ไม่ว่าธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่ การมีบัญชีรายรับรายจ่ายที่เป็นระบบช่วยให้คุณควบคุมต้นทุน วางแผนอนาคต และป้องกันปัญหาทางภาษี มาดูกันว่าทำอย่างไรให้ถูกต้อง
อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม
- แจก Template บัญชีรายรับรายจ่าย สำหรับผู้เริ่มต้นทำธุรกิจ
- ค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทาง พนักงานไม่เสียภาษี บริษัทลงรายจ่ายได้
- เทคนิคการเลือกซื้อโปรแกรมบัญชีสำหรับธุรกิจ
- บัญชีเงินเดือน คืออะไร พร้อมแนวทางการจัดการการจ่ายเงินเดือน
- หลังจ่ายเงินเดือน HR ต้องทำยังไงต่อ? โปรแกรมบัญชีช่วยได้
ทำความรู้จักกับ “บัญชีรายรับรายจ่าย”
บัญชีรายรับรายจ่าย คือ การบันทึกข้อมูลทางการเงินของธุรกิจที่แสดงถึงรายรับ (เงินที่เข้ามา) และรายจ่าย (เงินที่ออกไป) ในช่วงเวลาหนึ่ง โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อควบคุมงบประมาณ ตรวจสอบสภาพคล่องทางการเงิน และช่วยให้การบริหารธุรกิจเป็นระบบระเบียบมากขึ้น การทำบัญชีรายรับรายจ่ายที่ถูกต้องช่วยให้บริษัทสามารถวิเคราะห์ผลประกอบการ ลดความผิดพลาดทางการเงิน และปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและภาษีได้อย่างถูกต้อง
หลักการทำบัญชีรายรับรายจ่ายตามเกณฑ์กฎหมายกำหนด
การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายของบริษัทต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎหมาย เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้และเป็นไปตามข้อบังคับด้านภาษี โดยกรมสรรพากรได้กำหนดหลักเกณฑ์ไว้ดังนี้
- ต้องจัดทำเป็นภาษาไทย หรือถ้าจัดทำเป็นภาษาต่างประเทศ จะต้องมีภาษาไทยกำกับด้วย
- ต้องลงบันทึกรายงานเงินสดรับ-จ่าย ภายใน 3 วันทำการ นับแต่วันที่มีรายรับและรายจ่าย
- ต้องมีเอกสารประกอบการลงบันทึกรายงาน เช่น ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี
- จะต้องนำรายจ่ายที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับธุรกิจของกิจการ มาลงบันทึกรายงานเท่านั้น
- หากกิจการไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถนำภาษีซื้อมารวมเป็นต้นทุน ค่าใช้จ่ายได้ทั้งจำนวน
- หากเป็นกรณีที่ขายสินค้า/ บริการ ซื้อสินค้า และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เป็นเงินเชื่อ ให้บันทึกในวันที่ได้รับชำระหรือวันที่จ่ายค่าสินค้านั้นตามเกณฑ์เงินสด และอธิบายเพิ่มเติมในช่องหมายเหตุ
- ให้สรุปยอดรายรับและรายจ่ายเป็นรายเดือน เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการยื่นเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา
ขั้นตอนการทำบัญชีรายรับรายจ่าย
เพื่อให้การทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นไปอย่างถูกต้องและเป็นระบบ สามารถแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอนหลัก ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1: บันทึกรายรับและรายจ่าย
- จดบันทึกทุกธุรกรรมทางการเงินที่เกิดขึ้น ทั้งรายรับ (เช่น รายได้จากการขายสินค้า บริการ หรือเงินลงทุน) และรายจ่าย (เช่น ค่าจ้าง ค่าวัสดุ ค่าเช่าสำนักงาน)
- ใช้รูปแบบการบันทึกที่เป็นระบบ เช่น ตารางบัญชี หรือซอฟต์แวร์บัญชี
- ระบุวันที่ จำนวนเงิน และรายละเอียดของรายการให้ครบถ้วน
ขั้นตอนที่ 2: เตรียมหลักฐานให้พร้อม
- เก็บรักษาเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ และใบกำกับภาษี
- ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดและเตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจสอบบัญชีหรือการยื่นภาษี
- แยกประเภทเอกสารอย่างเป็นระเบียบ เช่น เอกสารรายรับ เอกสารรายจ่าย และเอกสารภาษี
ขั้นตอนที่ 3: สรุปบัญชีในทุก ๆ เดือน
- รวบรวมข้อมูลจากบันทึกบัญชีและเอกสารทั้งหมด เพื่อสรุปรายการทางการเงินของเดือนนั้น
- วิเคราะห์ยอดรายรับและรายจ่าย เพื่อตรวจสอบผลกำไรหรือขาดทุน
- จัดทำรายงานสรุป หรือกระทบยอดบัญชีธนาคารให้ตรงกับการบันทึกบัญชี
- ใช้ข้อมูลบัญชีในการวางแผนงบประมาณและปรับปรุงการบริหารการเงินของบริษัท
Tips! ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่าย >> แจก Template บัญชีรายรับรายจ่าย สำหรับผู้เริ่มต้นทำธุรกิจ
สรุป วิธีจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายธุรกิจให้ถูกต้องและเป็นระบบ
การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถควบคุมการเงินได้อย่างเป็นระบบ โปร่งใส และปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย สำหรับขั้นตอนในการทำบัญชีสามารถแบ่งออกเป็น 3 ส่วนหลัก ได้แก่ การบันทึกรายรับและรายจ่าย การจัดเตรียมหลักฐานทางบัญชี และการสรุปบัญชีประจำเดือน
บริการรับทำเงินเดือน เป็นส่วนสำคัญที่ไม่ควรมองข้ามในการบริหารระบบบัญชีรายรับรายจ่ายของธุรกิจ เนื่องจากค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเงินเดือนและสวัสดิการพนักงานถือเป็นหนึ่งในค่าใช้จ่ายหลักของบริษัท การใช้บริการรับทำเงินเดือนช่วยให้การคำนวณและบันทึกข้อมูลเงินเดือนเป็นไปอย่างถูกต้อง ตรงตามข้อกำหนดด้านภาษีและกฎหมายแรงงาน