วิธีสร้างแผนผังองค์กรออนไลน์ง่าย ๆ ฟรี ด้วย Canva
สร้างแผนผังองค์กรออนไลน์ด้วย Canva ได้ฟรีใน 5 ขั้นตอน คือ เข้าเว็บไซต์ Canva → ค้นหาเทมเพลต "แผนผังองค์กร" → เลือกและปรับแต่งเทมเพลต → ใส่ชื่อ ตำแหน่ง และหน่วยงาน → บันทึกแล้วดาวน์โหลดหรือแชร์ เหมาะกับ HR ที่ต้องการผังองค์กรสวย ๆ ไว้ใช้ในเอกสารหรือนำเสนอ โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม
สารบัญ:
- วิธีสร้างแผนผังองค์กรออนไลน์ง่าย ๆ ฟรี ด้วย Canva
- แผนผังองค์กร (Org Chart) คืออะไร?
- ก่อนทำแผนผังองค์กร ควรเตรียมข้อมูลอะไรบ้าง?
- สร้างแผนผังองค์กรด้วย Canva ทำอย่างไร?
- ทำผังองค์กรใน Canva กับในระบบ HR ต่างกันอย่างไร?
- สรุป วิธีสร้างแผนผังองค์กรออนไลน์ง่าย ๆ ฟรี ด้วย Canva
- FAQ: คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการสร้างแผนผังองค์กรด้วย Canva
แผนผังองค์กร (Org Chart) คืออะไร?
แผนผังองค์กร (Organization Chart หรือ Org Chart) คือแผนภาพที่แสดงโครงสร้างองค์กร และความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงาน ตำแหน่ง และบุคคลในองค์กร ใช้กับบริษัท องค์กรธุรกิจ หรือหน่วยงานราชการ เพื่อให้ทุกคนเห็นภาพรวมการทำงานได้ชัดเจน
ส่วนแผนผังองค์กรออนไลน์ คือแผนผังองค์กรที่สร้างบนแพลตฟอร์มออนไลน์หรือเว็บไซต์ ช่วยให้
- สร้างและแก้ไขแผนผังได้ทันที
- แชร์หรือใช้งานร่วมกับผู้อื่นได้ง่าย
- ทีมงานเข้าใจโครงสร้างและสายการทำงานขององค์กรได้ดีขึ้น
- ใช้วางแผนและจัดการองค์กรได้เป็นระบบ โดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่หรือมีโครงสร้างซับซ้อน
ก่อนทำแผนผังองค์กร ควรเตรียมข้อมูลอะไรบ้าง?
เตรียมข้อมูลให้ครบก่อนเริ่มออกแบบ จะช่วยให้ทำแผนผังได้เร็วและไม่ต้องแก้หลายรอบ ข้อมูลที่ควรมีมีดังนี้
|
ข้อมูล |
ตัวอย่าง |
|
หน่วยงานหรือแผนก |
ฝ่ายบุคคล ฝ่ายบัญชี ฝ่ายขาย ฝ่ายการตลาด |
|
ตำแหน่งงาน |
ผู้จัดการฝ่าย หัวหน้างาน เจ้าหน้าที่ |
|
สายการบังคับบัญชา |
ใครรายงานต่อใคร หัวหน้าแต่ละคนดูแลทีมไหน |
|
ชื่อพนักงาน |
ชื่อ-นามสกุลของผู้ดำรงตำแหน่งในแต่ละกล่อง |
|
หน้าที่หรือข้อมูลเพิ่มเติม |
หน้าที่หลักของตำแหน่ง รูปพนักงาน ช่องทางติดต่อ |
Tips! ถ้ายังไม่แน่ใจว่าองค์กรควรใช้โครงสร้างแบบไหน อ่านเพิ่มเติมได้ที่ โครงสร้างองค์กรของบริษัทยุคใหม่ มีอะไรบ้าง
สร้างแผนผังองค์กรด้วย Canva ทำอย่างไร?
