ข้อมูลกะการทำงาน

ข้อมูลกะการทำงาน เป็นการกำหนดช่วงเวลาการปฏิบัติงานของพนักงานในแต่ละวัน ซึ่งข้อมูลนี้จะถูกนำไปใช้ประมวลผลในหลายส่วนของระบบ เช่น การบันทึกเวลาทำงาน, การคำนวณเงินเดือน, การตรวจสอบเงื่อนไขการขาด ลา มาสาย และการขอเอกสาร

โดยระบบรองรับการสร้างกะการทำงานได้ไม่จำกัดจำนวน และมีรูปแบบการตั้งค่าหลัก 6 ประเภท เพื่อให้ครอบคลุมเงื่อนไขการจ้างงานที่หลากหลายของแต่ละองค์กร นอกจากนี้ยังสามารถกำหนด "มูลค่ากะการทำงาน" หรือ "บวกมูลค่าเพิ่ม" ให้กับพนักงานที่ปฏิบัติงานในกะที่กำหนดได้อีกด้วย

ขั้นตอนการเพิ่มกะการทำงาน

1. ไปที่เมนู "ข้อมูลองค์กร"

2. เลือกเมนูย่อย "ข้อมูลกะการทำงาน"

3. คลิกปุ่ม "เพิ่มกะการทำงาน"

4. ระบุรายละเอียดและเงื่อนไขของกะการทำงาน ดังนี้

• รหัสกะการทำงาน: กำหนดรหัสเพื่อใช้จำแนกความแตกต่างของแต่ละกะ
• ประเภทกะการทำงาน: เลือกรูปแบบกะที่สอดคล้องกับการทำงาน (มี 6 ประเภท)
• ช่วงเวลาทำงาน: ระบุเวลาเริ่มงาน, เวลาเริ่มพัก, เวลาหยุดพัก และเวลาเลิกงาน
• มูลค่ากะการทำงาน: เลือกประเภทและระบุมูลค่า (หากมี) พร้อมกำหนดการปัดเศษทศนิยม
• การแสดงผล: ระบุสีตัวอักษร, สีพื้นหลัง และ Tag เพื่อใช้ในการจัดการตารางเวลาการทำงาน (โดยสามารถดูคู่มือการจัดการตารางเวลาการทำงานได้ที่นี่)

5. คลิกปุ่ม "บันทึก" เพื่อยืนยันข้อมูล

ประเภทของกะการทำงาน (6 รูปแบบหลัก)

ระบบจำแนกประเภทกะการทำงานตามลักษณะการลงเวลา ดังนี้

1. กำหนดเวลาเข้าออก ในวันเดียวกัน

การทำงานที่เริ่มต้นและสิ้นสุดภายในวันเดียว เช่น กะการทำงาน 08.30 – 17.30 น. เวลาพัก 12.00 – 13.00 น.

2. กำหนดเวลาเข้าออก ข้ามเที่ยงคืนของพรุ่งนี้

กะกลางคืนที่เข้างานวันนี้แต่เลิกงานในวันถัดไป โดยระบบจะบันทึกข้อมูลทั้งหมดลงในวันที่เริ่มงาน เช่น ลงเวลาเข้างานในวันที่ 15/01/2569 และลงเวลาเลิกงานในวันที่ 16/01/2569 ซึ่งเวลาทั้งหมดจะเข้ามาอยู่ในวันที่ 15/01/2569

3. กำหนดเวลาเข้าออก ข้ามเที่ยงคืนของเมื่อวาน

กะที่ต้องการให้บันทึกข้อมูลลงในวันที่เลิกงาน เช่น ลงเวลาเข้างานในวันที่ 16/01/2569 และลงเวลาออกงานในวันที่ 17/01/2569 โดยต้องการให้เวลาทั้งหมดเข้ามาอยู่ในวันที่ 17/01/2569

