การตั้งค่ารหัสพนักงาน

การตั้งค่ารหัสพนักงาน คือการกำหนดโครงสร้างของรหัสประจำตัวพนักงานที่ระบบสร้างให้เมื่อเพิ่มพนักงานใหม่ โดยประกอบรหัสจากกลุ่มข้อมูล 2–4 กลุ่ม เช่น ปี ตัวย่อบริษัท ประเภทพนักงาน และลำดับพนักงาน ตั้งค่าได้ที่เมนู “ตั้งค่า” > “ตั้งค่าอื่นๆ” > “ตั้งค่ารหัสพนักงาน” บนระบบ HRS การตั้งค่ามีผลกับพนักงานที่เพิ่มใหม่หลังบันทึกเท่านั้น

ขั้นตอนการตั้งค่ารหัสพนักงาน

เปิดหน้าตั้งค่ารหัสพนักงาน

1. คลิกเมนู “ตั้งค่า” จากเมนูด้านซ้าย

2. เลือก “ตั้งค่าอื่นๆ” แล้วคลิก “ตั้งค่ารหัสพนักงาน” ระบบจะแสดงหน้าตั้งค่าในโหมดดูได้อย่างเดียว พร้อม “ตัวอย่างรหัสพนักงาน” ของการตั้งค่าปัจจุบัน

เข้าสู่โหมดแก้ไข

3. คลิกปุ่ม “แก้ไข” ที่มุมขวาล่าง ระบบจะแสดงกล่องข้อความ “ยืนยัน”

4. คลิก “ยืนยัน” ระบบจะเปิดโหมดแก้ไข ตัวเลือกในแต่ละกลุ่มจะเลือกได้ และปุ่มด้านล่างเปลี่ยนเป็น “ยกเลิก” กับ “บันทึก”

กำหนดจำนวนกลุ่ม

5. หากต้องการเพิ่มกลุ่ม ให้คลิก ไอคอนเครื่องหมายบวก (+) ทางด้านขวาของหน้าจอ ระบบจะเพิ่มกลุ่มถัดไปครั้งละ 1 กลุ่ม สูงสุด 4 กลุ่ม

6. หากต้องการลบกลุ่ม ให้คลิก ไอคอนถังขยะ ที่หัวกลุ่มสุดท้าย ระบบจะลบกลุ่มนั้นพร้อมตัวเลือกที่เลือกไว้

เลือกส่วนประกอบของแต่ละกลุ่ม

7. เลือกส่วนประกอบ 1 ตัวเลือกให้แต่ละกลุ่ม ดังนี้

“วันที่เข้าทำงาน” — เลือกรอบ “ตามรอบปีปฏิทิน” หรือ “ตามรอบการคำนวณ” แล้วทำเครื่องหมายที่ “ปีที่เริ่มงาน” และเลือก “พ.ศ.” หรือ “ค.ศ.” ระบบใช้ปี 2 หลัก หากต้องการต่อท้ายด้วยเดือน 2 หลัก ให้ทำเครื่องหมายที่ “เดือนที่เริ่มงาน” เพิ่ม
“ตัวย่อบริษัท” — ใช้ชื่อย่อบริษัทของพนักงาน ไม่เกิน 5 ตัวอักษรแรก
“ตัวย่อสำนักงานสาขา” — ใช้ชื่อย่อสำนักงานสาขาของพนักงาน ไม่เกิน 5 ตัวอักษรแรก
“ตัวย่อแผนก” — ใช้ชื่อย่อแผนกของพนักงาน ไม่เกิน 5 ตัวอักษรแรก
“ประเภทพนักงาน” — ใช้รหัสกลุ่มประเภทพนักงานของพนักงานแบบเต็ม เช่น ET0001 หรือ ET00010
“ลำดับพนักงาน” — เลขลำดับที่ระบบนับให้ เลือกจำนวนหลัก “3 ตัว” “4 ตัว” หรือ “5 ตัว”
“กำหนดเอง” — ระบุข้อความคงที่ ใช้ได้เฉพาะตัวอักษรภาษาอังกฤษและตัวเลข สูงสุด 5 ตัว

