การคำนวณเงินเดือน
เมนูคำนวณเงินเดือนเป็นเมนูที่ใช้ในการคำนวณเงิน และการตรวจสอบเอกสารต่าง ๆ รวมถึงเวลาเข้าออกงานของพนักงาน, รายรับรายจ่ายและเบิกเงินล่วงหน้า อีกทั้งยังสามารถดาวน์โหลดรายงานสรุปผลการคำนวณเงินเดือนสุทธิ เพื่อตรวจสอบยอดเงินรวมทั้งบริษัท, รายงานประกันสังคม, รายงานภาษี ภงด.1 , ภงด.3 หรือรายงานสรุปเงินที่ต้องจ่าย เพื่อนำจ่ายเงินให้กับพนักงานได้
โดยเมนูการคำนวณเงินเดือน ซึ่งเป็นเมนูหลักที่ทาง HR สามารถตรวจสอบความถูกต้องหรือความผิดพลาดและเป็นหน้าหลักที่ควบคุมการทำงานโดย HR ในคู่นี้มือจะเป็นการอธิบายขั้นตอนการทำเงินเดือนและขั้นตอนในการตรวจสอบ หรือข้อควรระวังในการทำเงินเดือนให้กับพนักงาน
การเข้าสู่เมนูคำนวณเงินเดือน
การเข้าสู่เมนูคำนวณเงินเดือน สามารถดำเนินการได้ดังนี้
1.เข้าสู่เมนูการประมวลผลเงินเดือน
2.ไปที่เมนู “การคำนวณเงินเดือน” และเลือกที่เมนู “คำนวณเงินเดือน”
3.เมื่อเข้าสู่หน้าคำนวณเงินเดือน ขั้นตอนแรกจะต้องทำการสร้างรอบการคำนวณเงินเดือนครั้งแรกขึ้นมาก่อน โดยเลือกที่ “เซ็ตค่าตั้งต้น”
4.การตั้งค่า หรือแก้ไขรอบการคำนวณเงินเดือน
การตั้งค่า หรือแก้ไขรอบการคำนวณเงินเดือน คือ การตั้งค่ารอบเดือนที่จะใช้คำนวณเงินเดือนให้กับพนักงานในบริษัท โดยสามารถดำเนินการได้โดยเลือกที่รูป “ฟันเฟือง” การตั้งค่าที่มุมขวาบน
5.เมื่อทำการแก้ไขจำนวนระยะเวลา (วัน) ที่จะใช้ในการคำนวณเงินเดือน จะต้องพึงระวังดังนี้
- ตั้งแต่วันที่ - จนถึงวันที่ ที่ใช้ในการคำนวณเงินเดือนนั้นต้องไม่ทับซ้อนกัน เพราะจะไม่สามารถแก้ไขรอบเดือนนี้ได้
- วันที่ ที่ไม่ได้อยู่ในรอบของการคำนวณเงินเดือน หรือมีช่วงวันที่ขาดหายไป จะทำให้เมื่อพนักงานลงเวลาการทำงานเรียบร้อยแล้ว เวลาจะไม่เข้าสู่ระบบและไม่สามารถขอเอกสารพื้นฐานในวันดังกล่าวได้
โดยในหน้าการคำนวณเงินเดือน จะแบ่งออกเป็น 5 เมนู ดังนี้
- เมนู Dashboard ในการคำนวณเงินเดือน
- เมนู คำนวณเงินเดือนรายบุคคล
- เมนู คำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร
- เมนู ปิดงวดบัญชี
- เมนู สรุปตั้งค่าทั้งองค์กร
เมนู Dashboard ในการคำนวณเงินเดือน
เมื่อทำการสร้างรอบการคำนวณเงินเดือนขึ้นมา หน้าแรกที่ระบบจะแสดงคือหน้า Dashboard จะเป็นหน้าภาพรวมพนักงานในบริษัททั้งหมด และจะมีคำอธิบายเกี่ยวกับฟังก์ชั่นเพิ่มเติมในระบบ และจำนวนพนักงานทั้งหมดในบริษัท รวมไปถึงคำแนะนำเกี่ยวกับเวลาการทำงานของพนักงานทั้งหมดในรอบเดือนด้วย
โดยหน้า Dashboard จะแสดงข้อมูลดังนี้
1.จำนวนพนักงานในฐานข้อมูลเงินเดือน และจำนวนพนักจากฐานข้อมูลพนักงาน
2.สัดส่วนพนักงานของพนักงานประเภทต่างๆ รวมถึงพนักงานเข้าใหม่,พนักงานลาออก และวันเกิดพนักงาน
3.คำแนะนำ ทั้งนี้คำแนะนำที่แสดง จะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าคำแนะนำ ที่เปิดใช้งานไว้ด้วย โดยสามารถดูคู่มือการตั้งค่าคำแนะนำอย่างละเอียดได้ที่นี่
3.1 วันทำงานไม่มาทำงาน