4. กำหนดชั่วโมงการทำงานรวม

เข้าออกงานเมื่อไหร่ก็ได้แต่ชั่วโมงต่อวันต้องได้ตามที่กำหนด โดยที่เวลาเลิกงานจะแสดงตามจำนวนชั่วโมงที่กำหนดไว้ โดยเริ่มนับจากเวลาเข้างานของพนักงาน เช่น กำหนดชั่วโมงการทำงานรวมไว้ที่ 8 ชั่วโมง โดยมีการหยุดพัก เมื่อพนักงานลงเวลาเข้างานตอน IN 09:00 น. ระบบจะจำลองเวลาเลิกงาน OUT 18:00 น. ของพนักงานให้อัตโนมัติหลังจากที่มีการลงเวลาเข้างาน

5. กำหนดกะการทำงานโดยไม่ต้องลงเวลา

เข้า - ออกงานตามเวลาที่กำหนด ซึ่งจะไม่จำเป็นต้องลงเวลาการทำงาน เช่น กะการทำงาน 08:00 - 12:00 - 13:00 - 17:00 น. โดยกะการทำงานประเภทนี้จะไม่ลงเวลาเข้างาน หรือออกงานและในกรณีลงเวลาการทำงานไม่ครบชั่วโมงของกะการทำงานก็ไม่ได้รับผลกระทบจากการกลับก่อน หรือขาดงาน

6. กำหนดควบกะการทำงาน

การปฏิบัติงานมากกว่า 1 กะภายในวันเดียว เช่น กะที่ 1 (08:00 - 17:00 น.) และกะที่ 2 (17:00 - 23:00 น.)

การกำหนดมูลค่าของกะการทำงาน

สามารถกำหนดมูลค่า หรือบวกมูลค่าเพิ่มในกะการทำงานตามประเภทกะได้ 4 รูปแบบ ดังนี้

1. คำนวณตามเงินเดือน (ใช้ได้กับพนักงานทุกประเภท)

คือ การที่พนักงานใช้กะการทำงานนี้ระบบจะคำนวณค่าแรงตามฐานข้อมูลพนักงาน ตามประเภทของพนักงาน

2. กำหนดมูลค่าของกะการทำงานนี้ (ใช้ได้กับพนักงานรายวันเท่านั้น)

การกำหนดมูลค่ากะนี้จะไม่อ้างอิงจากฐานข้อมูลพนักงาน เช่น พนักงานรายวัน ในฐานอัตราค่าจ้างได้รับค่าจ้างอยู่ที่ 500 บาท/วัน แต่ในมูลค่ากะการทำงานระบุไว้ที่ 50 บาท/วัน หากพนักงานมาทำงานในกะนี้ จะได้รับค่าจ้างในวันนั้นเพียงแค่ 50 บาท

3. บวกมูลค่าเพิ่มสำหรับกะการทำงานนี้ (ใช้ได้กับพนักงานรายเดือน และพนักงานรายวัน)

พนักงานจะได้รับค่าแรงเพิ่มจากเดิม เมื่อเข้ากะการทำงานนี้ เช่น พนักงานมีค่าแรงรายวัน 500 บาท/วัน เมื่อเข้ากะการทำงานนี้ จะได้รับเงินเพิ่มอีก 50 บาท พนักงานจะได้รับค่าแรงในวันนั้น 550 บาท

โดยการบวกมูลค่าเพิ่มสำหรับกะการทำงานนี้ จะสามารถกำหนดได้ว่าใช้กับพนักงานกลุ่มประเภทใด โดยสามารถเลือกใช้กับ

• บริษัท สำนักงานสาขา แผนก
• ตำแหน่ง
• ประเภทพนักงาน
• ผ่านงาน/ทดลองงาน

4. บวกจำนวนเท่าของค่าแรงเพิ่มสำหรับกะการทำงานนี้ (ใช้ได้กับพนักงานรายวันเท่านั้น)

