คู่มือการใช้งานค้นหาพนักงาน บน LINE OA สำหรับพนักงาน

"ค้นหาพนักงาน" คือเมนูสำหรับค้นหารายชื่อ ตำแหน่ง และช่องทางติดต่อของเพื่อนร่วมงานที่มีข้อมูลอยู่ในระบบ พร้อมปุ่มส่งอีเมลและปุ่มโทรออกจากรายการผลลัพธ์ได้ทันที เข้าใช้งานผ่าน LINE OA ที่เชื่อมต่อกับระบบ HumanSoft คู่มือนี้อธิบายวิธีเปิดเมนู การค้นหาด้วยคำค้น การค้นหาแบบละเอียดด้วยสำนักงานสาขาและแผนก และวิธีอ่านรายการผลลัพธ์

สิ่งที่ทำได้จากคู่มือนี้

• เปิดหน้าค้นหาพนักงาน — จากเมนูลิ้นชักของ LINE OA
• ค้นหาด้วยคำค้น — ชื่อ นามสกุล หรือชื่อเล่นของเพื่อนร่วมงาน
• ค้นหาแบบละเอียด — จำกัดผลลัพธ์ด้วยสำนักงานสาขาและแผนก
• ติดต่อจากผลการค้นหา — กดปุ่มอีเมลหรือปุ่มโทรบนรายการของคนนั้น

สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนใช้งาน

จำเป็น

• เข้าสู่ระบบด้วยรหัสพนักงานที่เชื่อมโยงกับบัญชี LINE เรียบร้อยแล้ว หากยังไม่ได้เชื่อมโยง ระบบจะพาไปหน้าเข้าสู่ระบบก่อนเสมอ
• เพิ่มเพื่อน LINE OA ที่เชื่อมต่อกับระบบ HumanSoft เพราะเมนูค้นหาพนักงานเปิดผ่านเมนูใน LINE OA เท่านั้น
• บริษัทเปิดการค้นหาพนักงานไว้ในระบบแล้ว หากปิดไว้ ปุ่ม "ค้นหา" จะกดไม่ได้และมีข้อความแจ้งใต้ปุ่ม
• พนักงานที่ต้องการค้นหามีข้อมูลอยู่ในระบบของบริษัท ระบบค้นได้เฉพาะข้อมูลที่ฝ่ายบุคคลบันทึกไว้

แนะนำ

• ทราบชื่อ นามสกุล หรือชื่อเล่นของคนที่ต้องการค้นหาอย่างน้อยบางส่วน
• ทราบสำนักงานสาขาของคนนั้น หากต้องการใช้ "ค้นหาแบบละเอียด" เพราะต้องเลือกสาขาก่อนจึงเลือกแผนกได้
• อยู่ในที่ที่อินเทอร์เน็ตเสถียร เพราะรายชื่อถูกดึงจากระบบทุกครั้งที่กดค้นหา

ขั้นตอนการใช้งาน

ค้นหาพนักงาน 6 ขั้นตอน ตั้งแต่เปิดเมนูจนกดติดต่อจากผลการค้นหา

1. กดปุ่ม "เมนู" ที่มุมขวาของแถบเมนูด้านล่าง แถบเมนูรวมจะเปิดขึ้นจากด้านข้าง
2. เลือก "ค้นหาพนักงาน" จากรายการเมนู ระบบจะเปิดหน้า "ค้นหาพนักงาน"

3. พิมพ์คำค้นในช่อง "ค้นหา" เช่น ชื่อ นามสกุล หรือชื่อเล่นของเพื่อนร่วมงาน พิมพ์เพียงบางส่วนได้
4. แตะ "ค้นหาแบบละเอียด" เมื่อต้องการจำกัดผลลัพธ์ แผงจะเปิดลงมาให้เลือก "สำนักงานสาขา" แล้วจึงเลือก "แผนก"
5. กดปุ่ม "ค้นหา" สีฟ้าที่ด้านล่างของส่วนค้นหา หรือกดปุ่มยืนยันที่มุมขวาล่างของแป้นพิมพ์มือถือก็ได้

คำแนะนำ: ช่อง "แผนก" เป็นสีเทากดไม่ได้จนกว่าจะเลือกสำนักงานสาขา หากกดก่อน ระบบจะขึ้นกล่อง "ค้นหาแบบละเอียด" พร้อมข้อความ "กรุณาเลือกสำนักงานสาขาก่อน"

6. อ่านรายการผลลัพธ์แล้วกดติดต่อ กดปุ่ม "อีเมล" สีส้มเพื่อเปิดแอปอีเมลพร้อมที่อยู่ของคนนั้น หรือปุ่ม "โทร" สีเขียวเพื่อโทรออก

