พนักงานไม่สามารถขอเอกสารโอทีได้ แสดงผิดพลาด
"ไม่สามารถขอเอกสารได้ เนื่องจากเกินกำหนดวันที่ร้องขอเอกสารแล้ว"
เมื่อพนักงานขอเอกสารโอที มีแจ้งเตือนข้อผิดพลาด “ไม่สามารถขอเอกสารได้ เนื่องจากเกินกำหนดวันที่ร้องขอเอกสารแล้ว” สาเหตุของปัญหาดังกล่าวเกิดจาก การตั้งค่าป้องกันการจัดการเอกสารย้อนหลังไว้
หากพนักงานมีความจำเป็นต้องยื่นขอเอกสารโอที เมื่อเกินกำหนดระยะผ่อนปรน พนักงานจะต้องแจ้งให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เป็นผู้ดำเนินการยื่นเอกสารโอทีให้ได้เลย ซึ่ง HR สามารถขอเอกสารโอทีแทนพนักงานได้ ผ่าน HRS แม้ว่าการขอลานั้นจะเกินจำนวนวันที่สามารถขอเอกสารได้แล้วก็ตาม เนื่องจาก HR มีสิทธิ์ในการยื่นเอกสารที่ผ่านข้อจำกัดนี้ได้
ตัวอย่างเช่น :
- กำหนดให้วันที่สิ้นสุดรอบคำนวณเงินเดือนคือวันที่ 31 สิงหาคม
- ตั้งค่าการป้องกัน และกำหนดระยะเวลาผ่อนปรนเท่ากับ 2 วัน
ดังนั้น ช่วงเวลาตั้งแต่วันที่ 1 กันยายน จนถึง วันที่ 2 กันยายน พนักงานจะยังสามารถขอ/อนุมัติ/ตรวจสอบ/แก้ไข เอกสารได้
หากต้องการตรวจสอบ หรือแก้ไขการตั้งค่า สามารถดำเนินการได้ดังนี้
- มาที่เมนูตั้งค่า
- เลือก “ตั้งค่าทั่วไป”
- มาที่เมนูย่อย “กำหนดข้อจำกัด”
- ตรวจสอบ “ตั้งค่าป้องกันการจัดการเอกสารย้อนหลัง” หรือแกแก้ไขการตั้งค่า และกดบันทึก
ทั้งนี้ หากต้องการจำกัดจำนวนวันที่พนักงานสามารถขอเอกสารโอที หลังวันสุดท้ายของรอบการคำนวณ ไม่จำเป็นต้องเข้าไปแก้ไขการตั้งค่าเพิ่มเติม เว้นแต่มีความต้องการที่จะเปลี่ยนแปลงจำนวนวันที่กำหนดไว้
