การนำเข้าปรับเงินเดือนพนักงาน

การนำเข้าปรับเงินเดือนพนักงาน ใช้สำหรับการกำหนดวันที่และยอดเงินที่จะปรับให้กับพนักงาน การปรับประเภทพนักงาน โดยสามารถเลือกช่วงปรับได้ หรือการปรับล่วงหน้า, การปรับระหว่างเดือน และ ปรับทันที โดยสามารถกำหนดวันที่มีผลได้เลย และการปรับเงินเดือนจากการนำเข้าจะสามารถเก็บประวัติ แล้วกลับมาตรวจสอบได้ว่าในแต่ละรอบเดือนมีการปรับเงินเดือนให้กับพนักงานไปแล้วกี่คนและมีการปรับเงินเดือนเมื่อวันที่เท่าไหร่ (จากประวัติวันที่นำเข้า)

วิธีการนำเข้าปรับเงินเดือนพนักงาน

กระบวนการนำเข้าข้อมูลการปรับเงินเดือนพนักงาน จะแบ่งออกเป็น 4 ขั้นตอนดังนี้

1.ขั้นตอนการตั้งค่า “จำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือน”

2.ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลต ปรับเงินเดือนพนักงาน

3.ข้อควรทราบ และข้อควระวังในการกรอกข้อมูลไฟล์ Excel สำหรับการนำเข้าข้อมูล ปรับเงินเดือนพนักงาน

4.ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลปรับเงินเดือนพนักงาน เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

โดยกระบวนการของแต่ละขั้นตอนจะมี รายละเอียดดังนี้

1.ขั้นตอนการตั้งค่า “จำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือน”

ก่อนที่จะมีการนำเข้าข้อมูลการปรับเงินเดือนพนักงาน แนะนำให้ทำการตรวจสอบการตั้งค่าจำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือนก่อนทำการนำเข้าเพื่อให้ข้อมูลปรับเงินเดือนที่นำเข้ามีการคำนวณได้ถูกต้อง

จำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือนจะเป็นตัวหารของค่าเเรงต่อวันของพนักงานก่อน โดยสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนูตั้งค่า

2.ไปที่เมนู “ตั้งค่าทั่วไป”

3.เมื่อเข้าสู่หน้าตั้งค่าทั่วไป ให้เลือกที่ “คำนวณเงินเดือน”

4.เลือกที่หัวข้อ “จำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือน” เพื่อตั้งค่า/ตรวจสอบจำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือน

5.หากมีการแก้ไข ให้เลือก “บันทึก” เพื่อยืนยันการบันทึข้อมูล

2.ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลต ปรับเงินเดือนพนักงาน

ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลต ปรับเงินเดือนพนักงาน คือ การดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลตปรับเงินเดือนพนักงานเพื่อนำไฟล์ที่ได้รับมากรอกข้อมูลปรับเงินเดือนพนักงาน โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้

1.เข้าสู่เมนูการประมวลผลเงินเดือน

2.ไปที่เมนู “ปรับเงินเดือนพนักงาน”

3.เมื่อเข้าสู่หน้าปรับเงินเดือนพนักงาน ให้เลือกที่ “รอบเดือน” ที่ต้องการปรับเงินเดือนให้กับพนักงาน

4.เลือก “เพิ่มรอบปรับเงินเดือน” และยืนยันการเพิ่มรอบปรับเงินเดือน

5.จากนั้นหน้าจอจะแสดงหน้าต่าง ให้ทำการ “ตั้งชื่อรอบ” และเลือก “บันทึก”

6.เลือกสัญลักษณ์ “รูปดินสอ” เพื่อเข้าไปดาวน์โหลดเทมเพลท

7.หลังจากนั้น เลือก “Template” เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลตสำหรับกรอกข้อมูลปรับเงินเดือนพนักงานก่อนนำเข้าระบบ

3.ข้อควรทราบ และข้อควระวังในการกรอกข้อมูลไฟล์ Excel สำหรับการนำเข้าข้อมูล ปรับเงินเดือนพนักงาน

ในการกรอกข้อมูลในไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลปรับเงินเดือนพนักงาน (ไฟล์ Excel) มีข้อควรทราบและข้อควรระวังในการกรอกข้อมูลดังนี้

1.ประเภทพนักงานเก่า คือ ข้อมูลประเภทพนักงาน / กลุ่มประเภทพนักงานเดิมในระบบ *ในส่วนนี้ไม่แนะนำให้แก้ไขข้อมูล*

2.กลุ่มประเภทพนักงานใหม่ คือ ข้อมูลกลุ่มประเภทพนักงานที่จะมีผลโดยอ้างอิงตาม “มีผลวันที่” โดยระบบจะให้เลือกข้อมูลจาก Drop-down List โดยมีให้เลือกดังนี้

