วาระการประชุม คืออะไร? วิธีเขียน + แบบฟอร์มฟรี

 

วาระการประชุมสำคัญอย่างไร?

วาระแสดงประเด็นสำคัญที่จะนำมาอภิปรายในการประชุมครั้งนั้นอย่างเป็นลำดับ ช่วยให้

• ผู้เข้าประชุมรู้ประเด็นล่วงหน้า เตรียมเนื้อหา คำถาม คำตอบ และข้อมูลสนับสนุนมาได้
• การประชุมดำเนินไปตามลำดับขั้นตอน ไม่หลุดประเด็น
• ประธานจัดสรรเวลาอภิปรายในแต่ละวาระได้เหมาะสม

 

วาระการประชุมมีกี่วาระ? แต่ละวาระเขียนอะไร

หน่วยงานราชการและองค์กรเอกชนขนาดใหญ่นิยมใช้รูปแบบทางการ ซึ่งแบ่งเป็น 5 วาระ ดังนี้

 

 

วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
ใช้แจ้งนโยบาย ข่าวสาร หรือประเด็นสำคัญที่ประธานต้องการให้ผู้เข้าประชุมรับทราบ เช่น ประธานแจ้งนโยบายการทำงานแบบ Hybrid ซึ่งจะเริ่มใช้ในเดือนถัดไป

 

วาระที่ 2 เรื่องพิจารณารับรองรายงานการประชุมครั้งก่อน
ให้ผู้เข้าประชุมตรวจสอบความถูกต้องของรายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา และเสนอแก้ไขก่อนรับรอง เช่น พิจารณารับรองรายงานการประชุมครั้งที่ 9/2569

 

วาระที่ 3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ
ใช้รายงานข้อมูล ผลการดำเนินงาน หรือความคืบหน้าจากฝ่ายต่าง ๆ เช่น ฝ่ายบุคคลรายงานสรุปอัตราการลาออกของพนักงานในไตรมาส 3

 

วาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา
ใช้เสนอเรื่องที่ต้องการให้ที่ประชุมหารือ ตัดสินใจ หรืออนุมัติ โดยควรมีข้อมูลประกอบที่เพียงพอ เช่น พิจารณาอนุมัติงบประมาณอบรมพนักงานประจำปีถัดไป

 

วาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)
ใช้เสนอประเด็นเพิ่มเติมที่ไม่ได้ระบุไว้ในวาระก่อนหน้า เช่น นัดหมายวันประชุมครั้งถัดไป หากไม่มีเรื่องเสนอเพิ่มเติม สามารถระบุว่า “ไม่มี” ได้

 

รูปแบบวาระการประชุมมีแบบไหนบ้าง?

วาระมี 3 รูปแบบ ขึ้นอยู่กับว่าแต่ละหน่วยงานกำหนดใช้แบบไหน

• แบบทางการ แบ่ง 5 วาระตามตารางด้านบน นิยมใช้ในหน่วยงานราชการและองค์กรขนาดใหญ่
• แบบไม่เป็นทางการ ลิสต์หัวข้อที่จะคุยตามลำดับ เหมาะกับประชุมทีมหรือประชุมสั้น
• แบบที่หน่วยงานกำหนดเอง ปรับหัวข้อวาระให้เข้ากับงานขององค์กร

 

เขียนวาระการประชุมอย่างไรให้ดี?

การเขียนวาระการประชุมที่ดีควรระบุให้ชัดว่าจะประชุมเรื่องอะไร ใครเป็นผู้นำเสนอ และใช้เวลาเท่าไร พร้อมเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องให้ผู้เข้าประชุมอ่านล่วงหน้า โดยตรวจสอบข้อมูลให้ครบตามเช็กลิสต์ในตารางต่อไปนี้

 

รายการ	รายละเอียดที่ควรระบุ	ตัวอย่าง
ชื่อการประชุมและครั้งที่	ระบุชื่อทีมหรือคณะทำงาน พร้อมครั้งที่ประชุม	การประชุมฝ่ายบุคคล ครั้งที่ 10/2569
วัน เวลา และสถานที่	ระบุเวลาเริ่ม–สิ้นสุด ห้องประชุม หรือลิงก์ประชุมออนไลน์	วันที่ 10 พฤศจิกายน 2569 เวลา 09.00–10.30 น. ห้องประชุม 1
หัวข้อวาระ	เขียนให้ชัดว่าจะนำเสนอหรือพิจารณาเรื่องใด	พิจารณาแผนอบรมพนักงานประจำปี 2570
วัตถุประสงค์ของแต่ละเรื่อง	ระบุว่าเพื่อทราบ เพื่อหารือ หรือเพื่อพิจารณาอนุมัติ	เพื่อพิจารณาอนุมัติงบประมาณอบรม
ผู้รับผิดชอบนำเสนอ	ระบุชื่อหรือตำแหน่งผู้เสนอเรื่อง	ผู้จัดการฝ่ายบุคคล
เวลาที่จัดสรร	กำหนดเวลาให้เหมาะกับความสำคัญของเรื่อง	20 นาที
เอกสารประกอบ	ระบุเอกสารที่ผู้เข้าประชุมควรอ่านล่วงหน้า	แผนอบรมและรายละเอียดงบประมาณ

