คู่มือการใช้งานอนุมัติเอกสาร บน LINE OA สำหรับผู้อนุมัติ

อนุมัติเอกสารคือหน้าที่หัวหน้างานและผู้มีสิทธิ์อนุมัติใช้พิจารณาเอกสารที่ลูกทีมยื่นเข้ามา ทั้งอนุมัติ ไม่อนุมัติ และส่งกลับให้แก้ไข โดยไม่ต้องเข้าระบบหลังบ้าน เข้าใช้งานได้ที่ปุ่ม "อนุมัติเอกสาร" บนแถบเมนูลัดของหน้าหลัก หรือเมนูลิ้นชักด้านขวา คู่มือนี้อธิบายการกรองรายการ การพิจารณารายฉบับและหลายฉบับพร้อมกัน การกรอกหมายเหตุ การดูคิวเอกสาร และหน้ารายละเอียดของเอกสารครบทั้ง 14 ประเภทที่หน้านี้รับ สำหรับผู้อนุมัติที่ดูเอกสารของลูกทีมตนเอง

สิ่งที่ทำได้จากคู่มือนี้

• กรองหาเอกสาร — เลือกปี เดือน ประเภทเอกสาร สถานะ และค้นหาแบบละเอียดถึงระดับชื่อพนักงาน
• พิจารณารายฉบับ — อนุมัติ ไม่อนุมัติ หรือส่งกลับให้ตรวจสอบอีกครั้ง พร้อมหมายเหตุ
• พิจารณาหลายฉบับพร้อมกัน — เลือกทั้งหมดแล้วสั่งครั้งเดียว
• ตรวจคิวเอกสาร — ดูว่าเอกสารที่สั่งไปแล้วยังรอระบบประมวลผลอยู่กี่ฉบับ
• อ่านหน้ารายละเอียดครบ 14 ประเภท — ตั้งแต่เอกสารเวลาทำงานจนถึงเอกสารรับรองและเอกสารที่ไม่มีปุ่มสั่งการ

สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนใช้งาน

จำเป็น

• เข้าสู่ระบบผ่าน LINE OA ของ HumanSoft แล้ว ด้วยรหัสพนักงานของตนเอง
• มีสิทธิ์อนุมัติเอกสาร ที่ฝ่ายบุคคลกำหนดไว้ให้เป็นผู้อนุมัติของพนักงานคนนั้น หากยังไม่มีสิทธิ์ เมนูจะเปิดขึ้นแต่ไม่มีรายการให้พิจารณา
• มีเอกสารที่ลูกทีมยื่นเข้ามาแล้ว เอกสารที่ลูกทีมยังไม่กดยื่นจะไม่ปรากฏในรายการนี้

แนะนำ

• อยู่ในที่ที่อินเทอร์เน็ตเสถียร เพราะการสั่งอนุมัติหลายฉบับพร้อมกันต้องรอผลจากระบบ
• กรองสถานะเป็น "รออนุมัติ" ก่อนเริ่มพิจารณา เพื่อให้เห็นเฉพาะเอกสารที่ยังไม่ผ่านการพิจารณา
• อ่านรายละเอียดเอกสารก่อนกดอนุมัติทุกครั้ง โดยเฉพาะเอกสารที่มีจำนวนเงิน