• 01-พนักงานรายเดือน
• 02-พนักงานรายวัน
• 03-พาร์ทไทม์
• 04-เหมาจ่าย

หากไม่ระบุ: จะอ้างอิงข้อมูลกลุ่มประเภทพนักงานเก่า

หากระบุไม่ถูกต้อง: เช่น  ประเภทพนักงานใหม่เป็น 01-พนักงานรายเดือน แต่ระบุกลุ่มประเภทเป็น ET0010 (ของพนักงานเหมาจ่าย) จะส่งผลให้การคำนวณไม่ถูกต้องได้

3.ประเภทพนักงานใหม่ คือ ข้อมูลประเภทพนักงานที่จะมีผลเป็นประเภทพนักงานใหม่อ้างอิงตาม “มีผลวันที่”

หากไม่ระบุ: จะอ้างอิงข้อมูลประเภทพนักงานเก่า

หากระบุไม่ถูกต้อง: เช่น กรอกเป็นรหัสประเภทที่ไม่มีในระบบ จะเป็นการอ้างอิงประเภทพนักงานเก่า

4.เงินเดือนเดิม คือ ฐานเงินเดือนเดิมก่อนที่จะทำการปรับเงินเดือนโดยหลังจากดาวน์โหลดไฟล์มา ข้อมูลช่องนี้จะดึงมาจากฐานเงินของพนักงาน ณ ปัจจุบันที่ได้ทำการดาวน์โหลด

5.เงินเดือนใหม่ คือ ฐานเงินเดือนที่ต้องการปรับใหม่ ให้กับพนักงานได้ตามที่ได้ระบุไว้

6.มีผลวันที่ วัน-เดือน-ปี ที่เริ่มปรับใช้หรือมีผล ของฐานเงินเดือนใหม่ ให้ระบุเป็น ปี ค.ศ. รูปแบบระบุข้อมูลเป็นดังนี้ YYYY-MM-DD หรือ 2025-04-10

7.หมายเหตุ คือ คำอธิบายว่ามีการปรับเงินให้กับพนักงานเนื่องจากอะไร หรือหมายเหตุอะไร

หมายเหตุ: กรอกข้อมูลการปรับเงินเดือนพนักงาน *ห้ามแก้ไข/ลบ คอลัมน์ที่เป็นสีเทา*

4.ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลปรับเงินเดือนพนักงาน เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

หลังจากกรอกข้อมูลเสร็จเรียบร้อย สามารถทำการนำเข้าข้อมูลปรับเงินเดือนพนักงานได้ดังนี้

1.เข้าสู่เมนู “การประมวลผลเงินเดือน” เหมือนวิธีการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลปรับเงินเดือนพนักงาน หลังจากนั้นให้เลือกที่ “เลือกไฟล์”

2.เลือก “Upload” เพื่อนำเข้าไฟล์ข้อมูลปรับเงินเดือนพนักงาน

3.สามารถตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูลได้ว่าข้อมูลที่นำเข้าไปทั้งหมดนั้น นำเข้าสำเร็จกี่รายการ และข้อมูลผิดพลาดกี่รายการ

4.เมื่ออัพโหลดเทมเพลทแล้ว ระบบจะแสดงข้อมูลพนักงานที่มีการปรับเงินเดือน เมื่อข้อมูลแสดงถูกต้องแล้ว ให้เลือก “Finish” เพื่อเสร็จสิ้นขั้นตอนการปรับเงินเดือน

ข้อควรระวัง ในการนำเข้าไฟล์ปรับเงินเดือน

หากก่อนหน้านี้มีการปรับเงินเดือนพนักงานบนระบบไปแล้ว และได้มีการอัพโหลดไฟล์เข้าไปใหม่จะเป็นการอ้างอิงข้อมูลจากไฟล์ที่นำเข้าไปทันที

ตัวอย่างเช่น: มีการปรับเงินเดือนพนักงานรหัสพนักงาน 680013 ไว้ก่อนหน้า แต่ในไฟล์นำเข้าไม่ได้กรอกข้อมูลปรับเงินเดือนของพนักงานรหัสพนักงาน 680013 จะส่งผลให้ข้อมูลการปรับเงินเดือนของพนักงานรหัส 680013 หายไป

ในไฟล์เทมเพลท ข้อมูลพนักงานรหัสพนักงาน 680013 ไม่ได้กรอกข้อมูลไว้ หลังจากทำการนำเข้าข้อมูลพนักงานรหัส 680013 จะถูกล้างค่าตามไฟล์เทมเพลทที่ไม่มีการระบุข้อมูล