ข้อควรรู้และข้อจำกัด

รายละเอียดที่ควรทราบเกี่ยวกับข้อมูลและการแสดงผลในเมนูค้นหาพนักงาน

• ขอบเขตการค้นหาขึ้นกับที่บริษัทตั้งไว้ มี 2 แบบ คือค้นได้ทั้งบริษัท หรือค้นได้เฉพาะพนักงานในสายบังคับบัญชาของตนเอง หากค้นชื่อที่รู้ว่ามีอยู่แล้วไม่พบ ให้สอบถามฝ่ายบุคคลว่าบริษัทตั้งไว้แบบใด
• บริษัทปิดการค้นหาพนักงานได้ เมื่อปิด ปุ่ม "ค้นหา" จะกดไม่ได้ และใต้ปุ่มจะขึ้นข้อความ "บัญชีของคุณไม่ได้เปิดใช้งานการค้นหาพนักงาน"
• หน้าจอนี้ไม่แสดงรายชื่อใดจนกดค้นหา เปิดหน้ามาครั้งแรกจะเห็นเฉพาะส่วนค้นหา ไม่ใช่รายชื่อพนักงานทั้งบริษัท
• ค้นแล้วไม่มีใครตรงกับคำค้น จะขึ้นข้อความ "ไม่พบข้อมูล" ไม่ใช่ข้อผิดพลาดของเครื่อง
• เปลี่ยนสำนักงานสาขาแล้ว ค่าในช่อง "แผนก" จะถูกล้าง ให้เลือกแผนกใหม่อีกครั้งก่อนกดค้นหา
• รายชื่อแผนกที่เลือกได้ ขึ้นตามสำนักงานสาขาที่เลือกไว้ ไม่ใช่แผนกทั้งบริษัท
• รายการผลลัพธ์แสดง 5 บรรทัด คือชื่อ-นามสกุล (ชื่อเล่นอยู่ในวงเล็บ) ตำแหน่ง อีเมล เบอร์โทรศัพท์ และ Hashtag
• ช่องที่ฝ่ายบุคคลยังไม่ได้บันทึกจะแสดงเป็นเครื่องหมาย - และปุ่มอีเมลหรือปุ่มโทรของช่องนั้นจะเป็นสีเทากดไม่ได้
• พนักงานที่ยังไม่มีรูปในระบบ จะแสดงเป็นรูปเริ่มต้นของระบบ ไม่ใช่ช่องว่าง
• ชื่อ ตำแหน่ง และชื่อเล่นแสดงตามภาษาของระบบที่เลือกไว้ หากภาษานั้นยังไม่มีข้อมูลที่ฝ่ายบุคคลกรอกไว้ ระบบจะแสดงข้อมูลภาษาไทยแทน
• ผลของการตั้งค่าและรายชื่อสาขาถูกเก็บไว้ชั่วคราว 30 นาที รายชื่อแผนก 10 นาที

คำแนะนำเพิ่มเติม

คำแนะนำก่อนใช้ผลการค้นหาไปติดต่อเพื่อนร่วมงานหรือสอบถามฝ่ายบุคคล

• ค้นได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ตามข้อมูลที่ฝ่ายบุคคลบันทึกไว้ในระบบ
• พิมพ์คำค้นเพียงบางส่วนได้ ระบบจะแสดงรายชื่อที่ใกล้เคียงทั้งหมด หากได้ผลลัพธ์มากเกินไป ให้เพิ่มสำนักงานสาขาและแผนกใน "ค้นหาแบบละเอียด"
• ค้นหาไม่พบ ให้ตรวจตัวสะกดของชื่อ-นามสกุลอีกครั้ง แล้วลองค้นด้วยชื่อเล่นหรือคำค้นที่สั้นลง
• ข้อมูลติดต่อที่เห็นเป็นข้อมูลของบริษัท ใช้เพื่อการติดต่องานเท่านั้น

ข้อควรระวัง: ปุ่ม "โทร" และปุ่ม "อีเมล" ส่งเบอร์และอีเมลต่อไปยังแอปโทรศัพท์และแอปอีเมลของเครื่อง การโทรจึงเกิดขึ้นจริงทันทีที่แอปโทรศัพท์เปิดขึ้นและยืนยัน

สรุป: พนักงานค้นหารายชื่อ ตำแหน่ง และช่องทางติดต่อของเพื่อนร่วมงานได้เองจาก LINE OA แล้วกดอีเมลหรือโทรออกจากรายการผลลัพธ์ได้ทันที