ขั้นตอนการใช้งาน

พิจารณาเอกสารจากรายการหลัก 8 ขั้นตอน ตั้งแต่การกรองจนถึงการตรวจคิว

1. กดปุ่ม "อนุมัติเอกสาร" บนแถบเมนูลัดของหน้าหลัก หรือเปิดเมนูลิ้นชักแล้วเลือก "อนุมัติเอกสาร" ระบบเปิดหน้าหัวข้อ "อนุมัติเอกสาร" พร้อมรายการเอกสารของลูกทีม
2. กรองรายการ ด้วยตัวเลือก 4 ช่องด้านบน — "เลือกปี", "เลือกเดือน", "ประเภทเอกสาร" และ "สถานะ" และกด "ค้นหาแบบละเอียด" เมื่อต้องการไล่ระดับ บริษัท → สำนักงานสาขา → แผนก → "ชื่อพนักงาน"
3. อ่านรายการเอกสารแต่ละฉบับ จะเห็นประเภทเอกสาร หัวเรื่องที่ลูกทีมยื่น ชื่อผู้ยื่น วันที่ สถานะปัจจุบัน และป้าย "ภายในบริษัท" หรือ "ข้ามบริษัท"
4. กดปุ่มกลมบนรายการ เพื่อสั่งการเอกสารฉบับนั้น — ปุ่มอนุมัติ สีเขียว, ปุ่มไม่อนุมัติ สีแดง, ปุ่มตรวจสอบอีกครั้ง สีเหลือง และ ปุ่มรายละเอียด สีฟ้า
5. กรอกหมายเหตุในกล่อง "หมายเหตุ" แล้วกด "ยืนยันการดำเนินการ" บางประเภทเอกสารบังคับให้ใส่หมายเหตุ ถ้าเว้นว่างระบบขึ้นข้อความ "กรุณาใส่หมายเหตุ"
6. พิจารณาหลายฉบับพร้อมกัน โดยกดช่องเลือก "เลือกทั้งหมด" หรือกดที่รายการทีละฉบับ แล้วใช้ปุ่มคำสั่งที่แถบด้านล่าง ระบบถามยืนยันพร้อมจำนวนที่เลือกก่อนสั่ง
7. ตรวจคิวเอกสาร โดยกดแถบ "จำนวนเอกสารที่อยู่ในคิว" ที่ด้านบนของรายการ เพื่อเปิดหน้าที่บอกว่าเอกสารที่สั่งไปแล้วยังรอระบบประมวลผลอยู่ฉบับใด
8. เปิดหน้ารายละเอียดด้วยปุ่มรายละเอียด เพื่ออ่านข้อมูลประกอบทั้งหมดของเอกสาร แล้วสั่งการจากหน้านี้ได้เช่นกัน

คำแนะนำ: หากยังไม่ถึงลำดับการอนุมัติของตนเอง หน้ารายละเอียดจะขึ้นแถบเหลือง "ยังไม่ถึงลำดับการอนุมัติของคุณ" และปุ่มอนุมัติ/ไม่อนุมัติจะเป็นสีเทากดไม่ได้ ให้รอผู้อนุมัติลำดับก่อนหน้าก่อน

ขั้นตอนที่ 2–4 อยู่บนหน้ารายการ

ขั้นตอนที่ 5–6 คือการกรอกหมายเหตุและการเลือกหลายฉบับ

ขั้นตอนที่ 7 คือการตรวจคิวเอกสาร ซ้ายคือแถบคิวบนหน้ารายการ ขวาคือหน้าคิวที่เปิดขึ้น

หน้ารายละเอียดของเอกสารทั้ง 14 ประเภท

หน้ารายละเอียดใช้ปุ่มสั่งการชุดเดียวกันทุกประเภท ต่างกันที่ข้อมูลประกอบที่แสดงและปุ่มเสริมบางตัว คู่มือนี้แบ่งเอกสาร 14 ประเภทออกเป็น 6 กลุ่มตามลักษณะข้อมูล

• กลุ่มเวลาทำงาน 5 ประเภท — ขอโอที · ขอเพิ่มเวลา · ขอเปลี่ยนวันหยุด · ขอเปลี่ยนกะการทำงาน · ขอลางาน
• กลุ่มพ้นสภาพพนักงาน 1 ประเภท — ยื่นลาออก
• กลุ่มการเงิน 2 ประเภท — ขอเบิกสวัสดิการ · ขอเบิกเงินสดย่อย
• กลุ่มเอกสารรับรอง 3 ประเภท — เอกสารรับรองเงินเดือน · เอกสารรับรองการทำงาน · เอกสารรับรองการขอวีซ่า
• กลุ่มรูปภาพใบหน้า 1 ประเภท — ขอเพิ่มรูปภาพใบหน้า
• กลุ่มที่ไม่มีปุ่มสั่งการ 2 ประเภท — ขอเบิกเงินล่วงหน้า · ร้องเรียน

คำแนะนำ: ทุกประเภทเปิดหน้ารายละเอียดด้วย ปุ่มรายละเอียด บนรายการเหมือนกัน และสั่งการจากปุ่มท้ายหน้าได้ทันทีโดยไม่ต้องย้อนกลับไปหน้ารายการ

เอกสารขอโอที และขอเพิ่มเวลา

เอกสารสองประเภทนี้แสดงข้อมูลของวันทำงานหนึ่งวัน ใต้หัวข้อ "ข้อมูลประกอบ"

