การคำนวณเงินเดือน

เมนูคำนวณเงินเดือนเป็นเมนูที่ใช้ในการคำนวณเงิน และการตรวจสอบเอกสารต่าง ๆ รวมถึงเวลาเข้าออกงานของพนักงาน, รายรับรายจ่ายและเบิกเงินล่วงหน้า อีกทั้งยังสามารถดาวน์โหลดรายงานสรุปผลการคำนวณเงินเดือนสุทธิ เพื่อตรวจสอบยอดเงินรวมทั้งบริษัท, รายงานประกันสังคม, รายงานภาษี ภงด.1 , ภงด.3 หรือรายงานสรุปเงินที่ต้องจ่าย เพื่อนำจ่ายเงินให้กับพนักงานได้

โดยเมนูการคำนวณเงินเดือน ซึ่งเป็นเมนูหลักที่ทาง HR สามารถตรวจสอบความถูกต้องหรือความผิดพลาดและเป็นหน้าหลักที่ควบคุมการทำงานโดย HR ในคู่นี้มือจะเป็นการอธิบายขั้นตอนการทำเงินเดือนและขั้นตอนในการตรวจสอบ หรือข้อควรระวังในการทำเงินเดือนให้กับพนักงาน

การเข้าสู่เมนูคำนวณเงินเดือน

การเข้าสู่เมนูคำนวณเงินเดือน สามารถดำเนินการได้ดังนี้

1.เข้าสู่เมนูการประมวลผลเงินเดือน

2.ไปที่เมนู “การคำนวณเงินเดือน” และเลือกที่เมนู “คำนวณเงินเดือน”

3.เมื่อเข้าสู่หน้าคำนวณเงินเดือน ขั้นตอนแรกจะต้องทำการสร้างรอบการคำนวณเงินเดือนครั้งแรกขึ้นมาก่อน โดยเลือกที่ “เซ็ตค่าตั้งต้น”

4.การตั้งค่า หรือแก้ไขรอบการคำนวณเงินเดือน

การตั้งค่า หรือแก้ไขรอบการคำนวณเงินเดือน คือ การตั้งค่ารอบเดือนที่จะใช้คำนวณเงินเดือนให้กับพนักงานในบริษัท โดยสามารถดำเนินการได้โดยเลือกที่รูป “ฟันเฟือง” การตั้งค่าที่มุมขวาบน

5.เมื่อทำการแก้ไขจำนวนระยะเวลา (วัน) ที่จะใช้ในการคำนวณเงินเดือน จะต้องพึงระวังดังนี้

• ตั้งแต่วันที่ - จนถึงวันที่ ที่ใช้ในการคำนวณเงินเดือนนั้นต้องไม่ทับซ้อนกัน เพราะจะไม่สามารถแก้ไขรอบเดือนนี้ได้
• วันที่ ที่ไม่ได้อยู่ในรอบของการคำนวณเงินเดือน หรือมีช่วงวันที่ขาดหายไป จะทำให้เมื่อพนักงานลงเวลาการทำงานเรียบร้อยแล้ว เวลาจะไม่เข้าสู่ระบบและไม่สามารถขอเอกสารพื้นฐานในวันดังกล่าวได้

โดยในหน้าการคำนวณเงินเดือน จะแบ่งออกเป็น 5 เมนู ดังนี้

• เมนู Dashboard ในการคำนวณเงินเดือน
• เมนู คำนวณเงินเดือนรายบุคคล
• เมนู คำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร
• เมนู ปิดงวดบัญชี
• เมนู สรุปตั้งค่าทั้งองค์กร

เมนู Dashboard ในการคำนวณเงินเดือน

เมื่อทำการสร้างรอบการคำนวณเงินเดือนขึ้นมา หน้าแรกที่ระบบจะแสดงคือหน้า Dashboard จะเป็นหน้าภาพรวมพนักงานในบริษัททั้งหมด และจะมีคำอธิบายเกี่ยวกับฟังก์ชั่นเพิ่มเติมในระบบ และจำนวนพนักงานทั้งหมดในบริษัท รวมไปถึงคำแนะนำเกี่ยวกับเวลาการทำงานของพนักงานทั้งหมดในรอบเดือนด้วย

โดยหน้า Dashboard  จะแสดงข้อมูลดังนี้

1.จำนวนพนักงานในฐานข้อมูลเงินเดือน และจำนวนพนักจากฐานข้อมูลพนักงาน

2.สัดส่วนพนักงานของพนักงานประเภทต่างๆ รวมถึงพนักงานเข้าใหม่,พนักงานลาออก และวันเกิดพนักงาน

3.คำแนะนำ ทั้งนี้คำแนะนำที่แสดง จะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าคำแนะนำ ที่เปิดใช้งานไว้ด้วย โดยสามารถดูคู่มือการตั้งค่าคำแนะนำอย่างละเอียดได้ที่นี่

