แจกฟรี! ตาราง Excel เก็บสถิติการลาพนักงาน ปรับใช่ได้ทันที

ตารางสถิติการลาพนักงาน Excel ช่วยให้ HR บันทึกและสรุปข้อมูลการลาของพนักงานได้เป็นระบบ ทั้งประเภทการลา จำนวนวันที่ใช้ และวันลาคงเหลือ HumanSoft จึงจัดทำ Template Excel ฟรี พื้นฐาน เพื่อให้ดาวน์โหลดและนำไปใช้งานได้ทันที

 

ดาวน์โหลดฟรี: HumanSoft Employee Leave Statistics Excel Template
ใช้สำหรับบันทึกข้อมูลการลา สรุปวันลาแยกรายบุคคล และตรวจสอบสถิติการลาของพนักงานได้ในไฟล์เดียว

>> ดาวน์โหลด Excel ฟรี

 

ตารางสถิติการลาพนักงาน Excel คืออะไร?

ตารางสถิติการลาพนักงาน คือ ตารางที่ใช้บันทึกและรวบรวมข้อมูลการลาของพนักงานแต่ละคน เช่น วันที่ลา ประเภทการลา จำนวนวันที่ลา รวมถึงจำนวนสิทธิที่ใช้ไป เพื่อให้ HR สามารถตรวจสอบประวัติและสรุปข้อมูลการลาได้ง่ายขึ้น

 

องค์กรสามารถจัดทำตารางดังกล่าวด้วย Excel โดยใช้สูตรช่วยดึงข้อมูล นับจำนวนครั้ง และรวมจำนวนวันลาตามเงื่อนไขต่าง ๆ เช่น รายบุคคล ประเภทการลา แผนก หรือช่วงเวลา

 

ตารางสถิติการลาพนักงานควรเก็บข้อมูลอะไรบ้าง?

ข้อมูลพื้นฐานที่ควรมีในตารางสถิติการลา คือ ข้อมูลพนักงาน วันที่ลา ประเภทการลา จำนวนวันที่ลา และสถานะของรายการลา เพื่อให้สามารถนำข้อมูลมาสรุปย้อนหลังได้

 

หากต้องการใช้ Excel เพื่อตรวจสอบสิทธิวันลาด้วย อาจเพิ่มข้อมูลต่อไปนี้

 

ประเภทและเงื่อนไขการลาที่องค์กรนำมาใช้ควรกำหนดให้สอดคล้องกับกฎหมายและนโยบายของบริษัท ตัวอย่างเช่น กระทรวงแรงงานระบุว่าลูกจ้างที่ทำงานติดต่อกันครบ 1 ปีมีสิทธิวันหยุดพักผ่อนประจำปี (ลาพักร้อน) ไม่น้อยกว่า 6 วันทำงาน และกรณีทำงานยังไม่ครบ 1 ปี นายจ้างอาจกำหนดวันหยุดตามส่วนได้

 

Excel เหมาะกับการเก็บสถิติการลาพนักงานแบบไหน?

Excel เป็นจุดเริ่มต้นที่สะดวกสำหรับองค์กรที่ต้องการรวบรวมข้อมูลการลาไว้ในรูปแบบเดียวกัน โดยเฉพาะกรณีที่จำนวนข้อมูลและเงื่อนไขยังไม่ซับซ้อน

 

แต่เมื่อมีพนักงานจำนวนมากขึ้น HR อาจต้องจัดการทั้ง รายการลาจากพนักงานหลายคน สิทธิการลาที่แตกต่างกัน การปรับสิทธิตามอายุงาน การสรุปรายงานหลายแผนก หากข้อมูลถูกบันทึกหลายไฟล์หรือหลายเวอร์ชัน การตรวจสอบว่าข้อมูลใดเป็นข้อมูลล่าสุดก็ทำได้ยากขึ้น

 

ดังนั้น Excel จึงเหมาะกับการเริ่มต้นจัดระบบข้อมูล แต่เมื่อกระบวนการลาเริ่มเชื่อมโยงกับพนักงานหลายฝ่าย การใช้ระบบ HR อาจช่วยลดขั้นตอนการบันทึกและรวมข้อมูลด้วยตนเองได้มากกว่า

 

ถ้าไม่อยากสรุปสถิติการลาด้วย Excel ทุกเดือน ทำอย่างไร?