1. อ่านหัวเอกสาร — วันที่สร้างเอกสาร วันที่ของรายการ สถานะวัน และกะการทำงานของวันนั้น
2. ดูแถบ "เวลาการทำงาน" ซึ่งบอกเวลาเข้าและเวลาออกที่ระบบบันทึกไว้
3. ดูแถบ "เวลาขอโอที" สีแดง สำหรับเอกสารขอโอที เป็นช่วงเวลาที่พนักงานขอเพิ่ม
4. ดูหัวข้อ "ข้อมูลกำหนดเอง" สำหรับเอกสารขอเพิ่มเวลา จะขึ้นเฉพาะเมื่อฝ่ายบุคคลตั้งช่องข้อมูลเพิ่มไว้

เอกสารขอเปลี่ยนวันหยุด และขอเปลี่ยนกะการทำงาน

เอกสารสองประเภทนี้แสดงค่าเดิมคู่กับค่าใหม่ เพื่อให้เห็นสิ่งที่พนักงานขอเปลี่ยน

1. เอกสารขอเปลี่ยนวันหยุด — บรรทัดสถานะวันแสดงของเดิม แล้วตามด้วยเครื่องหมาย => และค่าใหม่เป็นสีแดง
2. เอกสารขอเปลี่ยนกะการทำงาน — หัวข้อ "กะ" แยกเป็นสองบรรทัด "จากเดิม" และ "เปลี่ยนเป็น" โดยค่าใหม่เป็นสีแดง
3. ตรวจแถบ "เวลาการทำงาน" ใต้หัวข้อ เพื่อดูว่าเวลาเข้าออกของวันนั้นสอดคล้องกับกะใหม่หรือไม่

เอกสารขอลางาน และยื่นลาออก

เอกสารสองประเภทนี้มีข้อมูลประกอบมากที่สุด เพราะผูกกับโควตาและสถานะการเป็นพนักงาน

1. เอกสารขอลางาน — เห็นบรรทัด "ประวัติการขอ" พร้อมชื่อประเภทการลา แล้วต่อด้วย "โควตาการลา" ที่บอกจำนวนที่ใช้ไปเทียบกับทั้งหมด พร้อมแถบสีส้มแสดงสัดส่วน
2. อ่านตารางวันที่ลา ใต้โควตา ซึ่งแจกแจงวันและหมายเหตุของแต่ละวัน และดูรูปที่พนักงานแนบมา (ถ้ามี)
3. เอกสารยื่นลาออก — เห็นวันที่พ้นสภาพพนักงาน สาเหตุการลาออก และหมายเหตุ
4. เปิดแผงพับด้านล่าง เพื่อดูข้อมูลพนักงาน และโควตาการลาประจำปีที่เหลืออยู่

ข้อควรระวัง: ในเอกสารยื่นลาออกมีแผงพับ 5 อันที่ล็อกไว้เสมอ ได้แก่ สินทรัพย์ถือครอง · ฝึกอบรม · ภาระหนี้สิน · เงินประกันการทำงาน · กองทุน กดแล้วขึ้นข้อความ "คุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล" ทุกคน ไม่ใช่ความผิดพลาด ให้ดูข้อมูลส่วนนี้จากระบบหลังบ้าน

เอกสารขอเบิกสวัสดิการ และกล่อง "อนุมัติสวัสดิการ"

เอกสารประเภทนี้ต้องดูยอดคงเหลือก่อนตัดสิน และมีกล่องให้กรอกเพิ่มหลังกดอนุมัติ

1. อ่านหัวเอกสาร — ประเภทเอกสาร ปีสวัสดิการ วันที่ "คงเหลือ" และ "จำนวนขอเบิก"
2. เทียบยอดขอเบิกกับยอดคงเหลือ ถ้ายอดขอเบิกเกิน ปุ่มอนุมัติ จะเป็นสีเทากดไม่ได้ ส่วนปุ่มไม่อนุมัติและปุ่มตรวจสอบอีกครั้ง ยังกดได้
3. ดูรายละเอียดและรูปภาพที่แนบ ที่ท้ายหน้ารายละเอียด เพื่อตรวจหลักฐานการเบิก
4. กดปุ่มอนุมัติ ถ้าเป็นผู้อนุมัติลำดับสุดท้าย ระบบเปิดกล่อง "อนุมัติสวัสดิการ" ให้เลือก "คิดในการคำนวณ" หรือ "ไม่คิดในการคำนวณ" และเลือก "รอบเดือนที่คิด" แล้วกดบันทึก

