ระบบ HR คืออะไร? มีฟังก์ชันและประโยชน์ยังไงบ้าง

ระบบ HR คือระบบบริหารงานบุคคลที่รวบรวมข้อมูลพนักงาน ลงเวลาทำงาน วันลา OT และเงินเดือน ช่วยลดงานซ้ำซ้อนและเชื่อมข้อมูลในที่เดียว สำหรับองค์กรที่ยังใช้ Excel เอกสารกระดาษ หรือหลายโปรแกรมแยกกัน การมีระบบ HR ช่วยให้ฝ่ายบุคคล หัวหน้างาน และพนักงานทำงานร่วมกันได้สะดวกขึ้น โดยเฉพาะเมื่อจำนวนพนักงานเพิ่มขึ้น หรือมีเงื่อนไขการทำงานที่แตกต่างกันในแต่ละแผนกและสาขา

 

ระบบ HR คืออะไร

ระบบ HR หรือ ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล (Human Resource Management System) คือ ระบบการจัดการทรัพยากรมนุษย์ในองค์กร โดยใช้เทคโนโลยีในการช่วยบริหารจัดการงานที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร เช่น การจ้างงาน การจัดการเงินเดือน การฝึกอบรม และการประเมินพนักงาน ซึ่งระบบ HR จะช่วยให้การจัดการเหล่านี้เป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำมากขึ้น

 

ระบบ HR ทำงานอย่างไร

ระบบ HR ทำงานโดยรวบรวมข้อมูลพนักงานไว้ในฐานข้อมูลกลาง แล้วเชื่อมข้อมูลจากงานบุคคลแต่ละส่วนเข้าด้วยกัน

ตัวอย่างขั้นตอนการทำงานมีดังนี้

 

1. HR เพิ่มข้อมูลพนักงาน ตำแหน่ง เงินเดือน และเงื่อนไขการทำงานเข้าสู่ระบบ

2. พนักงานลงเวลาเข้างาน ยื่นลา หรือส่งคำขอทำ OT ผ่านช่องทางที่องค์กรกำหนด

3. หัวหน้างานตรวจสอบและอนุมัติรายการที่เกี่ยวข้อง

4. ระบบรวบรวมข้อมูลเวลาทำงาน วันลา และ OT เพื่อนำไปใช้คำนวณเงินเดือน

5. HR ตรวจสอบผลการคำนวณและจัดทำเอกสารหรือรายงานที่ต้องใช้

6. ผู้บริหารนำข้อมูลไปใช้ติดตามต้นทุนและวางแผนกำลังคน

 

ระบบ HR มีฟังก์ชันอะไรบ้าง ช่วยงาน HR อย่างไร?

1. การจัดการข้อมูลพนักงาน

ระบบ HR สามารถรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลและประวัติการทำงานของพนักงานไว้ในที่เดียว ทำให้การเข้าถึงข้อมูลเป็นเรื่องง่าย

 

2. การคำนวณเงินเดือนและสวัสดิการ

ระบบ HR ช่วยในเรื่องของการคำนวณเงินเดือน คำนวณภาษี ประกันสังคม และสวัสดิการต่าง ๆ ของพนักงานได้อย่างแม่นยำ ลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานแบบมือเปล่า

 

3. การจัดการเวลาทำงานและการลา

ระบบ HR สามารถบันทึกเวลาทำงานและการลางานของพนักงาน ช่วยให้ HR สามารถตรวจสอบการเข้าออกงานได้ง่าย และคำนวณ OT ได้อย่างอัตโนมัติ

 

4. การประเมินพนักงาน

ระบบ HR สามารถประเมินผลการทำงานของพนักงานได้ ไม่ว่าจะเป็นการประเมินพนักงาน การประเมิน KPI และการประเมินพนักงานทดลองงาน เพื่อให้การประเมินพนักงานเป็นไปอย่างยุติธรรม และมีประสิทธิภาพ

 

