Payroll (เพย์โรล) คืออะไร ต่างจาก Salary อย่างไร
Payroll (อ่านว่า เพย์-โรล) แปลว่า บัญชีเงินเดือน ในงาน HR หมายถึงการทำเงินเดือนทั้งรอบ ตั้งแต่รวบรวมเวลาทำงาน วันลา และค่าล่วงเวลา คำนวณรายได้ หักภาษีและเงินสมทบประกันสังคม ไปจนถึงโอนเงินเข้าบัญชีพนักงานและออกสลิปเงินเดือน ส่วน Salary คือเงินเดือน หรือจำนวนเงินคงที่ที่พนักงานได้รับต่อเดือนตามที่ตกลงกับนายจ้าง พูดง่าย ๆ คือ Salary เป็นตัวเลขหนึ่งที่อยู่ในงานทำเงินเดือน
หลายองค์กรเริ่มทำเงินเดือนด้วยโปรแกรม Excel แต่เมื่อพนักงานมากขึ้น รายการรายได้และรายการหักของแต่ละคนไม่เท่ากัน โอกาสคำนวณผิดก็สูงขึ้นตาม จึงหันมาใช้โปรแกรมเงินเดือนที่ดึงข้อมูลเวลาทำงาน การลา และรายการหักมาคำนวณให้อัตโนมัติ และเก็บข้อมูลย้อนหลังไว้ตรวจสอบได้
Payroll ครอบคลุมงานอะไรบ้าง?
งานทำเงินเดือนหนึ่งรอบแบ่งได้เป็น 5 ส่วน
- ข้อมูลเวลา: เวลาเข้า-ออกงาน วันลา วันหยุด และชั่วโมงทำงานล่วงเวลา
- รายได้: เงินเดือน ค่าจ้างรายวัน ค่าล่วงเวลา เบี้ยขยัน ค่าคอมมิชชัน และโบนัส
- รายการหัก: ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เงินสมทบประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และรายการหักอื่นที่ตกลงกันไว้
- การจ่าย: ทำไฟล์โอนเงินเดือนส่งธนาคาร และออกสลิปเงินเดือนให้พนักงาน
- การยื่นแบบ: ยื่นแบบ ภ.ง.ด.1 ต่อกรมสรรพากร และแบบ สปส.1-10 ต่อสำนักงานประกันสังคม
ดูขั้นตอนทำทีละขั้นได้ที่ มัดรวมขั้นตอนทำเงินเดือนในแต่ละเดือน
Payroll กับ Salary ต่างกันอย่างไร?
ทั้งสองคำใช้ในเรื่องการจ่ายค่าตอบแทนเหมือนกันและเกี่ยวข้องกัน แต่หมายถึงคนละระดับ สรุปความต่างไว้ในตารางนี้
| ด้าน | Payroll | Salary |
|---|---|---|
| ความหมาย | การทำเงินเดือนทั้งรอบ หรือบัญชีเงินเดือนของทั้งองค์กร | เงินเดือนของพนักงานแต่ละคน |
| ครอบคลุม | รายได้ทุกประเภท รายการหัก ภาษี ประกันสังคม การโอนเงิน และการยื่นแบบ | เฉพาะเงินเดือนพื้นฐานที่ตกลงกัน |
| เปลี่ยนแต่ละเดือนไหม | เปลี่ยนตามเวลาทำงาน วันลา ค่าล่วงเวลา และรายการหัก | คงที่จนกว่าจะปรับเงินเดือน |
| ใครดูแล | HR ฝ่ายบัญชี หรือผู้ให้บริการรับทำเงินเดือน | ตกลงกันระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง |
| เอกสารที่เกี่ยวข้อง | สลิปเงินเดือน ไฟล์โอนธนาคาร ภ.ง.ด.1 สปส.1-10 | สัญญาจ้าง หนังสือรับรองเงินเดือน |
Payroll (บัญชีเงินเดือน)
คำนี้ไม่ได้หมายถึงรายได้เพียงอย่างเดียว แต่รวมกระบวนการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินเดือน ตั้งแต่ข้อมูลเงินเดือน ภาษี ประกันสังคม รายการรับและรายการหักต่าง ๆ เมื่อคำนวณเสร็จ ขั้นสุดท้ายคือการจ่ายเงิน ซึ่งองค์กรส่วนใหญ่ทำไฟล์โอนเงินเดือนส่งธนาคารเพื่อโอนเข้าบัญชีพนักงานพร้อมกันทุกคน
Salary (เงินเดือน)
