คู่มือการใช้งานประกาศข่าวสาร บน LINE OA สำหรับพนักงาน

"ประกาศข่าวสาร" คือเมนูสำหรับอ่านประกาศที่บริษัทแจ้งให้พนักงานทราบ พร้อมไฟล์แนบของแต่ละฉบับ และกดยืนยันว่าได้รับทราบประกาศนั้นแล้ว เข้าใช้งานผ่าน LINE OA ที่เชื่อมต่อกับระบบ HumanSoft คู่มือนี้อธิบายวิธีเปิดเมนู อ่านประกาศ เปิดไฟล์แนบ และกดรับทราบ

สิ่งที่ทำได้จากคู่มือนี้

• เปิดเมนูประกาศข่าวสาร — จากปุ่ม "เมนู" บนแถบเมนูด้านล่างของทุกหน้า
• ตรวจสอบประกาศที่ยังไม่ได้รับทราบ — จากป้ายสถานะบนแต่ละรายการ
• อ่านประกาศพร้อมไฟล์แนบ — เนื้อหา รูปภาพ และไฟล์เอกสารที่แนบมากับประกาศ
• กดรับทราบประกาศ — ระบบบันทึกวันและเวลาที่กดรับทราบไว้

สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนใช้งาน

จำเป็น

• เข้าสู่ระบบด้วยรหัสพนักงานที่เชื่อมโยงกับบัญชี LINE เรียบร้อยแล้ว หากยังไม่ได้เชื่อมโยง ระบบจะพาไปหน้าเข้าสู่ระบบก่อนเสมอ
• เพิ่มเพื่อน LINE OA ที่เชื่อมต่อกับระบบ HumanSoft เพราะเมนูประกาศข่าวสารเปิดผ่านเมนูใน LINE OA เท่านั้น
• ฝ่ายบุคคลได้สร้างประกาศไว้ในระบบแล้ว ทั้งประกาศที่ส่งถึงพนักงานทุกคนและประกาศที่ระบุรายชื่อผู้รับ หากยังไม่มีประกาศใด เมนูนี้จะไม่มีรายการให้อ่าน

แนะนำ

• อยู่ในที่ที่อินเทอร์เน็ตเสถียร เพราะเนื้อหาและไฟล์แนบถูกดึงจากระบบใหม่ทุกครั้ง
• เปิดเมนูนี้เป็นประจำ เพื่อไม่ให้พลาดประกาศที่ต้องกดรับทราบภายในกำหนด

ขั้นตอนการใช้งาน

อ่านและรับทราบประกาศข่าวสารได้ใน 7 ขั้นตอน ตั้งแต่เปิดเมนูจนถึงตรวจสอบผลการรับทราบ

1. กดปุ่ม "เมนู" ที่มุมขวาของแถบเมนูด้านล่าง แถบเมนูรวมจะเปิดขึ้นจากด้านข้าง
2. เลือก "ประกาศข่าวสาร" จากรายการเมนู ระบบจะเปิดหน้ารายการประกาศทั้งหมด
3. เลือกประกาศที่ต้องการอ่าน โดยแตะที่รายการของประกาศฉบับนั้น

ขั้นตอนที่ 4–5 อยู่ในหน้ารายละเอียดของประกาศฉบับที่เลือก

4. อ่านเนื้อหาประกาศ ชื่อประกาศอยู่บนสุด ถัดมาเป็นชื่อผู้ประกาศและวันที่ประกาศ แล้วจึงเป็นเนื้อหาที่บริษัทจัดทำไว้
5. เปิดไฟล์แนบ รูปภาพที่แนบมาแสดงในหน้าประกาศทันที ส่วนไฟล์เอกสารแสดงเป็นปุ่มบอกชนิดไฟล์ เช่น "PDF" แตะเพื่อเปิดไฟล์นั้น

คำแนะนำ: ไฟล์แนบเปิดในเบราว์เซอร์ของเครื่อง ไม่ใช่ในหน้าต่าง LINE OA เมื่ออ่านเสร็จให้กลับมาที่ LINE OA เพื่อกดรับทราบ

