จัดการกะการทำงาน

กะการทำงาน คือช่วงเวลาการทำงานในแต่ละวันของพนักงาน  เมื่อทำการสร้างกะการทำงานขึ้นมาแล้ว จะต้องนำกะการทำงานนั้น มากำหนดให้กับพนักงาน อีกทั้งยังรวมไปถึงถึงเป็นการกำหนดช่วงเวลาในการขอเอกการลา หรือเอกสารโอที และยังเป็นตัวกำหนดการคำนวณขาดงาน, ลางาน หรือมาสาย ฯ ของพนักงานอีกด้วย

   การจัดกะการทำงานยังสามารถทำการจัดกะที่เป็นกะพื้นฐานให้กับพนักงาน ที่มีการกำหนดช่วงเวลาการทำงานที่แน่นอนในทุก ๆ เดือน อีกทั้งยังสามารถจัดกะหมุนเวียนให้กับพนักงานได้ ในกรณีที่พนักงานมีการหมุนเวียนกะการทำงานภายในเดือน หรือสัปดาห์ เป็นต้น

การจัดกะการทำงาน

วิธีการจัดกะการทำงานพื้นฐานรายบุคคล

ให้เลือกที่เมนูข้อมูลองค์กร และมาที่ข้อมูลพนักงาน และกดปุ่มเลือกพนักงาน

เมื่อกดที่ปุ่มเลือกพนักงานแล้ว จะแสดงรายชื่อพนักงานขึ้นมา สามารถเลือกตัวกรองเพื่อค้นหารายชื่อพนักงานได้ หลังจากนั้นให้เลือกรายชื่อพนักงานท่านที่ต้องการ จัดกะการทำงานพื้นฐานขึ้นมา

เมื่อเลือกรายชื่อพนักงานแล้ว จะแสดงที่หน้าข้อมูลเพื่อฐานของพนักงาน หลังจากนั้นให้กดที่คำว่าตั้งค่า ที่แถบเมนูด้านบน

หลังจากนั้นเลือกที่หัวข้อตั้งค่ากะการทำงาน และกดเลือกกะการทำงานเพื่อเปลี่ยนให้กับพนักงาน

เมื่อกดเลือกกะการทำงานแล้ว ในแถบข้อมูลกะการทำงานจะแสดงลูกศรชี้ลง เพื่อให้กดเปลี่ยนกะการทำงานเมื่อทำการเปลี่ยนกะการทำงานเรียบร้อยให้กดที่ปุ่มบันทึก

การจัดกะการทำงานพื้นฐานทั้งองค์กร

ให้เลือกที่เมนูข้อมูลองค์กร และเลือกที่ข้อมูลพนักงานและเลือกที่แถบเมนูย่อย ให้เลือกหัวข้อ ตั้งค่ากะการทำงาน และกดเลือกกะการทำงานเพื่อเปลี่ยนให้กับพนักงาน

เมื่อทำการเลือกกะการทำงานเรียบร้อยแล้ว จะมีลูกศรวงกลมแสดง ให้กดเปลี่ยนกะการทำงานหลังรหัสกะการทำงานของแต่ละวัน

หากต้องการเปลี่ยนกะการทำงานให้กับพนักงานทุกคนภายในวันนั้น ให้ทำการกดที่ลูกศรวงกลมหลังชื่อวันที่ต้องการเปลี่ยนกะการทำงาน หลังจากนั้นกะการทำงานภายในวันนั้นของพนักงานทุกคนก็จะถูกเปลี่ยน

เมื่อทำการเปลี่ยนกะการทำงานขอพนักงานเรียบร้อยขั้นตอนสุดท้ายให้ทำการกดบันทึก                                                

หมายเหตุ : หากมีการเปลี่ยนแปลงกะการทำงานในเมนูนี้ จะเป็นการเปลี่ยนข้อมูลพื้นฐาน ซึ่งจะไม่ส่งผลกระทบข้อมูลในแต่ละเดือน หากต้องการอัพเดทข้อมูลในแต่ละเดือน กรุณา "รีเซ็ตค่าตั้งต้นเฉพาะกะการทำงาน" ในเดือนที่ต้องการอีกครั้ง

วิธีการจัดกะการทำงาน แบบหมุนเวียนกะการทำงาน

ให้เลือกที่เมนูการประมวนผลเงินเดือน เลือกจัดการเวลา และเลือกจัดกะการทำงาน-วันหยุด หลังจากนั้นมาเลือกแถบจัดการกะการทำงาน เลือกตัวกรองในการค้นหาข้อมูลพนักงานมุมมอง หรือเดือนที่ต้องการจัดการกะการทำงานและกดที่ปุ่ม ค้นหา

เมื่อกดที่ปุ่มค้นหาแล้ว จะมีตารางรายชื่อพนักงาน และกะการทำงานของวันที่ต่าง ๆ ในรอบเดือนแสดงขึ้นมา เพื่อทำการจัดกะการทำงานให้กับพนักงาน หลังจากนั้นให้ทำการเลือกกะการทำงาน เพื่อที่จะเปลี่ยนให้กับพนักงาน

เมื่อทำการเลือกกะการทำงานเรียบร้อยแล้ว จะมีลูกศรวงกลมแสดงให้กดเปลี่ยนกะการทำงาน หลังรหัสกะการทำงานของแต่ละวัน สามารถเลือกเปลี่ยนกะการทำงานให้กับพนักงานตามวันที่ที่ต้องการได้เลย และกดบันทึก

หากต้องการเปลี่ยนกะการทำงานให้กับพนักงานทุกคนภายในวันนั้น ให้ทำการกดที่ลูกศรหลังวันที่ ที่ต้องการเปลี่ยนกะการทำงาน ภายในวันนั้นของพนักงานทุกคนก็จะถูกเปลี่ยน และกดที่ปุ่มบันทึก

และยังสามารถดาวน์โหลด Template เพื่อนำเข้ากะการทำงานของพนักงานได้ วีธีการนำเข้ากะการทำงาน สามารถดูได้ที่นี่

การจัดกะการทำงานของโปรแกรม HumanSoft มีความสำคัญอย่างมากในการคำนวณเงินเดือน เป็นการกำหนดช่วงเวลาในการทำงานของพนักงาน และการคำนวณเอกสารการลา หรือเอกสารโอที ดังนั้นในการคำนวณเงินเดือนจะต้องทำการสร้างกะการทำงานและกำหนดกะการทำงานให้กับพนักงานในแต่ละรอบการคำนวณเงินเดือนก่อนที่จะให้พนักงานทำการลงเวลาการทำงานหรือขอเอกสารต่างๆเข้ามาในโปรแกรม

สำหรับข้อควรระวังที่สำคัญ จะแบ่งเป็น 3 กรณี ดังนี้

1.เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงช่วงเวลา หรือประเภทของกะการทำงาน ที่เมนูข้อมูลกะการทำงาน

2.มีการกำหนดกะการทำงาน ที่เป็นกะการทำงานพื้นฐานในเมนูข้อมูลพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นการแก้ไขที่พนักงานรายบุคคล หรือแก้ไขที่ เมนูย่อยตั้งค่ากะการทำงาน

  เมื่อมีการแก้ไขทั้ง 2 กรณีข้างต้น จะต้องมาทำการกดรีเซตเฉพาะกะการทำงาน ที่หน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคล หรือคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร อย่างใดอย่างหนึ่ง เพื่อให้โปรแกรมรีเซตค่าตั้งต้นไม่อีกครั้ง

  ซึ่งเมื่อมีการกดรีเซตเฉพาะกะการทำงาน ระบบจะทำการดึงข้อมูลกะการทำงานจากข้อมูลพื้นฐานของพนักงานมาแสดงที่หน้าตารางเวลาการทำงาน

3.เมื่อมีการจัดกะการทำงาน, วันทำงาน-วันหยุด ที่เมนูจัดการเวลา เมื่อดำเนินการเรียบร้อยแล้วและกดบันทึก หลังจากนั้นให้ไปที่หน้าคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร มากดที่ปุ่มรีเซต เลือก “โหลดข้อมูลการตั้งค่าใหม่” หลักจากนั้นให้กดคำนวณ เป็นอันเสร็จสิ้น