3.2 ลงเวลาไม่ครบคู่
3.3 ชั่วโมงการทำงานขาดมากกว่า 1 ชั่วโมง
3.4 เข้างานก่อนมากกว่าครึ่งชั่วโมง
3.5 ออกงานหลังมากกว่าครั้งชั่วโมง
3.6 มาทำงานในวันหยุด
3.1 วันทำงานไม่มาทำงาน
ในตารางการทำงานขอพนักงานเป็นสถานะวันทำงาน แต่พนักงานท่านนั้นไม่ได้ลงเวลาการทำงาน จะมีให้ทาง HR กดขอเอกสารลางานหรือขอเปลี่ยนวันหยุดให้กับพนักงานได้
3.2 ลงเวลาไม่ครบคู่
เมื่อพนักงานลงเวลาการทำงานแค่เข้างาน หรือออกงานเพียงเวลาเดียว ทาง HR สามารถขอเอกสารขอเพิ่มเวลาให้กับพนักงานได้
3.3 ชั่วโมงการทำงานขาดมากกว่า 1 ชั่วโมง
ตัวอย่างเช่นกะการทำงานของพนักงาน คือ 08:30 - 12:00 - 13:00 - 17:30 น. รวม 8 ชั่วโมงการทำงาน แต่พนักงานลงเวลาออกงาน 16:30 น. ซึ่งมีเวลาการทำงานเพียง 6.30 ชั่วโมง ทาง HR สามารถขอเอกสารขอลางาน, ขอเปลี่ยนวันหยุด หรือขอเปลี่ยนกะการทำงานให้กับพนักงานได้
3.4 เข้างานก่อนมากกว่าครึ่งชั่วโมง
พนักงานลงเวลาเข้างาน ก่อนการกะการทำงานที่กำหนดไว้ HR สามารถขอเอกสารโอที หรือขอเปลี่ยนกะการทำงานให้กับพนักงานได้
3.5 ออกงานหลังมากกว่าครั้งชั่วโมง
พนักงานลงเวลาออกงาน หลังเลิกงาน 30 นาที หรือมากกว่า 1 ชั่วโมง HR สามารถขอเอกสารโอทีหรือขอเปลี่ยนกะการทำงานให้กับพนักงานได้
3.6 มาทำงานในวันหยุด
สถานะในตารางเวลาการทำงานของพนักงานเป็นวันหยุด หรือวันหยุดนักขัตฤกษ์ แต่พนักงานมีการลงเวลาการทำงานเข้ามา ทาง HR สามารถขอเอกสารโอทีหรือขอเปลี่ยนวันหยุดให้กับพนักงานได้
เมนู คำนวณเงินเดือนรายบุคคล
ในหน้านี้จะเป็นการตรวจสอบตารางเวลาการทำงาน, เอกสาร หรือผลการคำนวณแบบรายบุคคลของพนักงาน โดยให้ทำการกดเลือกรายชื่อของพนักงานที่ต้องการตรวจสอบ กรณีที่เป็นพนักงานแบ่งงวดจ่าย
สามารถเลือกแบ่งงงวดจ่ายที่ต้องการตรวจสอบได้เลย ไม่ว่าจะเป็นงวดเต็ม, งวดที่ 1 หรืองวดที่ 2
โดยหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคล จะแสดงข้อมูลดังนี้
1.ทำการเลือก “เลือกพนักงาน” ที่ต้องการคำนวณเงินเดือนรายบุคคล
2.เมื่อทำการเลือกพนักงานแล้ว ในข้อมูลส่วนแรกจะแสดงข้อมูลพื้นฐานของพนักงาน โดยข้อมูลนี้จะมาจากข้อมูลพื้นฐานของพนักงานที่ทำการกรอกและตั้งค่าไว้
3.แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู ตารางเวลาการทำงานของพนักงาน
ซึ่งในส่วนนี้จะแสดงข้อมูลวันทำงาน, วัดหยุดพนักงาน, กะการทำงาน และเวลาเข้าออกของพนักงาน รวมไปถึงสถานะต่าง ๆ ของเวลาการทำงาน, เอกสารโอที, เอกสารการลา และขาดงาน
4.ในตารางเวลาการทำงานสามารถ เลือกที่สัญลักษณ์รูป “ปากกา” ในช่องวันที่เพื่อแก้ไขสถานะวันทำงาน, วันหยุดนักขัตฤกษ์, วันหยุดพนักงาน, วันหยุดพิเศษ
5.หรือสามารถเปลี่ยนกะการทำงานให้กับพนักงานได้ โดยเลือกที่สัญลักษณ์รูป “ปากกา” ในช่องกะการทำงานเพื่อแก้ไขข้อมูลกะการทำงาน
6.กรณีที่ต้องการแก้ไข หรือขอเอกสารโอทีให้กับพนักงานสามารถเลือกที่สัญลักษณ์รูป “ปากกา” ในช่องโอทีเพื่อขอเอกสารโอทีแทนพนักงานหรือเลือกที่สัญลักษณ์รูป “แว่นขยาย” เพื่อทำการอนุมัติหรือตรวจสอบเพื่อแก้ไขเอกสารได้
