การจัดกำลังพล

การจัดกำลังพล คือฟังก์ชันสำหรับบริหารจัดการและตรวจสอบจำนวนพนักงานในแต่ละสาขาหรือหน่วยงาน (สำหรับบริษัทที่มีหลายสำนักงาน) เพื่อให้มั่นใจว่ามีกำลังคนเพียงพอต่อการปฏิบัติงานในแต่ละวัน ระบบจะแสดงผลในรูปแบบตารางปฏิทินที่ระบุชัดเจนว่าพนักงานแต่ละคนปฏิบัติงานที่สาขาใด

เงื่อนไขการใช้งาน

• ต้องมีการกำหนดรายชื่อสาขาหรือหน่วยงานในระบบ "ข้อมูลองค์กร" เรียบร้อยแล้ว
• ผู้ใช้งานต้องมีสิทธิ์ระดับ ผู้ดูแลระบบ หรือฝ่ายบุคคลที่ดูแลด้านการจัดการเวลา

1. การตั้งค่าสีประจำสาขา

1. ไปที่ ข้อมูลองค์กร

2. เลือกที่ โครงสร้างองค์กร

3. คลิกไอคอน ปากกา (แก้ไข) หลังชื่อสาขาที่ต้องการ

4. เลือกสี เพื่อใช้เป็นสัญลักษณ์แทนสาขานั้นในตารางจัดกำลังพล และกด บันทึก

2. การจัดกำลังพล เพื่อจัดสรรจำนวนพนักงาน

1. ไปที่ การประมวลผลเงินเดือน

2. จัดการเวลา > จัดการกะการทำงาน-วันหยุด

3. เลือก จัดการกำลังพล

4. ระบุเงื่อนไข (สาขา, ตำแหน่ง, รายชื่อ) และเลือกมุมมอง (รายเดือน/รายสัปดาห์) จากนั้นกด ค้นหา

5. คลิกปุ่ม จัดการกำลังพล

6. เลือกสาขาที่ต้องการให้พนักงานไปปฏิบัติงาน

7. วิธีการเลือก:

ไอคอนลูกศรหลังชื่อพนักงาน: จัดกำลังพลเฉพาะรายบุคคลในวันนั้น

ไอคอนลูกศรที่หัวตารางวันที่: จัดกำลังพลให้พนักงาน "ทุกคน" ในวันดังกล่าว

8. กด บันทึก เพื่อยืนยันข้อมูล

3. การนำเข้าข้อมูลกำลังพล

1. ในหน้า จัดการกำลังพล หลังจากกดค้นหาแล้ว ให้เลื่อนลงด้านล่างสุดและคลิกปุ่ม Template เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ Excel

2. กรอก รหัสสาขา (ดูได้จากหน้าโครงสร้างองค์กร) ลงในไฟล์ให้ตรงกับพนักงานและวันที่ต้องการ

3. กลับมาที่ระบบ คลิก เลือกไฟล์ > เลือกไฟล์ Excel ที่เตรียมไว้ > คลิกปุ่ม Upload

4. ตรวจสอบผลการนำเข้าได้ที่เมนู ประวัติการนำเข้าข้อมูล

4. การตรวจสอบกำลังพล

1. ในหน้า จัดการกำลังพล หลังจากค้นหาข้อมูลแล้ว ให้เลือกแท็บ สาขา/หน่วยงาน

2. ระบบจะสรุปยอดรวมจำนวนพนักงานที่เข้าปฏิบัติงานในแต่ละวันแยกตามสาขา เพื่อให้ HR ตรวจสอบความเพียงพอของกำลังคน

การจัดการข้อมูล

• การนำเข้าผ่าน Excel ต้องใช้ "รหัสสาขา" ให้ตรงกับที่ตั้งค่าไว้ในระบบเท่านั้น
• ข้อมูลที่ระบุในหน้าจัดการกำลังพลจะแสดงผลตามสีที่ตั้งค่าไว้ ช่วยให้ตรวจสอบความผิดพลาดด้วยตาได้ง่ายขึ้น

คำแนะนำ: หากมีการกด "รีเซ็ตค่าตั้งต้น" หรือ "รีเซ็ตกะงาน" ข้อมูลการจัดกำลังพลที่เคยทำไว้อาจได้รับผลกระทบ โปรดตรวจสอบ ประวัติการนำเข้า เพื่อกู้คืนข้อมูลจากไฟล์เดิมหากจำเป็น

ผู้ดูแลระบบสามารถวางแผนกำลังคนล่วงหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ป้องกันปัญหาพนักงานขาดแคลนในบางสาขา และสามารถดึงรายงานตรวจสอบได้ทันทีว่าในแต่ละวันมีพนักงานปฏิบัติงานจริงอยู่ที่ใดบ้าง

FAQ (คำถามที่พบบ่อย)

Q: รหัสสาขาดูได้จากที่ไหน

• A: ดูได้ที่เมนู ข้อมูลองค์กร > โครงสร้างองค์กร รหัสจะปรากฏอยู่หน้าชื่อสาขาหรือในหน้าแก้ไข

Q: สามารถจัดพนักงานไปทำงาน 2 สาขาในวันเดียวกันได้ไหม

• A: ระบบรองรับการระบุสาขาหลักปฏิบัติงาน 1 แห่งต่อ 1 ช่วงเวลาทำงานในวันนั้น

Q: ถ้าลืมตั้งค่าสี สาขาจะแสดงผลอย่างไร

• A: ระบบจะแสดงเป็นสีมาตรฐาน (Default) ซึ่งอาจทำให้แยกแยะสาขาในตารางปฏิทินได้ยากขึ้น แนะนำให้ตั้งค่าสีให้ครบถ้วน