Salary แปลว่า เงินเดือน คือค่าจ้างที่นายจ้างกับลูกจ้างตกลงกันว่าจะจ่ายเป็นรายเดือนในจำนวนคงที่ ต่างจากค่าจ้างรายวันที่จ่ายตามจำนวนวันที่มาทำงานจริง Salary จึงเป็นเพียงรายการหนึ่งในงานทำเงินเดือน เพราะยอดที่พนักงานได้รับจริงในแต่ละเดือนต้องบวกรายได้อื่นและหักภาษี ประกันสังคม และรายการหักอื่นก่อน
สรุป ควรเลือกทำเงินเดือนด้วยวิธีไหน
องค์กรทำเงินเดือนได้ 3 วิธี คือ ทำเองด้วย Excel ใช้โปรแกรมเงินเดือน หรือจ้างผู้ให้บริการรับทำเงินเดือน (Payroll Outsourcing) ถ้าพนักงานไม่กี่คนและรายการหักไม่ซับซ้อน Excel ยังพอใช้ได้ แต่ถ้ามีค่าล่วงเวลา กะ และวันลาที่ต้องนำมาคิดทุกเดือน โปรแกรมเงินเดือนจะช่วยลดการคำนวณผิดและทำให้จ่ายเงินเดือนตรงเวลา
โปรแกรมเงินเดือน HumanSoft เป็นอีกหนึ่งตัวเลือกที่ช่วยจัดทำบัญชีเงินเดือน คำนวณค่าตอบแทน และจ่ายเงินเดือนให้มีประสิทธิภาพ ป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น และช่วยให้จ่ายเงินเดือนพนักงานได้ตรงเวลา หากสนใจสามารถติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ข้อมูลติดต่อด้านล่าง หรือทดลองใช้งานฟรี 30 วันได้เลย
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Payroll
ถาม : Payroll อ่านว่าอะไร และแปลว่าอะไร?
ตอบ : อ่านว่า เพย์-โรล แปลตรงตัวว่าบัญชีเงินเดือน คือรายชื่อพนักงานพร้อมยอดเงินที่ต้องจ่ายในแต่ละรอบ ในงาน HR ใช้หมายถึงการทำเงินเดือนทั้งกระบวนการ บางคนพูดสั้น ๆ ว่า "เปโร"
ถาม : HR Payroll กับ Payroll ต่างกันอย่างไร?
ตอบ : Payroll คืองานทำเงินเดือน ส่วน HR Payroll หรือ Payroll Officer คือตำแหน่งของคนที่รับผิดชอบงานนี้ในองค์กร อ่านหน้าที่และทักษะของตำแหน่งนี้ได้ที่ HR Payroll คืออะไร ทำหน้าที่อะไร
ถาม : ทำเงินเดือนแล้วต้องยื่นแบบอะไรกับหน่วยงานรัฐทุกเดือน?
ตอบ : ภาษีที่หัก ณ ที่จ่ายจากเงินเดือนพนักงานยื่นด้วยแบบ ภ.ง.ด.1 ต่อกรมสรรพากร ส่วนเงินสมทบประกันสังคมยื่นด้วยแบบ สปส.1-10 ต่อสำนักงานประกันสังคม ทั้งสองแบบต้องยื่นทุกเดือนที่มีการจ่ายเงินเดือน
ถาม : บริษัทเล็กจำเป็นต้องใช้โปรแกรมเงินเดือนหรือไม่?
ตอบ : ไม่จำเป็น กฎหมายไม่ได้บังคับว่าต้องใช้โปรแกรม บริษัทที่มีพนักงานไม่กี่คนใช้ Excel ทำเงินเดือนได้ แต่เมื่อมีค่าล่วงเวลา กะ และวันลาที่ต้องคิดทุกเดือน การใช้โปรแกรมเงินเดือนจะลดงานคีย์ซ้ำและลดการคำนวณผิด
ถาม : Payroll Outsourcing คืออะไร?
ตอบ : คือการจ้างผู้ให้บริการภายนอกทำเงินเดือนแทน เช่น คำนวณเงินเดือน ทำไฟล์โอนธนาคาร และเตรียมเอกสารที่ต้องยื่นต่อหน่วยงานรัฐ ขอบเขตงานขึ้นกับผู้ให้บริการแต่ละราย เหมาะกับองค์กรที่ไม่มีคนทำเงินเดือนโดยเฉพาะ
ถาม : ทำเงินเดือนแต่ละเดือนใช้เวลานานแค่ไหน?
ตอบ : ขึ้นกับจำนวนพนักงานและวิธีที่ใช้ ถ้าทำด้วย Excel เวลาส่วนใหญ่หมดไปกับการรวบรวมเวลาทำงาน วันลา และค่าล่วงเวลาจากหลายแหล่งมาคีย์ใหม่ ถ้าใช้โปรแกรมที่เชื่อมกับระบบลงเวลา ขั้นตอนนี้จะดึงข้อมูลมาให้อัตโนมัติ ดูขั้นตอนทั้งหมดได้ที่ ขั้นตอนทำเงินเดือนทั้งหมด
อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม
