การใช้งานของหัวหน้างาน

การใช้งานในส่วนของแอปพลิเคชัน และเว็บเบราว์เซอร์เบื้องต้นของหัวหน้างาน ในส่วนนี้จะเป็นการอนุมัติเอกสารต่าง ๆ เช่น เอกสารโอที หรือเอกสารลางานของพนักใต้สังกัด หรือเป็นผู้อนุมัติให้กับพนักงาน สามารถตรวจสอบเวลาการทำงานเข้า-ออกประจำวัน หรือปฏิทินกะการทำงาน-วันหยุด รวมถึงการลงเวลาทำงานให้กับพนักงานโดยการใช้ฟังก์ชันสแกนลูกทีม ทั้งนี้หัวหน้างานยังสามารถ อนุมัติเอกสาร หรือขอเอกสารแทนให้กับพนักงานบนเว็บเบราว์เซอร์ รวมถึงการการจัดกะทำงานวันหยุดได้อีกด้วย

โดยการใช้งานของหัวหน้างาน จะสามารถใช้งานได้ 2 ช่องทาง คือ

1.การใช้งานแอปพลิเคชัน สำหรับหัวหน้างาน

2.การใช้งานเว็บเบาว์เซอร์ สำหรับหัวหน้างาน

1.การใช้งานแอปพลิเคชัน สำหรับหัวหน้างาน

การอนุมัติเอกสาร

สามารถอนุมัติเอกสารได้ที่หน้า News Feed หรือที่เมนูยื่นเอกสาร สามารถเลือกตัวกรองในการเลือกเดือน หรือสถานะของเอกสารเพื่อทำการตรวจสอบ หรืออนุมัติเอกสารต่าง ๆ โดยสามารถดูคู่มือการอนุมัติเอกสารอย่างละเอียดได้ที่นี่ ซึ่งสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอน ดังนี้

วิธีที่ 1 อนุมัติเอกสารที่ “News Feed (หน้าหลัก)”

1.หัวหน้างานสามารถดำเนินการอนุมัติเอกสาร ได้ที่หน้า News Feed ซึ่ง

• อนุมัติ คือ อนุมัติเอกสารของพนักงานฉบับนั้น
• ไม่อนุมัติ คือ ไม่อนุมัติเอกสารของพนักงานฉบับนั้น
• ตรวจสอบ คือ ให้พนักงานตรวจสอบเอกสาร และแก้ไขให้ถูกต้องอีกครั้ง

วิธีที่ 2 อนุมัติเอกสารที่หน้า “อนุมัติเอกสาร”

1.เลือกเข้าไปที่ “อนุมัติเอกสาร” ที่รายการโปรด หรือเลือกที่ขีด 3 ขีด และเลือก “อนุมัติเอกสาร”

2.เมื่อเข้ามาจะพบกับเอกสารที่รออนุมัติและสามารถเลือกเอกสารที่จะอนุมัติแบบเจาะจงได้

3.สัญลักษณ์การอนุมัติเอกสาร มีรายละเอียดดังนี้

• ปุ่มสีเขียว: อนุมัติเอกสารของพนักงาน
• ปุ่มสีแดง: ไม่อนุมัติเอกสารของพนักงาน
• ปุ่มสีเหลือง: ให้พนักงานตรวจสอบเอกสาร และแก้ไขให้ถูกต้องอีกครั้ง
• ปุ่มสีฟ้า: ดูข้อมูลเอกสารของพนักงาน

การตรวจสอบการลางาน

การตรวจสอบการลางาน ของพนักงานว่าวันไหนมีพนักงานขอเอกสารลางานเข้ามาบ้าง โดยสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เมื่อเข้าสู่หน้าหลักของแอปพลิเคชั่น แล้วเลือกไอคอนเมนู “ขีดสามขีด”ที่มุมล่างของหน้าจอ

2.เลือกเมนู “จัดการเวลา”

3.เลือก “ปฏิทินข้อมูลสรุปเวลา”

4.เลือก “ลางาน” และเลือกวันที่ที่ต้องการตรวจสอบ เพื่อแสดงข้อมูลพนักงานที่มีการยื่นเอกสารลางานในวันดังกล่าว

การตรวจสอบกะการทำงานและวันหยุดของพนักงานได้ ว่าวันไหนมีพนักงานคนไหนทำกะการทำงานนี้บ้าง

หรือตรวจสอบวันหยุดของพนักงานว่าวันไหนมีพนักงานหยุดบ้าง ซึ่งสามารถเข้าตรวจสอบได้เช่นเดียวกันกับเมนูการตรวจสอบการลางาน

5.เลือก “กะ” และเลือกวันที่ที่ต้องการตรวจสอบ เพื่อแสดงข้อมูลพนักงานที่มีการยื่นเอกสารกะงานในวันดังกล่าว

6.เลือก “วันหยุด” และเลือกวันที่ที่ต้องการตรวจสอบ เพื่อแสดงข้อมูลพนักงานที่มีการยื่นเอกสารวันหยุดในวันดังกล่าว

การตรวจสอบเวลาเข้าออกประจำวัน

การตรวจสอบเวลาเข้าออกประจำวัน ของพนักงานจะเป็นการตรวจสอบการลงเวลาเข้า-ออกของพนักงานภายในวันสามารถเลือกช่วงวันที่ที่ต้องการดูได้ โดยสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เมื่อเข้าสู่หน้าหลักของแอปพลิเคชั่น แล้วเลือกไอคอนเมนู “ขีดสามขีด”ที่มุมล่างของหน้าจอ

2.เลือกเมนู “จัดการเวลา”

3.เลือก “เวลาเข้า-ออกประจำวัน”

4. เลือก “วันที่” และพนักงานที่ต้องการค้นหา

การลงเวลาการทำงานให้กับพนักงาน

การลงเวลาการทำงานให้กับพนักงาน โดยการสแกนใบหน้าของพนักงานเพื่อลงเวลาการทำงานให้กับพนักงาน (กรณีพนักงานไม่มีโทรศัพท์มือถือ เป็นต้น) ซึ่งสามารถดูคู่มือการลงเวลาการทำงานอย่างละเอียดได้ที่นี่

2.การใช้งานเว็บเบาว์เซอร์ สำหรับหัวหน้างาน

หัวหน้างานสามารถเข้าใช้งานระบบผ่านเว็บเบราว์เซอร์ โดยใช้ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านเดียวกันกับที่ใช้ในการเข้าใช้งานผ่านแอปพลิเคชันของพนักงาน โดยเข้าใช้งานผ่านลิงก์ในหน้า HRS : https://hrs.humansoft.co.th/auth/login ซึ่งสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอน ดังนี้

1.เลือกบริษัท, ชื่อผู้ใช้, รหัสผ่าน ในการเข้าสู่ระบบ

2.หลังจากนั้นเลือก “เข้าสู่ระบบ” เพื่อเข้าสู่หน้าหลักของระบบ

ปฏิทินการอนุมัติ

เป็นเมนูสำหรับหัวหน้างาน เพื่อใช้ในการตรวจสอบและอนุมัติเอกสารที่พนักงานได้ยื่นคำร้องเข้ามาในแต่ละวัน โดยระบบจะแสดงข้อมูลในรูปแบบปฏิทิน พร้อมแสดงตัวเลขระบุจำนวนเอกสารที่มีการร้องขอในแต่ละวัน

หัวหน้างานสามารถเข้าดูรายละเอียดและดำเนินการอนุมัติเอกสารได้โดยตรงจากหน้านี้ ซึ่งสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนู “ข้อมูลหัวหน้างาน”

2.เลือกเมนู “ปฏิทินการอนุมัติ”

3.ในหน้าจอปฏิทินการอนุมัติให้กำหนด เดือน และ วันที่ ที่ต้องการตรวจสอบหรืออนุมัติเอกสาร

4.จากนั้นระบบจะแสดงรายชื่อพนักงานตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ ให้คลิกที่สัญลักษณ์ “แว่นขยาย” เพื่อแสดงรายละเอียดของเอกสารที่ยื่นขอ

5.เมื่อกดที่รูปแว่นขยายก็จะแสดงเอกสารขึ้นมาเพื่อตรวจสอบสถานะของเอกสารได้ ถ้าหากเอกสารยังไม่ถูกการอนุมัติก็จะสามารถอนุมัติเอกสารได้จากหน้าปฏิทินการอนุมัติเลย

หัวหน้างานขอเอกสารต่างๆให้กับพนักงาน

หัวหน้างานสามารถดำเนินการขอเอกสารต่างๆ แทนพนักงานได้โดยตรงผ่านหน้าปฏิทินการอนุมัติ โดยสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เมื่อเข้าสู่หน้าจอ ปฏิทินการอนุมัติ ให้คลิกที่สัญลักษณ์ “เครื่องหมายบวก (+)” บนวันที่ที่ต้องการดำเนินการขอเอกสารแทนพนักงาน

2.เลือก ประเภทของเอกสาร

3.กรอกข้อมูลรายละเอียดให้ครบถ้วน และคลิกปุ่ม “บันทึก” เพื่อยืนยันการขอเอกสารดังกล่าว

เมนูอนุมัติเอกสาร

หัวหน้างานสามารถตรวจสอบเอกสารพื้นฐานของพนักงานที่ขอเอกสารเข้ามา เพื่อทำการอนุมัติเอกสารหรือขอเอกสารใหกับพนักงานได้เช่นกัน ซึ่งสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนู “ข้อมูลหัวหน้างาน”

2.เลือกเมนู “อนุมัติลางาน”บนเมนูอนุมัติเอกสาร

3.ระบุเลือกอนุมัติ, ไม่อนุมัติ, ตรวจสอบ เอกสารฉบับนั้นที่พนักงานมีการขอเอกสารมาได้เลย นอกจากนั้นยังสามารถขอเอกสารแทนให้แก่พนักงานด้วยเช่นเดียวกัน

