Payroll Software คืออะไร? ช่วยงาน HR อย่างไร?

Payroll Software คือโปรแกรมที่ช่วยจัดการกระบวนการเงินเดือน ตั้งแต่รวบรวมเวลาทำงาน OT รายได้ รายหัก ไปจนถึงภาษีและประกันสังคม ช่วยลดการคีย์ข้อมูลและการคำนวณด้วยมือ ทำให้ HR ตรวจสอบ Payroll ได้เป็นระบบมากขึ้น โดยควรเลือกระบบที่รองรับเงื่อนไขเงินเดือนจริงขององค์กร

 

Payroll Software คืออะไร? 

Payroll Software หรือ โปรแกรมเงินเดือน เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการจัดการและประมวลผลเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือนให้แก่พนักงานภายในองค์กร โดย Payroll Software ถูกออกแบบให้ช่วยในการคำนวณเงินเดือน การบันทึกเวลาเข้า-ออก, ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เป็นต้น

 

วันนี้ HumanSoft มี 5 ข้อดีของ Payroll Software ตัวช่วยสำคัญงาน HR มาฝาก จะมีข้อมูลดี ๆ อะไรบ้างนั้น ไปดูกันเลยค่ะ

 

5 ข้อดีของ Payroll Software ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพงาน HR 

 

 

1. ข้อมูลถูกต้อง ครบถ้วน และแม่นยำ

Payroll Software ช่วยให้การคำนวณเงินเดือนเป็นระบบมากขึ้น โดยช่วยลดความผิดพลาดจากการคีย์หรือคำนวณด้วยมือ เช่น

• เงินเดือนและรายได้–รายหัก
• ภาษี
• ประกันสังคม
• OT และเวลาทำงาน

 

2. ยื่นและอนุมัติเอกสารผ่านทางออนไลน์

ช่วยลดการใช้กระดาษและการส่งเอกสารผ่านหลายช่องทาง โดยพนักงานและผู้อนุมัติสามารถดำเนินการผ่าน Mobile Application หรือ Web Browser เช่น

• ยื่นลาและขอ OT
• ส่งคำขอหรือเอกสาร HR
• ตรวจสอบและอนุมัติรายการออนไลน์
• ติดตามสถานะเอกสารได้ง่ายขึ้น

 

3. มีความปลอดภัยของข้อมูลขั้นสูง

ข้อมูลเงินเดือนและข้อมูลพนักงานเป็นข้อมูลสำคัญ ระบบจึงควรช่วยควบคุมการเข้าถึง เช่น

• กำหนดว่าใครดูข้อมูลได้
• จำกัดสิทธิ์การแก้ไขข้อมูล
• แบ่งสิทธิ์ตามบทบาทหรือหน้าที่
• จำกัดการเข้าถึงข้อมูลเงินเดือนที่ละเอียดอ่อน

 

4. แก้ไขข้อมูลได้อย่างง่ายดาย

HR สามารถจัดการข้อมูลจากระบบเดียว ช่วยลดการค้นหาไฟล์หลายชุด เช่น

• ข้อมูลส่วนตัวพนักงาน
• ข้อมูลเงินเดือน
• ข้อมูลภาษี
• รายได้และรายหัก
• แก้ไขข้อมูลเป็นรายบุคคลหรือหลายรายการตามสิทธิ์ที่ได้รับ

 

5. ประหยัดเวลาและสะดวกสบาย

Payroll Software ช่วยลดขั้นตอนที่ HR ต้องคำนวณและรวบรวมข้อมูลด้วยตนเอง โดยสามารถนำข้อมูลสำคัญมาใช้ต่อใน Payroll เช่น

• เงินเดือน
• เวลาทำงาน
• OT
• ภาษี
• ประกันสังคม
• สวัสดิการ

 

ใช้ Payroll Software ดีกว่าการจัดการแบบแมนนวลอย่างไร?

 

Payroll Software ที่ดีควรมีฟังก์ชันอะไรบ้าง? 

ก่อนเลือกโปรแกรม ควรพิจารณาว่าระบบรองรับ Workflow จริงของบริษัทหรือไม่ โดยเฉพาะฟังก์ชันเหล่านี้

• คำนวณเงินเดือน

• รายได้และรายหัก

• OT และเวลาทำงาน

• ภาษีเงินได้พนักงาน

• ประกันสังคม

• กองทุนลูกจ้าง

• งวดเงินเดือนและงวดพิเศษ

• สลิปเงินเดือน

• รายงานต่าง ๆ 

• กำหนดสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล

• การยื่น-อนุมัติเอกสารอัตโนมัติ

• รองรับพนักงานหลายประเภท

 

HumanSoft ช่วยเชื่อมงาน HR กับ Payroll อย่างไร? 