3.1 วันทำงานไม่มาทำงาน

3.2 ลงเวลาไม่ครบคู่

3.3 ชั่วโมงการทำงานขาดมากกว่า 1 ชั่วโมง

3.4 เข้างานก่อนมากกว่าครึ่งชั่วโมง

3.5 ออกงานหลังมากกว่าครั้งชั่วโมง

3.6 มาทำงานในวันหยุด

3.1 วันทำงานไม่มาทำงาน

ในตารางการทำงานขอพนักงานเป็นสถานะวันทำงาน แต่พนักงานท่านนั้นไม่ได้ลงเวลาการทำงาน จะมีให้ทาง HR กดขอเอกสารลางานหรือขอเปลี่ยนวันหยุดให้กับพนักงานได้

3.2 ลงเวลาไม่ครบคู่

เมื่อพนักงานลงเวลาการทำงานแค่เข้างาน หรือออกงานเพียงเวลาเดียว ทาง HR สามารถขอเอกสารขอเพิ่มเวลาให้กับพนักงานได้

3.3 ชั่วโมงการทำงานขาดมากกว่า 1 ชั่วโมง

ตัวอย่างเช่นกะการทำงานของพนักงาน คือ 08:30 - 12:00 - 13:00 - 17:30 น. รวม 8 ชั่วโมงการทำงาน แต่พนักงานลงเวลาออกงาน 16:30 น. ซึ่งมีเวลาการทำงานเพียง 6.30 ชั่วโมง ทาง HR สามารถขอเอกสารขอลางาน, ขอเปลี่ยนวันหยุด หรือขอเปลี่ยนกะการทำงานให้กับพนักงานได้

3.4 เข้างานก่อนมากกว่าครึ่งชั่วโมง

พนักงานลงเวลาเข้างาน ก่อนการกะการทำงานที่กำหนดไว้ HR สามารถขอเอกสารโอที หรือขอเปลี่ยนกะการทำงานให้กับพนักงานได้

3.5 ออกงานหลังมากกว่าครั้งชั่วโมง

พนักงานลงเวลาออกงาน หลังเลิกงาน 30 นาที หรือมากกว่า 1 ชั่วโมง HR สามารถขอเอกสารโอทีหรือขอเปลี่ยนกะการทำงานให้กับพนักงานได้

3.6 มาทำงานในวันหยุด

สถานะในตารางเวลาการทำงานของพนักงานเป็นวันหยุด หรือวันหยุดนักขัตฤกษ์ แต่พนักงานมีการลงเวลาการทำงานเข้ามา ทาง HR สามารถขอเอกสารโอทีหรือขอเปลี่ยนวันหยุดให้กับพนักงานได้

เมนู คำนวณเงินเดือนรายบุคคล

ในหน้านี้จะเป็นการตรวจสอบตารางเวลาการทำงาน, เอกสาร หรือผลการคำนวณแบบรายบุคคลของพนักงาน โดยให้ทำการกดเลือกรายชื่อของพนักงานที่ต้องการตรวจสอบ กรณีที่เป็นพนักงานแบ่งงวดจ่าย

สามารถเลือกแบ่งงงวดจ่ายที่ต้องการตรวจสอบได้เลย ไม่ว่าจะเป็นงวดเต็ม, งวดที่ 1 หรืองวดที่ 2

โดยหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคล จะแสดงข้อมูลดังนี้

1.ทำการเลือก “เลือกพนักงาน” ที่ต้องการคำนวณเงินเดือนรายบุคคล

2.เมื่อทำการเลือกพนักงานแล้ว ในข้อมูลส่วนแรกจะแสดงข้อมูลพื้นฐานของพนักงาน โดยข้อมูลนี้จะมาจากข้อมูลพื้นฐานของพนักงานที่ทำการกรอกและตั้งค่าไว้

3.แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู ตารางเวลาการทำงานของพนักงาน

ซึ่งในส่วนนี้จะแสดงข้อมูลวันทำงาน, วัดหยุดพนักงาน, กะการทำงาน และเวลาเข้าออกของพนักงาน รวมไปถึงสถานะต่าง ๆ ของเวลาการทำงาน, เอกสารโอที, เอกสารการลา และขาดงาน

4.ในตารางเวลาการทำงานสามารถ เลือกที่สัญลักษณ์รูป “ปากกา” ในช่องวันที่เพื่อแก้ไขสถานะวันทำงาน, วันหยุดนักขัตฤกษ์,  วันหยุดพนักงาน, วันหยุดพิเศษ

5.หรือสามารถเปลี่ยนกะการทำงานให้กับพนักงานได้ โดยเลือกที่สัญลักษณ์รูป “ปากกา” ในช่องกะการทำงานเพื่อแก้ไขข้อมูลกะการทำงาน