การกำหนดมูลค่าของกะการทำงานนี้ว่าจะได้รับค่าแรงเพิ่มเป็นจำนวนเท่าของค่าแรงต่อวัน

เช่น พนักงานได้รับค่าแรง 500 บาท/วัน และกำหนดมูลค่าเพิ่มเป็น 2 เท่าของค่าแรง เมื่อพนักงานเข้ากะการทำงานนี้ จะได้ค่าแรง 1,000 บาท/วัน

ตั้งค่าไม่สนเวลาสำหรับกะข้ามเที่ยงคืนและควบกะ

"ตั้งค่าไม่สนเวลา" คือช่องทำเครื่องหมายในฟอร์มกะการทำงาน สำหรับกะที่ไม่ต้องการให้พนักงานลงเวลาเข้า-ออกงาน ใช้ได้กับกะประเภท "กำหนดเวลาเข้าออก ข้ามเที่ยงคืนของพรุ่งนี้", "กำหนดเวลาเข้าออก ข้ามเที่ยงคืนของเมื่อวาน" และ "กำหนดควบกะการทำงาน" ตั้งค่าได้ที่เมนู "ข้อมูลองค์กร" > "ข้อมูลกะการทำงาน" ทั้งตอนเพิ่มกะใหม่และตอนแก้ไขกะเดิม หัวข้อนี้อธิบายขั้นตอนการตั้งค่า ช่วงเวลาที่การตั้งค่ามีผล ผลต่อการคำนวณเวลาทำงาน โอที และเงินเดือน รวมถึงผลของคอลัมน์ "ตั้งค่าไม่สนเวลา" ในไฟล์นำเข้า Excel

ขั้นตอนการใช้งาน

1. คลิกเมนู "ข้อมูลองค์กร" แล้วเลือกเมนูย่อย "ข้อมูลกะการทำงาน"
2. คลิกปุ่ม "เพิ่มกะการทำงาน" เพื่อสร้างกะใหม่ หรือคลิกไอคอน "แก้ไขรายการ" ท้ายแถวของกะที่ต้องการแก้ไข ระบบแสดงฟอร์ม "กะการทำงาน"
3. เลือก "ประเภทกะการทำงาน" เป็น "กำหนดเวลาเข้าออก ข้ามเที่ยงคืนของพรุ่งนี้", "กำหนดเวลาเข้าออก ข้ามเที่ยงคืนของเมื่อวาน" หรือ "กำหนดควบกะการทำงาน"
4. ระบุเวลาทำงาน เวลาพัก และมูลค่ากะการทำงานตามปกติ
5. เลือกช่อง "ตั้งค่าไม่สนเวลา" ซึ่งอยู่เหนือช่อง "สีตัวอักษร" (หมายเลข 1)
   • ถ้าเลือก "กำหนดควบกะการทำงาน" ให้เลื่อนลงล่างสุดของฟอร์ม เพราะฟอร์มมีช่องเวลาของรอบที่ 1 และรอบที่ 2
6. คลิกปุ่ม "บันทึก" (หมายเลข 2)

7. คลิกปุ่ม "ยืนยัน" ในหน้าต่างยืนยัน (หมายเลข 3)
   • ถ้าแก้ไขกะที่มีพนักงานใช้งานอยู่ และเพิ่งเลือกช่องนี้เป็นครั้งแรก ระบบแสดงข้อความ "มีพนักงาน N คนใช้กะนี้อยู่ ยืนยันบันทึกการเปลี่ยนแปลงหรือไม่" โดย N คือจำนวนพนักงานที่กำหนดกะนี้เป็นกะการทำงานในข้อมูลพนักงาน
   • กรณีอื่น ระบบแสดงข้อความ "ยืนยันการบันทึกข้อมูล"