5. การจัดการฝึกอบรมและพัฒนาทักษะ

ระบบ HR ช่วยวางแผนและติดตามการฝึกอบรมพนักงาน เพื่อให้บุคลากรได้รับการพัฒนาทักษะที่จำเป็นสำหรับงานของพวกเขา

 

6. รายงานและวิเคราะห์ข้อมูล

ระบบ HR สามารถสร้างรายงานต่าง ๆ เพื่อนำไปใช้ในการตัดสินใจ เช่น รายงานการลา รายงานการคำนวณเงินเดือน รายงานพนักงานเข้าใหม่-ลาออก รายงานการลงเวลา และรายงานอื่น ๆ

 

ทำไมระบบ HR จึงควรเป็นส่วนหนึ่งของการบริหารงาน HR

• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: ลดงานที่ซ้ำซาก ลดข้อผิดพลาด และเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น
• ลดต้นทุน: ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายจากการทำงานซ้ำซ้อน การแก้ไขข้อมูลที่ผิดพลาด และลดการใช้เอกสาร
• เพิ่มความแม่นยำ: ข้อมูลที่บันทึกในระบบจะถูกต้องและเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
• อำนวยความสะดวกให้พนักงาน: พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลส่วนตัว การลา และเงินเดือนได้ด้วยตัวเองผ่านแอปพลิเคชันของระบบ HR
• สนับสนุนการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์: ข้อมูลจากระบบ HR สามารถนำไปวิเคราะห์เพื่อวางแผนด้านทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

ใช้ระบบ HR กับไม่ใช้ระบบ HR ต่างกันอย่างไร

* ข้อมูล ณ สิงหาคม 2569 | ข้อมูลอาจแตกต่างกันตามแพ็กเกจหรือรุ่นของโปรแกรม แนะนำตรวจสอบรายละเอียดกับผู้ให้บริการก่อนตัดสินใจ

 

ระบบ HR มีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร?

• ลดงานซ้ำซ้อนของฝ่ายบุคคล HR ไม่จำเป็นต้องกรอกข้อมูลเดิมซ้ำในหลายไฟล์หรือหลายระบบ
• ลดความผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ ระบบ HR ช่วยจัดระเบียบข้อมูลและคำนวณตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้
• ช่วยให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลได้ด้วยตนเอง พนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับตนเอง โดยไม่ต้องสอบถาม HR ทุกครั้ง
• ทำให้หัวหน้างานอนุมัติรายการได้สะดวกขึ้น ช่วยลดระยะเวลาการรออนุมัติ และทำให้ติดตามสถานะย้อนหลังได้
• รองรับการเติบโตขององค์กร เมื่อองค์กรมีพนักงานมากขึ้น เปิดสาขาใหม่ หรือเพิ่มรูปแบบการทำงาน ระบบ HR ช่วยให้จัดการข้อมูลและเงื่อนไขต่าง ๆ ได้เป็นระเบียบมากกว่าการเพิ่มไฟล์ Excel ทีละชุด

 

เปลี่ยนงาน HR ที่กระจัดกระจายให้เป็นระบบขึ้นด้วย HumanSoft 

หลายองค์กรไม่ได้มีปัญหาเพราะไม่มีข้อมูล แต่มีปัญหาเพราะข้อมูลอยู่คนละที่ เช่น เวลาทำงานอยู่ในเครื่องสแกน ใบลาอยู่ในแชต และข้อมูลเงินเดือนอยู่ใน Excel เมื่อถึงรอบจ่ายเงินเดือน HR จึงต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง ตรวจสอบความถูกต้อง และติดตามเอกสารที่ยังไม่ได้อนุมัติ

 

HumanSoft ช่วยเชื่อมงานเหล่านี้ไว้ในระบบเดียว โดยครอบคลุมการทำงานสำคัญ เช่น

• ข้อมูลพนักงาน: จัดเก็บข้อมูลบุคลากรและกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามหน้าที่

• ลงเวลาทำงาน: รองรับรูปแบบต่าง ๆ เช่น GPS, Wi-Fi, สแกนใบหน้า และ QR Code ตามแพ็กเกจที่เลือก

• วันลาและ OT: พนักงานยื่นคำขอผ่านระบบ และผู้เกี่ยวข้องตรวจสอบหรืออนุมัติตามขั้นตอนที่กำหนด

• เงินเดือนและรายการหัก: เชื่อมข้อมูลเพื่อคำนวณเงินเดือน ภาษี ประกันสังคม และรายการที่เกี่ยวข้อง

• เอกสารออนไลน์: ลดการใช้กระดาษและติดตามสถานะการอนุมัติได้สะดวก

• รายงาน: ตรวจสอบข้อมูลบุคลากร เวลาทำงาน และค่าใช้จ่ายจากระบบเดียว

• ความปลอดภัยของข้อมูล: รองรับการกำหนดสิทธิ์ตามบทบาท การบันทึกประวัติการแก้ไข และการสำรองข้อมูล

 

ทั้งนี้ ฟังก์ชันที่ใช้งานได้อาจแตกต่างกันตามแพ็กเกจ องค์กรจึงควรเปรียบเทียบรายละเอียดให้เหมาะกับจำนวนพนักงานและรูปแบบการทำงาน

 

สรุป ระบบ HR คืออะไร? มีฟังก์ชันและประโยชน์ยังไงบ้าง

งาน HR หรือทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources) คือการบริหารจัดการพนักงานในองค์กร ตั้งแต่การคัดเลือกบุคลากร การดูแลสวัสดิการ การคำนวณเงินเดือน การพัฒนาบุคลากร ไปจนถึงการวางแผนเชิงกลยุทธ์เพื่อสนับสนุนเป้าหมายขององค์กร และการนำระบบ HR มาช่วย HR ในการทำงานเหล่านี้จะช่วยให้งานของ HR เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ และเพิ่มความสะดวกในการจัดการทรัพยากรมนุษย์ได้อย่างมืออาชีพ

 

FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบ HR

ถาม : ระบบ HR เหมาะกับองค์กรแบบไหนบ้าง?

ตอบ : เหมาะกับทุกขนาดองค์กร ตั้งแต่องค์กรขนาดเล็ก Startup, SMEs ไปจนถึงองค์กรระดับ Enterprise และองค์กรที่ต้องการลดภาระงานด้าน HR

อ่านบทความเพิ่มเติม >> ระบบ HR ฟรี เหมาะกับใคร? และวิธีเลือกใช้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

ถาม : ระบบ HR มีแอปพลิเคชันสำหรับให้พนักงานลงเวลาไหม?

ตอบ : มีแอปพลิเคชันที่รองรับการลงเวลาการทำงานเข้า-ออกสำหรับพนักงาน โดยการสแกนใบหน้า, เช็กพิกัด GPS, ลงเวลาผ่าน WiFi เป็นต้น

อ่านบทความเพิ่มเติม >> “แอพลงเวลาเข้างาน” ตัวช่วยสำคัญของพนักงานและ HR

 

ถาม : หากองค์กรยังมีพนักงานจำนวนไม่มาก จำเป็นต้องเริ่มใช้ระบบ HR หรือยัง?

ตอบ : จำเป็นอย่างยิ่งค่ะ เพราะการมีข้อมูลพนักงานและข้อมูลเงินเดือนที่ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น จะช่วยลดความผิดพลาดด้านเอกสารและข้อกฎหมาย เมื่อองค์กรเติบโตขึ้นจะสามารถขยายตัวได้อย่างระบบ ไม่เกิดปัญหาตามมาภายหลัง

 

อ่านบทความที่คุณอาจสนใจเพิ่มเติม:

• ระบบ HR ที่มี Employee Self Service ดีอย่างไร?
• ระบบ HR Software Online คืออะไร? และมีอะไรบ้าง?
• ระบบ HR ตัวช่วยสำคัญที่เข้ามาพลิกบทบาทการทำงานของ HR
• ระบบ HR ของ HumanSoft มีขั้นตอนการบริการอย่างไร?