ขั้นตอนที่ 6–7 เป็นการยืนยันว่าได้รับทราบประกาศฉบับนั้นแล้ว

6. กดปุ่ม "รับทราบ" สีส้มที่ด้านล่างของหน้ารายละเอียด ปุ่มนี้แสดงเฉพาะประกาศที่ยังไม่ได้กดรับทราบ
7. ตรวจสอบผล เมื่อบันทึกสำเร็จ ปุ่ม "รับทราบ" จะหายไป และด้านบนของหน้าจะขึ้นบรรทัด "วันที่รับทราบ" พร้อมวันและเวลาที่กด

ข้อควรรู้และข้อจำกัด

รายละเอียดที่ควรทราบเกี่ยวกับข้อมูลและการแสดงผลในเมนูประกาศข่าวสาร

• รายการมีประกาศ 2 แบบ คือประกาศที่บริษัทส่งถึงพนักงานทุกคน และประกาศที่ระบุรายชื่อผู้รับไว้ ซึ่งจะขึ้นเฉพาะกับพนักงานที่มีชื่ออยู่ในประกาศฉบับนั้น
• หากยังไม่มีประกาศให้อ่าน หน้ารายการจะแสดงข้อความ "ไม่พบข้อมูล" แทนรายการ
• แต่ละรายการบอกสถานะการรับทราบด้วยสีและข้อความ ยังไม่ได้กด = ข้อความ "ยังไม่รับทราบ" สีส้ม · กดแล้ว = วันและเวลาที่รับทราบ สีเขียว
• ชื่อผู้ประกาศมาจากผู้ที่สร้างประกาศในระบบ หากประกาศนั้นไม่ได้ระบุชื่อผู้ประกาศไว้ ระบบจะแสดงเป็น "ผู้จัดการระบบ"
• ปุ่ม "รับทราบ" แสดงเฉพาะประกาศที่ยังไม่ได้กดรับทราบ เมื่อกดแล้วปุ่มจะหายไปถาวร และไม่สามารถยกเลิกการรับทราบด้วยตนเองได้
• ระบบบันทึกวันและเวลาที่กดรับทราบเป็นเวลาไทยจากระบบ ไม่ใช่เวลาที่ตั้งไว้ในโทรศัพท์ และแสดงเวลานั้นทั้งในหน้ารายละเอียดและบนรายการในหน้ารายการ
• ไฟล์แนบชนิดรูปภาพแสดงเป็นภาพในหน้าประกาศ ส่วนชนิดอื่นแสดงเป็นปุ่มบอกชนิดไฟล์ เช่น PDF แตะแล้วเปิดในเบราว์เซอร์ของเครื่อง
• ประกาศที่ระบุรายชื่อผู้รับมีวันหมดอายุได้ เมื่อเลยวันหมดอายุแล้ว ประกาศฉบับนั้นจะไม่อยู่ในรายการอีก และกดรับทราบย้อนหลังไม่ได้
• หน้ารายการแสดงประกาศได้สูงสุด 100 ฉบับล่าสุด ประกาศที่เก่ากว่านั้นให้สอบถามฝ่ายบุคคล
• หากกดรับทราบไม่สำเร็จ ระบบจะแสดงข้อความ "ไม่สามารถรับทราบประกาศข่าวสาร" ใต้ปุ่ม ให้ตรวจสอบอินเทอร์เน็ตแล้วกดใหม่อีกครั้ง
• หากเปิดหน้ารายการซ้ำภายใน 5 นาที จะเห็นรายการชุดเดิม ให้ย้อนกลับแล้วเปิดใหม่อีกครั้งหากต้องการข้อมูลล่าสุด

คำแนะนำเพิ่มเติม

คำแนะนำก่อนกดรับทราบหรือสอบถามฝ่ายบุคคลเรื่องประกาศข่าวสาร

• ควรอ่านไฟล์แนบให้ครบก่อนกดรับทราบ เพราะรายละเอียดสำคัญของประกาศหลายฉบับอยู่ในไฟล์แนบ ไม่ใช่ในเนื้อหาบนหน้าจอ
• การกดรับทราบเป็นการยืนยันในนามของพนักงานคนที่เข้าสู่ระบบอยู่ จึงไม่ควรให้ผู้อื่นกดแทน
• หากประกาศที่เคยอ่านหายไปจากรายการ แปลว่าประกาศฉบับนั้นเลยวันหมดอายุที่บริษัทกำหนดไว้ หรือฝ่ายบุคคลลบประกาศฉบับนั้นออกจากระบบ ให้สอบถามฝ่ายบุคคลโดยตรง

ข้อควรระวัง: เมื่อกดรับทราบแล้วจะยกเลิกด้วยตนเองไม่ได้ หากกดผิดฉบับ ให้แจ้งฝ่ายบุคคลเพื่อบันทึกเป็นหลักฐานไว้

สรุป: พนักงานอ่านประกาศของบริษัท เปิดไฟล์แนบ และยืนยันการรับทราบได้จาก LINE OA ที่ใช้งานอยู่เป็นประจำ โดยไม่ต้องเข้าระบบหลังบ้าน

ข้อมูลที่แสดงในเมนูประกาศข่าวสาร

หน้ารายการและหน้ารายละเอียดของประกาศจะแสดงข้อมูลที่บริษัทเผยแพร่ไว้ โดยแบ่งเป็น 6 ส่วน ดังนี้

1. ชื่อผู้ประกาศ — ชื่อผู้ที่สร้างประกาศ หรือ "ผู้จัดการระบบ" เมื่อไม่ได้ระบุชื่อไว้
2. ชื่อประกาศ — หัวข้อของประกาศฉบับนั้น
3. วันที่ประกาศ — วันที่บริษัทเผยแพร่ประกาศ
4. สถานะการรับทราบ — "ยังไม่รับทราบ" สีส้ม หรือวันและเวลาที่รับทราบ สีเขียว
5. เนื้อหาประกาศและไฟล์แนบ — ข้อความที่บริษัทจัดทำไว้ พร้อมรูปภาพและปุ่มไฟล์เอกสาร
6. ปุ่ม "รับทราบ" — แสดงที่ด้านล่างของหน้ารายละเอียด เฉพาะประกาศที่ยังไม่ได้กดรับทราบ

ข้อควรระวัง: หากกดรับทราบแล้วรายการในหน้ารายการยังขึ้น "ยังไม่รับทราบ" ให้ย้อนกลับแล้วเปิดหน้ารายการใหม่อีกครั้ง ก่อนสรุปว่าการรับทราบไม่สำเร็จ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ถาม: ไม่เห็นเมนู "ประกาศข่าวสาร" ในแถบเมนู เกิดจากอะไร?

ตอบ: อาจเกิดจากฝ่ายบุคคลหรือผู้ดูแลระบบปิดสิทธิ์การเข้าถึงเมนูดังกล่าวไว้ ให้สอบถามฝ่ายบุคคลของบริษัทเพื่อขอเปิดสิทธิ์

ถาม: เปิดเมนูประกาศข่าวสารแล้วขึ้น "ไม่พบข้อมูล" หมายความว่าอย่างไร?

ตอบ: หมายความว่ายังไม่มีประกาศที่บริษัทเผยแพร่ถึงพนักงานคนนี้ ไม่ใช่ข้อผิดพลาดของเครื่อง

ถาม: กดปุ่ม "รับทราบ" ในหน้าประกาศแล้วยกเลิกได้ไหม?

ตอบ: ยกเลิกด้วยตนเองไม่ได้ ระบบบันทึกวันและเวลาที่กดไว้แล้ว หากกดผิดฉบับ ให้แจ้งฝ่ายบุคคลเพื่อบันทึกไว้เป็นหลักฐาน

ถาม: รายการประกาศขึ้นชื่อ "ผู้จัดการระบบ" แทนชื่อคน ผิดปกติหรือไม่?

ตอบ: ไม่ผิดปกติ แปลว่าประกาศฉบับนั้นไม่ได้ระบุชื่อผู้ประกาศไว้ในระบบ จึงแสดงเป็น "ผู้จัดการระบบ" แทน

ถาม: กดไฟล์แนบในหน้าประกาศแล้วเปิดไม่ขึ้น ต้องทำอย่างไร?

ตอบ: ไฟล์แนบเปิดในเบราว์เซอร์ของเครื่อง หากเครื่องบล็อกการเปิดหน้าต่างใหม่ ให้อนุญาตก่อนแล้วแตะซ้ำอีกครั้ง และตรวจสอบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตหากไฟล์มีขนาดใหญ่

ถาม: กดรับทราบแล้วขึ้น "ไม่สามารถรับทราบประกาศข่าวสาร" ต้องทำอย่างไร?

ตอบ: แปลว่าระบบบันทึกการรับทราบไม่สำเร็จ ให้ตรวจสอบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตแล้วกดปุ่มอีกครั้ง หากยังไม่สำเร็จ ให้แจ้งฝ่ายบุคคลของบริษัท