การจัดกำลังพล
การจัดกำลังพล ใช้สำหรับจัดสรรและตรวจสอบจำนวนพนักงานในแต่ละสาขา เพื่อบริหารจำนวนพนักงานให้เพียงพอต่อการทำงานในแต่ละหน่วยงาน หรือสาขาต่างๆ กรณีที่บริษัทนั้นๆมีหลายสำนักงานสาขาซึ่งการจัดกำลังพลจะมีหน้าตารางที่นำไว้ตรวจสอบข้อมูลว่าพนักงานแต่ละคนในแต่ละวันทำงานที่บริษัทหรือสาขาใด โดยการจัดกำลังพลจะแบ่งการทำงานเป็น 4 รูปแบบ ดังนี้
- 1.ตั้งค่าสีของแต่ละสาขา/หน่วยงาน
- 2.การจัดกำลังพล เพื่อจัดสรรจำนวนพนักงาน
- 3.การนำเข้ากำลังพล เพื่อจัดสรรจำนวนพนักงาน
- 4.การตรวจสอบกำลังพล
1.ตั้งค่าสีของแต่ละสาขา/หน่วยงาน
การตั้งค่าสีของแต่ละสาขา/หน่วยงาน เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้สามารถแยกพนักงานแต่ละสาขาหรือหน่วยงานต่างๆ ได้อย่างชัดเจนมากยิ่งขึ้น สามารถดำเนินการตั้งค่าสีได้ตามขั้นตอนดังนี้
1.เข้าสู่เมนู ข้อมูลองค์กร
2.เลือกเมนู “โครงสร้างองค์กร”
3.เมื่อเข้าสู่หน้าโครงสร้างองค์กรแล้ว ให้เลือกที่ไอคอน “ดินสอ” เพื่อแก้ไขในรายการสำนักงานสาขา/บริษัทที่ต้องการ
4.จากนั้น “เลือกสี” ที่ต้องการใช้งานจากตัวเลือกที่มี
5.เลือก “บันทึก” เพื่อยืนยันการตั้งค่า
2.การจัดกำลังพล เพื่อจัดสรรจำนวนพนักงาน
การจัดกำลังพล เพื่อจัดกำลังพลในการทำงานของแต่ละวันนั้น สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอน ดังนี้
1.เข้าสู่เมนู การประมวลผลเงินเดือน
2.ไปที่เมนู “จัดการเวลา” และเลือก “จัดการกะการทำงาน-วันหยุด”
3.เมื่อเข้าสู่หน้าจัดการกะการทำงาน-วันหยุด ให้เลือกที่ “จัดการกำลังพล”
4.ให้กำหนดเงื่อนไขที่ต้องการจัดการกำลังพล โดยสามารถเลือกได้ตามสาขา/หน่วยงาน, ตำแหน่ง, ชื่อพนักงานรายบุคคล และเลือกมุมมองการจัดการกำลังพลทั้งรายเดือนและรายสัปดาห์ และเลือก “ค้นหา” เพื่อแสดงข้อมูลที่ต้องการ
5.ระบบจะแสดงข้อมูลตามเงื่อนไขการค้นหา ให้เลือกที่ “จัดการกำลังพล”
6.เลือกบริษัทหรือสาขาที่ต้องการให้พนักงานไปปฏิบัติงาน
7.หากเลือกไอคอน “ลูกศร” ที่รายชื่อพนักงานรายบุคคล หมายถึง การจัดกำลังพลเฉพาะรายบุคคล
8.หากเลือกไอคอน “ลูกศร” ที่ช่องวันที่ หมายถึง การจัดกำลังพลให้กับพนักงานทั้งหมดในวันดังกล่าว
9.เลือก “บันทึก” เพื่อยืนยันและบันทึกข้อมูลการจัดกำลังพล
3.การนำเข้ากำลังพล เพื่อจัดสรรจำนวนพนักงาน
การจัดกำลังพลจากการนำเข้าข้อมูล สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้
1.เข้าสู่เมนูการประมวลผลเงินเดือน
2.ไปที่เมนู “จัดการเวลา” และเลือกที่ “จัดการกะการทำงาน-วันหยุด”
