การคำนวณเงินเดือน

เมนูคำนวณเงินเดือนเป็นเมนูที่ใช้ในการคำนวณเงิน และการตรวจสอบเอกสารต่าง ๆ รวมถึงเวลาเข้าออกงานของพนักงาน, รายรรับรายจ่าย และเบิกเงินล่วงหน้า อีกทั้งยังสามารถดาวน์โหลดรายงานสรุปผลการคำนวณเงินเดือนสุทธิ เพื่อตรวจสอบยอดเงินรวมทั้งบริษัท, รายงานประกันสังคม, รายงานภาษี ภงด.1 , ภงด.3 หรือรายงานสรุปเงินที่ต้องจ่าย เพื่อนำจ่ายเงินให้กับพนักงานได้

ซึ่งเป็นเมนูหลักที่ทาง HR สามารถตรวจสอบความถูกต้อง หรือความผิดพลาด และเป็นหน้าหลักที่ควบคุมการทำงานโดย HR

ในคู่นี้มือจะเป็นการอธิบายขั้นตอนการทำเงินเดือน และขั้นตอนในการตรวจสอบ หรือข้อควรระวังในการทำเงินเดือนให้กับพนักงาน

การคำนวณเงินเดือน

เมื่อเข้ามาที่หน้าคำนวณเงินเดือน ขั้นตอนแรกจะต้องทำการสร้างรอบการคำนวณเงินเดือนขึ้นมาก่อน โดยการที่คำว่าเซ็ตค่าตั้งต้น

การตั้งค่า หรือแก้ไขรอบการคำนวณเงินเดือน

การตั้งค่า หรือแก้ไขรอบการคำนวณเงินเดือน คือ การตั้งค่ารอบเดือนที่จะใช้คำนวณเงินเดือนให้กับพนักงานในบริษัท โดยสามารถกดที่รูปฟันเฟืองที่มุมบนขวา

เมื่อเราทำการแก้ไขจำนวนระยะเวลา(วัน) ที่จะใช้ในการคำนวณเงินเดือน จะต้องพึงระวังดังนี้

1. ตั้งแต่วันที่ - จนถึงวันที่ ที่ใช้ในการคำนวณเงินเดือนนั้นต้องไม่ทับซ้อนกัน เพราะจะไม่สามารถแก้ไขรอบเดือนนี้ได้

2. วันที่ ที่ไม่ได้อยู่ในรอบของการคำนวณเงินเดือน หรือมีช่วงวันที่ขาดหายไป จะทำให้เมื่อพนักงานลงเวลาการทำงานเรียบร้อยแล้ว เวลาจะไม่เข้าสู่ระบบ และไม่สามารถขอเอกสารพื้นฐานในวันดังกล่าวได้

เมื่อทำการสร้างรอบการคำนวณเงินเดือนขึ้นมา หน้าแรกที่ระบบจะแสดงคือหน้า Dashboard จะเป็นหน้าภาพรวมพนักงานในบริษัททั้งหมด และจะมีคำอธิบายเกี่ยวกับฟังก์ชั่นเพิ่มเติมในระบบ และจำนวนพนักงานทั้งหมดในบริษัท รวมไปถึงคำแนะนำเกี่ยวกับเวลาการทำงานของพนักงานทั้งหมดในรอบเดือนด้วย

ในหน้า Dashboard จะแสดงข้อมูลดังนี้

1.จำนวนพนักงานในฐานข้อมูลเงินเดือน และจำนวนพนักจากฐานข้อมูลพนักงาน

2.สัดส่วนพนักงานของพนักงานประเภทต่าง รวมถึงพนักงานเข้าใหม่,พนักงานลาออก และวันเกิดพนักงาน

คำแนะนำ ทั้งนี้คำแนะนำที่แสดง จะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าคำแนะนำ ที่เปิดใช้งานไว้ด้วย สามารถดูคู่มือเพิ่มเติมได้ที่นี่

1.วันทำงานไม่มาทำงาน

2.ลงเวลาไม่ครบคู่

3.ชั่วโมงการทำงานขาดมากกว่า 1 ชั่วโมง

4.เข้างานก่อนมากกว่าครึ่งชั่วโมง

5.ออกงานหลังมากกว่าครั้งชั่วโมง

6.มาทำงานในวันหยุด

วันทำงานไม่มาทำงาน

ในตารางการทำงานขอพนักงานเป็นสถานะวันทำงาน แต่พนักงานท่านนั้นไม่ได้ลงเวลาการทำงาน จะมีให้ทาง HR กดขอเอกสารลางาน หรือขอเปลี่ยนวันหยุดให้กับพนักงาน

ลงเวลาไม่ครบคู่

เมื่อพนักงานลงเวลาการทำงานแค่เข้างาน หรือออกงานเพียงเวลาเดียว ทาง HR สามารถขอเอกสารขอเพิ่มเวลาให้กับพนักงานได้

ชั่วโมงการทำงานขาดมากกว่า 1 ชั่วโมง

ตัวอย่างเช่นกะการทำงานของพนักงาน คือ 08:30 - 12:00 - 13:00 - 17:30 น. รวม 8 ชั่วโมงการทำงาน แต่พนักงานลงเวลาออกงาน 16:30 น. ซึ่งมีเวลาการทำงานเพียง 6.30 ชั่วโมง ทาง HR สามารถขอเอกสารขอลางาน, ขอเปลี่ยนวันหยุด หรือขอเปลี่ยนกะการทำงานให้กับพนักงานได้

เข้างานก่อนมากกว่าครึ่งชั่วโมง

พนักงานลงเวลาเข้างาน ก่อนการกะการทำงานที่กำหนดไว้ HR สามารถขอเอกสารโอที หรือขอเปลี่ยนกะการทำงานให้กับพนักงานได้

ออกงานหลังมากกว่าครั้งชั่วโมง

พนักงานลงเวลาออกงาน หลังเลิกงาน 30 นาที หรือมากกว่า 1 ชั่วโมง HR สามารถขอเอกสารโอที หรือขอเปลี่ยนกะการทำงานให้กับพนักงานได้

มาทำงานในวันหยุด

สถานะในตารางเวลาการทำงานของพนักงานเป็นวันหยุด หรือวันหยุดนักขัตฤกษ์ แต่พนักงานมีการลงเวลาการทำงานเข้ามา ทาง HR สามารถขอเอกสารโอที หรือขอเปลี่ยนวันหยุดให้กับพนักงานได้

หน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคล

ในหน้านี้จะเป็นการตรวจสอบตารางเวลาการทำงาน, เอกสาร หรือผลการคำนวณแบบรายบุคคลของพนักงาน โดยให้ทำการกดเลือกรายชื่อของพนักงานที่ต้องการตรวจสอบ

กรณีที่เป็นพนักงานแบ่งงวดจ่าย สามารถเลือกแบ่งงงวดจ่ายที่ต้องการตรวจสอบได้เลย ไม่ว่าจะเป็นงวดเต็ม, งวดที่ 1 หรืองวดที่ 2

หลังจากนั้นให้ทำการเลือกตัวกรองเพื่อค้นรายชื่อพนักงาน หรือพิมพ์ชื่อพนักงานในช่อง Keys word

เมื่อทำการเลือกพนักงานแล้ว ในข้อมูลส่วนแรกจะแสดงข้อมูลพื้นฐานของพนักงาน โดยข้อมูลนี้จะมาจากข้อมูลพื้นฐานของพนักงานที่ทำการกรอก และตั้งค่าไว้

ส่วนต่อมาจะเป็นตารางเวลาการทำงานของพนักงาน

ซึ่งในส่วนนี้จะแสดงข้อมูลวันทำงาน, วัดหยุดพนักงาน, กะการทำงาน และเวลาเข้าออกของพนักงาน รวมไปถึงสถานะต่าง ๆ ของเวลาการทำงาน, เอกสารโอที, เอกสารการลา และขาดงาน