Canva คือแพลตฟอร์มออกแบบกราฟิกออนไลน์ที่ใช้งานได้ฟรี (มีบางแพ็กเกจที่มีค่าใช้จ่าย) มีเทมเพลตให้เลือกหลากหลาย ทั้งแผนผังองค์กร โปสเตอร์ โบรชัวร์ โลโก้ และสไลด์นำเสนอ การสร้างแผนผังองค์กรด้วย Canva มี 5 ขั้นตอน ดังนี้
1. เข้าสู่เว็บไซต์ Canva
เข้าใช้งานได้ทั้งบนมือถือและคอมพิวเตอร์ ไปที่ www.canva.com แล้วลงชื่อเข้าใช้ หรือสร้างบัญชีใหม่หากยังไม่มีบัญชี
2. ค้นหาเทมเพลตแผนผังองค์กร
พิมพ์คำว่า "Organizational Chart" หรือ "แผนผังองค์กร" ในช่องค้นหาของ Canva แล้วเลือกเทมเพลตที่ต้องการ
3. เลือกและปรับแต่งเทมเพลต
เมื่อเลือกเทมเพลตแล้ว ปรับแต่งให้ตรงกับโครงสร้างองค์กรจริง ได้แก่
- เปลี่ยนลำดับของกล่อง
- เพิ่มหรือลบกล่องตามจำนวนตำแหน่ง
- เปลี่ยนขนาดและสี
- เพิ่มหรือแก้ไขข้อความ
4. เพิ่มรายละเอียดและข้อมูล
ใส่ข้อมูลของแต่ละบุคคลหรือหน่วยงานลงในแผนผัง เช่น ชื่อ ตำแหน่ง หน้าที่ และข้อมูลอื่นที่ต้องการ เพื่อให้แผนผังครบถ้วน ถ้าองค์กรใช้ระบบโครงสร้างองค์กรของ HumanSoft อยู่แล้ว HR ดูข้อมูลหน่วยงาน ตำแหน่ง และพนักงานได้จากระบบโดยตรง แล้วนำมาใส่ในแผนผังได้เร็วขึ้น ไม่ต้องรวบรวมจากหลายไฟล์
5. บันทึกและแชร์
เมื่อปรับแต่งและใส่ข้อมูลครบแล้ว บันทึกแผนผังไว้ใน Canva จากนั้นเลือกได้ว่าจะ
- ดาวน์โหลด เป็นไฟล์ PNG, JPG หรือ PDF เพื่อใช้ในเอกสารหรือสั่งพิมพ์
- แชร์ ให้เพื่อนร่วมทีมหรือผู้เกี่ยวข้องดูหรือแก้ไขต่อ
ทำผังองค์กรใน Canva กับในระบบ HR ต่างกันอย่างไร?