เอกสารขอเบิกเงินสดย่อย และขอเพิ่มรูปภาพใบหน้า

เอกสารสองประเภทนี้มีปุ่มและเงื่อนไขเฉพาะตัวที่ต่างจากประเภทอื่น

1. เอกสารขอเบิกเงินสดย่อย — เห็นชื่อภารกิจ วันที่ จำนวนเงินรวม และตาราง 3 คอลัมน์ ประเภท / รายการ / จำนวนเงิน โดยไฟล์แนบแสดงเป็นรูปเล็กในช่องรายการ
2. ใช้ปุ่ม "ส่งเอกสาร" ที่มีเฉพาะเอกสารขอเบิกเงินสดย่อย เพื่อส่งเอกสารต่อไปยังขั้นถัดไปของระบบ
3. เอกสารขอเพิ่มรูปภาพใบหน้า — เห็นหัวข้อ "เหตุผล" และ "รูปภาพ" พร้อมจำนวนรูป ตรวจว่าเห็นใบหน้าชัดทุกรูปก่อนอนุมัติ
4. ดูกล่องสรุปผลลงทะเบียน ซึ่งขึ้นหลังเอกสารได้รับการอนุมัติแล้วเท่านั้น เพื่อดูว่ารูปใดลงทะเบียนสำเร็จ

ข้อควรระวัง: เอกสารขอเพิ่มรูปภาพใบหน้าที่อนุมัติไปแล้วส่งกลับด้วยปุ่มตรวจสอบอีกครั้ง ไม่ได้ เพราะรูปถูกส่งเข้าระบบจดจำใบหน้าแล้ว ส่วนเอกสารที่ไม่อนุมัติยังส่งกลับได้ตามปกติ

เอกสารรับรองเงินเดือน และเอกสารรับรองการทำงาน

เอกสารรับรองสองประเภทนี้เป็นประเภทเดียวที่มีปุ่มออกไฟล์ PDF

1. อ่านหัวข้อของหน้ารายละเอียด — "อนุมัติหนังสือรับรองเงินเดือน" หรือ "อนุมัติหนังสือรับรองการทำงาน" แล้วอ่านย่อหน้าข้อความรับรองที่ระบบร่างไว้
2. ตรวจบรรทัดสถานะ หมายเหตุ และภาษา ของเอกสาร เพราะภาษาที่ลูกทีมผู้ยื่นเลือกกำหนดข้อความบนเอกสารที่ออก
3. ดูตารางวันที่ ซึ่งแสดงเฉพาะแถวที่มีค่า ได้แก่ วันที่ยื่นขอ วันที่อนุมัติ วันที่ส่งเอกสาร และวันที่รับเอกสาร
4. กดปุ่ม "ออกเอกสาร PDF" เพื่อเปิดไฟล์เอกสารที่ระบบออกให้ลูกทีมผู้ยื่น ปุ่มนี้ขึ้นเมื่อผู้อนุมัติมีสิทธิ์แก้ไขเอกสาร และเอกสารเดินมาถึงขั้นที่ออกเอกสารได้แล้ว

คำแนะนำ: ยอดเงินเดือนบนหนังสือรับรองเงินเดือนถูกปิดไว้เสมอในหน้าอนุมัติ ถ้าต้องตรวจยอดจริงให้ดูจากระบบหลังบ้าน

เอกสารรับรองการขอวีซ่า และเอกสารที่ไม่มีปุ่มสั่งการ

กลุ่มสุดท้ายคือเอกสารรับรองการขอวีซ่า และเอกสารสองประเภทที่หน้านี้แสดงข้อมูลอย่างเดียว

1. เอกสารรับรองการขอวีซ่า — หัวข้อของหน้าคือ "อนุมัติเอกสารรับรองการขอวีซ่า" และมีข้อความรับรองสองย่อหน้า โดยย่อหน้าที่สองเป็นข้อความการเดินทางซึ่งเปลี่ยนตามภาษาของเอกสารและตามว่าระบุวันเดินทางกลับไว้หรือไม่
2. ตรวจสถานะ หมายเหตุ ภาษา และตารางวันที่ ชุดเดียวกับเอกสารรับรองอีกสองแบบ แล้วกด ปุ่มอนุมัติ หรือ ปุ่มไม่อนุมัติ ที่ท้ายหน้า
3. เอกสารขอเบิกเงินล่วงหน้า และร้องเรียน — สองประเภทนี้แสดงข้อมูลอย่างเดียว ไม่มีปุ่มสั่งการและไม่มีหน้ารายละเอียดให้เปิด