ในตารางเวลาการทำงานสามารถกดที่รูปปากกาแก้ไขสถานะวันทำงาน หรือเปลี่ยนกะการทำงานให้กับพนักงานได้

กรณีที่ต้องการแก้ไข หรือขอเอกสารโอทีให้กับพนักงาน สามารถกดรูปปากกาแก้ไขเพื่อขอเอกสารโอทีแทนพนักงาน หรือกดที่รูปแว่นขยายเพื่อทำการอนุมัติ หรือตรวจสอบเพื่อแก้ไขเอกสารได้

กรณีที่ต้องการแก้ไข หรือขอเอกสารการลาให้กับพนักงาน สามารถกดรูปปากกาแก้ไขเพื่อขอเอกสารการลาแทนพนักงาน หรือกดที่รูปแว่นขยายเพื่อทำการอนุมัติ หรือตรวจสอบเพื่อแก้ไขเอกสารได้

และยังสามารถใส่หมายเหตุที่ตารางเวลาการทำงานของพนักงานในแต่ล่ะวันได้

แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลถัดมา คือ ยื่นเอกสาร

เมนูนี้จะเป็นการตรวจสอบเอกสารในรอบการคำนวณของพนักงาน สามารถตรวจสอบเอกสารได้ทีละหลายฉบับ โดยไม่ต้องไปดูเอกสารที่หน้าตารางเวลาการทำงาน หรือที่หน้าจัดการเอกสาร และยังสามารถกดอนุมัติเอกสารทั้งหมดได้เลยที่เมนูนี้

แถบเมนูถัดมา คือ รายรับรายจ่าย

ในส่วนนี้จะสามารถกรอกข้อมูลค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เพิ่มเติมให้กับพนักงานได้เลย ซึ่งรายการรายรับรายจ่าย ที่จะแสดงในเมนูนี้คือประเภท Income และExpense เท่านั้น เมื่อทำการกรอกข้อมูลเรียบร้อยให้ทำการกดบันทึก

เมนูถัดมา คือ เบิกล่วงหน้า

ในเมนูนี้ HR สามารถขอเบิกเงินล่วงหน้าให้กับพนักงานแบบรายบุคลได้ โดยใส่วันที่ที่พนักงานขอเบิกเงินล่วงหน้าไป และกรอกจำนวนเงิน สุดท้ายทำการกดบันทึก

หากทำการกรอกยอดเงินให้กับพนักงานผิด หรือต้องการแก้ไขยอดเงิน ให้ทำการใส่ค่าติดลบที่จำนวนเงิน เพื่อทำการแก้ไข และทำการกดบันทึก

กำหนดเบิกตามวงเงิน คือ การตั้งค่าจากข้อมูลพนักงานให้มีวงเงินในการเบิกเงินล่วงหน้าต่อเดือนเท่าไหร่

คาดการณ์การเบิกล่วงหน้า คือ ระบบจะคำนวณจากการกดคำนวณครั้งล่าสุดว่าพนักงานได้รับเงินเดือนเท่าไหร่ จากวันแรกของรอบเดือน จนถึงวันที่กดคำนวณ และถ้าหากพนักงานขอเบิกเงินล่วงหน้าไปแล้ว จะคงเหลือยอดเงินเท่าไหร่

ถัดมา คือ สรุปผลการคำนวณ

เมนูนี้จะแสดงของมูลเงินเดือน, ผลการคำนวณเวลาการทำงาน, รายรับรายจ่าย รวมไปถึงยอดเงินสุทธิที่พนักงานจะได้รับ และยังสามารถดาวน์โหลดสลิปเงินเดือนเพื่อตรวจสอบได้อีกด้วย

ถัดมา คือ ภาษี

ในเมนูนี้จะเป็นเมนูที่แสดงรายละเอียดของภาษีรายบุคคล ว่ามีรายได้อะไรบ้างที่นำมาคำนวณกับภาษี สำหรับปุ่มคำนวณภาษี ใช้คำนวณภาษีในเดือนนั้น ๆ สามารถดูวิธีการคำนวณภาษีได้ที่นี่