Canva เหมาะกับการออกแบบผังองค์กรให้สวยงามเพื่อใช้ในเอกสารหรือการนำเสนอ ส่วนผังองค์กรในระบบ HR เหมาะกับการใช้งานประจำวัน เพราะเชื่อมกับข้อมูลพนักงานจริง ความต่างหลัก ๆ มีดังนี้
|
หัวข้อ |
Canva |
ระบบ HR ของ HumanSoft |
|
จุดเด่น |
มีเทมเพลตสวยงามให้เลือกมาก ปรับดีไซน์ได้อิสระ |
ผังองค์กรเชื่อมกับข้อมูลพนักงานในระบบเดียว |
|
การอัปเดตข้อมูล |
ต้องแก้ไขเองทุกครั้งที่มีพนักงานเข้า-ออกหรือย้ายตำแหน่ง |
ปรับโครงสร้างองค์กรหรือตำแหน่งในระบบ ข้อมูลอัปเดตอัตโนมัติทั้งระบบ |
|
ระดับโครงสร้าง |
ขึ้นอยู่กับการออกแบบของผู้ใช้ |
โครงสร้างองค์กรสูงสุด 10 ขั้น และโครงสร้างตำแหน่งสูงสุด 20 ขั้นต่อสำนักงาน |
|
การวางแผนล่วงหน้า |
ต้องทำแผนผังใหม่แยกเป็นอีกไฟล์ |
ตั้งค่าการปรับโครงสร้างองค์กรหรือตำแหน่งไว้ล่วงหน้าได้ |
|
เหมาะกับ |
ผังสำหรับเอกสาร นำเสนอ หรือปฐมนิเทศพนักงานใหม่ |
การบริหารโครงสร้างองค์กรและข้อมูลพนักงานประจำวัน |
หลายองค์กรจึงใช้ทั้งสองอย่างร่วมกัน คือดูข้อมูลล่าสุดจากระบบ HR แล้วนำไปออกแบบผังใน Canva เมื่อต้องใช้ในงานนำเสนอ อ่านเพิ่มเติมเรื่องเครื่องมือสร้าง Organization Chart สำหรับ HR
สรุป วิธีสร้างแผนผังองค์กรออนไลน์ง่าย ๆ ฟรี ด้วย Canva
สร้างแผนผังองค์กรด้วย Canva ได้ฟรีใน 5 ขั้นตอน ตั้งแต่ค้นหาเทมเพลต ปรับแต่ง ใส่ชื่อและตำแหน่ง จนบันทึกแล้วดาวน์โหลดหรือแชร์ เหมาะกับการทำผังสำหรับเอกสารและการนำเสนอ หากต้องการผังองค์กรที่อัปเดตตามข้อมูลพนักงานจริง ควรใช้ระบบ HR ที่มีโครงสร้างองค์กรในตัว เช่น HumanSoft ซึ่งช่วยให้ HR ใช้เวลากับงานพัฒนาองค์กรด้านอื่นได้มากขึ้น
ทดลองจัดโครงสร้างองค์กรในHumanSoft ฟรี 30 วัน เพื่อดูว่าเหมาะกับโครงสร้างจริงขององค์กรหรือไม่ก่อนตัดสินใจ
FAQ: คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการสร้างแผนผังองค์กรด้วย Canva
ถาม : ทำแผนผังองค์กรใน Canva ฟรีไหม?
ตอบ : ใช้งานได้ฟรี แต่มีบางแพ็กเกจหรือบางองค์ประกอบที่มีค่าใช้จ่าย
ถาม : ค้นหาเทมเพลตแผนผังองค์กรใน Canva ใช้คำว่าอะไร?
ตอบ : พิมพ์ "Organizational Chart" หรือ "แผนผังองค์กร" ในช่องค้นหาของ Canva
ถาม : ดาวน์โหลดแผนผังองค์กรจาก Canva เป็นไฟล์อะไรได้บ้าง?
ตอบ : ดาวน์โหลดได้หลายรูปแบบ เช่น PNG, JPG และ PDF เพื่อใช้ในเอกสารหรือสั่งพิมพ์
ถาม : แผนผังองค์กรกับโครงสร้างองค์กรต่างกันอย่างไร?
ตอบ : โครงสร้างองค์กรคือการจัดหน่วยงาน ตำแหน่ง และสายบังคับบัญชา ส่วนแผนผังองค์กรคือแผนภาพที่แสดงโครงสร้างนั้นให้เข้าใจง่าย
ถาม : มีพนักงานย้ายตำแหน่ง ต้องแก้แผนผังใน Canva ใหม่ไหม?
ตอบ : ต้องแก้ไขเองทุกครั้ง หากใช้ระบบ HR ที่มีผังองค์กร เช่น HumanSoft ปรับโครงสร้างหรือตำแหน่งในระบบแล้วข้อมูลจะอัปเดตทั้งระบบอัตโนมัติ
อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม
