การอนุมัติ 5 ขั้น อาจเป็นทางออกที่ช่วยให้การอนุมัติเอกสารง่ายขึ้น โปร่งใสและรวดเร็วมากขึ้น ซึ่งระบบการอนุมัตินี้เป็นอย่างไร? ทำไมถึงควรใช้? บทความนี้มีคำตอบ!

อ่านบทความที่คุณอาจสนใจเพิ่มเติม:

ทำไมต้องใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

การอนุมัติเอกสารในองค์กรไม่ใช่แค่เรื่องของการ “เซ็นชื่อผ่าน ๆ” แต่คือการควบคุมความถูกต้อง โปร่งใส และความรับผิดชอบในแต่ละระดับ ในบางบริษัทหรือบางแผนกการอนุมัติเรื่อง ๆ หนึ่งอาจจำเป็นต้องมีผู้อนุมัติถึง 4-5 คน ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร ความซับซ้อนของโครงสร้างองค์กร และนโยบายของบริษัท ถ้ากระบวนการอนุมัติเอกสารเหล่านี้ขาดความชัดเจน หรือไม่มีการจัดการที่ดี ก็อาจสร้างปัญหาให้บริษัทได้ เช่น เอกสารล่าช้า หรือตกหล่น เป็นต้น

หากในองค์กรใดมีผู้อนุมัติเอกสารเยอะ ก็ยิ่งยากต่อการติดตามเอกสารว่ามีใครอนุมัติแล้ว เหลือใครที่ยังไม่ได้อนุมัติบ้าง ดังนั้นการใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ จึงเป็นทางออกที่ช่วยให้การอนุมัติเอกสารและการติดตามเอกสารเป็นระบบมากขึ้น ช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดหรือเอกสารสูญหาย

ระบบ HR สามารถอนุมัติได้อย่างไร? เมื่อแต่ละแผนกกำหนดจำนวนผู้อนุมัติต่างกัน

ในบางองค์กรเมื่อต่างแผนกก็ย่อมมีจำนวนผู้อนุมัติเอกสารที่ไม่เท่ากัน เช่น แผนกบัญชี ทำงานเกี่ยวข้องกับการเงิน จึงจำเป็นต้องมีผู้อนุมัติเอกสาร 5 คน แต่แผนกการตลาด อาจมีผู้อนุมัติเพียง 3 คน แบบนี้ระบบ HR สามารถอนุมัติเอกสารได้อย่างไร?

ระบบ HR สามารถตั้งค่ากำหนดผู้อนุมัติได้ โดยสามารถกำหนดเป็นรายบุคคลหรือรายแผนกได้ เช่น ระบบ HR HumanSoft ที่สามารถกำหนดผู้อนุมัติเอกสารได้มากถึง 5 ลำดับขั้น แม้ต่างแผนกจะมีผู้อนุมัติไม่เท่ากันก็สามารถกำหนดได้ตามต้องการ

HumanSoft ตั้งค่ากำหนดผู้อนุมัติเอกสารได้มากถึง 5 ลำดับขั้น

ระบบ HR Human Soft รองรับการตั้งค่ากำหนดผู้อนุมัติเอกสารออนไลน์ได้สูงสุด 5 ลำดับขั้น ซึ่งสิ่งสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถตั้งค่าการอนุมัติให้เข้ากับโครงสร้างองค์กรและนโยบายบริษัทที่ซับซ้อนได้อย่างยืดหยุ่น ยกตัวอย่างเช่น

แผนกบัญชี ต้องมีผู้อนุมัติเอกสาร 5 ลำดับขั้น

ตัวอย่างการกำหนดผู้อนุมัติ 5 ลำดับขั้นให้แก่แผนกบัญชี ดังนี้

ลำดับขั้นการอนุมัติขั้นที่ 1: หัวหน้างาน (Supervisor)
ลำดับขั้นการอนุมัติขั้นที่ 2: หัวหน้าแผนก (Head of Department)
ลำดับขั้นการอนุมัติขั้นที่ 3: ผู้จัดการ (Manager/Division Head)
ลำดับขั้นการอนุมัติขั้นที่ 4: ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR)
ลำดับขั้นการอนุมัติขั้นที่ 5: ผู้บริหาร (Executive/Director)

แผนกการตลาด ต้องมีผู้อนุมัติเอกสาร 3 ลำดับขั้น

ตัวอย่างการกำหนดผู้อนุมัติ 5 ลำดับขั้นให้แก่แผนกการตลาด ดังนี้

ลำดับขั้นการอนุมัติขั้นที่ 1: หัวหน้างาน (Supervisor)
ลำดับขั้นการอนุมัติขั้นที่ 2: หัวหน้าแผนก (Head of Department)
ลำดับขั้นการอนุมัติขั้นที่ 3: ผู้จัดการ (Manager/Division Head)

