การตั้งค่าโอที
การตั้งค่าโอที ใช้สำหรับกำหนดเงื่อนไข หรือเรทค่าแรงที่ต้องการคำนวณในโอทีแต่ละประเภท ซึ่งระบบสามารถตั้งค่าให้โอทีใช้เฉพาะวันทำงานหรือวันหยุดได้ รวมถึงกำหนดว่าพนักงานคนไหนจะขอโอทีประเภทใดได้บ้าง และยังสามารถตั่งค่าให้ปัดเศษขึ้นหรือลง ของการคิดชั่วโมงการทำโอทีได้ ทั้งนี้การตั้งค่าโอทีจะอิงกับภาษี/ประกันสังคมกรณีเลือกให้นำมาคำนวณด้วย ซึ่งมสามารถดูคู่มือการตั้งค่าให้คิดภาษี และประกันสังคม ได้ที่นี่
การตั้งค่าโอที
กดที่เมนูตั้งค่า เลือกตั้งค่าการคำนวณ กดที่ตั้งค่าเวลาการทำงาน กดปากกาแก้ไขในหัวข้อโอที ที่ต้องการ
หมายเหตุ : สถานะ Y/N คือการปิด/เปิดการใช้โอทีการ์ดนั้น ๆ หากปิดใช้ไป เอกสารที่เคยขอก่อนหน้านี้จะยังคำนวณเอกสารให้ เพียงแต่จะไม่มีชื่อของเอกสารโอทีดังกล่าวแสดง
หลังจากกดปากกาแก้ไข และเลือกช่องนำไปใช้กับ... เลือกว่าจะให้ขอเอกสารขอได้วันใดบ้าง สุดท้ายให้กดเปิดในประเภทพนักงานที่ต้องการตั้งค่า
หมายเหตุ : นำไปใช้กับ... คือ การกำหนดว่าเอกสารโอทีประเภทนี้ จะสามารถขอวันไหนได้ เช่น โอที x1.5 ให้ขอเอกสารได้เพียงวันทำงานเท่านั้น
หลังจากเปิดใช้งานแล้วให้กรอกเงื่อนไขที่ต้องการได้ดังนี้
ขั้นตอนที่ 5 เริ่มนับ "โอทีล่วงเวลา (x1.5)" หลังเวลาเลิกงานกี่นาที
เป็นการกำหนดการหยวนโอทีโดยจะเริ่มนับจากเวลาทีขอเอกสาร เช่น กำหนดหยวน 15 นาที พนักงานมีกะการทำงาน 08:00 – 17:00 น. และขอเอกสารโอที 17:00 – 18:00 น. ระบบจะคำนวณเอกสารโอทีได้ 45นาที
ขั้นตอนที่ 6 สมมติเวลาเลิกงานคือ 17:00 น. ถ้าพนักงานเลิกงาน 18:00 น. จะคำนวณ "โอทีล่วงเวลา (x1.5)" กี่นาที (โดยอ้างอิงจากข้อที่ 2)
เป็นการกำหนดว่าหากผ่านช่วงหยวนเวลาแล้ว จะนับย้อนหรือนับชั่วโมงต่อจากที่หยวนโอทีไว้
ยกตัวอย่างเช่น กำหนดหยวนโอทีไว้ 15 นาที จะมีตัวเลือกให้เลือกดังนี้
เลือก 45 คือ หากเลือกทำโอทีเวลา 17.00 – 19.00 น. ระบบจะคำนวณโอทีได้ 1 ชั่วโมง 45 นาที
เลือก 60 คือ หากเลือกทำโอทีเวลา 17.00 – 19.00 น. ระบบจะคำนวณโอทีได้ 2 ชั่วโมง
ขั้นตอนที่ 7 ในข้อที่ 4.ได้รับเงินแบบไหน : มีทั้งหมด 4 รูปแบบโดยมีความหมายดังนี้
คิดตามเรทค่าแรง
เป็นการกำหนดจำนวนเท่าของค่าแรงที่จะนำมาคำนวณโอที โดยจะอิงจากค่าจ้างของพนักงานแต่ละบุคคล
เป็นนาที
เป็นการกำหนดเรทการจ่ายโอทีเป็นนาที โดยไม่ได้อิงกับค่าจ้างพนักงานแต่ละบุคคล
ตามสูตรการคำนวณพิเศษ
เป็นการกำหนดเงื่อนไข หรือกำหนดแต่ละช่วงว่าทำโอทีตั้งแต่นาทีที่เท่าไหร่ ถึง นาที่ที่เท่าไหร่ จะได้รับเรทการคิดเท่าไหร่
แปลงเป็นวันหยุดพิเศษ
ช่องที่ให้ใส่จำนวนเท่า คือการกำหนดว่าเมื่อมีการสะสมโอทีเปลี่ยนไปเป็นวันหยุดหรือการลา จะให้สะสมกี่เท่าขอจำนวนที่ทำจริง
ขั้นตอนที่ 8 กำหนดชั่วโมงโอทีสูงสุด
เป็นการกำหนดว่าเอกสาร 1 ฉบับจะให้ระบบคำนวณสูงสุดกี่ชั่วโมง เช่นกำหนดชั่วโมงโอทีสูงสุด 8 ชั่วโมง แต่ขอเอกสารโอทีมาช่วง 17:00 – 04:00 น. ของวันถัดไป ระบบจะคำนวณโอทีได้เพียง 8 ชั่วโมงเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 9 การปัดเศษชั่วโมง
มีรูปแบบการปัด 3 รูปแบบดังนี้
- ไม่ปัดเศษ คือ คำนวณเอกสารโอทีตามจริง
- ปัดลงครึ่งชั่วโมง คือ ปัดเศษลงช่วงละครึ่งชั่วโมง เช่น ทำโอที 02.45 ชั่วโมง หากตั้งค่าปัดเศษจะคำนวณได้ 02.30 ชั่วโมง
- ปัดลงเต็มชั่วโมง คือ ปัดเศษลงช่วงละชั่วโมง เช่น ทำโอที 02.45 ชั่วโมง หากตั้งค่าปัดเศษจะคำนวณได้ 02.00 ชั่วโมง
ขั้นตอนที่ 10 นำไปคำนวณกับ
เป็นการเลือกว่าจะนำรายการโอทีประเภทนี้มาคำนวณกับภาษีและประกันสังคมหรือไป ซึ่งมสามารถดูคู่มือการตั้งค่าให้คิดภาษี และประกันสังคม ได้ที่นี่
หลัการคำนวณโอทีของการได้รับเงินแต่ละประเภท
ติดตามเรทค่าแรง (ตัวอย่าง 1.5 เท่า)
- เงินเดือน 15,000 / วันทำงาน 30 วัน จะได้ค่าแรงเฉลี่ย 500 ต่อวัน และนำไปหารชั่วโมงการทำงาน 8 ชั่งโมง เท่ากับทำงาน 1 ชั่วโมงจะได้โอที 62.5 บาท ถ้าหากทำโอที 5 ชั่วโมง X 1.5 = 468.75 บาท
เป็นนาที (ตัวอย่างนาทีละ 5 บาท)
- พนักงานทำโอที 1 ชั่วโมง จะได้ 60 นาที x 5 บาท = 300 บาท
ตามสูตรการคำนวณพิเศษ (ตัวอย่าง ทำโอทีช่วง 0 – 30 นาที คิด 1 เท่า และ ทำโอทีช่วง 31 – 60 นาที คิด 2 เท่า)
- เงินเดือน 15,000 / วันทำงาน 30 วัน จะได้ค่าแรงเฉลี่ย 500 ต่อวัน และนำไปหารชั่วโมงการทำงาน 8 ชั่งโมง เท่ากับทำงาน 1 ชั่วโมงจะได้โอที 62.5 บาท
ถ้าหากทำโอที 1 ชั่วโมง 30 นาทีแรกคิดได้ 31.25 บาท และ 30 นาทีหลัง 62.5 บาท ดังนั้นพนักงานทำโอที 1 ชั่วโมงระบบจะคำนวณได้ 93.75 บาท
แปลงเป็นวันหยุดพิเศษ
- พนักงานมีกะการทำงาน 08.00 – 17.00 น. และขอเอกสารโอที 17.00 – 19.00 น. มีการตั้งค่าจำนวน 2 เท่าของชั่วโมง
เท่ากับพนักงานทำโอวันนี้ 2 ชั่วโมง แต่คิดเป็น 2 เท่า ดังนั้นวันนี้จะเก็บชั่วโมงโอทีที่จะเปลี่ยนเป็นลา หรือวันหยุดได้ 4 ชั่วโมง