จะแสดรายละเอียด เช่น รายได้ หรือรายหักที่คิดภาษีในเดือนนี้, ค่าลดหยอด, ภาษีที่ต้องเสียทั้งปี และภาษีที่ต้องเสียเฉพาะเดือนนี้ เป็นต้น

ถัดมา คือ ประวัติการแก้ไข

ในส่วนนี้จะแสดงประวัติการแก้ข้อมูลต่าง ๆ ในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลของพนักงาน ซึ่งจะแสดงวันที่แก้ไข, แก้ไขของพนักงานคนไหน, แก้ไขโดยใคร และหมายเหตุในการแก้ไขข้อมูล

ถัดมา คือ ตั้งค่ารายบุคล

เมนูจะเป็นการตั้งรายบุคคลของพนักงาน โดยที่จะสามารถตั้งค่าแยกออกมาจากการตั้งค่าทั้งองค์กร

ประกอบไปด้วยตั้งค่าทั่วไป, ตั้งค่าเวลาการทำงาน, จัดการกะการทำงาน-วันหยุด, รายรับรายจ่ายคงที่, รายรับรายจ่ายอัตโนมัติ, กองทุน, ภาษี และจัดการหนี้สินพนักงาน

สุดท้ายเมนูตั้งค่าทั้งองค์กร

ในส่วนนี้จะเป็นการตั้งค่าเงื่อนไขต่าง ๆ ที่จะใช้งานทั้งองค์กร

ประกอบไปด้วยตั้งค่าทั่วไป, ตั้งค่าประเภทการลา, ตั้งค่าเวลาการทำงาน, ตั้งค่าประเภทรายรับรายจ่าย c]tตั้งค่าเงื่อนไขตัวช่วยอิสระ

การคำนวณเงินเดือนรายบุคคล ของพนักงานแบ่งงวดจ่าย

ในส่วนของคำนวณเงินเดือนรายบุคคลยังสามารถเลือกดูเป็นงวดได้ หากมีพนักงานคำนวณเงินเดือนโดยการแบ่งงวดจ่ายในรอบของการคำนวณเงินเดือน โดยกดที่งวดที่ 1 หรืองวดที่ 2 เพื่อทำการตรวจสอบข้อมูลของพนักงาน

การคํานวณเงินเดือนของพนักงานแบ่งงวดจ่าย จะประกอบไปด้วย

1.หลักการของการคำนวณเงินเดือนของพนักงานแบ่งงวดจ่าย จะนำงวดเต็ม - งวดที่ 1 = งวดที่ 2

2.การที่จะคํานวณแบ่งงวดจ่ายจะต้องตั้งค่าการแบ่งงวดจ่าย ที่ตั้งค่าทั่วไปก่อน สามารถดูคู่มือเพิ่มเติมได้ที่นี่

3.เมื่อตั้งค่าทั่วไปแล้ว ต้องไปตั้งค่าที่พนักงานเป็นรายบุคคลด้วย ว่าพนักงานท่านใดบ้างที่ต้องการให้คำนวณโดยการแบ่งงวดจ่าย

4.พนักงานที่ไม่ได้ตั้งค่าแบ่งงวดจ่าย รายชื่อจะแสดงแค่ในเมนู "งวดเต็ม" เท่านั้น

หมายเหตุ : สำหรับพนักงานแบ่งงวดจ่าย จะมีรายชื่ออยู่ในงวดแต็ม และแบ่งงวดจ่ายเสมอ ไม่สามารถลบรายชื่อพนักงาน ออกจากงวดใดงวดหนึ่งได้

วิธีการนับจํานวนวันในการคำนวณ ของการตั้งค่าแบ่งงวดจ่าย

กรณีตั้งค่าแบ่งงวดจ่ายไว้ 2 งวด ระบบจะคำนวณ 15 วันแรก ในงวดที่ 1 และวันที่เหลือจะเป็นงวดที่ 2

