Payroll Software คืออะไร? ช่วยงาน HR อย่างไร?

Payroll Software คือโปรแกรมที่ช่วยจัดการกระบวนการเงินเดือน ตั้งแต่รวบรวมเวลาทำงาน OT รายได้ รายหัก ไปจนถึงภาษีและประกันสังคม ช่วยลดการคีย์ข้อมูลและการคำนวณด้วยมือ ทำให้ HR ตรวจสอบ Payroll ได้เป็นระบบมากขึ้น โดยควรเลือกระบบที่รองรับเงื่อนไขเงินเดือนจริงขององค์กร

 

Payroll Software คืออะไร? 

Payroll Software หรือ โปรแกรมเงินเดือน เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการจัดการและประมวลผลเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือนให้แก่พนักงานภายในองค์กร โดย Payroll Software ถูกออกแบบให้ช่วยในการคำนวณเงินเดือน การบันทึกเวลาเข้า-ออก, ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เป็นต้น

 

วันนี้ HumanSoft มี 5 ข้อดีของ Payroll Software ตัวช่วยสำคัญงาน HR มาฝาก จะมีข้อมูลดี ๆ อะไรบ้างนั้น ไปดูกันเลยค่ะ

 

5 ข้อดีของ Payroll Software ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพงาน HR 

 

 

1. ข้อมูลถูกต้อง ครบถ้วน และแม่นยำ

Payroll Software ช่วยให้การคำนวณเงินเดือนเป็นระบบมากขึ้น โดยช่วยลดความผิดพลาดจากการคีย์หรือคำนวณด้วยมือ เช่น

• เงินเดือนและรายได้–รายหัก
• ภาษี
• ประกันสังคม
• OT และเวลาทำงาน

 

2. ยื่นและอนุมัติเอกสารผ่านทางออนไลน์

ช่วยลดการใช้กระดาษและการส่งเอกสารผ่านหลายช่องทาง โดยพนักงานและผู้อนุมัติสามารถดำเนินการผ่าน Mobile Application หรือ Web Browser เช่น

• ยื่นลาและขอ OT
• ส่งคำขอหรือเอกสาร HR
• ตรวจสอบและอนุมัติรายการออนไลน์
• ติดตามสถานะเอกสารได้ง่ายขึ้น

 

3. มีความปลอดภัยของข้อมูลขั้นสูง

ข้อมูลเงินเดือนและข้อมูลพนักงานเป็นข้อมูลสำคัญ ระบบจึงควรช่วยควบคุมการเข้าถึง เช่น

• กำหนดว่าใครดูข้อมูลได้
• จำกัดสิทธิ์การแก้ไขข้อมูล
• แบ่งสิทธิ์ตามบทบาทหรือหน้าที่
• จำกัดการเข้าถึงข้อมูลเงินเดือนที่ละเอียดอ่อน

 

4. แก้ไขข้อมูลได้อย่างง่ายดาย

HR สามารถจัดการข้อมูลจากระบบเดียว ช่วยลดการค้นหาไฟล์หลายชุด เช่น

• ข้อมูลส่วนตัวพนักงาน
• ข้อมูลเงินเดือน
• ข้อมูลภาษี
• รายได้และรายหัก
• แก้ไขข้อมูลเป็นรายบุคคลหรือหลายรายการตามสิทธิ์ที่ได้รับ

 

5. ประหยัดเวลาและสะดวกสบาย

Payroll Software ช่วยลดขั้นตอนที่ HR ต้องคำนวณและรวบรวมข้อมูลด้วยตนเอง โดยสามารถนำข้อมูลสำคัญมาใช้ต่อใน Payroll เช่น

• เงินเดือน
• เวลาทำงาน
• OT
• ภาษี
• ประกันสังคม
• สวัสดิการ

 

ใช้ Payroll Software ดีกว่าการจัดการแบบแมนนวลอย่างไร?

 

Payroll Software ที่ดีควรมีฟังก์ชันอะไรบ้าง? 

