HR Service คืออะไร ครอบคลุมอะไรบ้าง?

HR Service คือบริการหรือระบบที่ครอบคลุมฟังก์ชันการบริหารทรัพยากรบุคคลแบบครบวงจร ตั้งแต่สรรหาบุคลากร พัฒนาศักยภาพ คำนวณเงินเดือน ไปจนถึงจัดการเอกสาร HR ทั้งหมด ช่วยให้ HR ทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดภาระงานซ้ำซ้อน และโฟกัสงานเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น

บทบาทสำคัญของ HR Service ที่มีผลต่องาน HR

HR Service มีบทบาทสำคัญในการสนับสนุนธุรกิจและการดำเนินงานขององค์กรในด้านทรัพยากรมนุษย์ นอกจากนี้ยังมีหลายเหตุผลที่ HR หลายองค์กรจึงนิยมใช้ HR Service ดังนี้

1. การเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารทรัพยากรมนุษย์

HR Service ช่วยในการทำให้กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรมนุษย์เป็นไปอย่างมีระบบและประสิทธิภาพมากขึ้น ทำให้องค์กรสามารถบริหารจัดการบุคลากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

2. การให้บริการแบบเชิงลึก

บริการทรัพยากรมนุษย์ไม่เพียงแค่การจัดหาบุคลากรให้ตรงตามความต้องการขององค์กร เเต่ยังรวมถึงการจัดการพัฒนาบุคลากร, การบริหารทีม, การจัดการปัญหาในที่ทำงาน เป็นต้น

3. การลดภาระงานในด้านทรัพยากรมนุษย์

การใช้ HR Service ช่วยลดภาระงานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทรัพยากรมนุษย์ที่ซับซ้อน ทำให้ทาง HR และบุคลากรทรัพยากรมนุษย์สามารถใช้เวลาในการดำเนินกิจกรรมที่สำคัญและมีมูลค่ามากกว่าได้

4. การลดค่าใช้จ่าย

การใช้ HR Service สามารถทำให้ลดค่าใช้จ่ายในด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เนื่องจากองค์กรไม่ต้องลงทุนในการพัฒนาและบริหารงานทรัพยากรมนุษย์ในบริบทที่ซับซ้อนเพิ่มขึ้น

5. การปรับตัวเร็วกับเทคโนโลยี

HR Service มักจะใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ และช่วยให้องค์กรสามารถปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมทำธุรกิจได้รวดเร็ว

6. เพิ่มความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

HR Service มักมีระบบการทำงานที่ทันสมัยและมีประสิทธิภาพสูง ทำให้สามารถให้บริการได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องแม่นยำ

คุณสมบัติของ HR Service มีอะไรบ้าง?

คุณสมบัติของ HR Service มีหลายประการที่ช่วยให้บริการทรัพยากรบุคคลในองค์กรเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับความต้องการของธุรกิจ โดยคุณสมบัติของ HR Service มีดังนี้

การจัดการเวลาและการเข้า-ออกงาน บันทึกเข้า-ออก อนุมัติลา ติดตามวันลาคงเหลือแบบ real-time
การสนับสนุนการจัดการบุคลากร (Workforce Management)
การฝึกอบรม จัดการหลักสูตร ติดตาม Training ของพนักงานแต่ละคน
ระบบการประเมินประสิทธิภาพ ตั้ง KPI ติดตาม ประเมินออนไลน์ เชื่อมกับแผนพัฒนาบุคลากร
ขอเอกสารและการอนุมัติเอกสาร ลา OT เปลี่ยนกะ — ส่ง อนุมัติ และติดตามสถานะได้ผ่านแอป
ระบบการแจ้งเตือน เช่น แจ้งเตือนการขอเอกสาร อนุมัติเอกสาร
การคำนวณเงินเดือนที่แม่นยำ คำนวณ OT ภาษี ประกันสังคม และออกสลิปเงินเดือนในคลิกเดียว

HumanSoft เป็นหนึ่งใน HR Service ที่มีทั้งโปรแกรม HR Payroll และ Payroll Outsource (บริการรับทำเงินเดือน) โดยถูกออกแบบมาเพื่อช่วยแบ่งเบางาน HR ทั้งในเรื่องของการคำนวณเงินเดือนและการบริหารทรัพยาการมนุษย์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ทำไมหลายองค์กรถึงนิยมใช้ HR Service?