กรณีตั้งค่าแบ่งงวดจ่ายไว้ 3 งวด ระบบจะคำนวณ 10 วันแรก ในงวดที่ 1 และงวดที่ 2 ส่วนวันที่เหลือจะเป็นงวดที่ 3

กรณีตั้งค่าแบ่งงวดจ่ายไว้ 4 งวด ระบบจะคำนวณ 7 วันแรก ในงวดที่ 1, งวดที่ 2 และงวดที่ 3 ส่วนวันที่เหลือจะเป็นงวดที่ 4

การคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร

ในการคำนวณเงินเดือนให้กับพนักงานพร้อมกันทั้งองค์กร สามารถมาที่เมนูคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กรได้เลย หากมีการแบ่งงวดจ่ายสามารถเลือกได้ว่าจะคำนวณในงวดเต็ม, งวดที่ 1 หรืองวดที่ 2 ได้เลย

ซึ่งเมนูคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร คือ การตรวจสอบพนักงานทั้งองค์กรไม่ว่าจะเป็นการแก้ไขการลงเวลาผิดพลาด, การยื่นเอกสาร, รายรับรายจ่าย, เบิกเงินล่วงหน้า และสรุปผลการคำนวณเงินเดือน โดยผู้ดูแลนั้นจะสามารถตรวจสอบพนักงานทั้งองค์กร เพื่อตรวจสอบการลงเวลา และการคำนวณเงินเดือนได้จากเมนูนี้

เมนูสร้างรายชื่อ, คำนวณ, และรีเซ็ต ใช้ทำอะไร หรือใช้ในกรณีไหนบ้าง

สร้างรายชื่อ

คือ การสร้างรายชื่อพนักงานที่มีในระบบ ให้มาคำนวณเงินเดือนในรอบการคำนวณ การสร้างรายชื่อมีทั้งหมด 2 รูปแบบ

1. สร้างรายชื่อ (Only Active) เป็นการสร้างรายชื่อพนักงานที่ยัง Active อยู่ในรอบการคำนวณเงินเดือนนั้น ๆ

2. สร้างรายชื่อ (Inactive) เป็นการสร้างรายชื่อพนักงานที่ Inactive หรือพนักงานที่ลาออกไปแล้ว ให้กลับมาคำนวณเงินเดือนในรอบเดือนที่ต้องการ

คำนวณ

คือ การสั่งให้ระบบดึงข้อมูลเวลา, เอกสารโอที, เอกสารการลางาน และรายรับรายจ่ายต่าง ๆ มาคำนวณเงินเดือนให้กับพนักงาน ตามเงื่อนไขในการคำนวณ และข้อมูลที่มีอยู่

ดังนั้น เมื่อเรามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล ควรกดคำนวณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ใหม่ โดยปุ่มคำนวณแบ่งเป็น 3 ปุ่ม คือ

1. ปุ่มคำนวณวันนี้ คือ การคำนวณเงินเดือนตั้งแต่ วันเริ่มรอบเงินเดือนวันแรก จนถึงวันปัจจุบัน

2. ปุ่มคำนวณทั้งเดือน คือ การคำนวณเงินเดือนตั้งแต่วันเริ่มรอบการคำนวณ จนถึงวันสิ้นสุดการคำนวณเงินเดือน

3. ปุ่มคำนวณภาษี คือ การคำนวณภาษีของพนักงานที่มีคำนวณภาษีรายเดือน ใช้ในกรณีที่มีการเพิ่มรายการคำนวณภาษีเพิ่มเติม หรือต้องการคำนวณแต่ภาษีอย่างเดียว โดยไม่เกี่ยวกับการคำนวณเงินเดือน