สำหรับองค์กรที่เริ่มมีข้อมูลจำนวนมาก สามารถเปลี่ยนจากการบันทึกและรวมข้อมูลด้วย Excel มาใช้ระบบจัดการการลาโดยตรง เช่น ระบบ HR HumanSoft ชึ่งตอบโจทย์ในเรื่อง

• พนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลการลาของตนเองผ่านระบบ และ HR มีรายงานสำหรับตรวจสอบข้อมูลการลาในระดับองค์กร
• มีรายงานสรุปสถิติการลาที่สามารถกรองข้อมูลตามช่วงวันที่ โครงสร้างองค์กร ประเภทการลา สถานะ และรายชื่อพนักงานได้
• มีรายงานสถิติการลาตามโควตา สำหรับตรวจสอบข้อมูลโดยเลือกเงื่อนไข เช่น ปี โครงสร้างองค์กร ตำแหน่ง พนักงาน และสถานะ
• ทำให้ข้อมูลการลาไม่ได้แยกอยู่ใน Excel แต่สามารถเชื่อมโยงกับข้อมูลพนักงานและกระบวนการ HR ภายในระบบเดียว

 

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการวันลาพนักงาน >> กำหนดโควตาการลาให้พนักงานได้ง่ายๆด้วยระบบจัดการข้อมูลพนักงาน

 

สรุป จาก Excel สู่ระบบจัดการการลาที่เป็นอัตโนมัติมากขึ้น

หากปัจจุบัน HR ยังใช้ Excel อยู่ สามารถเริ่มต้นจาก Template นี้เพื่อจัดรูปแบบข้อมูลให้เป็นระบบก่อนได้ เมื่อองค์กรมีพนักงานเพิ่มขึ้นหรือต้องการลดงานบันทึกข้อมูลซ้ำ จึงค่อยพิจารณาใช้ระบบ HR สำหรับจัดการขั้นตอนตั้งแต่การยื่นลา ตรวจสอบสิทธิ ไปจนถึงรายงานสถิติการลา

 

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับตารางสถิติการลาพนักงาน Excel

ตารางสถิติการลาพนักงานคืออะไร?

ตารางสถิติการลาพนักงาน คือ ตารางสำหรับบันทึกและสรุปข้อมูลการลาของพนักงาน เช่น วันที่ลา ประเภทการลา จำนวนวันที่ลา และประวัติการลา เพื่อให้ HR สามารถตรวจสอบและนำข้อมูลไปจัดทำรายงานได้ง่ายขึ้น

 

Excel สามารถคำนวณวันลาคงเหลือได้หรือไม่?

ได้ โดยสามารถกำหนดสิทธิวันลาเริ่มต้น และใช้สูตรนำสิทธิที่ได้รับมาหักกับจำนวนวันที่ใช้ไป เช่น สิทธิ 10 วัน ใช้ไป 4 วัน จะเหลือ 6 วัน อย่างไรก็ตาม HR ต้องกำหนดเงื่อนไขให้ตรงกับนโยบายของบริษัทและสิทธิของพนักงานแต่ละกลุ่ม

 

ควรแยกประเภทการลาใน Excel หรือไม่?

ควรแยก เพราะการระบุประเภทการลาช่วยให้ HR สรุปข้อมูลได้ว่าแต่ละคนใช้การลาประเภทใดไปแล้วเท่าไร และช่วยให้ตรวจสอบข้อมูลได้ง่ายกว่าการรวมวันลาทุกประเภทไว้เป็นตัวเลขเดียว

 

ตารางวันลาควรแยกเป็นรายเดือนหรือรายปี?

สามารถเก็บรายการทั้งหมดไว้ในตารางต้นทางเดียว แล้วเพิ่มข้อมูลวันที่ เดือน และปีเพื่อใช้กรองข้อมูลภายหลัง จะช่วยลดการแยกข้อมูลออกเป็นหลายไฟล์และสะดวกต่อการสรุปข้อมูลมากกว่า

 

บริษัทมีพนักงานเยอะยังควรใช้ Excel เก็บวันลาหรือไม่?

Excel ยังสามารถใช้บันทึกข้อมูลได้ แต่เมื่อจำนวนพนักงานและเงื่อนไขเพิ่มขึ้น HR จะต้องดูแลสูตร การอัปเดตสิทธิ การอนุมัติ และความถูกต้องของข้อมูลมากขึ้น การใช้ระบบ HR ที่เชื่อมการยื่นลา สิทธิ และรายงานไว้ด้วยกันจึงช่วยลดขั้นตอนการจัดการข้อมูลด้วยตนเอง

 

HumanSoft สามารถดูสถิติการลาได้หรือไม่?

ได้ครับ HumanSoft มีทั้งรายงานสรุปสถิติการลาและรายงานสถิติการลาตามโควตา โดย HR สามารถกำหนดตัวกรองเพื่อเลือกดูข้อมูลตามเงื่อนไขที่ต้องการได้

 

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

• 20 สูตรExcel ที่ใช้บ่อย ชาวออฟฟิศควรรู้เพื่อทำงานให้เร็วขึ้น 
• รวม 50 คีย์ลัด Excel ใช้คล่องเมื่อไหร่ งานไวเมื่อนั้น! 
• รวมคีย์ลัด Excel ทริคง่าย ๆ ที่ช่วยให้การทำงานสบายขึ้น 
• วิธีสร้างแบบประเมินพนักงาน ด้วย Excel 
• วิธีสร้างแบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงาน นับชั่วโมงทำงานด้วย Excel