิจที่ต้องการลดการใช้ Excel หลายไฟล์และจัดการงาน HR ในระบบเดียว

 

ทดลองใช้โปรแกรมเงินเดือนจาก HumanSoft ฟรี 30 วัน เพื่อทดสอบกับรูปแบบการทำงานจริงขององค์กรก่อนตัดสินใจ

 

FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับโปรแกรมเงินเดือน

บริษัทมีพนักงานกี่คนถึงเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนแทน Excel

ขึ้นอยู่กับความต้องการของบริษัท แม้จะมีพนักงานไม่มาก แต่หากมีหลายกะ OT หลายอัตรา รายการหักซับซ้อน หรือ HR ต้องใช้เวลาตรวจข้อมูลมาก ก็ควรพิจารณาใช้โปรแกรมเงินเดือน เพื่อเพิ่มความแม่นยำ และลดความผิดพลาดจากการทำงานแบบ Manual 

 

ย้ายข้อมูลจาก Excel เข้าโปรแกรมเงินเดือนยากไหม

ความยากขึ้นอยู่กับความครบถ้วนของข้อมูลเดิม โดยทั่วไปต้องเตรียมข้อมูลพนักงาน อัตราค่าจ้าง รายการประจำ ยอดสะสมภาษี ประกันสังคม และสิทธิการลา หากผู้ให้บริการมี Template และทีมช่วยขึ้นระบบจะช่วยลดเวลาได้มาก ศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับการย้ายข้อมูล >>> ย้ายโปรแกรม HR จากระบบเดิม ไม่ยุ่งยากอย่างที่คิด 

 

โปรแกรมเงินเดือนเชื่อมต่อเครื่องสแกนได้หรือไม่

โปรแกรมเงินเดือนหลายระบบรองรับการเชื่อมต่อหรือนำเข้าข้อมูลจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้า แต่ไม่ได้รองรับทุกยี่ห้อหรือทุกรุ่น ควรแจ้งรุ่นเครื่องและรูปแบบไฟล์ให้ผู้ให้บริการตรวจสอบก่อนซื้อ

 

โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ปลอดภัยกว่า Excel หรือไม่

ขึ้นอยู่กับมาตรการของแต่ละระบบ โปรแกรมที่ดีควรมีการกำหนดสิทธิ์ การยืนยันตัวตน การบันทึกประวัติ การสำรองข้อมูล และมาตรฐานความปลอดภัยที่ตรวจสอบได้

 

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

• การจัดการข้อมูลองค์กรด้วย Excel ยังจำเป็นสำหรับ HR หรือไม่
• โปรแกรมเงินเดือน Excel ฟรี ใช้ในงาน HR ได้อย่างไรบ้าง  
• ส่องความต่างการคำนวณเวลาทำงานระหว่างโปรแกรมออนไลน์ กับ Excel 
• โปรแกรมเงินเดือนคำนวณประกันสังคม-ภาษีอัตโนมัติ