พนักงานไม่สามารถขอเอกสารเปลี่ยนกะการทำงานได้ เนื่องจากวันที่ต้องการเปลี่ยนแปลงถูกจำกัดไม่ให้แก้ไขได้แล้ว
เมื่อพนักงานยื่นขอเอกสารเปลี่ยนกะการทำงาน และระบบแสดงข้อความแจ้งเตือนว่า “เนื่องจากวันที่ต้องการเปลี่ยนแปลง ถูกจำกัดไม่ให้แก้ไขได้แล้ว” อาจเกิดจาก 3 สาเหตุหลัก ดังนี้
- ไม่มีรายชื่อพนักงานอยู่ในรอบการคำนวณเงินเดือน: พนักงานยังไม่ได้ถูกเพิ่มรายชื่อในรอบการคำนวณเงินเดือนปัจจุบัน
- ยังไม่ได้สร้างรอบการคำนวณเงินเดือน: รอบการคำนวณเงินเดือนสำหรับเดือนที่พนักงานต้องการเปลี่ยนกะการทำงานยังไม่ได้ถูกสร้าง
- ปิดงวดบัญชีไปแล้ว: รอบการคำนวณเงินเดือนดังกล่าวถูกปิดบัญชีไปแล้ว ทำให้ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้
สำหรับวิธีการแก้ไข มีดังนี้
1.กรณีที่ไม่มีรายชื่อพนักงานอยู่ในรอบการคำนวณเงินเดือน
สามารถเพิ่มรายชื่อพนักงานในรอบการคำนวณเงินเดือน ดังนี้
1.ไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"
2.เลือก "การคำนวณเงินเดือน"
3.มาที่ "คำนวณเงินเดือน"
4.เลือกรอบเดือนที่ต้องการ
5.มาที่เมนู "คำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร" เลือก "งวดเต็ม"
6.กดสร้างรายชื่อ
- "สร้างรายชื่อ (Only Active)" ในกรณีที่พนักงานมีสถานะ Active
- "สร้างรายชื่อ (Inactive)" ในกรณีที่เป็นพนักงานลาออกไปแล้ว
คำแนะนำ: หากสร้างรอบคำนวณล่วงหน้าไว้ (เช่น รอบเดือนสิงหาคมในขณะที่ยังอยู่ในเดือนกรกฎาคม) และมีการเพิ่มพนักงานใหม่ทีหลัง ต้องเข้าไปที่รอบคำนวณของเดือนสิงหาคมและกด สร้างรายชื่อ (Only Active) อีกครั้งเพื่ออัปเดตรายชื่อพนักงานใหม่
2.กรณีที่ยังไม่ได้สร้างรอบการคำนวณเงินเดือน
สามารถแก้ไขได้ โดยกดสร้างรอบการคำนวณเงินเดือนใหม่ได้ ดังนี้
1.ไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"
2.เลือก "การคำนวณเงินเดือน"
3.มาที่ "คำนวณเงินเดือน"
4.เลือกรอบเดือนที่ต้องการ
5.กด "เซ็ตค่าตั้งต้น" และกดยืนยัน
3.กรณีปิดงวดบัญชีไปแล้ว
สามารถแก้ไขได้ โดยการปลดล็อกรอบการคำนวณเงินเดือนได้ ดังนี้
1.ไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"
2.เลือก "การคำนวณเงินเดือน"
3.มาที่ "คำนวณเงินเดือน"
4.เลือกรอบเดือนที่ต้องการปลดล็อก
5.และไปที่เมนู "ปิดงวดบัญชี"
6.กดปุ่ม "ปลดล็อก" และยืนยันการทำรายการ
ข้อควรระวัง: การปลดล็อกงวดบัญชีที่ปิดไปแล้วอาจทำให้ยอดเงินเดือนสุทธิของพนักงานหรือรายงานต่าง ๆ ที่เคยทำไปแล้วเกิดการเปลี่ยนแปลงได้ ดังนั้น ควรตรวจสอบข้อมูลให้ละเอียดอีกครั้งก่อนปิดงวดใหม่
