พนักงานไม่สามารถขอเอกสารลางานได้แสดงผิดพลาด
"การลาครั้งนี้เกินโควตาแล้ว"
เมื่อพนักงานขอเอกสารการลามีแจ้งเตือนข้อผิดพลาด “การลาครั้งนี้เกินโควตา” จะมีจุดสังเกตุ คือ โควตาการลา : 0.00/0.00 วัน
ซึ่งในกรณีดังกล่าว มีอยู่ด้วยกันหลายสาเหตุ เช่น
- พนักงานยังไม่เข้าเงื่อนไขการได้รับโควตาการลา : อาจเป็นไปได้ว่าพนักงานยังไม่ครบตามเกณฑ์หรือระยะเวลาที่กำหนดในการได้รับสิทธิ์วันลาในประเภทนั้นๆ (เช่น พนักงานยังไม่ผ่านช่วงทดลองงาน หรืออายุงานยังไม่ครบระยะเวลาที่กำหนด)
- ไม่มีการตั้งค่าในประเภทพนักงานของการลาประเภทดังกล่าว : ประเภทการลาที่พนักงานเลือกอาจยังไม่ได้ถูกกำหนดเงื่อนใขไว้ในประเภทพนักงานนั้น ๆ ทำให้ระบบไม่ทราบว่าพนักงานมีสิทธิ์ในการลาประเภทนั้น
- HR ยังไม่ได้กด “คืนค่าตั้งต้นโควตาการลา” ให้พนักงาน : แม้พนักงานจะเข้าเงื่อนไขของการได้รับโควตาการลาแล้ว แต่ HR ยังไม่ได้กดคืนค่าตั้งต้นของโควตาการลาให้กับพนักงาน ทำให้โควตาการลาของพนังงานไม่แสดง
สำหรับวิธีการแก้ไขในแต่ละสาเหตุ มีดังนี้
1. พนักงานยังไม่เข้าเงื่อนไขการได้รับโควตาการลา
สามารถตรวจสอบเงื่อขไขในการตั้งค่าไม่ว่าจะเป็นการนับอายุงานจากวันที่เริ่มงาน หรือวันที่บรรจุ, ระยะเวลาทำงานที่กำหนดไว้ ซึ่งแก้ไขได้โดย
- ตรวจสอบการตั้งค่า โดยมาที่เมนูตั้งค่า
- เลือก “ตั้งค่าการคำนวณ”
- มาที่ “ตั้งค่าประเภทการลา”
- ตรวจสอบ หรือเลือกประเภทการลาดังกล่าวเพื่อแก้ไข
- การนับอายุงาน : ตรวจสอบว่าระบบนับอายุงานจากวันที่เริ่มงาน หรือวันที่บรรจุ
- ระยะเวลาทำงานที่กำหนดไว้ : ตรวจสอบเกณฑ์ระยะเวลาทำงานที่พนักงานต้องผ่านก่อนจะได้รับโควตา
ทั้งนี้ หากมีการตั้งค่าเงื่อนไขของการนับอายุงาน และเกณฑ์การได้รับสิทธิลาไว้อย่างเหมาะสมแล้ว ไม่จำเป็นต้องเข้าไปแก้ไขการตั้งค่าเพิ่มเติม เว้นแต่มีความต้องการปรับเปลี่ยนนโยบาย หรือเงื่อนไขเดิม
2.ไม่มีการตั้งค่าในประเภทพนักงาน ของการลาประเภทดังกล่าว
ระบบจะไม่สามารถคำนวณโควตาการลาให้พนักงานได้ หาก ยังไม่มีการตั้งค่าโควตาสำหรับ ประเภทพนักงาน นั้น ๆ ซึ่งอาจส่งผลให้ระบบแสดงโควตาเป็น 0.00/0.00 วัน และไม่สามารถขอเอกสารการลาได้
สามารถตรวจสอบเงื่อขไขในการตั้งค่า “ระยะเวลาทำงาน” ที่กำหนดไว้ ซึ่งแก้ไขได้โดย
- ตรวจสอบการตั้งค่า โดยมาที่เมนูตั้งค่า
- เลือก “ตั้งค่าการคำนวณ”
- มาที่ “ตั้งค่าประเภทการลา”
- เลือกประเภทการลาดังกล่าวเพื่อแก้ไข
- ตรวจสอบว่าได้กำหนดสิทธิให้กับ ประเภทพนักงานที่เกี่ยวข้องหรือไม่ หากยังไม่มี ให้กดปุ่ม “เพิ่มโควตา”
- กรอกข้อมูลให้ครบถ้วน เช่น ประเภทพนักงาน, ระยะเวลาทำงาน, จำนวนวันที่ได้รับโควตา
- เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว กด “บันทึก”
ทั้งนี้ หากมีการตั้งค่าเงื่อนไขสำหรับพนักงานแต่ละประเภท รวมถึง เกณฑ์การได้รับสิทธิ์ลาไว้อย่างเหมาะสมแล้ว ไม่จำเป็นต้องเข้าไปแก้ไขการตั้งค่าเพิ่มเติม เว้นแต่มีความต้องการปรับเปลี่ยนนโยบาย หรือเงื่อนไขเดิม
3.HR ยังไม่ได้กด “คืนค่าตั้งต้นโควตาการลา” ให้พนักงาน
หากพนักงานเข้าเงื่อนไขการได้รับโควตาการลาแล้ว แต่ถ้าหาก HR ยังไม่ได้ดำเนินการคืนค่าตั้งต้น ระบบจะยังไม่แสดงโควตา และพนักงานจะไม่สามารถยื่นขอเอกสารลาได้
สามารถตรวจสอบ หรือแก้ไขโควตาการลาที่ได้รับของพนักงาน ได้ดังนี้
- มาที่เมนู การประมวลผลเงินเดือน
- มาที่ “จัดการโควตาการลา”
- หลังจากนั้นเลือก “พนักงาน” และ “ปี” ที่ต้องการค้นหา และกด “แก้ไข”
- เลือกประเภทการลาที่ต้องการ หลังจากนั้นกด “คืนค่าตั้งต้น” หรือกดคืนค่าตั้งต้นที่ประเภทการลานั้น ๆ
- เมื่อเรียบร้อยแล้ว กด “บันทึก”
หลังจากดำเนินการตามขั้นตอนเรียบร้อยแล้ว พนักงานจะได้รับโควตาการลาตามสิทธิ์ที่ควรจะได้รับ ตามการตั้งค่าในประเภทการลานั้น ๆ