รีเซ็ต

แบ่งปุ่มการรีเซ็ตออกเป็น 7 ปุ่ม ดังนี้

1. ปุ่มรีเซตค่าตั้งต้น คือ การรีเซตค่าทั้งหมดให้คืนค่าเดิมไม่ว่าจะเป็นกะการทำงาน, วันหยุดพนักงาน หรือในกรณีที่มีการแก้ไขวันที่เริ่มงาน และวันที่ลาออกของพนักงาน โดยทั้งหมดที่กล่าวมาจะเป็นการแก้ไขที่ข้อมูลพื้นฐานของพนักงาน

2. ปุ่มรีเซตค่าตั้งต้นเฉพาะวันหยุด คือ การรีเซตค่าตั้งต้นเฉพาะวันหยุดของพนักงานทั้งองค์กรให้เป็นไปตามการตั้งค่าที่ข้อมูลพนักงาน

3. ปุ่มรีเซตค่าตั้งต้นเฉพาะกะการทำงาน คือ การรีเซตกะการทำงานของพนักงานทั้งองค์กรให้เป็นไปตามการตั้งค่าที่ข้อมูลพนักงาน

4. จัดการเวลาทำงาน คือ การจัดการเวลาเวลาการทำงาน ในกรณีที่พนักงานลงเวลาการทำงานแล้วมาก่อน แล้วมาทำการเปลี่ยนกะการทำงานให้กับพนักงานในภายหลัง เพื่อให้เวลาดังกล่าว เข้าไปอยู่ตามกะการทำงานของวันนั้น ๆ

5. ซ่อมเวลาเฉพาะวันที่ควบกะการทำงาน คือ การซ่อมเวลาของกะการทำงานประเภทควบกะการทำงาน เพื่อซ่อมเวลาการทำงานระหว่างรอบการทำงาน

6.โหลดข้อมูลพนักงานใหม่ คือ หากมีการแก้ไขเงื่อนไขการตั้งค่าที่ข้อมูลพนักงาน จะต้องกดโหลดข้อมูลพนักงานใหม่

7.โหลดข้อมูลการตั้งค่าใหม่ คือ หากมีการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขในการตั้งค่าการคำนวณ ที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณเงินเดือนทั้งหมด จะต้องกดโหลดข้อมูลการตั้งค่าใหม่เสมอ

สำหรับแถบเมนูรายชื่อพนักงาน

จะแสดงรายชื่อพนักงานทั้งหมดที่อยู่ในรอบเดือนนี้ หากพบว่ารายชื่อพนักงานขึ้นไม่ครบ แนะนำให้ทางผู้ดูแลทำการกดที่ปุ่มสร้างรายชื่อ เพื่อที่ระบบจะทำการดึงข้อมูลพนักงานจากฐานข้อมูลพนักงาน และสามารถค้นหารายชื่อพนักงานได้จากหน้านี้เช่นกัน โดยกดเครื่องหมายแว่นขยาย

และยังสามารถเลือกตัวกรอง เพื่อทำการค้นหารายชื่อตามแผนกที่ต้องการดูข้อมูลให้ทำการกดค้นหา

อีกทั้งยังสามารถปิด/เปิด ข้อมูลเงินเดือนระหว่างรอบคำนวณ เพื่อไม่ให้พนักงานตรวจสอบเงินเดือนที่แอปพลิเคชัน หรือเว็บเบราว์เซอร์ได้

วิธีการปิด-เปิดข้อมูลเงินเดือน สามารถดูได้ที่นี่

ถัดมา คือ แก้ไขเวลาผิดพลาด

สามารถตรวจสอบเวลาการทำงานของพนักงานและยังสามารถขอเอกสารหรืออนุมัติเอกสารได้ อีกทั้งยังดึกออกมาเป็นไฟล์ Excel ได้

เมนูแก้ไขเวลาผิดพลาด คือ การแสดงรายละเอียดของพนักงานที่มีการลงเวลาเข้าออกการทำงาน เช่น ลงเวลาไม่ครบคู่, มาเช้า, มาสาย, พักไว, พักเกิน, กลับก่อน, กลับช้า, โอที, ขาดงาน และลางาน