จากข้อมูลตลาดซอฟต์แวร์ HR ทั่วโลกที่เติบโตต่อเนื่อง และในไทยที่องค์กรหันมาทางงาน HR ดิจิทัลเพิ่มขึ้นทุกปี มีเหตุผลหลัก 5 ข้อที่ทำให้ HR Service ได้รับความนิยม

1. งาน HR เพิ่มขึ้น แต่ทีมไม่ได้โตตาม

องค์กรส่วนใหญ่ไม่ได้เพิ่มจำนวน HR ตามการขยายตัวของธุรกิจ HR จึงต้องรับผิดชอบพนักงานเพิ่มขึ้นโดยทรัพยากรเท่าเดิม HR Service ช่วยให้ HR 1 คนรับงานได้เทียบเท่า HR 3 คน ผ่านระบบอัตโนมัติ

2. ข้อผิดพลาดด้าน Payroll มีต้นทุนสูง

เงินเดือนผิด 1 ครั้ง ส่งผลทั้งค่าใช้จ่ายแก้ไข ความไม่ไว้วางใจของพนักงาน และความเสี่ยงทางกฎหมาย HR Service ที่มีระบบคำนวณอัตโนมัติลดความเสี่ยงนี้ได้ตั้งแต่ต้น ไม่ต้องรอให้เกิดปัญหาก่อน

3. พนักงานคาดหวังประสบการณ์ดิจิทัล

พนักงานยุคใหม่คุ้นชินกับการทำทุกอย่างบนมือถือ การต้องกรอกกระดาษขอลาหรือรอ HR โทรตอบสายงบประมาณ ทำให้ความพึงพอใจลดลง HR Service ที่มี Employee Self Service ช่วยให้พนักงานจัดการงานเอกสาร HR ได้เองตลอด 24 ชั่วโมง

4. กฎหมายแรงงานและภาษีเปลี่ยนบ่อย

อัตราประกันสังคม ค่าแรงขั้นต่ำ และหลักเกณฑ์ภาษีในไทยมีการปรับเปลี่ยนเป็นระยะ HR Service ที่ดีจะอัปเดตให้อัตโนมัติ ทำให้ HR ไม่ต้องตามอ่านประกาศเองและเสี่ยงพลาด

5. ข้อมูล HR คือสินทรัพย์เชิงกลยุทธ์

ผู้บริหารยุคใหม่ต้องการข้อมูล Headcount, Turnover, ค่าใช้จ่ายบุคลากร และ Productivity เพื่อตัดสินใจ HR Service ที่มี Dashboard และ Analytics ทำให้ HR เปลี่ยนบทบาทจาก "ฝ่ายธุรการ" เป็น "Business Partner" ที่ขับเคลื่อนองค์กรได้จริง

สรุป HR Service คืออะไร ทำไมหลายองค์กรจึงนิยมใช้

HR Service คือบริการหรือระบบที่ครอบคลุมฟังก์ชันการบริหารทรัพยากรบุคคลแบบครบวงจร ตั้งแต่สรรหาบุคลากร พัฒนาศักยภาพ คำนวณเงินเดือน ไปจนถึงจัดการเอกสาร HR เหตุผลของการที่หลายองค์กรในปัจจุบันนิยมหันมาใช้ HR Service คือ ความต้องการปรับปรุงและเสริมสร้างการจัดการทรัพยากรมนุษย์ให้มีประสิทธิภาพและทันสมัยยิ่งขึ้น

FAQ: คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ HR Service

ถาม : HR Service ต่างจาก HRMS อย่างไร?

ตอบ : HRMS คือซอฟต์แวร์สำหรับจัดการ HR ภายในองค์กร ส่วน HR Service ครอบคลุมกว้างกว่า อาจเป็นได้ทั้งซอฟต์แวร์ บริการที่ปรึกษา หรือการ Outsource

ถาม : องค์กรขนาดไหนควรใช้ HR Service?

ตอบ : HR Service เหมาะกับทุกขนาดองค์กร SME ที่มีพนักงานตั้งแต่ 10 คนขึ้นไปก็ได้ประโยชน์จากการลดงาน HR ซ้ำซ้อน ส่วนองค์กรขนาดกลาง-ใหญ่ก็ได้ประโยชน์จากรายงาน real-time และการบริหาร HR ที่เป็นระบบมากขึ้น

ถาม : HR Service ช่วยลดต้นทุนองค์กรได้จริงไหม?

ตอบ : จริง โดยลดต้นทุนใน 3 ทาง ได้แก่ ลดค่าใช้จ่ายกระดาษและซอฟต์แวร์แยกชิ้น ลดเวลางาน HR ซ้ำซ้อน และลดความเสี่ยงค่าปรับจากการคำนวณภาษี ประกันสังคมผิดพลาดจนทำให้ส่งล่าช้า

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม