พนักงานไม่สามารถขอเอกสารลางานได้ แสดงผิดพลาด

“ไม่สามารถบันทึก เพราะต้องลาล่วงหน้าอย่างน้อย xx วัน”

  เมื่อพนักงานขอเอกสารการลา มีแจ้งเตือนข้อผิดพลาด “ไม่สามารถบันทึก เพราะต้องลาล่วงหน้าอย่างน้อย xx วัน” มีสาเหตุมาจากในวันที่ ที่พนักงานยื่นเอกสารนั้น ไม่ได้ยื่นเอกสารล่วงหน้าก่อนวันที่ต้องการลางาน ซึ่งมาจากการตั้งค่าการกำหนดลาล่วงหน้า ของประเภทการลาดังกล่าว

หากพนักงานมีความจำเป็นต้องยื่นขอเอกสารการลา สามารถแจ้ง HR เพื่อทำการยื่นเอกสารให้กับพนักงานได้เลย ซึ่ง HR สามารถขอเอกสารการลาแทนพนักงานได้ ผ่าน HRS ถึงแม้ว่าในการขอเอกสารการลาครั้งนี้ จะเกินจำนวนวันที่สามารถขอเอกสารได้แล้ว เนื่องจาก HR จะมีสิทธิในการขอเอกสารการลาทะลุจำนวนวันในการขอเอกสารได้

วิธี และข้อควรระวังในการขอเอกสารลางาน กรณีที่กำหนดลาล่วงหน้าไว้ มีดังนี้

1.ขอเอกสารการลา “หลังเวลาเริ่มงานในวันที่ยื่นเอกสาร”

หากพนักงานยื่นขอเอกสารการลา หลังจากเวลาเริ่มงาน ไปแล้ว และการลาประเภทนั้นมีการกำหนดให้ "ลาล่วงหน้า" เป็นจำนวนวัน เช่น 3 วัน ระบบจะเริ่มนับวันถัดไปจากวันที่พนักงานยื่นเอกสารเป็นวันแรกของการล่วงหน้า

ตัวอย่าง:

• วันที่ปัจจุบันที่ยื่นขอ: 19 มิถุนายน 2568 เวลา 09:00 น. (พนักงานเริ่มงาน 08:00 น. ในวันนั้น)
• วันที่ต้องการลา: 22 มิถุนายน 2568 เวลา 08:00 – 17:30 น.
• การตั้งค่าประเภทการลา: กำหนดให้ลาล่วงหน้า 3 วัน

ในกรณีนี้ ระบบจะนับวันที่ 20 มิถุนายน 2568 เป็นวันลาล่วงหน้าวันที่ 1, วันที่ 21 มิถุนายน 2568 เป็นวันลาล่วงหน้าวันที่ 2, และวันที่ 22 มิถุนายน 2568 เป็นวันลาล่วงหน้าวันที่ 3

ดังนั้น พนักงานจึงไม่สามารถยื่นเอกสารขอลาในวันที่ 19 มิถุนายน 2568 เพื่อลาในวันที่ 22 มิถุนายน 2568 ได้ เนื่องจากเป็นการยื่นหลังเวลาเริ่มงานของวันที่ 19 มิถุนายน 2568 ไปแล้ว และไม่เข้าเงื่อนไขการลาล่วงหน้า 3 วันตามที่กำหนด

2. ขอเอกสารการลา “ก่อนเวลาเริ่มงานในวันที่ยื่นเอกสาร”

หากพนักงานยื่นขอเอกสารการลา ก่อนเวลาเริ่มงาน ในวันที่ยื่นเอกสาร และการลาประเภทนั้นมีการกำหนดให้ "ลาล่วงหน้า" เป็นจำนวนวัน (เช่น 3 วัน) ระบบจะนับวันเดียวกันกับที่พนักงานยื่นเอกสาร เป็นวันลาล่วงหน้าวันแรก

ตัวอย่าง:

• วันที่ปัจจุบันที่คุณยื่นขอ: 19 มิถุนายน 2568 เวลา 07:00 น.
• เวลาเริ่มงานของคุณในวันนั้น: 08:00 น.
• วันที่ต้องการลา: 22 มิถุนายน 2568 เวลา 08:00 – 17:30 น.
• การตั้งค่าประเภทการลา: กำหนดให้ลาล่วงหน้า 3 วัน

ในกรณีนี้ พนักงานสามารถยื่นขอเอกสารลางานได้ตามปกติ เนื่องจากวันที่ 19 มิถุนายน 2568 จะถูกนับเป็นวันลาล่วงหน้าวันที่ 1, วันที่ 20 มิถุนายน 2568 เป็นวันลาล่วงหน้าวันที่ 2, และวันที่ 21 มิถุนายน 2568 เป็นวันลาล่วงหน้าวันที่ 3

ดังนั้น พนักงานจึงสามารถยื่นขอเอกสารการขอลาในวันที่ 22 มิถุนายน 2568 เข้าเงื่อนไขการลาล่วงหน้า 3 วัน

หากต้องการตรวจสอบ หรือแก้ไขการตั้งค่ากำหนดจำนวนวันลาล่วงหน้า สามารถดำเนินการได้ดังนี้

1. มาที่เมนูตั้งค่า
2. เลือก “ตั้งค่าการคำนวณ”
3. เลือก “ตั้งค่าประเภทการลา”
4. ตรวจสอบ “เงื่อนไขลาล่วงหน้า” หรือแกแก้ไข เพื่อแก้ไขการตั้งค่า
5. กำหนด “ลาล่วงหน้า” และกดบันทึก

ทั้งนี้ หากต้องการกำหนดจำนวนวันที่พนักงานสามารถขอเอกสารการลาล่วงหน้าได้ไม่เกินจำนวนวันที่กำหนดไว้ เพื่อป้องกันพนักงานขอเอกสารการลาล่วงหน้า ไม่จำเป็นต้องเข้าไปแก้ไขการตั้งค่าเพิ่มเติม เว้นแต่มีความต้องการเปลี่ยนแปลงจำนวนวันที่กำหนดไว้