6.กรณีที่ต้องการแก้ไข หรือขอเอกสารโอทีให้กับพนักงานสามารถเลือกที่สัญลักษณ์รูป “ปากกา” ในช่องโอทีเพื่อขอเอกสารโอทีแทนพนักงานหรือเลือกที่สัญลักษณ์รูป “แว่นขยาย” เพื่อทำการอนุมัติหรือตรวจสอบเพื่อแก้ไขเอกสารได้

7.กรณีที่ต้องการแก้ไข หรือขอเอกสารการลาให้กับพนักงานสามารถเลือกที่สัญลักษณ์รูป  “ปากกา” ในช่องลาเพื่อขอเอกสารการลาแทนพนักงานหรือเลือกที่สัญลักษณ์รูป “แว่นขยาย” เพื่อทำการอนุมัติหรือตรวจสอบเพื่อแก้ไขเอกสารได้

8.กรณีที่ต้องการแก้ไขเพิ่มเวลา หรือขอเอกสารเพิ่มเวลาให้กับพนักงานสามารถเลือกที่สุญลักษณ์รูป “ปากกา” ในช่องเวลาทำงานเพื่อขอเอกสารการเพิ่มเวลาแทนพนักงานได้

9.นอกจากนี้ยังสามารถระบุ “หมายเหตุ” ที่ตารางเวลาการทำงานของพนักงานในแต่ละวันได้

10.การเปิดใช้งาน Suggestion

เพื่อใช้งานการ “วิเคราะห์ข้อมูล” เมื่อเปิดใช้งานฟังก์ชัน Suggestion ระบบจะทำการวิเคราะห์ข้อมูลตารางเวลาการทำงานของพนักงานโดยอัตโนมัติ เพื่อช่วยตรวจสอบความผิดปกติที่อาจเกิดขึ้นในตารางเวลา เช่น

เวลาทำงานไม่ครบตามกำหนด ระบบจะช่วยแจ้งเตือนความผิดปกติเหล่านี้ให้กับ HR เพื่อให้สามารถตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว ลดความผิดพลาดในการจัดการตารางเวลาการทำงาน

11.การ “จำลองเวลาการทำงาน”  ระบบจะทำการเพิ่มเวลาการทำงานให้กับพนักงานโดยอัตโนมัติตามข้อมูลกะงานพื้นฐาน

แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู ยื่นเอกสาร

เมนูนี้จะเป็นการตรวจสอบเอกสารในรอบการคำนวณของพนักงาน สามารถตรวจสอบเอกสารได้ทีละหลายฉบับ โดยไม่ต้องไปดูเอกสารที่หน้าตารางเวลาการทำงาน หรือที่หน้าจัดการเอกสารและยังสามารถกดอนุมัติเอกสารทั้งหมดได้เลยที่เมนูนี้

แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู รายรับรายจ่าย

ในส่วนนี้จะสามารถกรอกข้อมูลค่าใช้จ่ายต่างๆ เพิ่มเติมให้กับพนักงานได้เลย ซึ่งรายการรายรับรายจ่ายที่จะแสดงในเมนูนี้คือประเภท Income และExpense เท่านั้น เมื่อทำการกรอกข้อมูลเรียบร้อยให้ทำการกดบันทึก

แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู เบิกล่วงหน้า

ในเมนูนี้ HR สามารถขอเบิกเงินล่วงหน้าให้กับพนักงานแบบรายบุคคลได้ โดยใส่วันที่ที่พนักงานขอเบิกเงินล่วงหน้าไป และกรอกจำนวนเงิน สุดท้ายทำการกดบันทึก

หากทำการกรอกยอดเงินให้กับพนักงานผิด หรือต้องการแก้ไขยอดเงิน ให้ทำการใส่ค่าติดลบที่จำนวนเงิน เพื่อทำการแก้ไข และทำการกดบันทึก

กำหนดเบิกตามวงเงิน คือ การตั้งค่าจากข้อมูลพนักงานให้มีวงเงินในการเบิกเงินล่วงหน้าต่อเดือนเท่าไหร่

คาดการณ์การเบิกล่วงหน้า คือ ระบบจะคำนวณจากการกดคำนวณครั้งล่าสุดว่าพนักงานได้รับเงินเดือนเท่าไหร่ จากวันแรกของรอบเดือน จนถึงวันที่กดคำนวณ และถ้าหากพนักงานขอเบิกเงินล่วงหน้าไปแล้ว จะคงเหลือยอดเงินเท่าไหร่

แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู สรุปผลการคำนวณ

เมนูนี้จะแสดงของมูลเงินเดือน, ผลการคำนวณเวลาการทำงาน, รายรับรายจ่าย รวมไปถึงยอดเงินสุทธิที่พนักงานจะได้รับ และยังสามารถดาวน์โหลดสลิปเงินเดือนเพื่อตรวจสอบได้อีกด้วย

แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู ภาษี

ในเมนูนี้จะเป็นเมนูที่แสดงรายละเอียดของภาษีรายบุคคล ว่ามีรายได้อะไรบ้างที่นำมาคำนวณกับภาษี สำหรับปุ่มคำนวณภาษี ใช้คำนวณภาษีในเดือนนั้นๆ โดยสามารถดูคู่มือวิธีการคำนวณและการทำจ่ายภาษีอย่างละเอียดได้ที่นี่

และระบบจะแสดงรายละเอียด เช่น รายได้ หรือรายหักที่คิดภาษีในเดือนนี้, ค่าลดหยอด, ภาษีที่ต้องเสียทั้งปีและภาษีที่ต้องเสียเฉพาะเดือนนี้ เป็นต้น

แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู ประวัติการแก้ไข

ในส่วนนี้จะแสดงประวัติการแก้ข้อมูลต่าง ๆ ในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลของพนักงาน ซึ่งจะแสดงวันที่แก้ไข, แก้ไขของพนักงานคนไหน, แก้ไขโดยใคร และหมายเหตุในการแก้ไขข้อมูล

แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู ตั้งค่ารายบุคล

เมนูจะเป็นการตั้งรายบุคคลของพนักงาน โดยที่จะสามารถตั้งค่าแยกออกมาจากการตั้งค่าทั้งองค์กร

ประกอบไปด้วยตั้งค่าทั่วไป, ตั้งค่าเวลาการทำงาน, จัดการกะการทำงาน-วันหยุด, รายรับรายจ่ายคงที่, รายรับรายจ่ายอัตโนมัติ, กองทุน, ภาษี และจัดการหนี้สินพนักงาน

การคำนวณเงินเดือนรายบุคคล ของพนักงานแบ่งงวดจ่าย

ในส่วนของคำนวณเงินเดือนรายบุคคลยังสามารถเลือกดูเป็นงวดได้ หากมีพนักงานคำนวณเงินเดือนโดยการแบ่งงวดจ่ายในรอบของการคำนวณเงินเดือน โดยกดที่งวดที่ 1 หรืองวดที่ 2 เพื่อทำการตรวจสอบข้อมูลของพนักงาน

การคํานวณเงินเดือนของพนักงานแบ่งงวดจ่าย จะประกอบไปด้วย

1.หลักการของการคำนวณเงินเดือนของพนักงานแบ่งงวดจ่าย จะนำงวดเต็ม - งวดที่ 1 = งวดที่ 2

2.การที่จะคํานวณแบ่งงวดจ่ายจะต้องตั้งค่าการแบ่งงวดจ่าย ที่ตั้งค่าทั่วไปก่อน 

3.เมื่อตั้งค่าทั่วไปแล้ว ต้องไปตั้งค่าที่พนักงานเป็นรายบุคคลด้วยว่าพนักงานท่านใดบ้างที่ต้องการให้คำนวณโดยการแบ่งงวดจ่าย

4.พนักงานที่ไม่ได้ตั้งค่าแบ่งงวดจ่าย รายชื่อจะแสดงแค่ในเมนู "งวดเต็ม" เท่านั้น

หมายเหตุ : สำหรับพนักงานแบ่งงวดจ่าย จะมีรายชื่ออยู่ในงวดแต็ม และแบ่งงวดจ่ายเสมอ ไม่สามารถลบรายชื่อพนักงาน ออกจากงวดใดงวดหนึ่งได้

วิธีการนับจํานวนวันในการคำนวณ ของการตั้งค่าแบ่งงวดจ่าย

กรณีตั้งค่าแบ่งงวดจ่ายไว้ 2 งวด ระบบจะคำนวณ 15 วันแรก ในงวดที่ 1 และวันที่เหลือจะเป็นงวดที่ 2

กรณีตั้งค่าแบ่งงวดจ่ายไว้ 3 งวด ระบบจะคำนวณ 10 วันแรก ในงวดที่ 1 และงวดที่ 2 ส่วนวันที่เหลือจะเป็นงวดที่ 3

กรณีตั้งค่าแบ่งงวดจ่ายไว้ 4 งวด ระบบจะคำนวณ 7 วันแรก ในงวดที่ 1, งวดที่ 2 และงวดที่ 3 ส่วนวันที่เหลือจะเป็นงวดที่ 4

เมนู คำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร

ในการคำนวณเงินเดือนให้กับพนักงานพร้อมกันทั้งองค์กร สามารถมาที่เมนูคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กรได้เลย หากมีการแบ่งงวดจ่ายสามารถเลือกได้ว่าจะคำนวณในงวดเต็ม, งวดที่ 1 หรืองวดที่ 2 ได้เลย