ข้อมูลที่แสดงในหน้าค้นหาพนักงาน

หน้าค้นหาพนักงานแสดงส่วนค้นหาและรายชื่อที่ตรงกับคำค้น โดยแบ่งเป็น 5 ส่วน ดังนี้

1. ส่วนค้นหา — ช่อง "ค้นหา" ตัวเลือก "ค้นหาแบบละเอียด" และปุ่ม "ค้นหา"
2. รูปพนักงาน — รูปที่ฝ่ายบุคคลบันทึกไว้ หรือรูปเริ่มต้นของระบบเมื่อยังไม่มีรูป
3. ชื่อ-นามสกุลและตำแหน่ง — ชื่อเล่นอยู่ในวงเล็บต่อท้ายนามสกุล
4. ช่องทางติดต่อ — อีเมล เบอร์โทรศัพท์ และ Hashtag บรรทัดละหนึ่งรายการ
5. ปุ่มติดต่อ 2 ปุ่ม — "อีเมล" สีส้มและ "โทร" สีเขียว เป็นสีเทาเมื่อพนักงานคนนั้นไม่มีข้อมูลช่องนั้น

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ถาม: ค้นหาพนักงานด้วยชื่อเล่นได้ไหม?

ตอบ: ได้ ช่อง "ค้นหา" รับได้ทั้งชื่อ นามสกุล และชื่อเล่นที่ฝ่ายบุคคลบันทึกไว้ในระบบ

ถาม: ไม่เห็นเมนู "ค้นหาพนักงาน" ในแถบเมนู เกิดจากอะไร?

ตอบ: อาจเกิดจากฝ่ายบุคคลหรือผู้ดูแลระบบปิดสิทธิ์การเข้าถึงเมนูดังกล่าวไว้ ให้สอบถามฝ่ายบุคคลของบริษัท

ถาม: ปุ่ม "ค้นหา" กดไม่ได้ และมีข้อความใต้ปุ่ม ต้องทำอย่างไร?

ตอบ: แปลว่าบริษัทปิดการค้นหาพนักงานไว้ในระบบ ไม่ใช่ปัญหาของเครื่อง ให้สอบถามฝ่ายบุคคลว่าจะเปิดให้ใช้งานได้หรือไม่

ถาม: ค้นหาแล้วขึ้น "ไม่พบข้อมูล" หมายความว่าอย่างไร?

ตอบ: หมายความว่าไม่มีพนักงานที่ตรงกับคำค้นในขอบเขตที่บริษัทเปิดให้ค้น ให้ตรวจตัวสะกด ลองคำค้นที่สั้นลง หรือลบสำนักงานสาขาและแผนกที่เลือกไว้ออกก่อน

ถาม: ค้นชื่อเพื่อนร่วมงานที่รู้ว่ามีอยู่จริง แต่ไม่พบ เพราะอะไร?

ตอบ: เป็นได้ 3 กรณี คือคำค้นสะกดไม่ตรงกับที่บันทึกในระบบ พนักงานคนนั้นไม่ได้อยู่ในสาขาหรือแผนกที่เลือกไว้ใน "ค้นหาแบบละเอียด" หรือบริษัทตั้งขอบเขตให้ค้นได้เฉพาะพนักงานในสายบังคับบัญชาของตนเอง

ถาม: ช่อง "แผนก" ในค้นหาแบบละเอียดกดไม่ได้ ต้องทำอย่างไร?

ตอบ: ให้เลือก "สำนักงานสาขา" ก่อน เพราะรายชื่อแผนกขึ้นตามสาขาที่เลือก เมื่อเลือกสาขาแล้วช่องแผนกจะกดได้ทันที

ถาม: รายการผลลัพธ์ไม่มีเบอร์โทรศัพท์หรืออีเมล ต้องทำอย่างไร?

ตอบ: แปลว่าฝ่ายบุคคลยังไม่ได้บันทึกข้อมูลช่องนั้นของพนักงานคนนั้น ให้แจ้งฝ่ายบุคคลเพื่อปรับปรุงข้อมูลในระบบ และสอบถามช่องทางติดต่ออื่นในระหว่างนี้

ถาม: ผลการค้นหาแสดงชื่อเป็นภาษาไทยทั้งที่เลือกภาษาอังกฤษไว้ เพราะอะไร?

ตอบ: เพราะพนักงานคนนั้นยังไม่มีชื่อภาษาอังกฤษในระบบ จึงแสดงชื่อภาษาไทยแทนเพื่อให้ยังติดต่อได้