เมนูจัดการกะทำงาน

เป็นการจัดกะการทำงานให้กับพนักงานที่อยู่ภายใต้สายการอนุมัติ โดยสามารถเลือกแยกตามแผนก, สำนักงานสาขา หรือชื่อพนักงาน อีกทั้งยังสามารถเลือกแสดงผลในรูปแบบรายเดือนและรายสัปดาห์ เพื่อให้การบริหารจัดการกะการทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนู “ข้อมูลหัวหน้างาน”

2.เลือกเมนู “จัดกะการทำงาน-วันหยุด”

3.เมื่อเข้าสู่หน้าจัดกะการทำงาน-วันหยุด ให้เลือกที่เมนู “จัดกะการทำงาน”

4.ระบุเงื่อนไขที่ต้องการจัดกะการทำงานเสร็จแล้ว จากนั้นเลือก “ค้นหา”

5.เลือก “กะการทำงาน” ที่ต้องการกำหนดให้กับพนักงาน

6.หากเลือก “ไอคอนลูกศร” ในระดับรายชื่อพนักงาน หมายถึง การเปลี่ยนกะการทำงานเฉพาะรายบุคคลตามวันที่ที่เลือกไว้

7.หากเลือก “ไอคอนลูกศร” ตามวันที่ หมายถึง การเปลี่ยนกะการทำงานของพนักงานทั้งหมดในวันที่กำหนด

8.เลือก “บันทึก” เพื่อยืนยันและบันทึกข้อมูลการจัดกะการทำงาน

เมนูจัดการวันหยุด

เป็นการจัดการวันหยุดให้กับพนักงานที่อยู่ภายใต้สายการอนุมัติ โดยสามารถเลือกวันหยุดพนักงาน, วันหยุดนักขัตฤกษ์ หรือวันทำงาน ให้กับพนักงาน เพื่อให้การบริหารจัดการวันหยุดเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนู “ข้อมูลหัวหน้างาน” เหมือนการเข้าใช้งานเมนูจัดการกะทำงาน จากนั้นให้เลือกที่เมนู “จัดการวันหยุด”

2.ระบุเงื่อนไขที่ต้องการจัดการวันหยุด จากนั้นเลือก “ค้นหา”

3.เลือก “วันหยุด-วันทำงาน” ที่ต้องการกำหนดให้กับพนักงาน

4.หากเลือก “ไอคอนลูกศร” ในระดับรายชื่อพนักงาน หมายถึง การเปลี่ยนวันหยุด-วันทำงานเฉพาะรายบุคคลตามวันที่ที่เลือกไว้

5.หากเลือก “ไอคอนลูกศร” ตามวันที่ หมายถึง การเปลี่ยนวันหยุด-วันทำงานของพนักงานทั้งหมดในวันที่กำหนด

6.เลือก “บันทึก” เพื่อยืนยันและบันทึกข้อมูลการจัดการวันหยุด

เมนูจัดการกะการทำงาน-วันหยุด

เป็นการจัดการกะการทำงาน-วันหยุดให้กับพนักงานที่อยู่ภายใต้สายการอนุมัติ โดยสามารถเลือกได้ทั้งกะการทำงานและวันหยุดให้แก่พนักงาน ซึ่งสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนู “ข้อมูลหัวหน้างาน” เหมือนการเข้าใช้งานเมนูจัดการกะทำงาน จากนั้นให้เลือกที่เมนู “จัดการกะการทำงาน-วันหยุด”

2.ระบุเงื่อนไขที่ต้องการจัดการกะการทำงาน-วันหยุด จากนั้นเลือก “ค้นหา”

3.เลือก “กะการทำงาน วันหยุดหรือวันทำงาน” ที่ต้องการกำหนดให้กับพนักงาน

4.หากเลือก “ไอคอนลูกศร” ในระดับรายชื่อพนักงาน หมายถึง การเปลี่ยนกะการทำงาน-วันหยุดเฉพาะรายบุคคลตามวันที่ที่เลือกไว้

5.หากเลือก “ไอคอนลูกศร” ตามวันที่ หมายถึง การเปลี่ยนกะการทำงาน-วันหยุดของพนักงานทั้งหมดในวันที่กำหนด

6.เลือก “บันทึก” เพื่อยืนยันและบันทึกข้อมูลการจัดการวันหยุด

สรุปได้ว่าในการใช้งานหลักๆ บนแอปพลิเคชัน หรือบนเว็บเบร์าวเซอร์ ของหัวหน้างานจะเป็นการอนุมัติเอกสารต่าง ๆ หรือขอเอกสารให้กับพนักงาน และการตรวจสอบเวลาการทำงานเข้า-ออกประจำวัน โดยใช้ปฏิทินสรุปข้อมูลเพื่อตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ ของพนักงานใต้สังกัดที่ตนเองดูแลหรือมีสิทธิเป็นผู้อนุมัติของพนักงาน อีกทั้งยังสามารถจัดกะการทำงาน, วันทำงาน-วันหยุดให้กับพนักงานได้อีกด้วย

หมายเหตุ : ในการอนุมัติเอกสารผ่านบนแอปพลิชันจะมี 2 แพ็คเกจที่สามารถใช้ได้ ดังนี้

1.แพ็คเกจ Lite

2.แพ็คเกจ Professional