8. นำเมาส์ไปวางบน ไอคอนเครื่องหมายคำถาม ข้างตัวเลือกตัวย่อหรือประเภทพนักงาน เพื่อดูเงื่อนไขของตัวเลือกนั้น

9. ตรวจสอบค่าที่ส่วน “ตัวอย่างรหัสพนักงาน” ด้านบน ระบบแสดงค่าของแต่ละกลุ่ม และแสดงรหัสเต็มที่ช่อง “รหัสที่ได้”

บันทึกการตั้งค่า

10. คลิกปุ่ม “บันทึก” ระบบจะแสดงกล่องข้อความ “ยืนยันการตั้งค่ารหัสพนักงาน การตั้งค่านี้มีผลกับพนักงานที่เพิ่มใหม่เท่านั้น”

11. คลิก “ยืนยัน” ระบบจะแสดงข้อความ “บันทึกข้อมูลสำเร็จ” และกลับสู่โหมดดูได้อย่างเดียว

หากยังไม่มีกลุ่มใดเลือก “ลำดับพนักงาน” ระบบจะแสดงข้อความ “ไม่สามารถบันทึกได้” พร้อมคำแนะนำ “กรุณาเลือกลำดับพนักงาน 1 กลุ่ม”
หากไม่ต้องการบันทึก ให้คลิก “ยกเลิก” ระบบจะกลับไปใช้การตั้งค่าเดิม

ข้อกำหนดการกรอกข้อมูลและการคำนวณ

รหัสพนักงานประกอบจาก 2–4 กลุ่ม เรียงจากกลุ่มที่ 1 ไปกลุ่มสุดท้าย และไม่มีตัวคั่นระหว่างกลุ่ม
ต้องมีกลุ่มที่เลือก “ลำดับพนักงาน” 1 กลุ่ม หากไม่มี ระบบจะไม่บันทึกการตั้งค่า
ตัวเลือกแต่ละรายการเลือกได้เพียง 1 กลุ่ม หากเลือกในกลุ่มหนึ่งแล้ว กลุ่มอื่นจะเลือกตัวเลือกนั้นซ้ำไม่ได้ ยกเว้น “กำหนดเอง” ที่เลือกได้มากกว่า 1 กลุ่ม
“วันที่เข้าทำงาน” (ปีและเดือน) อยู่ได้เพียง 1 กลุ่ม หากต้องการทั้งปีและเดือน ให้ทำเครื่องหมายทั้ง “ปีที่เริ่มงาน” และ “เดือนที่เริ่มงาน” ในกลุ่มเดียวกัน ระบบจะต่อเป็นปี 2 หลักตามด้วยเดือน 2 หลัก
ปีและเดือนในรหัสอ้างอิงจากวันที่บันทึกพนักงานเข้าระบบ ไม่ใช่วันที่เริ่มงานที่ระบุในข้อมูลพนักงาน
ตัวย่อบริษัท สำนักงานสาขา และแผนก ใช้เฉพาะ 5 ตัวอักษรแรกของชื่อย่อ
“ประเภทพนักงาน” ใช้รหัสกลุ่มประเภทพนักงานแบบเต็ม ไม่ตัดความยาว รหัสกลุ่มมีทั้งแบบ 6 ตัว (ET0001) และ 7 ตัว (ET00010)
ตัวย่อบริษัท สำนักงานสาขา แผนก และประเภทพนักงาน อ้างอิงข้อมูล ณ วันที่สร้างพนักงาน หากย้ายภายหลัง รหัสพนักงานเดิมจะไม่เปลี่ยน
หากการตั้งค่ามี “ประเภทพนักงาน” แต่พนักงานที่เพิ่มใหม่ไม่มีประเภทพนักงาน ระบบจะไม่สร้างพนักงานคนนั้น และแสดงข้อความ “พนักงานไม่มีประเภทพนักงาน ไม่สามารถสร้างรหัสพนักงานตามการตั้งค่าได้ (บริษัทตั้งค่ารหัสพนักงานให้ใช้ประเภทพนักงาน)” เงื่อนไขนี้ใช้กับการนำเข้าข้อมูลพนักงานด้วย
“กำหนดเอง” รับเฉพาะตัวอักษรภาษาอังกฤษ (A–Z, a–z) และตัวเลข (0–9) สูงสุด 5 ตัว
“ลำดับพนักงาน” เติมเลข 0 ด้านหน้าให้ครบจำนวนหลักที่เลือก เช่น 4 ตัว = 0001
เลขลำดับพนักงานนับแยกตามปี เดือน บริษัท สำนักงานสาขา และแผนกที่เลือกไว้ เช่น เลือกปีที่เริ่มงาน เลขลำดับจะเริ่มที่ 1 ใหม่เมื่อขึ้นปีใหม่ ส่วน “ประเภทพนักงาน” และ “กำหนดเอง” ไม่ทำให้เลขลำดับแยกนับ
หากรหัสที่ได้ซ้ำกับรหัสพนักงานที่มีอยู่แล้ว ระบบจะขยับไปใช้เลขลำดับถัดไปจนได้รหัสที่ไม่ซ้ำ