ข้อควรระวัง: เอกสารรับรองการขอวีซ่า ไม่มีปุ่ม "ออกเอกสาร PDF" ต่างจากหนังสือรับรองเงินเดือนและหนังสือรับรองการทำงาน ให้ออกเอกสารวีซ่าจากระบบหลังบ้านแทน

ข้อควรรู้และข้อจำกัด

กฎที่ระบบใช้ตัดสินว่าปุ่มไหนกดได้ เอกสารไหนขึ้นในรายการ และผลของแต่ละคำสั่ง

• กดปุ่มอนุมัติ แล้วเอกสารยังไม่เปลี่ยนสถานะทันที ระบบรับคำสั่งเข้าคิวแล้วทยอย ให้ตรวจผลได้จากแถบ "จำนวนเอกสารที่อยู่ในคิว"
• แถวที่เพิ่งสั่งจะหายจากรายการเฉพาะตอนกรองสถานะเป็น "รออนุมัติ" ถ้าสลับไปกรอง "อนุมัติ" จะเห็นเอกสารฉบับเดิมอีกครั้ง และการดึงหน้าจอลงเพื่อรีเฟรชจะแสดงรายการชุดใหม่ทั้งหมด
• ตัวกรองสถานะมี 4 ค่าเท่านั้น ทั้งหมด / รออนุมัติ / อนุมัติ / ไม่อนุมัติ ไม่มีค่า "ตรวจสอบอีกครั้ง" ให้กรอง แต่ปุ่มตรวจสอบอีกครั้งยังใช้ได้ตามปกติ
• "ขอเบิกเงินล่วงหน้า" และ "ร้องเรียน" อนุมัติจากหน้านี้ไม่ได้ สองประเภทนี้แสดงข้อมูลอย่างเดียว ไม่มีปุ่มสั่งการ
• หมายเหตุบังคับหรือไม่ ขึ้นกับประเภทเอกสาร 4 แบบ — เอกสารเวลาทำงาน (ขอโอที / ขอลางาน / ขอเพิ่มเวลา / ขอเปลี่ยนวันหยุด / ขอเปลี่ยนกะการทำงาน) บังคับทุกปุ่ม · ยื่นลาออก บังคับทุกปุ่มยกเว้นตรวจสอบอีกครั้ง · ขอเพิ่มรูปภาพใบหน้า บังคับเฉพาะไม่อนุมัติและตรวจสอบอีกครั้ง · ประเภทที่เหลือไม่บังคับ
• ปุ่มอนุมัติและปุ่มไม่อนุมัติเป็นสีเทากดไม่ได้ เมื่อยังไม่ถึงลำดับการอนุมัติของตนเอง หรือเอกสารฉบับนั้นถูกอนุมัติ/ไม่อนุมัติไปแล้ว
• ปุ่มตรวจสอบอีกครั้ง ยังกดได้หลังเอกสารถูกอนุมัติหรือไม่อนุมัติไปแล้ว เพื่อคืนสิทธิ์ให้ลูกทีมผู้ยื่นแก้ไขเอกสาร ยกเว้น "ขอเพิ่มรูปภาพใบหน้า" ที่อนุมัติแล้ว ซึ่งส่งกลับไม่ได้
• ช่องเลือก "เลือกทั้งหมด (n/N)" แสดงเฉพาะตอนกรองสถานะเป็น "รออนุมัติ" และมีเอกสารมากกว่า 1 รายการ
• เมื่อสั่งหลายฉบับพร้อมกัน ปุ่มอนุมัติและปุ่มไม่อนุมัติเป็นสีเทา ถ้าในชุดที่เลือกมีเอกสารที่ไม่อนุมัติไปแล้ว ส่วนปุ่มตรวจสอบอีกครั้ง กดได้เสมอ
• กล่อง "อนุมัติสวัสดิการ" ขึ้นกับผู้อนุมัติลำดับสุดท้ายเท่านั้น ผู้อนุมัติลำดับก่อนหน้ากดปุ่มอนุมัติแล้วบันทึกได้ทันทีโดยไม่ต้องเลือกวิธีคิด
• "ขอเบิกสวัสดิการ" มีแถบเตือน 2 แบบ — "ยอดขอเบิกเกินยอดคงเหลือ" (ให้ลูกทีมผู้ยื่นแก้ยอดก่อนจึงอนุมัติได้) และ "ยอดเงินเกินวงเงินต่อฉบับ"