หลักการคำนวณเงินเดือนของพนักงานปรับเงินเดือน

รอบการคำนวณเงินเดือน 26/07/2023 - 25/08/2023 กรณี จำนวนวันทำงานพนักงานปรับเงินเดือน 30 วัน

1. กรณีปรับเงินเดือน ตั้งแต่วันที่เริ่มรอบการคำนวณเงินเดือน

เงินดือนเดิม 15,000 บาท

เงินเดือนปรับใหม่ 20,000 บาท

วันที่มีผลปรับเงินเดือน 26/07/2023

ดังนั้น: เมื่อปรับเงินเดือนตั้งแต่วันเริ่มรอบการคำนวณ พนักงานจะได้รับเงินเดือน 20,000 บาท

2. กรณีปรับเงินเดือน วันที่ระหว่างรอบการคำนวณเงินเดือน

เงินดือนเดิม 15,000 บาท

เงินเดือนปรับใหม่ 20,000 บาท

วันที่มีผลปรับเงินเดือน 01/08/2023

วันที่ 26/07/2023 - 31/08/2023 ใช้เรทเงินเดือนเดิม 15,000 ÷ 30 = 500 บาท/วัน

ดังนั้น: จะได้ 500 x 6 = 3,000 บาท

วันที่ 01/08/2023 - 25/08/2023 ใช้เรทเงินเดือนใหม่ 20,000 ÷ 30 = 666.67 บาท/วัน

ดังนั้น: จะได้ 666.67 x 25 = 16,666.75 บาท

สุดท้ายพนักงานจะได้เงินเดือน เรทเงินเดือนเดิม + เรทเงินเดือนใหม่ 3,000 + 16,666.75 = 19,666.75 บาท

หลักการคำนวณเอกสารโอที และ เอกสารการลาของพนักงานปรับเงินเดือน

รอบการคำนวณ 26/07/2023 – 25/08/2023  *วันที่มีผลปรับเงิน 01/08/2023*

เงินเดือนเรทเก่า 15,000 บาท

เงินเดือนเรทใหม่ 20,000 บาท

การคำนวณเอกสารโอที ยกตัวอย่างกรณีทำโอทีล่วงเวลา (x1.5) : 2 ชั่วโมง 30 นาที

1.ก่อนปรับเงินเดือน 

วันที่ทำโอที 31/07/2023

วิธีคิด

ค่าแรงต่อวัน ÷ ชั่วโมงการทำงาน = ค่าแรงต่อชั่วโมง จะได้ 500 ÷ 8 = 62.5 บาท  

นำค่าแรงต่อชั่วโมง 62.5 x เรทเท่าของค่าแรง 1.5 = 93.75 บาท

จะได้ 93.75 x เวลาที่ทำโอที 2.5 ชั่วโมง = ได้รับโอที 234.38 บาท

2.หลังจากปรับเงินเดือน

วันที่ทำโอที 05/08/2023

วิธีคิด

ค่าแรงต่อวัน ÷ ชั่วโมงการทำงาน = ค่าแรงต่อชั่วโมง จะได้ 666.67 ÷ 8 = 83.34 บาท

นำ ค่าแรงต่อชั่วโมง 83.34 x เรทเท่าของค่าแรง 1.5 = 125 บาท

จะได้ 125 x เวลาที่ทำโอที 2.5 ชั่วโมง = ได้รับโอที 312.50 บาท

ในเดือนนี้พนักงานได้รับโอที 234.38 + 312.50 = 546.88 บาท

การคำนวณเอกสารการลา ยกตัวอย่างกรณีลากิจไม่ดีรับค่าจ้าง ค่าปรับ 1 เท่าของค่าแรง

1. ก่อนปรับเงินเดือน 

วันที่พนักงานมีการลา 31/07/2023

วิธีคิด

เงินเดือน 15000 ÷ 30 วัน = ค่าแรงต่อวัน 500 บาท

พนักงานถูกหักเงินการลา 500 บาท

วันที่พนักงานมีการลา 05/08/2023

วิธีคิด

เงินเดือน 20,000 ÷ 30 วัน = ค่าแรงต่อวัน 666.67 บาท

พนักงานถูกหักเงินการลา 666.67 บาท

ในเดือนนี้พนักงานจะถูกหักเงินลางาน 500 + 666.67 = 1166.67 บาท

ดังนั้น การคำนวณเอกสารโอทีและเอกสารการลาของพนักงานที่มีการปรับเงินเดือน จะเป็นการคิดคำนวณ 2 เรท คือ เรทเงินเดือนเดิมก่อนวันที่มีผล และ เรทเงินเดือนใหม่หลังวันที่มีผล