ทางผู้ดูแลสามารถค้นหารายชื่อพนักงานได้จากในหน้านี้เลย และสามารถทำการแก้ไขการลงเวลาการทำงาน, ลางาน หรือขอโอทีให้กับพนักงานได้ โดยสามารถกดปุ่มแก้ไขรูปปากกา หากพบว่ามีการลงเวลาไม่ครบคู่ หรือจะขอเอกสารโอที, ขอลางานให้พนักงานทั้งองค์กรได้

ถัดมา คือ ยื่นเอกสาร

จะแสดงรายการเอกสารที่พนักงานยื่นเอกสารต่าง ๆ เข้ามาในเดือนนั้น ๆ เช่น เอกสารลางาน เอกสารขอโอที เป็นต้นหน้ายื่นเอกสารทาง HR สามารถขอเอกสารให้พนักงาน และสามารถอนุมัติเอกสารของพนักงานได้ที่หน้านี้ รายการยื่นเอกสารรายการใดที่ยังไม่ได้อนุมัติเอกสาร จะมีหมายเลขแสดงจำนวนเอกสารที่ยัง ไม่ได้อนุมัติ เมื่ออนุมัติทั้งหมดแล้วหมายเลขที่แสดงจะหายไป

ถัดมา คือ เมนูรายรับรายจ่าย

เมนูสำหรับการเบิกเงินล่วงหน้า

จะเป็นการเพิ่มข้อมูลที่พนักงานขอเบิกไปแล้ว โดยให้กดที่ปุ่ม เบิกล่วงหน้า จะมีรายการเบิกเงินล่วงหน้ามาแสดงที่หน้านี้

หลังจากนั้นให้ เลือกหน้ารายชื่อพนักงานที่ต้องการ และกดบันทึก ซึ่งหมายถึงการอนุมัติเอกสารแล้ว

สำหรับการโหลดรายงานเบิกเงินล่วงหน้า คือ รายงายรายชื่อพนักงานที่ยังไม่ถูกอนุมัติเอกสารเบิกเงินล่วงหน้า สามารถเลือกมาดูเอกสารได้ 3 รูปแบบ ทั้ง PDF , Excel เเละ Text

ถัดมา คือ สรุปผลการคำนวณ

เป็นการสรุปผลการคำนวณเวลาการทำงานไม่ว่าจะเป็นเงินเดือน, วันทำงาน, ชั่วโมงการทำงาน, ขาด, ลา, มาสาย, ค่าแรงต่อวัน รวมถึงรายรับ, รายจ่าย และผลการคำนวณสุทธิแบบทั้งองค์กร และยังสามารถเลือกดาวน์โหลดรายงานผลการคำนวณเงินเดือนสุทธิ ได้ทั้งไฟล์ PDF และไฟล์ Excel

การปิดงวดบัญชี

การปิดงวดบัญชีสำหรับงวดเต็ม

ให้เลือกที่เมนูปิดงวดบัญชี หลังจากนั้นบันทึกวันที่จ่าย และวันที่จ่ายภาษี และกดบันทึก สุดท้ายกดที่เมนูปิดงวดบัญชี

ซึ่งในเมนูนี้ เป็นเมนูที่สาที่มารถตรวจสอบยอดเงิน หรือดูสรุปยอดเงินทั้งหมดของรอบเดือน อีกทั้งยังสามารถดาวน์โหลดรายงานผลการคำนวณเงินเดือนสุทธ เพื่อตรวจสอบยอดเงินรวมทั้งบริษัท, รายงานประกันสังคม, รายงานภาษี ภงด.1, ภงด.3 หรือรายงานสรุปเงินที่ต้องจ่ายเพื่อนำจ่ายเงินได้

การปิดงวดบัญชี ของพนักงานแบ่งงวดจ่าย

ให้ทำการกดเลือกงวดที่ต้องการ ให้เลือกเมนูปิดงวดบัญชี ของงวดที่ต้องการ และทำการบันทึกวันที่จ่าย หลังจากนั้นให้ทำการกด ปิดงวดบัญชี