หาก HR ต้องรวบรวมข้อมูลเวลา ลา และ OT จากหลายระบบก่อนทำเงินเดือน แม้จะมีโปรแกรม Payroll ก็ยังมีงาน Manual อยู่มาก HumanSoft จึงออกแบบให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพนักงานสามารถทำงานต่อเนื่องเข้าสู่กระบวนการ Payroll ได้ เช่น

 

• ลงเวลา
• กะการทำงาน
• ลางาน
• OT
• คำนวณเงินเดือน
• ภาษี/ประกันสังคม

 

ระบบคำนวณของ HumanSoft รองรับการนำข้อมูลเวลาทำงาน OT และการลาที่อนุมัติแล้วมาคำนวณเงินเดือน รวมถึงการคำนวณภาษีและประกันสังคม พร้อมรองรับงวด OT และงวดพิเศษ เช่น โบนัสหรือค่าคอมมิชชัน 

 

สรุป Payroll Software คืออะไร? 5 ข้อดีที่ช่วยลดงาน HR

โดยสรุปแล้ว การจะเลือกใช้ Payroll Software นั้น องค์กรต้องเลือกใช้ซอฟท์แวร์ให้เหมาะสมกับโครงสร้างขององค์กร ต้องเลือก Payroll Software ที่เน้นข้อมูลถูกต้อง ครบถ้วน, ประหยัดเวลา, มีความปลอดภัยขั้นสูง, ยื่นเอกสารผ่านช่องทางออนไลน์ได้ และต้องสามารถแก้ไขข้อมูลได้แบบ Real Time

 

ซึ่งโปรแกรมเงินเดือน HumanSoft ถือเป็นโปรแกรมที่สามารถตอบโจทย์ HR ได้เป็นอย่างดี เนื่องจากเป็นโปรแกรมที่สามารถคำนวณเงินเดือนของคุณได้อย่างแม่นยำ รวดเร็ว และปลอดภัย สามารถใช้งานได้อย่างยืดหยุ่น ครอบคลุม ครบจบในโปรแกรมเดียว อีกทั้งยังมีแพ็คเกจการใช้งานที่หลากหลายตอบสนองความต้องการของทุก ๆ องค์กร ได้อย่างแน่นอนค่ะ

 

FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Payroll Software 

ถาม : Payroll Software ต่างจาก Excel อย่างไร?

ตอบ : Excel ต้องให้ผู้ใช้งานสร้างสูตร รวบรวม และตรวจสอบข้อมูลเองเป็นหลัก ขณะที่ Payroll Software ถูกออกแบบมาเพื่อจัดการ Workflow เงินเดือนโดยเฉพาะ และสามารถเชื่อมข้อมูลเวลา ลา หรือ OT ได้ตามความสามารถของแต่ละระบบ

 

ถาม : ธุรกิจขนาดเล็กจำเป็นต้องใช้ Payroll Software หรือไม่?

ตอบ : ขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์กรค่ะ หากจำนวนพนักงานหรือเงื่อนไขเงินเดือนเพิ่มขึ้น Payroll Software จะช่วยลดงาน Manual และทำให้ตรวจสอบข้อมูลได้ง่ายขึ้นค่ะ

 

ถาม : เลือก Payroll Software ควรดูอะไรบ้าง?

ตอบ : ควรดูความสามารถในการคำนวณเงินเดือน ภาษี ประกันสังคม เวลา OT การลา การเชื่อมข้อมูล การกำหนดสิทธิ์ รายงาน ความปลอดภัย การ Support และราคาตามจำนวนพนักงาน เพื่อให้ตรงกับ Workflow ขององค์กรค่ะ

 

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

• Best Payroll Software for HR มีอะไรบ้าง
• แนะนำ Payroll System ที่ลดงาน HR ได้อย่างแท้จริง
• วิธีเลือกใช้ โปรแกรม Payroll ที่ HR ต้องรู้ก่อนตัดสินใจ
• รวมความรู้เกี่ยวกับโปรแกรมเงินเดือน