ซึ่งเมนูคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร คือ การตรวจสอบพนักงานทั้งองค์กรไม่ว่าจะเป็นการแก้ไขการลงเวลาผิดพลาด, การยื่นเอกสาร, รายรับรายจ่าย, เบิกเงินล่วงหน้า และสรุปผลการคำนวณเงินเดือน โดยผู้ดูแลนั้นจะสามารถตรวจสอบพนักงานทั้งองค์กร เพื่อตรวจสอบการลงเวลาและการคำนวณเงินเดือนได้จากเมนูนี้

เมนูสร้างรายชื่อ, คำนวณ, และรีเซ็ต ใช้ทำอะไร หรือใช้ในกรณีไหนบ้าง

1.สร้างรายชื่อ

คือ การสร้างรายชื่อพนักงานที่มีในระบบ ให้มาคำนวณเงินเดือนในรอบการคำนวณ การสร้างรายชื่อมีทั้งหมด 2 รูปแบบ

1.1. สร้างรายชื่อ (Only Active) เป็นการสร้างรายชื่อพนักงานที่ยัง Active อยู่ในรอบการคำนวณเงินเดือนนั้นๆ

1.2. สร้างรายชื่อ (Inactive) เป็นการสร้างรายชื่อพนักงานที่ Inactive หรือพนักงานที่ลาออกไปแล้ว ให้กลับมาคำนวณเงินเดือนในรอบเดือนที่ต้องการ

2.คำนวณ

คือ การสั่งให้ระบบดึงข้อมูลเวลา, เอกสารโอที, เอกสารการลางาน และรายรับรายจ่ายต่าง ๆ มาคำนวณเงินเดือนให้กับพนักงาน ตามเงื่อนไขในการคำนวณ และข้อมูลที่มีอยู่ ดังนั้น เมื่อเรามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล ควรกดคำนวณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ใหม่ โดยปุ่มคำนวณแบ่งเป็น 3 ปุ่ม คือ

• คำนวณวันนี้ คือ การคำนวณเงินเดือนตั้งแต่ วันเริ่มรอบเงินเดือนวันแรก จนถึงวันปัจจุบัน
• คำนวณทั้งเดือน คือ การคำนวณเงินเดือนตั้งแต่วันเริ่มรอบการคำนวณ จนถึงวันสิ้นสุดการคำนวณเงินเดือน
• คำนวณภาษี คือ การคำนวณภาษีของพนักงานที่มีคำนวณภาษีรายเดือน ใช้ในกรณีที่มีการเพิ่มรายการคำนวณภาษีเพิ่มเติม หรือต้องการคำนวณแค่ภาษีอย่างเดียว โดยไม่เกี่ยวกับการคำนวณเงินเดือน
• คำนวณกองทุน คือ การคำนวณเฉพาะกองทุนของพนักงานที่มีคำนวณกองทุนรายเดือน ใช้ในกรณีที่มีการเพิ่มรายการคำนวณกองทุนเพิ่มเติมหรือต้องการคำนวณแค่กองทุนอย่างเดียว โดยไม่เกี่ยวกับการคำนวณเงินเดือน

3.รีเซ็ต

แบ่งปุ่มการรีเซ็ตออกเป็น 7 ปุ่ม ดังนี้

• รีเซตค่าตั้งต้น คือ การรีเซตค่าทั้งหมดให้คืนค่าเดิมไม่ว่าจะเป็นกะการทำงาน, วันหยุดพนักงาน หรือในกรณีที่มีการแก้ไขวันที่เริ่มงาน และวันที่ลาออกของพนักงาน โดยทั้งหมดที่กล่าวมาจะเป็นการแก้ไขที่ข้อมูลพื้นฐานของพนักงาน
• รีเซตค่าตั้งต้นเฉพาะวันหยุด คือ การรีเซตค่าตั้งต้นเฉพาะวันหยุดของพนักงานทั้งองค์กรให้เป็นไปตามการตั้งค่าที่ข้อมูลพนักงาน
• รีเซตค่าตั้งต้นเฉพาะกะการทำงาน คือ การรีเซตกะการทำงานของพนักงานทั้งองค์กรให้เป็นไปตามการตั้งค่าที่ข้อมูลพนักงาน
• จัดการเวลาทำงาน คือ การจัดการเวลาเวลาการทำงาน ในกรณีที่พนักงานลงเวลาการทำงานแล้วมาก่อน
• แล้วมาทำการเปลี่ยนกะการทำงานให้กับพนักงานในภายหลัง เพื่อให้เวลาดังกล่าว เข้าไปอยู่ตามกะการทำงานของวันนั้น ๆ
• ซ่อมเวลาเฉพาะวันที่ควบกะการทำงาน คือ การซ่อมเวลาของกะการทำงานประเภทควบกะการทำงาน เพื่อซ่อมเวลาการทำงานระหว่างรอบการทำงาน
• ปรับปรุงข้อมูลพนักงาน คือ หากมีการแก้ไขเงื่อนไขการตั้งค่าที่ข้อมูลพนักงาน จะต้องกดปรับปรุงข้อมูลพนักงานใหม่
• โหลดข้อมูลการตั้งค่าใหม่ คือ หากมีการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขในการตั้งค่าการคำนวณ ที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณเงินเดือนทั้งหมด จะต้องกดโหลดข้อมูลการตั้งค่าใหม่เสมอ

แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กรบนเมนู รายชื่อพนักงาน

จะแสดงรายชื่อพนักงานทั้งหมดที่อยู่ในรอบเดือนนี้ หากพบว่ารายชื่อพนักงานขึ้นไม่ครบ แนะนำให้ทางผู้ดูแลทำการ กดที่ปุ่มสร้างรายชื่อ เพื่อที่ระบบจะทำการดึงข้อมูลพนักงานจากฐานข้อมูลพนักงาน และสามารถค้นหารายชื่อพนักงานได้จากหน้านี้เช่นกัน โดยกดเครื่องหมายแว่นขยาย และยังสามารถเลือกตัวกรอง เพื่อทำการค้นหารายชื่อตามแผนกที่ต้องการดูข้อมูลให้ทำการกดค้นหา

อีกทั้งยังสามารถปิด/เปิด ข้อมูลเงินเดือนระหว่างรอบคำนวณ เพื่อไม่ให้พนักงานตรวจสอบเงินเดือนที่แอปพลิเคชัน หรือเว็บเบราว์เซอร์ได้ วิธีการปิด-เปิดข้อมูลเงินเดือนสามารถดูคู่มืออย่างละเอียดได้ที่นี่

แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กรบนเมนู แก้ไขเวลาผิดพลาด

สามารถตรวจสอบเวลาการทำงานของพนักงานและยังสามารถขอเอกสารหรืออนุมัติเอกสารได้ อีกทั้งยังดึกออกมาเป็นไฟล์ Excel ได้

เมนูแก้ไขเวลาผิดพลาด คือ การแสดงรายละเอียดของพนักงานที่มีการลงเวลาเข้าออกการทำงาน เช่น ลงเวลาไม่ครบคู่, มาเช้า, มาสาย, พักไว, พักเกิน, กลับก่อน, กลับช้า, โอที, ขาดงาน และลางาน ทางผู้ดูแลสามารถค้นหารายชื่อพนักงานได้จากในหน้านี้เลย และสามารถทำการแก้ไขการลงเวลาการทำงาน, ลางาน หรือขอโอทีให้กับพนักงานได้ โดยสามารถกดปุ่มแก้ไขรูปปากกา หากพบว่ามีการลงเวลาไม่ครบคู่ หรือจะขอเอกสารโอที, ขอลางานให้พนักงานทั้งองค์กรได้

แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กรบนเมนู ยื่นเอกสาร

จะแสดงรายการเอกสารที่พนักงานยื่นเอกสารต่าง ๆ เข้ามาในเดือนนั้น ๆ เช่น เอกสารลางาน เอกสารขอโอที เป็นต้นหน้ายื่นเอกสารทาง HR สามารถขอเอกสารให้พนักงานและสามารถอนุมัติเอกสารของพนักงานได้ที่หน้านี้ รายการยื่นเอกสารรายการใดที่ยังไม่ได้อนุมัติเอกสาร จะมีหมายเลขแสดงจำนวนเอกสารที่ยัง ไม่ได้อนุมัติ เมื่ออนุมัติทั้งหมดแล้วหมายเลขที่แสดงจะหายไป

แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กรบนเมนู รายรับรายจ่าย

ในส่วนนี้จะสามารถกรอกข้อมูลค่าใช้จ่ายต่างๆ เพิ่มเติมให้กับพนักงานได้เลย ซึ่งรายการรายรับรายจ่าย ที่จะแสดงในเมนูนี้คือประเภท Income และExpense เท่านั้น เมื่อทำการกรอกข้อมูลเรียบร้อยให้ทำการกดบันทึก และยังสามารถดาวน์โหลดเทมเพลทเพื่อใส่ข้อมูล และนำเข้าได้

แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กรบนเมนู เบิกล่วงหน้า

จะเป็นการเพิ่มข้อมูลที่พนักงานขอเบิกไปแล้ว โดยให้กดที่ปุ่ม เบิกล่วงหน้า จะมีรายการเบิกเงินล่วงหน้ามาแสดงที่หน้านี้ หลังจากนั้นให้ เลือกหน้ารายชื่อพนักงานที่ต้องการ และกด บันทึก ซึ่งหมายถึงการอนุมัติเอกสารแล้ว สำหรับการโหลดรายงานเบิกเงินล่วงหน้า คือ รายงายรายชื่อพนักงานที่ยังไม่ถูกอนุมัติเอกสารเบิกเงินล่วงหน้า สามารถเลือกมาดูเอกสารได้ 3 รูปแบบ ทั้ง PDF , Excel เเละ Text

แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กรบนเมนู ตรวจสอบข้อมูลเงินเดือน

เพื่อให้สามารถตรวจสอบข้อมูลเงินเดือนของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถกรองข้อมูลตามความต้องการได้หลากหลายเงื่อนไขเพื่อตรวจสอบข้อมูลเงินเดือนก่อนที่จะนำส่ง

• โดยสามารถกรองข้อมูลตามโครงสร้างองค์กร ตำแหน่ง ประเภทพนักงาน
• เลือกเงื่อนไขที่กำหนดเอง (สามารถปรับแต่งเงื่อนไข เช่น เพิ่ม แก้ไข หรือลบเงื่อนไข) จากนั้นกดค้นหาเพื่อประมวลผลและแสดงข้อมูลในรูปแบบตาราง

แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กรบนเมนู สรุปผลการคำนวณ

เป็นการสรุปผลการคำนวณเวลาการทำงานไม่ว่าจะเป็นเงินเดือน, วันทำงาน, ชั่วโมงการทำงาน, ขาด, ลา, มาสาย, ค่าแรงต่อวัน รวมถึงรายรับ, รายจ่าย และผลการคำนวณสุทธิแบบทั้งองค์กร และยังสามารถเลือกดาวน์โหลดรายงานผลการคำนวณเงินเดือนสุทธิ ได้ทั้งไฟล์ PDF และไฟล์ Excel

แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กรบนเมนู ประวัติการแก้ไข

เป็นการตรวจสอบประวัติการแก้ไขข้อมูลต่างๆ ในการแก้ไขเงินเดือน

การปิดงวดบัญชี

การปิดงวดบัญชีสำหรับงวดเต็ม

ให้เลือกที่เมนูปิดงวดบัญชี หลังจากนั้นบันทึกวันที่จ่าย และวันที่จ่ายภาษี และกดบันทึก สุดท้ายกดที่เมนูปิดงวดบัญชี ซึ่งในเมนูนี้เป็นเมนูที่สาที่มารถตรวจสอบยอดเงิน หรือดูสรุปยอดเงินทั้งหมดของรอบเดือน อีกทั้งยังสามารถดาวน์โหลดรายงานผลการคำนวณเงินเดือนสุทธิ เพื่อตรวจสอบยอดเงินรวมทั้งบริษัท, รายงานประกันสังคม, รายงานภาษี ภงด.1, ภงด.3 หรือรายงานสรุปเงินที่ต้องจ่ายเพื่อนำจ่ายเงินได้

การปิดงวดบัญชี ของพนักงานแบ่งงวดจ่าย

ให้ทำการกดเลือกงวดที่ต้องการ ให้เลือกเมนูปิดงวดบัญชีของงวดที่ต้องการ และทำการบันทึกวันที่จ่าย หลังจากนั้นให้ทำการกด ปิดงวดบัญชี

เมื่อทำการปิดงวดบัญชีเรียบร้อยแล้ว จะมีสัญลักษณ์เครื่องหมาย ถูก แสดงขึ้นมา จึงจะสามารถดาวน์โหลดรายงานต่าง ๆ จากหน้าปิดงวดบัญชีได้

สิ่งที่ต้องตรวจสอบก่อนปิดงวดบัญชี

1.ตรวจสอบเวลาผิดพลาดของพนักงาน

2.ตรวจสอบการอนุมัติเอกสารต่าง ๆ ของพนักงาน เช่น เอกสารลางาน หรือเอกสารขอโอที เป็นต้น

3.ตรวจสอบการกดคำนวณเงินเดือน ซึ่งก่อนปิดงวดบัญชีแนะนำให้กดคำนวณเงินเดือนอีกครั้ง 

4.กรอกวันที่จ่าย และวันที่จ่ายภาษีตามที่บริษัทกำหนด

เมื่อปิดงวดบัญชีเรียบร้อยแล้ว ถึงจะสามารถดาวน์โหลดรายงานในหน้าปิดงวดบัญชีได้ เช่น รายงานผลการคำนวณเงินเดือนสุทธิงวดปกติ, รายงานสสรุปเงินเดือนที่ต้องจ่าย, รายงานภาษี และรายงานประกันสังคม เป็นต้น อีกทั้งยังสามารถนำเข้าเงินเดือนสุทธิ และนำเข้าข้อมูลกองทุนได้เมื่อปิดงวดบัญชีแล้ว

การนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิ และนำเข้าข้อมูลกองทุน สามารถดาวน์โหลดเทมเพลท เพื่อนำไปกรอกข้อมูลเมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนสมบูรณ์ สามารถนำเข้าไฟล์เข้ามาในระบบได้เลย

กรณีนำเข้าเงินเดือนสุทธิ เมื่อนำเข้าไฟล์เงินเดือนสุทธิสำเร็จ ห้ามกลับมากดเปิดงวดบัญชี และกดคำนวณเงินเดือน ไม่เช่นนั้นข้อมูลเงินเดือนที่นำเข้าไปก่อนหน้านี้จะผิดไปจากไฟล์ข้อมูลเงินเดือนสุทธิที่นำเข้า

โดยสามารถดูวิธีการทำจ่ายกับธนาคารอย่างละเอียดได้ที่นี่

โดยสามารถดูวิธีการทำจ่ายกับกรมสรรพากรอย่างละเอียดได้ที่นี่

โดยสามารถดูวิธีการทำจ่ายกับสำนักงานประกันสังคมอย่างละเอียดได้ที่นี่

เมื่อทำการปิดงวดบัญชี ที่หน้าปิดงวดก็จะมีอีก 2 เมนู คือนำเข้าข้อมูลกองทุน และนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิ จะเป็นเมนูสำหรับการนำเข้าเงินเดือนย้อนหลังและกองทุน

สามารถตรวจสอบการนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิอย่างละเอียดได้ที่นี่

สามารถตรวจสอบการนำเข้าข้อมูลกองทุนอย่างละเอียดได้ที่นี่

สรุปตั้งค่าทั้งองค์กร

มีไว้สำหรับแสดงการตั้งค่าทั้งองค์กร ที่ใช้สำหรับการคำนวณในแต่ละรอบเดือนซึ่งเป็นการดึงข้อมูลการตั้งค่าที่ใช้ในการคำนวณในรอบเดือนนั้นๆมาแสดง ซึ่งการสรุปตั้งค่าทั้งองค์กรจะประกอบไปด้วย

1.ตั้งค่าทั่วไป

2.ตั้งค่าเวลาการทำงาน

3.ตั้งค่าประเภทการลา

4.ตั้งค่าประเภทรายรับรายจ่าย

ซึ่งการตั้งค่านี้จะอัพเดทเมื่อเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าและกดคำนวณเงินเดือน

1.ตั้งค่าทั่วไป

เป็นการอธิบายถึงการตั้งค่าต่างๆของทั้งองค์กร เช่น รอบในการจ่ายเงินเดือน, วันทำงานเพื่อนำไปหารค่าแรง, จำนวนชั่วโมงการทำงาน, การตั้งอัตราประกันสังคมของพนักงานและนายจ้าง เป็นต้น

2.ตั้งค่าเวลาการทำงาน

เป็นการอธิบายถึงการตั้งค่าต่างๆของทั้งองค์กรในด้านของการตั้งค่าเวลาการทำงาน เช่น การตั้งค่ามาเช้า, มาสาย เป็นต้น

3.ตั้งค่าประเภทการลา

เป็นการอธิบายถึงการตั้งค่าต่างๆของทั้งองค์กรในด้านของการตั้งค่าประเภทการลา เช่น ลากิจได้รับค่าจ่างกี่วัน, ลาคลอดได้รับค่าจ้างกี่วัน, ลาป่วยมีใบรับรองแพทย์กี่วัน เป็นต้น

4.ตั้งค่าประเภทรายรับรายจ่าย

เป็นการอธิบายถึงการตั้งค่าต่างๆของทั้งองค์กรในด้านของการตั้งค่าประเภทรายรับรายจ่าย เช่น รายรับค่าโทรศัพท์มีการตั้งค่าไว้เช่นไร

สรุปได้ง่ายๆ ดังนี้

ในการคำนวณเงินเดือนให้กับพนักงาน ทาง HR เป็นหนึ่งในหน้าที่สำคัญ และเป็นสิ่งที่ต้องการความถูกต้องของข้อมูลเป็นอย่างมาก ขั้นตอนการทำเงินเดือน และการตรวจสอบต่าง ๆ ข้างต้นเป็นการอธิบายขั้นตอนเบื้องต้นเพื่อให้ทำความเข้าใจในการทำเงินเดือนของโปรแกรม ว่าแต่ละเมนู หรือฟังก์ชันต่างใช้งานอย่างไร และหน้าที่เป็นอย่างไรทำอะไรได้บ้าง เพื่อที่จะลดความผิดพลาดในการทำงาน หรือการตรวจสอบของ HR ให้น้อยที่สุด