ข้อกำหนดการกรอกข้อมูลและการคำนวณ

• ช่อง "ตั้งค่าไม่สนเวลา" แสดงเฉพาะเมื่อเลือกประเภทกะ "กำหนดเวลาเข้าออก ข้ามเที่ยงคืนของพรุ่งนี้", "กำหนดเวลาเข้าออก ข้ามเที่ยงคืนของเมื่อวาน" หรือ "กำหนดควบกะการทำงาน" ประเภทกะอื่นไม่มีช่องนี้
• ถ้าเลือกช่องนี้แล้วเปลี่ยนประเภทกะเป็นประเภทอื่นก่อนคลิก "บันทึก" ระบบไม่บันทึกการตั้งค่าไม่สนเวลาให้กะนั้น
• การตั้งค่าไม่สนเวลามีผลกับวันทำงานตั้งแต่งวดคำนวณเงินเดือนถัดไป ไม่มีผลย้อนหลังกับวันในงวดคำนวณเงินเดือนปัจจุบันที่ระบบบันทึกข้อมูลกะไว้แล้ว วันเหล่านั้นระบบยังคิดเวลาทำงานและโอทีตามเดิม
• เวลาทำงาน เวลาพัก และมูลค่ากะการทำงานที่ระบุไว้ยังคงเดิม พนักงานยังได้รับมูลค่ากะตามที่ตั้งไว้
• วันที่พนักงานใช้กะที่ตั้งค่าไม่สนเวลา ระบบถือว่าพนักงานทำงานครบตามเวลาของกะ จึงไม่คิดมาสาย กลับก่อน พักเกิน หรือขาดงานในวันนั้น และวันนั้นไม่ทำให้ถูกหักเบี้ยขยันจากการมาสาย กลับก่อน หรือขาดงาน
• วันที่พนักงานใช้กะที่ตั้งค่าไม่สนเวลา พนักงานยังขอเอกสารโอทีได้ และผู้อนุมัติยังอนุมัติได้ตามปกติ แต่ชั่วโมงโอทีของวันนั้นไม่ถูกนำไปคำนวณค่าโอทีและเงินเดือน เอกสารยังคงสถานะอนุมัติไว้เป็นหลักฐาน

คำแนะนำเพิ่มเติม

• เหมาะกับกะที่พนักงานไม่ได้ลงเวลาผ่านเครื่องสแกนจริง เช่น พนักงานขับรถกะดึกที่ทำงานนอกสถานที่ ควรแจ้งพนักงานล่วงหน้าว่ากะนี้ไม่ต้องลงเวลา
• ควรตั้งค่าก่อนเริ่มงวดคำนวณเงินเดือนใหม่ เพื่อให้มีผลตั้งแต่วันแรกของงวด
• ควรแจ้งพนักงานและผู้อนุมัติว่าเอกสารโอทีในวันที่ใช้กะนี้ไม่ได้รับค่าโอที แม้เอกสารจะได้รับอนุมัติ
• ก่อนยืนยันการเปลี่ยนแปลงกะที่มีพนักงานใช้งานอยู่ ควรตรวจสอบจำนวนพนักงานที่ระบบแจ้ง เพราะการตั้งค่านี้มีผลกับพนักงานทุกคนที่ใช้กะนี้ตั้งแต่งวดคำนวณเงินเดือนถัดไป

ผลลัพธ์

หลังคลิก "ยืนยัน" ระบบบันทึกกะการทำงานพร้อมการตั้งค่าไม่สนเวลา ตั้งแต่งวดคำนวณเงินเดือนถัดไป พนักงานที่ใช้กะนี้ไม่ต้องลงเวลาเข้า-ออกงาน

• หมายเลข 1 ช่อง "ตั้งค่าไม่สนเวลา" ถูกเลือก พร้อมคำอธิบาย "เมื่อเลือก ระบบจะไม่บังคับลงเวลาเข้า–ออก และไม่คำนวณโอทีในวันดังกล่าว"
• หมายเลข 2 ปุ่ม "บันทึก" เมื่อคลิกแล้วระบบแสดงหน้าต่างยืนยัน
• หมายเลข 3 ปุ่ม "ยืนยัน" ในหน้าต่างยืนยัน เมื่อคลิกแล้วระบบบันทึกกะการทำงาน