เมื่อทำการปิดงวดบัญชีเรียบร้อยแล้ว จะมีสัญลักษณ์เครื่องหมาย ถูก แสดงขึ้นมา จึงจะสามารถดาวน์โหลดรายงานต่าง ๆ จากหน้าปิดงวดบัญชีได้

สิ่งที่ต้องตรวจสอบก่อนปิดงวดบัญชี

1.ตรวจสอบเวลาผิดพลาดของพนักงาน

2.ตรวจสอบการอนุมัติเอกสารต่าง ๆ ของพนักงา เช่น เอกสารลางาน หรือเอกสารขอโอที เป็นต้น

3.ตรวจสอบการกดคำนวณเงินเดือน ซึ่งก่อนปิดงวดบัญชีแนะนำให้กดคำนวณเงินเดือนอีกครั้ง

4.กรอกวันที่จ่าย และวันที่จ่ายภาษี ตามที่บริษัทกำหนด

เมื่อปิดงวดบัญชีเรียบร้อยแล้ว ถึงจะสามารถดาวน์โหลดรายงานในหน้าปิดงวดบัญชีได้ เช่น รายงานผลการคำนวณเงินเดือนสุทธิงวดปกติ, รายงานสสรุปเงินเดือนที่ต้องจ่าย, รายงานภาษี และรายงานประกันสังคม เป็นต้น อีกทั้งยังสามารถนำเข้าเงินเดือนสุทธิ และนำเข้าข้อมูลกองทุนได้เมื่อปิดงวดบัญชีแล้ว

การนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิ และนำเข้าข้อมูลกองทุน สามารถดาวน์โหลดเทมเพลท เพื่อนำไปกรอกข้อมูลเมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนสมบูรณ์ สามารถนำเข้าไฟล์เข้ามาในระบบได้เลย

กรณีนำเข้าเงินเดือนสุทธิ เมื่อนำเข้าไฟล์เงินเดือนสุทธิสำเร็จ ห้ามกลับมากดเปิดงวดบัญชี และกดคำนวณเงินเดือน ไม่เช่นนั้น ข้อมูลเงินเดือนที่นำเข้าไปก่อนหน้านี้จะผิดไปจากไฟล์ข้อมูลเงินเดือนสุทธิที่นำเข้า

วิธีการทำจ่ายกับธนาคาร สามารถดูได้ที่นี่

วิธีการทำจ่ายภาษีกับกรมสรรพากร สามารถดูได้ที่นี่

วิธีการทำจ่ายกับสำนักงานประกันสังคม สามารถดูได้ที่นี่

เมื่อทำการปิดงวดบัญชี ที่หน้าปิดงวดก็จะมีอีก 2 เมนู คือนำเข้าข้อมูลกองทุน และนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิ จะเป็นเมนูสำหรับการนำเข้าเงินเดือนย้อนหลัง และกองทุน

การนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิ สามารถดูได้ที่นี่

การนำเข้าข้อมูลกองทุน สามารถดูได้ที่นี่

สรุปได้ว่าในการคำนวณเงินเดือนให้กับพนักงาน ทาง HR เป็นหนึ่งในหน้าที่สำคัญ และเป็นสิ่งที่ต้องการความถูกต้องของข้อมูลเป็นอย่างมาก ขั้นตอนการทำเงินเดือน และการตรวจสอบต่าง ๆ ข้างต้นเป็นการอธิบายขั้นตอนเบื้องต้นเพื่อให้ทำความเข้าใจในการทำเงินเดือนของโปรแกรม ว่าแต่ละเมนู หรือฟังก์ชันต่างใช้งานอย่างไร และหน้าที่เป็นอย่างไรทำอะไรได้บ้าง เพื่อที่จะลดความผิดพลาดในการทำงาน หรือการตรวจสอบของ HR ให้น้อยที่สุด