• ปุ่ม "ออกเอกสาร PDF" มีเฉพาะเอกสารรับรอง 2 แบบ คือหนังสือรับรองเงินเดือนและหนังสือรับรองการทำงาน เอกสารรับรองการขอวีซ่าไม่มีปุ่มนี้ และปุ่มขึ้นเมื่อผู้อนุมัติมีสิทธิ์แก้ไขเอกสาร และเอกสารเดินมาถึงขั้นที่ออกเอกสารได้แล้ว
• ปุ่ม "ส่งเอกสาร" มีเฉพาะเอกสารขอเบิกเงินสดย่อย ใช้ส่งเอกสารต่อไปยังขั้นถัดไป และจะกดไม่ได้เมื่อเอกสารเดินไปถึงขั้นที่ส่งซ้ำไม่ได้แล้ว
• แผงพับ 5 อันของเอกสารยื่นลาออกล็อกไว้กับผู้อนุมัติทุกคน ได้แก่ สินทรัพย์ถือครอง ฝึกอบรม ภาระหนี้สิน เงินประกันการทำงาน และกองทุน กดแล้วขึ้น "คุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล" เสมอ ไม่ขึ้นกับสิทธิ์ที่ฝ่ายบุคคลกำหนด
• ยอดเงินเดือนบนหนังสือรับรองเงินเดือนถูกปิดไว้เสมอ ในหน้าอนุมัติ ส่วนเอกสารรับรองการขอวีซ่าจะแสดงยอดให้เจ้าของเอกสารเท่านั้น
• ยอด "คงเหลือ" ของขอเบิกสวัสดิการ คิดจากโควตาลบยอดที่ใช้ไปแล้ว บวกยอดยกมา ถ้าลูกทีมผู้ยื่นไม่มีโควตาสวัสดิการนั้นเลย ช่องนี้ขึ้นเป็น - ไม่ใช่ 0.00
• ป้าย "ภายในบริษัท" และ "ข้ามบริษัท" บอกว่าเอกสารมาจากพนักงานในบริษัทเดียวกับผู้อนุมัติ หรือจากบริษัทอื่นในเครือ

คำแนะนำเพิ่มเติม

คำแนะนำเพิ่มเติมก่อนใช้หน้านี้ตัดสินเอกสารจำนวนมาก

• หมายเหตุที่ผู้อนุมัติกรอกจะถูกส่งไปกับเอกสารฉบับนั้น และลูกทีมผู้ยื่นเห็นข้อความนี้ ควรเขียนให้ชัดว่าให้แก้อะไร
• เอกสารที่ส่งกลับด้วยปุ่มตรวจสอบอีกครั้งจะกลับไปอยู่กับลูกทีมผู้ยื่นเพื่อแก้ไขและยื่นใหม่ ไม่ใช่การยกเลิกทั้งฉบับ
• เอกสารที่มีจำนวนเงินควรเปิดหน้ารายละเอียดอ่านยอดก่อนอนุมัติ เพราะหน้ารายการแสดงเพียงหัวเรื่องกับสถานะ
• หลังสั่งหลายฉบับพร้อมกัน ให้ตรวจแถบ "จำนวนเอกสารที่อยู่ในคิว" อีกครั้ง ถ้ายังมีเอกสารค้างอยู่ให้รอสักครู่แล้วดึงหน้าจอลงเพื่อรีเฟรช

ข้อควรระวัง: เอกสารที่กดอนุมัติแล้วส่งกลับได้ด้วยปุ่มตรวจสอบอีกครั้งเท่านั้น ยกเว้น "ขอเพิ่มรูปภาพใบหน้า" ที่อนุมัติแล้วจะส่งกลับไม่ได้ ให้ตรวจรูปให้แน่ใจก่อนกดอนุมัติ

สรุป: ผู้อนุมัติพิจารณาเอกสารของลูกทีมได้ครบทั้งอนุมัติ ไม่อนุมัติ และส่งกลับให้แก้ไข จากรายการเดียวใน LINE OA ทั้งรายฉบับและหลายฉบับพร้อมกัน

ผลลัพธ์หลังสั่งการเอกสาร

เมื่อสั่งการเอกสารสำเร็จ ผู้อนุมัติจะเห็นผลตามนี้

1. ข้อความ "สำเร็จ" ขึ้นหลังยืนยันคำสั่ง
2. แถบ "จำนวนเอกสารที่อยู่ในคิว" แสดงจำนวนเอกสารที่ระบบยังทยอย
3. สถานะบนรายการ เปลี่ยนเป็น อนุมัติ / ไม่อนุมัติ / ตรวจสอบอีกครั้ง ตามคำสั่งที่สั่งไป
4. รายการที่กรองสถานะ "รออนุมัติ" จะไม่มีเอกสารฉบับนั้นอีก

ข้อควรระวัง: ถ้าไม่เห็นข้อความ "สำเร็จ" แปลว่าคำสั่งยังไม่ถูกส่ง ให้ดูข้อความแจ้งเตือนบนหน้าจอ แก้ตามที่แจ้ง แล้วสั่งอีกครั้ง

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ถาม: เปิดเมนูอนุมัติเอกสารแล้วไม่มีรายการเลย เพราะอะไร?

ตอบ: เป็นได้สองกรณี คือฝ่ายบุคคลยังไม่ได้กำหนดให้เป็นผู้อนุมัติของพนักงานคนใด หรือช่วงที่กรองไว้ไม่มีเอกสารค้าง ให้ลองเปลี่ยนตัวกรอง "เลือกปี" "เลือกเดือน" และตั้งสถานะเป็น "ทั้งหมด" ถ้ายังว่าง ให้แจ้งฝ่ายบุคคลตรวจสิทธิ์อนุมัติของตนเอง

ถาม: กดปุ่มอนุมัติบนรายการไม่ได้ ปุ่มเป็นสีเทา ต้องทำอย่างไร?

ตอบ: เกิดจากยังไม่ถึงลำดับการอนุมัติของตนเอง หรือเอกสารฉบับนั้นถูกอนุมัติหรือไม่อนุมัติไปแล้ว ให้เปิดหน้ารายละเอียดดูแถบแจ้งเตือนและลำดับขั้นการอนุมัติ ถ้าเป็นลำดับก่อนหน้าให้รอผู้อนุมัติคนนั้นก่อน

ถาม: กดอนุมัติแล้วสถานะยังไม่เปลี่ยน เอกสารหลุดไปไหน?

ตอบ: ระบบรับคำสั่งเข้าคิวแล้วทยอย จึงยังไม่เปลี่ยนสถานะทันที ให้กดแถบ "จำนวนเอกสารที่อยู่ในคิว" เพื่อดูว่าฉบับนั้นยังรออยู่หรือไม่ แล้วดึงหน้าจอลงเพื่อรีเฟรชอีกครั้ง

ถาม: อนุมัติเอกสารไปแล้ว จะส่งกลับให้ลูกทีมแก้ได้ไหม?

ตอบ: ได้ ด้วยปุ่มตรวจสอบอีกครั้ง ซึ่งยังกดได้หลังอนุมัติหรือไม่อนุมัติแล้ว ยกเว้นเอกสาร "ขอเพิ่มรูปภาพใบหน้า" ที่อนุมัติไปแล้วซึ่งส่งกลับไม่ได้

ถาม: กรองหาเอกสารที่ส่งกลับไปให้แก้ (ตรวจสอบอีกครั้ง) ไม่เจอ เพราะอะไร?

ตอบ: ตัวกรองสถานะมีเพียง ทั้งหมด / รออนุมัติ / อนุมัติ / ไม่อนุมัติ ไม่มีค่า "ตรวจสอบอีกครั้ง" ให้เลือกสถานะ "ทั้งหมด" แล้วดูสถานะบนแต่ละรายการแทน

ถาม: เอกสารขอเบิกเงินล่วงหน้าและร้องเรียนไม่มีปุ่มให้กด ผิดหรือไม่?

ตอบ: ไม่ผิด สองประเภทนี้แสดงข้อมูลอย่างเดียวในหน้าอนุมัติเอกสาร การพิจารณาทำที่ระบบหลังบ้าน หากต้องการให้ติดต่อฝ่ายบุคคล

ถาม: ทำไมบางเอกสารบังคับให้กรอกหมายเหตุ บางเอกสารไม่บังคับ?

