พนักงานขอเอกสารซ้ำซ้อนจน HR อนุมัติไม่ไหว ปัญหาที่หลายองค์กรคงคุ้นเคยดี บทความนี้จะพาไปรู้จักวิธีจัดการคำขอเอกสารอย่างเป็นระบบด้วยการกำหนดโควตาผ่านโปรแกรม HR

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

ลดภาระงาน HR แก้ปัญหาขอเอกสารซ้ำซ้อนด้วยระบบตั้งค่ากำหนดโควตาการขอเอกสาร

เคยไหม? องค์กรมีพนักงานหลายร้อยคน แต่ละเดือนต้องมีการขอเอกสารสารพัดประเภท ไม่ว่าจะเป็นขอลางาน ขอโอที ขอเพิ่มเวลา ขอเปลี่ยนกะการทำงาน ขอเปลี่ยนวันหยุด หนังสือรับรองเงินเดือน หนังสือรับรองการทำงาน หรือเอกสารสวัสดิการอื่น ๆ ส่งผลให้ฝ่าย HR ต้องรับมือกับคำขอเอกสารตลอดทั้งเดือน จนกลายเป็นภาระงานซ้ำซ้อนที่หลีกเลี่ยงไม่ได้

ปัญหานี้ไม่ได้เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว แต่เกิดซ้ำแล้วซ้ำเล่าในหลายองค์กร และหากไม่มีระบบจัดการที่ดี ก็อาจนำไปสู่ความผิดพลาดและความสับสนวุ่นวาย

ปัญหาที่ HR ต้องเจอจากการขอเอกสารแบบเดิม ๆ

การจัดการเอกสารด้วยวิธีเดิมมักก่อให้เกิดปัญหาหลัก ๆ ดังนี้

พนักงานขอเอกสารซ้ำ เพราะจำไม่ได้ว่าเคยขอไปแล้วหรือไม่
HR ต้องคอยเช็กเอกสารช่วงสิ้นเดือนว่ามีรายการใดตกหล่น
เอกสารบางส่วนสูญหาย หรือไม่สามารถย้อนกลับไปตรวจสอบประวัติได้
มีการขอเอกสารหลายประเภทพร้อมกัน จนเกิดความสับสนทั้งฝั่งพนักงานและ HR

เมื่อจำนวนพนักงานเพิ่มขึ้น ปัญหาเหล่านี้จะยิ่งทวีความซับซ้อน และใช้เวลาของ HR มากขึ้นโดยไม่จำเป็น

ฟีเจอร์ตั้งค่ากำหนดโควตาการขอเอกสารของพนักงานช่วย HR อย่างไรบ้าง

หนึ่งในวิธีที่ช่วยแก้ปัญหาได้อย่างตรงจุด คือ การตั้งค่ากำหนดโควตาการขอเอกสารของพนักงาน ผ่านระบบ HR หรือระบบจัดการเอกสารภายในองค์กร โดยฟีเจอร์ตั้งค่าโควตาการขอเอกสาร ช่วย HR ได้ดังนี้

HR ตั้งค่ากำหนดโควตาการขอเอกสารได้เอง

ฝ่าย HR สามารถกำหนดนโยบายการขอเอกสารให้เหมาะสมกับองค์กร เช่น พนักงานต่อคนสามารถขอเอกสารได้จำนวน...ครั้งต่อเดือน หรือต่อประเภทเอกสาร โดยไม่ต้องจัดการแบบแมนนวล ช่วยจำกัดการขอเอกสารเกินจำเป็น และลดภาระงานที่ไม่จำเป็นของ HR

พนักงานยื่นขอเอกสารได้ไม่เกินโควตาที่กำหนด

พนักงานเห็นสิทธิ์ของตัวเองอย่างชัดเจน ลดการสอบถามซ้ำ และลดความสับสนในการใช้งาน

ตั้งค่าป้องกันการจัดการเอกสารย้อนหลัง

ป้องกันไม่ให้จัดการเอกสารเกินระยะเวลาที่กำหนด โดยจำกัดหลังจากวันที่สิ้นสุดรอบคำนวณเงินเดือน

ระบบเก็บประวัติการขอเอกสาร

สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ทันทีว่าใครขอเอกสารอะไร เมื่อไร ลดปัญหาเอกสารหาย และช่วยในการตรวจสอบหรืออ้างอิงในอนาคต

สรุป จบปัญหาเอกสารซ้ำซ้อน กำหนดโควตาการขอเอกสารได้ด้วยโปรแกรม HR

เมื่อการขอเอกสารของพนักงานยังจัดการแบบเดิม ปัญหาเอกสารซ้ำซ้อน เอกสารตกหล่น และงานอนุมัติที่ไม่รู้จบย่อมเกิดขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ การใช้โปรแกรม HR ที่สามารถตั้งค่าโควตาการขอเอกสารได้ จะช่วยเปลี่ยนงานยุ่งให้เป็นระบบ ลดภาระงาน HR และเพิ่มความชัดเจนให้ทั้งองค์กร โปรแกรม HR ของ HumanSoft รวมฟีเจอร์การจัดการเอกสารและงานบุคคลไว้ในระบบเดียว ใช้งานง่าย ตรวจสอบย้อนหลังได้ครบ หากองค์กรของคุณกำลังมองหาทางออกเพื่อให้งาน HR เบาลงและเป็นมืออาชีพมากขึ้น นี่คือจุดเริ่มต้นที่ควรลอง