การวางแผนกะการทำงานและวันหยุด

ระบบที่ช่วยให้พนักงานสามารถจัดตารางกะการทำงานและวันหยุดของตนเองได้โดยตรงผ่านแอปพลิเคชัน HumanSoft เพื่อลดภาระการจัดการของฝ่ายบุคคล (HR) และหัวหน้างาน โดยแผนที่พนักงานจัดทำจะถูกส่งกลับมายังระบบหลังบ้านเพื่อให้ HR ตรวจสอบและอนุมัติก่อนนำข้อมูลไปใช้ประมวลผลเวลาทำงานจริง

เงื่อนไขการใช้งาน

• พนักงานต้องติดตั้งและลงทะเบียนเข้าใช้งานแอปพลิเคชัน HumanSoft
• HR ต้องดำเนินการสร้าง "แผนกะการทำงาน" และระบุรายชื่อพนักงานที่เกี่ยวข้องในระบบหลังบ้านก่อน พนักงานจึงจะมองเห็นรายการแผนในแอปพลิเคชัน

1. การสร้างแผนโดย HR (ระบบ HRS)

1. ไปที่เมนู การประมวลผลเงินเดือน

2. จัดการเวลา > วางแผนกะการทำงาน - วันหยุด

3. คลิกปุ่ม เพิ่มแผนกะการทำงาน

4. ระบุรายละเอียด:

• ชื่อแผนกะการทำงาน
• ช่วงวันที่ (เริ่มต้น - สิ้นสุด)
• รายชื่อพนักงาน (สามารถเลือกตามสาขา, แผนก หรือรายบุคคล)

5. กด บันทึก เพื่อส่งแผนไปยังแอปพลิเคชันของพนักงาน

2. การจัดตารางโดยพนักงาน (HumanSoft Application)

1. เข้าแอปพลิเคชัน เลือกเมนูไอคอน "ขีด 3 ขีด" (☰)
2. เลือกเมนู จัดการเวลา > วางแผนกะการทำงาน - วันหยุด
3. เลือก "รอบเดือน" หรือ "ชื่อแผน" ที่ต้องการ
4. คลิก กรุณากรอกข้อมูล ในวันที่ที่ต้องการ เพื่อเลือกกะการทำงานหรือสถานะวันหยุด
5. เมื่อจัดครบถ้วนแล้ว กดไอคอน บันทึก และกดปุ่ม ส่งขออนุมัติ

3. การนำเข้าข้อมูลการวางแผนกะการทำงานโดย HR

1. ไปที่รายการแผนเดิม แล้วคลิกไอคอน "i"
2. คลิกดาวน์โหลด "เทมเพลต" เพื่อกรอกข้อมูลกะการทำงาน
3. กรอกข้อมูลวางแผนกะการทำงาน ลงในเทมเพลต Excel
4. แล้วคลิกปุ่ม "เลือกไฟล์" เพื่ออัปโหลดไฟลล์ที่กรอกเสร็จแล้ว
5. กดปุ่ม "Finish"

การนำข้อมูลไปใช้

1. เลือก "รายชื่อ" พนักงาน
2. คลิกปุ่ม "Apply"

การจัดการข้อมูล

• ตัวเลือกการ Apply: ในขั้นตอนการกด Apply HR สามารถเลือกนำข้อมูลไปใช้ได้ 3 รูปแบบ:

1. ทั้งหมด (All): นำเข้าทั้งกะการทำงานและวันทำงาน/วันหยุด

2. กะการทำงาน (Shift Only): นำเข้าเฉพาะกะการทำงาน

3. วันทำงาน/วันหยุด (Work/Off Days Only): นำเข้าเฉพาะสถานะวันทำงานหรือวันหยุด

• หลังจากกด Apply ข้อมูลจะถูกซิงก์ไปยังหน้า คำนวณเงินเดือนรายบุคคล ในแท็บตารางเวลาการทำงานโดยอัตโนมัติ

คำแนะนำ:

• แผนกะการทำงานที่ HR สร้างขึ้นจะมีสถานะเป็น "แบบร่าง" จนกว่าพนักงานจะส่งอนุมัติและ HR กด Finish/Apply
• หากพนักงานยังไม่ส่งขออนุมัติ ข้อมูลเวลาทำงานในระบบจะยังคงเป็นไปตามตารางมาตรฐานเดิม
• การจัดตารางผ่านแอปฯ ช่วยป้องกันความผิดพลาดจากการสื่อสาร และเพิ่มความยืดหยุ่นในหน้างานที่มีการเปลี่ยนกะบ่อย

พนักงานมีส่วนร่วมในการจัดการเวลาทำงานของตนเอง ข้อมูลกะและวันหยุดที่ได้รับอนุมัติจะถูกนำไปใช้คำนวณเงินเดือนและตรวจสอบเวลาเข้า-ออกงานได้อย่างแม่นยำ โดยพนักงานสามารถตรวจสอบตารางที่อนุมัติแล้วได้ทันทีผ่านเมนู ตารางเวลาการทำงาน ในแอปพลิเคชัน

FAQ (คำถามที่พบบ่อย)

Q: พนักงานสามารถแก้ไขแผนหลังจากกด "ส่งขออนุมัติ" ได้หรือไม่?

• A: เมื่อกดส่งขออนุมัติแล้ว แผนจะถูกล็อคเพื่อรอการตรวจสอบ หากต้องการแก้ไข พนักงานต้องประสานงานให้ HR ปฏิเสธหรือแก้ไขให้จากระบบหลังบ้าน

Q: ทำไมพนักงานมองไม่เห็นแผนในแอปพลิเคชัน?

• A: ตรวจสอบว่า HR ได้เพิ่มรายชื่อพนักงานคนนั้นเข้าไปในแผนแล้วหรือไม่ และช่วงวันที่ของแผนครอบคลุมวันที่ปัจจุบันหรือไม่

Q: HR สามารถอนุมัติแผนพร้อมกันหลายคนได้หรือไม่?

• A: ได้ ในหน้าสรุปแผน HR สามารถเลือกพนักงานหลายคนและกดปุ่ม Apply เพื่อดำเนินการพร้อมกันได้