การนำเข้าปรับเงินเดือนพนักงาน
การนำเข้าปรับเงินเดือนพนักงาน ใช้สำหรับการกำหนดวันที่และยอดเงินที่จะปรับให้กับพนักงาน การปรับประเภทพนักงาน โดยสามารถเลือกช่วงปรับได้ การปรับล่วงหน้า , การปรับระหว่างเดือน และ ปรับทันที โดยลูกค้าสามารถกำหนดวันที่มีผลด้วยตนเองได้เลย โดยการปรับเงินเดือนจากการนำเข้า จะสามารถเก็บประวัติ แล้วกลับมาตรวจสอบได้ว่าในแต่ละรอบเดือน มีการปรับเงินเดือนให้กับพนักงานไปแล้วกี่คน และมีการปรับเงินเดือนเมื่อวันที่เท่าไหร่ (จากประวัติวันที่นำเข้า)
วิธีการนำเข้าปรับเงินเดือนพนักงาน
กระบวนการนำเข้าข้อมูลการปรับเงินเดือนพนักงานแบ่งออกเป็น 4 ขั้นตอนด้วยกันคือ
- ขั้นตอนการตั้งค่า "จำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือน"
- ขั้นตอนการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลตปรับเงินเดือนพนักงาน
- ขั้นตอนการกรอกข้อมูลบนไฟล์เทมเพลตปรับเงินเดือน
- ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลไฟล์เทมเพลตปรับเงินเดือน หลังจากกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว
โดยกระบวนการของแต่ละขั้นตอนมีรายละเอียดดังนี้
ขั้นตอนการตั้งค่า "จำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือน"
ก่อนที่จะมีการนำเข้าข้อมูลการปรับเงินเดือนพนักงาน แนะนำให้ทำการตรวจสอบการตั้งค่าจำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือน ก่อนทำการนำเข้าเพื่อให้ข้อมูลปรับเงินเดือนที่นำเข้ามีการคำนวณได้ถูกต้อง
โดยจำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือนจะเป็นตัวหารของ ค่าเเรงต่อวันของพนักงานก่อน โดยสามารถตรวจสอบเเละตั้งค่าได้ดังนี้
1. เข้ามาที่เมนูตั้งค่า > ตั้งค่าทั่วไป
2. เลือกเมนูคำนวณเงินเดือน
3. มาที่หัวข้อ "จำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือน" เพื่อตั้งค่า/ตรวจสอบจำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือน
4. หากมีการแก้ไข แนะนำให้ทำการกด "บันทึก" ที่ปุ่มสีเขียวด่านล่าง
ขั้นตอนการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลตปรับเงินเดือนพนักงาน
ต่อมาคือการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลตปรับเงินเดือนพนักงานเพื่อนำไฟล์ที่ได้รับมากรอกข้อมูลปรับเงินเดือนพนักงาน โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้
1. เข้ามาที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน > ปรับเงินเดือนพนักงาน
2. จากนั้นเลือก "รอบเดือน" ที่ต้องการปรับเงินเดือนพนักงาน (ที่มุมขวาบน)
3. กด "เพิ่มรอบพิจารณาใหม่" และยืนยันการเพิ่มรอบพิจารณาใหม่
4. บนหน้าจอจะปรากฏตารางปรับเงินเดือนขึ้นมาให้ทำการกดที่ "แก้ไข" เพื่อเข้ามาดาวน์โหลดเทมเพลต
5. เมื่อกดเข้ามาจะพบกับช่องทางการดาวน์โหลดเทมเพลต ให้มาที่หัวข้อที่ 1 ดาวน์โหลดเทมเพลต (*xlsx) จะกดที่ "ดาวน์โหลด" (ปุ่มสีเขียว)
6. จากนั้นสามารถทำการกรอกข้อมูลการปรับเงินเดือนได้เลย
ขั้นตอนการกรอกข้อมูลบนไฟล์เทมเพลตปรับเงินเดือน