3.เมื่อเข้าสู่หน้าจัดการกะการทำงาน-วันหยุด ให้เลือกที่ “จัดการกำลังพล”
4.กำหนดเงื่อนไขที่ต้องการจัดการกำลังพล โดยสามารถเลือกได้ตามสาขา/หน่วยงาน, ตำแหน่ง, ชื่อพนักงานรายบุคคล และเลือกมุมมองการจัดการกำลังพลทั้งรายเดือนและรายสัปดาห์ และเลือก “ค้นหา” เพื่อเริ่มการจัดการกำลังพล
5.เมื่อทำการค้นหาเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงข้อมูลการจัดการกำลังพลตามตัวกรองที่เลือกไว้ จากนั้นเลื่อนลงมาที่ด้านล่างสุดของหน้า และเลือกที่ “Template” เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลตสำหรับกรอกข้อมูลจัดการกำลังพลก่อนนำเข้าระบบ
6.หลังจากดาวน์โหลด Template แล้วให้กรอกรหัสสาขา โดยนำรหัสจากหน้าโครงสร้างองค์กร มากรอกในเทมเพลตเพื่อทำการจัดสรรจำนวนพนักงานว่าต้องทำงานที่สาขาไหนและทำการบันทึกไฟล์
โดยสามารถดูคู่มือการนำเข้าข้อมูลจัดการกำลังพลอย่างละเอียดได้ที่นี่
7.หลังจากกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้วให้ “เลือกไฟล์” ที่ต้องนำเข้าข้อมูล
8.เลือก “Upload” เพื่อนำเข้าไฟล์ข้อมูลจัดการกำลังพล
9.จากนั้นสามารถตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูลได้ว่าข้อมูลที่นำเข้าไปทั้งหมดนั้น นำเข้าสำเร็จกี่รายการ และข้อมูลผิดพลาดกี่รายการ
ข้อควรระวัง: หากมีการนำเข้ากะการทำงาน หรือวันทำงาน-วันหยุดของพนักงานแล้วเกิดการกดรีเซต ไม่ว่าจะเป็นรีเซตค่าตั้งต้น, รีเซตเฉพาะกะการทำงาน หรือรีเซตเฉพาะวันหยุด สามารถตรวจสอบประวัติการนำเข้าในระบบได้ โดยประวัติการนำเข้าจะเก็บข้อมูลของไฟล์ที่ถูกนำเข้าไว้ทั้งหมด
4.การตรวจสอบกำลังพล
การตรวจสอบกำลังพล สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้
1.เข้าสู่เมนูการประมวลผลเงินเดือน และเลือกที่ “จัดการกะการทำงาน-วันหยุด”
2.เมื่อเข้าสู่หน้าจัดการกะการทำงาน-วันหยุด ให้เลือกที่ “จัดการกำลังพล”
3.กำหนดเงื่อนไขที่ต้องการตรวจสอบกำลังพล จากนั้นเลือก “ค้นหา” เพื่อเริ่มการตรวจสอบกำลังพล
4.จากนั้นให้เลือกที่ “สาขา/หน่วยงาน” ซึ่งจะแสดงรายละเอียดว่า ในแต่ละวันมีพนักงานสังกัดอยู่ในสาขา/หน่วยงานเท่าไหร่ของการทำงานแต่ละวัน
สรุปได้ง่ายๆ ดังนี้
การจัดกำลังพล เป็นการจัดสรรและตรวจสอบจำนวนพนักงานในแต่ละสาขา เพื่อบริหารจำนวนพนักงานให้เพียงพอต่อการทำงานแต่ละหน่วยงานหรือสาขา ซึ่งการจัดกำลังพลจะมีหน้าตารางที่นำไว้ตรวจสอบข้อมูลว่าพนักงานแต่ละคนในแต่ละวันทำงานที่บริษัทหรือสาขาใด