ข้อควรทราบเพิ่มเติม

การตั้งค่าไม่เปลี่ยนรหัสของพนักงานเดิม บริษัทเดียวกันจึงมีรหัสทั้งรูปแบบเดิมและรูปแบบใหม่ปนกันได้
บริษัทที่ไม่เคยตั้งค่ารหัสพนักงาน จะได้รหัสรูปแบบเดิม คือปี พ.ศ. 2 หลักตามด้วยเลขลำดับ 4 หลัก
เมื่อกรอกรหัสพนักงานเองในหน้าเพิ่มพนักงานหรือในไฟล์นำเข้าข้อมูลพนักงาน ระบบจะใช้รหัสที่กรอกโดยไม่ตรวจรูปแบบกับการตั้งค่า
ตัวอย่างเมื่อตั้งค่า “กำหนดเอง” (T) + “ปีที่เริ่มงาน” (พ.ศ.) + “ประเภทพนักงาน” + “ลำดับพนักงาน” (4 ตัว) ในปี 2569: คนที่ 1 ประเภท ET0001 ได้ T69ET00010001 · คนที่ 2 ประเภท ET00010 ได้ T69ET000100002 · คนที่ 3 ประเภท ET0001 ได้ T69ET00010003
รหัสไม่มีตัวคั่นระหว่างกลุ่ม รหัสกลุ่มประเภทพนักงานที่ยาวต่างกันจึงอาจอ่านแยกส่วนยาก เช่น ET000100002 อ่านได้ทั้ง ET0001 + 00002 และ ET00010 + 0002
กลุ่มประเภทพนักงานยังลบได้ตามปกติหลังตั้งค่า รหัสพนักงานที่สร้างไปแล้วจะคงรหัสกลุ่มเดิมไว้
ส่วน “ตัวอย่างรหัสพนักงาน” ใช้ข้อมูลตัวอย่างของบริษัท รหัสจริงของพนักงานแต่ละคนขึ้นอยู่กับข้อมูลของพนักงานคนนั้น

คำแนะนำ:

ก่อนใช้ตัวเลือก “ประเภทพนักงาน” ให้ตรวจสอบที่เมนู “ข้อมูลกลุ่มประเภทพนักงาน” ว่ามีกลุ่มครบ และพนักงานที่จะเพิ่มใหม่ทุกคนมีประเภทพนักงาน
ก่อนใช้ตัวย่อบริษัท สำนักงานสาขา หรือแผนก ให้ตรวจสอบชื่อย่อในข้อมูลโครงสร้างองค์กร เพราะระบบใช้เฉพาะ 5 ตัวอักษรแรก
หากใช้รหัสพนักงานกับระบบภายนอกที่จำกัดความยาว ควรตรวจสอบความยาวรหัสที่ช่อง “รหัสที่ได้” ก่อนบันทึก