ก่อนเลือกโปรแกรม ควรพิจารณาว่าระบบรองรับ Workflow จริงของบริษัทหรือไม่ โดยเฉพาะฟังก์ชันเหล่านี้

• คำนวณเงินเดือน

• รายได้และรายหัก

• OT และเวลาทำงาน

• ภาษีเงินได้พนักงาน

• ประกันสังคม

• กองทุนลูกจ้าง

• งวดเงินเดือนและงวดพิเศษ

• สลิปเงินเดือน

• รายงานต่าง ๆ 

• กำหนดสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล

• การยื่น-อนุมัติเอกสารอัตโนมัติ

• รองรับพนักงานหลายประเภท

 

HumanSoft ช่วยเชื่อมงาน HR กับ Payroll อย่างไร? 

หาก HR ต้องรวบรวมข้อมูลเวลา ลา และ OT จากหลายระบบก่อนทำเงินเดือน แม้จะมีโปรแกรม Payroll ก็ยังมีงาน Manual อยู่มาก HumanSoft จึงออกแบบให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพนักงานสามารถทำงานต่อเนื่องเข้าสู่กระบวนการ Payroll ได้ เช่น

 

• ลงเวลา
• กะการทำงาน
• ลางาน
• OT
• คำนวณเงินเดือน
• ภาษี/ประกันสังคม

 

ระบบคำนวณของ HumanSoft รองรับการนำข้อมูลเวลาทำงาน OT และการลาที่อนุมัติแล้วมาคำนวณเงินเดือน รวมถึงการคำนวณภาษีและประกันสังคม พร้อมรองรับงวด OT และงวดพิเศษ เช่น โบนัสหรือค่าคอมมิชชัน 

 

สรุป Payroll Software คืออะไร? 5 ข้อดีที่ช่วยลดงาน HR

โดยสรุปแล้ว การจะเลือกใช้ Payroll Software นั้น องค์กรต้องเลือกใช้ซอฟท์แวร์ให้เหมาะสมกับโครงสร้างขององค์กร ต้องเลือก Payroll Software ที่เน้นข้อมูลถูกต้อง ครบถ้วน, ประหยัดเวลา, มีความปลอดภัยขั้นสูง, ยื่นเอกสารผ่านช่องทางออนไลน์ได้ และต้องสามารถแก้ไขข้อมูลได้แบบ Real Time

 

ซึ่งโปรแกรมเงินเดือน HumanSoft ถือเป็นโปรแกรมที่สามารถตอบโจทย์ HR ได้เป็นอย่างดี เนื่องจากเป็นโปรแกรมที่สามารถคำนวณเงินเดือนของคุณได้อย่างแม่นยำ รวดเร็ว และปลอดภัย สามารถใช้งานได้อย่างยืดหยุ่น ครอบคลุม ครบจบในโปรแกรมเดียว อีกทั้งยังมีแพ็คเกจการใช้งานที่หลากหลายตอบสนองความต้องการของทุก ๆ องค์กร ได้อย่างแน่นอนค่ะ

 

FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Payroll Software 

Payroll Software ต่างจาก Excel อย่างไร?

Excel ต้องให้ผู้ใช้งานสร้างสูตร รวบรวม และตรวจสอบข้อมูลเองเป็นหลัก ขณะที่ Payroll Software ถูกออกแบบมาเพื่อจัดการ Workflow เงินเดือนโดยเฉพาะ และสามารถเชื่อมข้อมูลเวลา ลา หรือ OT ได้ตามความสามารถของแต่ละระบบ

 

ธุรกิจขนาดเล็กจำเป็นต้องใช้ Payroll Software หรือไม่?

ขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์กรค่ะ หากจำนวนพนักงานหรือเงื่อนไขเงินเดือนเพิ่มขึ้น Payroll Software จะช่วยลดงาน Manual และทำให้ตรวจสอบข้อมูลได้ง่ายขึ้นค่ะ

 

เลือก Payroll Software ควรดูอะไรบ้าง?

ควรดูความสามารถในการคำนวณเงินเดือน ภาษี ประกันสังคม เวลา OT การลา การเชื่อมข้อมูล การกำหนดสิทธิ์ รายงาน ความปลอดภัย การ Support และราคาตามจำนวนพนักงาน เพื่อให้ตรงกับ Workflow ขององค์กรค่ะ

 

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

• Best Payroll Software for HR มีอะไรบ้าง
• แนะนำ Payroll System ที่ลดงาน HR ได้อย่างแท้จริง
• วิธีเลือกใช้ โปรแกรม Payroll ที่ HR ต้องรู้ก่อนตัดสินใจ
• รวมความรู้เกี่ยวกับโปรแกรมเงินเดือน