คำถามที่พบบ่อย

ถาม: กะประเภท "กำหนดเวลาเข้าออก ในวันเดียวกัน" ตั้งค่าไม่สนเวลาได้หรือไม่

ตอบ: ไม่ได้ ช่อง "ตั้งค่าไม่สนเวลา" ใช้ได้เฉพาะกะประเภท "กำหนดเวลาเข้าออก ข้ามเที่ยงคืนของพรุ่งนี้", "กำหนดเวลาเข้าออก ข้ามเที่ยงคืนของเมื่อวาน" และ "กำหนดควบกะการทำงาน" ถ้าต้องการกะภายในวันเดียวที่ไม่ต้องลงเวลา ให้เลือกประเภทกะ "กำหนดกะการทำงานโดยไม่ต้องลงเวลา" แทน

ถาม: ตั้งค่าไม่สนเวลาให้กะที่มีพนักงานใช้อยู่แล้ว มีผลกับงวดคำนวณเงินเดือนปัจจุบันหรือไม่

ตอบ: ไม่มีผลกับวันในงวดคำนวณเงินเดือนปัจจุบันที่ระบบบันทึกข้อมูลกะไว้แล้ว วันเหล่านั้นระบบยังคิดเวลาทำงานและโอทีตามเดิม การตั้งค่าไม่สนเวลามีผลตั้งแต่งวดคำนวณเงินเดือนถัดไป จึงควรตั้งค่าก่อนเริ่มงวดคำนวณเงินเดือนใหม่

ถาม: นำเข้ากะการทำงานผ่านไฟล์ Excel โดยกรอกคอลัมน์ "ตั้งค่าไม่สนเวลา" เป็น Y ได้ผลเหมือนเลือกช่องในฟอร์มหรือไม่

ตอบ: ได้ผลเหมือนกัน คอลัมน์ "ตั้งค่าไม่สนเวลา" ต้องกรอก Y หรือ N สำหรับกะประเภท "กำหนดเวลาเข้าออก ข้ามเที่ยงคืนของพรุ่งนี้", "กำหนดเวลาเข้าออก ข้ามเที่ยงคืนของเมื่อวาน" และ "กำหนดควบกะการทำงาน" เมื่อนำเข้าด้วยค่า Y ระบบตั้งค่าไม่สนเวลาให้กะนั้นเหมือนเลือกช่องในฟอร์ม และมีผลตั้งแต่งวดคำนวณเงินเดือนถัดไปเช่นเดียวกัน

ถาม: พนักงานที่ใช้กะที่ตั้งค่าไม่สนเวลาขอโอทีและได้รับอนุมัติแล้ว จะได้รับค่าโอทีหรือไม่

ตอบ: ไม่ได้รับ พนักงานขอเอกสารโอทีได้และผู้อนุมัติอนุมัติได้ตามปกติ แต่ชั่วโมงโอทีในวันที่ใช้กะที่ตั้งค่าไม่สนเวลาไม่ถูกนำไปคำนวณค่าโอทีและเงินเดือน เอกสารยังคงสถานะอนุมัติไว้เป็นหลักฐาน

ถาม: พนักงานที่ใช้กะที่ตั้งค่าไม่สนเวลาไม่ได้ลงเวลาเลย จะถูกนับว่าขาดงานหรือมาสายหรือไม่

ตอบ: ไม่ถูกนับ ระบบถือว่าพนักงานทำงานครบตามเวลาของกะในวันนั้น จึงไม่คิดขาดงาน มาสาย กลับก่อน หรือพักเกิน และวันนั้นไม่ทำให้ถูกหักเบี้ยขยันจากการมาสาย กลับก่อน หรือขาดงาน