ร้องเรียน

การร้องเรียน เป็นฟังก์ชันที่เปิดโอกาสให้พนักงานส่งเรื่องร้องเรียน หรือแจ้งเบาะแสต่าง ๆ ภายในองค์กรผ่านแอปพลิเคชันหรือเว็บไซต์ เพื่อให้ฝ่ายบุคคล (HR) รับทราบและดำเนินการตรวจสอบตามขั้นตอน โดยระบบรองรับการแนบหลักฐานภาพถ่าย และมีตัวเลือกด้านความเป็นส่วนตัว (เปิดเผยหรือปกปิดรายชื่อ) เพื่อความปลอดภัยของผู้แจ้ง

เงื่อนไขในการใช้งาน

• พนักงานต้องมีบัญชีใช้งานในระบบ HumanSoft
• ฝ่ายบุคคล (HR) ต้องมีการตั้งค่า "ประเภทการร้องเรียน" ไว้ในระบบเบื้องต้นเพื่อให้พนักงานเลือกหมวดหมู่ได้

1. การร้องเรียนผ่านแอปพลิเคชัน

1. เข้าแอปพลิเคชัน HumanSoft เลือกเมนูไอคอน "ขีด 3 ขีด" (☰)

2. เลือกเมนู "ยื่นเอกสาร"

3. เลือกหัวข้อเอกสาร "ร้องเรียน"

4. เลือก "ประเภทการร้องเรียน" ที่ต้องการแจ้ง

5. กรอกรายละเอียดเนื้อหา และแนบรูปภาพหลักฐาน (ถ้ามี)

6. การระบุตัวตน: * หากเลือก "ยินยอมเปิดเผยข้อมูล": ระบบจะแสดงชื่อผู้แจ้งให้ HR ทราบ

• หากเลือก "ไม่ยินยอม": ระบบจะปิดบังชื่อผู้แจ้ง

7. กด "บันทึก" และยืนยันการส่ง ข้อมูลจะถูกส่งไปยังระบบของ HR ทันที

2. การร้องเรียนผ่านเว็บไซต์ (Web Browser)

1. เข้าสู่เมนู การประมวลผลเงินเดือน

2. ไปที่เมนู จัดการเอกสาร > เลือก ร้องเรียน

3. คลิกปุ่ม "เพิ่มการร้องเรียน"

4. ระบุรายละเอียดตามแบบฟอร์มให้ครบถ้วนและถูกต้อง

5. กด "บันทึก" เพื่อยืนยันการยื่นเรื่อง

3. การดาวน์โหลดรายงานร้องเรียน

1. เข้าสู่เมนู รายงาน

2. ไปที่กลุ่ม ประวัติพนักงาน > เลือก รายงานร้องเรียน

3. เลือกรูปแบบไฟล์ที่ต้องการดาวน์โหลด (PDF หรือ Excel)

สถานะการพิจารณาเอกสารร้องเรียน

เมื่อยื่นเรื่องแล้ว เอกสารจะถูกจัดลำดับตาม 3 สถานะ ดังนี้:

1. รอพิจารณา: เรื่องถูกส่งถึง HR แล้ว แต่ยังไม่ได้เริ่มดำเนินการ

2. กำลังดำเนินการ: HR อยู่ระหว่างการตรวจสอบข้อเท็จจริงหรือมูลเหตุที่แจ้ง

3. พิจารณาแล้ว: การตรวจสอบและแก้ไขปัญหาเสร็จสิ้นเรียบร้อยแล้ว

คำแนะนำ:

• การเลือกไม่ยินยอมเปิดเผยข้อมูล จะช่วยปกป้องตัวตนพนักงานในกรณีแจ้งเรื่องทุจริตหรือเรื่องที่ละเอียดอ่อน
• การแนบรูปภาพที่ชัดเจนจะช่วยให้ HR ดำเนินการตรวจสอบได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

องค์กรมีช่องทางสื่อสารที่ปลอดภัยสำหรับพนักงาน ช่วยให้ปัญหาภายในถูกแก้ไขอย่างเป็นระบบ มีหลักฐานตรวจสอบได้ และฝ่ายบริหารสามารถนำรายงานไปวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงวัฒนธรรมองค์กรให้ดียิ่งขึ้น

FAQ (คำถามที่พบบ่อย)

Q: หากเลือกไม่ยินยอมเปิดเผยข้อมูล HR จะรู้ไหมว่าใครเป็นคนแจ้ง

• A: ระบบจะทำการปิดบังชื่อผู้แจ้งในหน้าจอของ HR เพื่อรักษาความลับและความปลอดภัยของผู้แจ้ง

Q: สามารถแนบรูปภาพได้สูงสุดกี่รูป

• A: ระบบรองรับการแนบรูปภาพเพื่อเป็นหลักฐานประกอบการพิจารณา (แนะนำให้เลือกรูปที่สำคัญที่สุดเพื่อให้ข้อมูลกระชับ)

Q: จะทราบได้อย่างไรว่าเรื่องที่แจ้งไปถูกแก้ไขแล้ว

• A: พนักงานสามารถตรวจสอบสถานะได้ในแอปพลิเคชัน หากเปลี่ยนเป็นสถานะ "พิจารณาแล้ว" หมายถึงกระบวนการเสร็จสิ้น