เมื่อดาวน์โหลดเทมเพลตเรียบร้อยแล้วขั้นตอนต่อมาคือการกรอกข้อมูลบนไฟล์เทมเพลตปรับเงินเดือน โดยมีวิธีการดังนี้
1. ประเภทพนักงานเก่า คือ ข้อมูลประเภทพนักงาน / กลุ่มประเภทพนักงานเดิมในระบบ **ในส่วนนี้ไม่แนะนำให้แก้ไขข้อมูล**
2. กลุ่มประเภทพนักงานใหม่ คือ ข้อมูลกลุ่มประเภทพนักงานที่จะมีผลเป็นกลุ่มประเภทพนักงานใหม่อ้างอิงตาม “มีผลวันที่”
หากไม่ระบุ : จะอ้างอิงข้อมูลกลุ่มประเภทพนักงานเก่า
หากระบุไม่ถูกต้อง : เช่น ประเภทพนักงานใหม่เป็น 01-พนักงานรายเดือน แต่ระบุกลุ่มประเภทเป็น ET0010 (ของพนักงานเหมาจ่าย) จะส่งผลให้การคำนวณไม่ถูกต้องได้
3. ประเภทพนักงานใหม่ คือ ข้อมูลประเภทพนักงานที่จะมีผลเป็นประเภทพนักงานใหม่อ้างอิง ตาม “มีผลวันที่”
หากไม่ระบุ : จะอ้างอิงข้อมูลประเภทพนักงานเก่า
หากระบุไม่ถูกต้อง : เช่น กรอกเป็นรหัสประเภทที่ไม่มีในระบบ จะเป็นการอ้างอิงประเภทพนักงานเก่า
4. เงินเดือนเดิม คือ ฐานเงินเดือนเดิมก่อนที่จะทำการปรับเงินเดือนโดยหลังจากดาวน์โหลดไฟล์มา ข้อมูลช่องนี้จะดึงมาจากฐานเงินของพนักงาน ณ ปัจจุบันที่ได้ทำการดาวน์โหลด
5. เงินเดือนใหม่ คือ ฐานเงินเดือนที่ต้องการปรับใหม่ ให้กับพนักงานได้ตามที่ได้ระบุไว้
6. มีผลวันที่ วัน-เดือน-ปี ที่เริ่มปรับใช้หรือมีผล ของฐานเงินเดือนใหม่ ให้ระบุเป็น ปี ค.ศ. รูปแบบระบุข้อมูลเป็นดังนี้ YYYY-MM-DD หรือ 2023-09-18
7. หมายเหตุ คือ คำอธิบายว่ามีการปรับเงินให้กับพนักงานเนื่องจากอะไร หรือหมายเหตุอะไร
หมายเหตุ: กรอกข้อมูลการปรับเงินเดือนพนักงาน * ห้ามแก้ไข/ลบ คอลัมน์ที่เป็นสีเทา*
ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลไฟล์เทมเพลตปรับเงินเดือน หลังจากกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว
เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วขั้นตอนต่อมาคือการนำเข้าข้อมูลไฟล์เทมเพลตปรับเงินเดือน เข้าสู่โปรแกรม HumanSoft โดยมีขั้นตอนดังนี้
1. เข้ามาที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน > ปรับเงินเดือนพนักงาน
2. เลือกรอบเดือนที่ต้องการและกด "แก้ไข"
3. ทำการ “เลือกไฟล์” Template Excel ที่ได้กรอกข้อมูลปรับเงินเดือนไว้ หลังจากนั้นกด “อัพโหลด”
4. เมื่ออัพโหลดเทมเพลทแล้ว ระบบจะแสดงข้อมูลพนักงานที่มีการปรับเงินเดือน เมื่อข้อมูลแสดงถูกต้องแล้ว กด “Finish” เพื่อให้เสร็จสิ้นขั้นตอนการปรับเงินเดือน
ข้อควรระวัง ในการนำเข้าไฟล์ปรับเงินเดือน
ข้อควรระวัง ! หากก่อนหน้านี้มีการปรับเงินเดือนพนักงานบนระบบไปแล้ว และได้มีการอัพโหลดไฟล์เข้าไปใหม่จะเป็นการอ้างอิงข้อมูลจากไฟล์ที่นำเข้าไปทันที
ตัวอย่างเช่น มีการปรับเงินเดือนพนักงาน HMS230009 ไว้ก่อนหน้า แต่ในไฟล์นำเข้าไม่ได้กรอกข้อมูลพนักงาน HMS230009 ไว้เลย จะส่งผลให้ข้อมูลการปรับเงินเดือนของพนักงาน HMS230009 หายไป
*ทางเราแนะนำหากก่อนหน้านี้มีการปรับเงินเดือนพนักงานในระบบไว้แล้ว และไม่ต้องการให้พนักงานที่ปรับได้รับผลกระทบให้ทำการลบแถวรายชื่อพนักงานที่ไม่เกี่ยวข้องในไฟล์นำเข้าออก