 

ตัวอย่างวาระการประชุม + ดาวน์โหลดแบบฟอร์มฟรี

ตัวอย่างแบบฟอร์มระเบียบวาระการประชุม พร้อมหัวข้อวาระที่ 1 ถึง 5

 

 

คลิกเพื่อดาวน์โหลด >> แบบฟอร์มระเบียบวาระการประชุม <<

 

วิธีนำแบบฟอร์มไปใช้

1. ไปที่ File > Download แล้วเลือกรูปแบบไฟล์ที่ต้องการ
2. หรือคัดลอกแบบฟอร์ม แล้ววางใน Microsoft Word ของคุณ

 

ต้องส่งวาระการประชุมล่วงหน้ากี่วัน?

ควรส่งวาระให้ผู้เข้าประชุมก่อนวันประชุมไม่น้อยกว่า 24 ชั่วโมง พร้อมหนังสือนัดประชุม และเอกสารที่เกี่ยวข้อง เพราะวาระคือเค้าโครงของเรื่องที่จะคุยกันทั้งหมด ส่งได้ทางอีเมลหรือช่องทางออนไลน์อื่น ๆ ขององค์กร

 

สรุปวาระการประชุม คืออะไร? วิธีเขียน + แบบฟอร์มฟรี

ก่อนการประชุมทุกครั้ง ฝ่ายเลขานุการควรหารือกับประธานเพื่อกำหนดวาระ แล้วส่งให้ผู้เข้าประชุมล่วงหน้า จะช่วยให้ทุกคนเตรียมตัวได้ การประชุมเป็นไปตามลำดับ และใช้เวลาได้คุ้มค่า หลังประชุมเสร็จ สามารถใช้ แบบฟอร์มรายงานการประชุม บันทึกผลต่อได้เลย

 

FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับวาระการประชุม

ถาม : วาระการประชุมมีกี่วาระ?

ตอบ : การประชุมแบบทางการนิยมแบ่ง 5 วาระ คือ เรื่องที่ประธานแจ้ง, รับรองรายงานการประชุม, เรื่องเพื่อทราบ, เรื่องเพื่อพิจารณา และเรื่องอื่น ๆ

 

ถาม : ต้องส่งวาระการประชุมล่วงหน้ากี่วัน?

ตอบ : ควรส่งก่อนวันประชุมไม่น้อยกว่า 24 ชั่วโมง พร้อมหนังสือนัดประชุมและเอกสารประกอบ

 

ถาม : วาระ "เรื่องอื่น ๆ" ใส่อะไรได้บ้าง?

ตอบ : ใส่เรื่องที่ไม่ได้อยู่ในวาระก่อนหน้า เช่น นัดหมายประชุมครั้งถัดไป หรือเรื่องที่ผู้เข้าประชุมขอเสนอเพิ่ม ถ้าไม่มีก็เว้นไว้ได้

 

ถาม : วาระการประชุมกับรายงานการประชุมต่างกันอย่างไร?

ตอบ : วาระทำก่อนประชุม เพื่อบอกว่าจะคุยเรื่องอะไร ส่วนรายงานการประชุมทำหลังประชุม เพื่อบันทึกว่าคุยอะไรและมีมติอย่างไร

 

ถาม : ใครเป็นคนเขียนวาระการประชุม?

ตอบ : ฝ่ายเลขานุการเป็นผู้จัดทำ โดยหารือกับประธานการประชุมเพื่อกำหนดประเด็นและลำดับวาระ

 

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

• แจกฟรี! แบบฟอร์มการเขียนรายงานการประชุม สำหรับมือใหม่
• Download แบบฟอร์มสัญญาจ้างงาน แจกฟรี! ภาษาไทย ภาษาอังกฤษ
• แจกฟรี! "ใบผ่านงาน" และเรื่องที่นายจ้าง ลูกจ้างต้องรู้
• แจก! แบบฟอร์มหนังสือรับรองการทำงาน ไทย-อังกฤษ
• 4 Steps เขียนสมัครงานผ่านอีเมลให้ดูเป็นมืออาชีพ และโดนใจ HR