ตอบ: ขึ้นกับประเภทเอกสาร โดยเอกสารเวลาทำงาน เช่น ขอโอที ขอลางาน ขอเพิ่มเวลา ขอเปลี่ยนวันหยุด ขอเปลี่ยนกะการทำงาน บังคับทุกปุ่ม · ยื่นลาออกบังคับทุกปุ่มยกเว้นตรวจสอบอีกครั้ง · ขอเพิ่มรูปภาพใบหน้าบังคับเฉพาะไม่อนุมัติและตรวจสอบอีกครั้ง

ถาม: อนุมัติเอกสารขอเบิกสวัสดิการแล้วขึ้นว่ายอดขอเบิกเกินยอดคงเหลือ ต้องทำอย่างไร?

ตอบ: อนุมัติไม่ได้จนกว่าลูกทีมผู้ยื่นจะแก้ยอด ให้กดปุ่มตรวจสอบอีกครั้ง พร้อมหมายเหตุบอกยอดที่เบิกได้ แล้วให้ยื่นใหม่

ถาม: เลือกเอกสารหลายฉบับแล้วปุ่มอนุมัติเป็นสีเทา เพราะอะไร?

ตอบ: ในชุดที่เลือกมีเอกสารที่ถูกไม่อนุมัติไปแล้วอย่างน้อยหนึ่งฉบับ ให้เอาฉบับนั้นออกจากการเลือก แล้วสั่งอนุมัติอีกครั้ง ส่วนปุ่มตรวจสอบอีกครั้งใช้ได้เสมอ

ถาม: ช่อง "เลือกทั้งหมด" ไม่ขึ้นให้กด หายไปไหน?

ตอบ: ช่องนี้แสดงเฉพาะเมื่อกรองสถานะเป็น "รออนุมัติ" และมีเอกสารมากกว่า 1 รายการ ให้เปลี่ยนตัวกรองสถานะเป็น "รออนุมัติ" ก่อน

ถาม: เปิดเอกสารรับรองการขอวีซ่าแล้วไม่มีปุ่ม "ออกเอกสาร PDF" หายไปไหน?

ตอบ: เอกสารรับรองการขอวีซ่าไม่มีปุ่มนี้ตั้งแต่แรก ปุ่ม "ออกเอกสาร PDF" มีเฉพาะหนังสือรับรองเงินเดือนและหนังสือรับรองการทำงานเท่านั้น ถ้าต้องการไฟล์เอกสารวีซ่าให้ออกจากระบบหลังบ้าน

ถาม: กดแผงข้อมูลในเอกสารยื่นลาออกแล้วขึ้นว่าไม่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล ต้องขอสิทธิ์เพิ่มไหม?

ตอบ: ไม่ต้อง แผงสินทรัพย์ถือครอง ฝึกอบรม ภาระหนี้สิน เงินประกันการทำงาน และกองทุน ถูกล็อกไว้กับผู้อนุมัติทุกคนในหน้านี้ ให้ดูข้อมูลส่วนนี้จากระบบหลังบ้าน ส่วนแผงข้อมูลพนักงานและโควตาการลาประจำปียังเปิดดูได้ตามปกติ

ถาม: ปุ่ม "ส่งเอกสาร" ในเอกสารขอเบิกเงินสดย่อยใช้ทำอะไร?

ตอบ: ใช้ส่งเอกสารต่อไปยังขั้นถัดไปของระบบ เป็นปุ่มเสริมที่มีเฉพาะเอกสารขอเบิกเงินสดย่อย และจะกดไม่ได้เมื่อเอกสารเดินไปถึงขั้นที่ส่งซ้ำไม่ได้แล้ว

ถาม: หน้าอนุมัติเอกสารรับรองเงินเดือนไม่แสดงยอดเงินเดือน ผิดหรือไม่?

ตอบ: ไม่ผิด ระบบปิดยอดเงินเดือนไว้เสมอในหน้าอนุมัติของหนังสือรับรองเงินเดือน ถ้าต้องตรวจยอดจริงก่อนอนุมัติให้ดูจากระบบหลังบ้าน

ถาม: เอกสารขอเบิกสวัสดิการขึ้นช่อง "คงเหลือ" เป็นขีด แปลว่าอะไร?

ตอบ: แปลว่าพนักงานคนนั้นไม่มีโควตาสวัสดิการประเภทนั้นในปีที่ระบุ ไม่ใช่ยอดคงเหลือเป็นศูนย์ ให้ตรวจกับฝ่ายบุคคลว่ากำหนดโควตาไว้ถูกต้องหรือยังก่อนอนุมัติ