จะเห็นได้ว่าการกำหนดผู้อนุมัติในระบบนั้นมีความยืดหยุ่นสูง ผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าระบบให้สอดคล้องกับโครงสร้างองค์กรและขั้นตอนการทำงานจริงได้ แม้ต่างแผนกต่างจำนวนผู้อนุมัติก็สามารถตั้งค่าได้ตามความต้องการซึ่งสูงสุดถึง 5 ขั้น หรือหากแต่ละแผนกมีการกำหนดผู้อนุมัติจำนวนเท่ากันก็สามารถตั้งค่าให้เท่ากันได้เช่นเดียวกัน

ประโยชน์ของการตั้งค่าผู้อนุมัติ 5 ลำดับขั้นใน HumanSoft

HumanSoft รองรับการตั้งค่าผู้อนุมัติเอกสารได้สูงสุดถึง 5 ลำดับขั้น ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารกระบวนการอนุมัติได้อย่างเป็นระบบ โปร่งใส และตรวจสอบได้ โดยมีประโยชน์ดังนี้

เพิ่มความยืดหยุ่นสามารถรองรับโครงสร้างองค์กรและนโยบายบริษัทที่ซับซ้อน

การตั้งค่าผู้อนุมัติ 5 ลำดับขั้นสามารถรองรับโครงสร้างองค์กรและนโยบายบริษัทที่ซับซ้อน ซึ่งจะช่วยให้องค์กรสามารถออกแบบกระบวนการอนุมัติให้สอดคล้องกับลำดับชั้นการบริหาร นโยบายภายใน หรือข้อกำหนดเฉพาะของแต่ละแผนกได้อย่างยืดหยุ่น

เพิ่มความโปร่งใสในการอนุมัติเอกสาร

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ช่วยให้กระบวนการอนุมัติมีความโปร่งใสมากยิ่งขึ้น ด้วยการบันทึกข้อมูลอย่างเป็นระบบในทุกขั้นตอน ลดความคลุมเครือและปัญหาการอนุมัติแบบไม่มีหลักฐาน นอกจากนี้ยังช่วยป้องกันการการอนุมัติโดยไม่มีสิทธิ รวมถึงเสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เน้นความโปร่งใส ความรับผิดชอบ และความน่าเชื่อถือในการทำงานอีกด้วย

ลดปัญหาการอนุมัติล่าช้า ตกหล่น หากต้องมีผู้อนุมัติหลายคน

ด้วยความซับซ้อนของโครงสร้างองค์กรและนโยบายภายใน หากการจัดการที่ไม่เป็นระบบที่รัดกุมอาจเกิดปัญหาต่าง ๆ ตามมา เช่น เอกสารล่าช้า ติดค้าง หรือตกหล่นระหว่างลำดับขั้นอนุมัติได้ แต่ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์นี้จะช่วยลดปัญหาดังกล่าว และเสริมประสิทธิภาพได้มากขึ้น

เพิ่มความรวดเร็วในการดำเนินการ แม้มีผู้อนุมัติหลายคน

ระบบอนุมัติเอกสารสามารถกรองพนักงานเป็นแผนก ตำแหน่ง เพื่อทำการกำหนดผู้อนุมัติให้กับพนักงานเฉพาะกลุ่ม การกำหนดผู้อนุมัติเอกสารจะเป็นการกำหนดสิทธิ์ให้กับพนักงานในบริษัท เพื่อให้สามารถอนุมัติเอกสารผ่าน Application ได้ จึงช่วยให้การอนุมัติต่าง ๆ สามารถดำเนินไปด้วยความง่าย และรวดเร็ว

สรุป ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ 5 ขั้นที่ตอบโจทย์องค์กรยุคใหม่

การอนุมัติเอกสารในองค์กรต้องคำนึงถึงถูกต้อง โปร่งใส และความรับผิดชอบ หากองค์กรมีผู้อนุมัติหลายคน กระบวนการอาจล่าช้าและติดตามได้ยาก การใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์จึงช่วยให้ติดตามสถานะได้ง่าย ลดข้อผิดพลาดและป้องกันเอกสารสูญหาย

ซึ่งระบบ HR HumanSoft รองรับการตั้งค่าผู้อนุมัติเอกสารออนไลน์ได้สูงสุด 5 ขั้น ช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นสามารถรองรับโครงสร้างองค์กรและนโยบายบริษัทที่ซับซ้อน เพิ่มความโปร่งใสในการอนุมัติเอกสาร ลดปัญหาการอนุมัติล่าช้า ตกหล่น หากต้องมีผู้อนุมัติหลายคน และเพิ่มความรวดเร็วในการดำเนินการ แม้มีผู้อนุมัติหลายคน