ผลลัพธ์เมื่อบันทึกสำเร็จ

หน้าตั้งค่ารหัสพนักงานกลับสู่โหมดดูได้อย่างเดียว และแสดงการตั้งค่าล่าสุดที่ส่วน “ตัวอย่างรหัสพนักงาน”
เมื่อเพิ่มพนักงานใหม่โดยไม่กรอกรหัสพนักงาน ระบบจะสร้างรหัสตามรูปแบบนี้ให้เมื่อบันทึกข้อมูลพนักงาน
ใช้กับการเพิ่มพนักงานทีละคน การเพิ่มพนักงานหลายคน การนำเข้าข้อมูลพนักงาน และการรับเข้าทำงานจากใบสมัคร

FAQ (คำถามที่พบบ่อย)

Q: ตั้งค่ารหัสพนักงานใหม่แล้ว รหัสของพนักงานเดิมจะเปลี่ยนไหม?

A: ไม่เปลี่ยน การตั้งค่ามีผลกับพนักงานที่เพิ่มใหม่หลังบันทึกเท่านั้น พนักงานเดิมใช้รหัสเดิมต่อไป

Q: ใช้ “ประเภทพนักงาน” ในรหัสแล้ว ทำไมเลขลำดับของพนักงานประเภทเดียวกันไม่ต่อกัน เช่น ข้ามจาก 0001 เป็น 0003?

A: เลขลำดับพนักงานนับต่อเนื่องรวมทุกประเภทพนักงาน ไม่แยกนับตามประเภท หากมีพนักงานประเภทอื่นเพิ่มเข้ามาระหว่างนั้น เลขลำดับของประเภทเดิมจะข้ามไป เป็นการทำงานปกติของระบบ

Q: ย้ายประเภทพนักงาน แผนก หรือสำนักงานสาขาแล้ว รหัสพนักงานจะเปลี่ยนตามไหม?

A: ไม่เปลี่ยน รหัสพนักงานอ้างอิงข้อมูล ณ วันที่สร้างพนักงาน

Q: นำเข้าข้อมูลพนักงานแล้วบางรายการไม่ถูกสร้าง เพราะอะไร?

A: หากบริษัทตั้งค่าให้ใช้ “ประเภทพนักงาน” และรายการนั้นไม่ได้กรอกรหัสพนักงาน รายการที่ไม่มีประเภทพนักงาน หรือระบุกลุ่มประเภทพนักงานที่ไม่พบในระบบ จะไม่ถูกสร้าง ให้ระบุประเภทพนักงานให้ครบแล้วนำเข้าใหม่

Q: ช่อง “กำหนดเอง” ใส่ภาษาไทยหรืออักขระพิเศษ เช่น - หรือ / ได้ไหม?

A: ไม่ได้ ช่อง “กำหนดเอง” รับเฉพาะตัวอักษรภาษาอังกฤษและตัวเลข สูงสุด 5 ตัว

Q: กด “บันทึก” แล้วระบบแสดงข้อความ “ไม่สามารถบันทึกได้” ต้องทำอย่างไร?

A: ต้องมีกลุ่มที่เลือก “ลำดับพนักงาน” 1 กลุ่ม ให้เลือก “ลำดับพนักงาน” และจำนวนหลักในกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง แล้วกด “บันทึก” อีกครั้ง

Q: ปีในรหัสพนักงานใช้ปีของวันที่เริ่มงานหรือไม่?

A: ไม่ใช่ ปีและเดือนในรหัสอ้างอิงจากวันที่บันทึกพนักงานเข้าระบบ เช่น บันทึกพนักงานในปี 2569 โดยระบุวันเริ่มงานในปี 2570 รหัสจะใช้ปี 69