7.กรณีที่ต้องการแก้ไข หรือขอเอกสารการลาให้กับพนักงานสามารถเลือกที่สัญลักษณ์รูป “ปากกา” ในช่องลาเพื่อขอเอกสารการลาแทนพนักงานหรือเลือกที่สัญลักษณ์รูป “แว่นขยาย” เพื่อทำการอนุมัติหรือตรวจสอบเพื่อแก้ไขเอกสารได้
8.กรณีที่ต้องการแก้ไขเพิ่มเวลา หรือขอเอกสารเพิ่มเวลาให้กับพนักงานสามารถเลือกที่สุญลักษณ์รูป “ปากกา” ในช่องเวลาทำงานเพื่อขอเอกสารการเพิ่มเวลาแทนพนักงานได้
9.นอกจากนี้ยังสามารถระบุ “หมายเหตุ” ที่ตารางเวลาการทำงานของพนักงานในแต่ละวันได้
10.การเปิดใช้งาน Suggestion
เพื่อใช้งานการ “วิเคราะห์ข้อมูล” เมื่อเปิดใช้งานฟังก์ชัน Suggestion ระบบจะทำการวิเคราะห์ข้อมูลตารางเวลาการทำงานของพนักงานโดยอัตโนมัติ เพื่อช่วยตรวจสอบความผิดปกติที่อาจเกิดขึ้นในตารางเวลา เช่น
เวลาทำงานไม่ครบตามกำหนด ระบบจะช่วยแจ้งเตือนความผิดปกติเหล่านี้ให้กับ HR เพื่อให้สามารถตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว ลดความผิดพลาดในการจัดการตารางเวลาการทำงาน
11.การ “จำลองเวลาการทำงาน” ระบบจะทำการเพิ่มเวลาการทำงานให้กับพนักงานโดยอัตโนมัติตามข้อมูลกะงานพื้นฐาน
แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู ยื่นเอกสาร
เมนูนี้จะเป็นการตรวจสอบเอกสารในรอบการคำนวณของพนักงาน สามารถตรวจสอบเอกสารได้ทีละหลายฉบับ โดยไม่ต้องไปดูเอกสารที่หน้าตารางเวลาการทำงาน หรือที่หน้าจัดการเอกสารและยังสามารถกดอนุมัติเอกสารทั้งหมดได้เลยที่เมนูนี้
แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู รายรับรายจ่าย
ในส่วนนี้จะสามารถกรอกข้อมูลค่าใช้จ่ายต่างๆ เพิ่มเติมให้กับพนักงานได้เลย ซึ่งรายการรายรับรายจ่ายที่จะแสดงในเมนูนี้คือประเภท Income และExpense เท่านั้น เมื่อทำการกรอกข้อมูลเรียบร้อยให้ทำการกดบันทึก
แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู เบิกล่วงหน้า
ในเมนูนี้ HR สามารถขอเบิกเงินล่วงหน้าให้กับพนักงานแบบรายบุคคลได้ โดยใส่วันที่ที่พนักงานขอเบิกเงินล่วงหน้าไป และกรอกจำนวนเงิน สุดท้ายทำการกดบันทึก
หากทำการกรอกยอดเงินให้กับพนักงานผิด หรือต้องการแก้ไขยอดเงิน ให้ทำการใส่ค่าติดลบที่จำนวนเงิน เพื่อทำการแก้ไข และทำการกดบันทึก
กำหนดเบิกตามวงเงิน คือ การตั้งค่าจากข้อมูลพนักงานให้มีวงเงินในการเบิกเงินล่วงหน้าต่อเดือนเท่าไหร่
คาดการณ์การเบิกล่วงหน้า คือ ระบบจะคำนวณจากการกดคำนวณครั้งล่าสุดว่าพนักงานได้รับเงินเดือนเท่าไหร่ จากวันแรกของรอบเดือน จนถึงวันที่กดคำนวณ และถ้าหากพนักงานขอเบิกเงินล่วงหน้าไปแล้ว จะคงเหลือยอดเงินเท่าไหร่
แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู สรุปผลการคำนวณ
เมนูนี้จะแสดงของมูลเงินเดือน, ผลการคำนวณเวลาการทำงาน, รายรับรายจ่าย รวมไปถึงยอดเงินสุทธิที่พนักงานจะได้รับ และยังสามารถดาวน์โหลดสลิปเงินเดือนเพื่อตรวจสอบได้อีกด้วย
แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู ภาษี
ในเมนูนี้จะเป็นเมนูที่แสดงรายละเอียดของภาษีรายบุคคล ว่ามีรายได้อะไรบ้างที่นำมาคำนวณกับภาษี สำหรับปุ่มคำนวณภาษี ใช้คำนวณภาษีในเดือนนั้นๆ โดยสามารถดูคู่มือวิธีการคำนวณและการทำจ่ายภาษีอย่างละเอียดได้ที่นี่
และระบบจะแสดงรายละเอียด เช่น รายได้ หรือรายหักที่คิดภาษีในเดือนนี้, ค่าลดหยอด, ภาษีที่ต้องเสียทั้งปีและภาษีที่ต้องเสียเฉพาะเดือนนี้ เป็นต้น
แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู ประวัติการแก้ไข
ในส่วนนี้จะแสดงประวัติการแก้ข้อมูลต่าง ๆ ในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลของพนักงาน ซึ่งจะแสดงวันที่แก้ไข, แก้ไขของพนักงานคนไหน, แก้ไขโดยใคร และหมายเหตุในการแก้ไขข้อมูล
แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู ตั้งค่ารายบุคล
เมนูจะเป็นการตั้งรายบุคคลของพนักงาน โดยที่จะสามารถตั้งค่าแยกออกมาจากการตั้งค่าทั้งองค์กร
ประกอบไปด้วยตั้งค่าทั่วไป, ตั้งค่าเวลาการทำงาน, จัดการกะการทำงาน-วันหยุด, รายรับรายจ่ายคงที่, รายรับรายจ่ายอัตโนมัติ, กองทุน, ภาษี และจัดการหนี้สินพนักงาน
การคำนวณเงินเดือนรายบุคคล ของพนักงานแบ่งงวดจ่าย
ในส่วนของคำนวณเงินเดือนรายบุคคลยังสามารถเลือกดูเป็นงวดได้ หากมีพนักงานคำนวณเงินเดือนโดยการแบ่งงวดจ่ายในรอบของการคำนวณเงินเดือน โดยกดที่งวดที่ 1 หรืองวดที่ 2 เพื่อทำการตรวจสอบข้อมูลของพนักงาน
การคํานวณเงินเดือนของพนักงานแบ่งงวดจ่าย จะประกอบไปด้วย
1.หลักการของการคำนวณเงินเดือนของพนักงานแบ่งงวดจ่าย จะนำงวดเต็ม - งวดที่ 1 = งวดที่ 2
2.การที่จะคํานวณแบ่งงวดจ่ายจะต้องตั้งค่าการแบ่งงวดจ่าย ที่ตั้งค่าทั่วไปก่อน
3.เมื่อตั้งค่าทั่วไปแล้ว ต้องไปตั้งค่าที่พนักงานเป็นรายบุคคลด้วยว่าพนักงานท่านใดบ้างที่ต้องการให้คำนวณโดยการแบ่งงวดจ่าย
4.พนักงานที่ไม่ได้ตั้งค่าแบ่งงวดจ่าย รายชื่อจะแสดงแค่ในเมนู "งวดเต็ม" เท่านั้น
หมายเหตุ : สำหรับพนักงานแบ่งงวดจ่าย จะมีรายชื่ออยู่ในงวดแต็ม และแบ่งงวดจ่ายเสมอ ไม่สามารถลบรายชื่อพนักงาน ออกจากงวดใดงวดหนึ่งได้
วิธีการนับจํานวนวันในการคำนวณ ของการตั้งค่าแบ่งงวดจ่าย
กรณีตั้งค่าแบ่งงวดจ่ายไว้ 2 งวด ระบบจะคำนวณ 15 วันแรก ในงวดที่ 1 และวันที่เหลือจะเป็นงวดที่ 2
กรณีตั้งค่าแบ่งงวดจ่ายไว้ 3 งวด ระบบจะคำนวณ 10 วันแรก ในงวดที่ 1 และงวดที่ 2 ส่วนวันที่เหลือจะเป็นงวดที่ 3
กรณีตั้งค่าแบ่งงวดจ่ายไว้ 4 งวด ระบบจะคำนวณ 7 วันแรก ในงวดที่ 1, งวดที่ 2 และงวดที่ 3 ส่วนวันที่เหลือจะเป็นงวดที่ 4
เมนู คำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร
ในการคำนวณเงินเดือนให้กับพนักงานพร้อมกันทั้งองค์กร สามารถมาที่เมนูคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กรได้เลย หากมีการแบ่งงวดจ่ายสามารถเลือกได้ว่าจะคำนวณในงวดเต็ม, งวดที่ 1 หรืองวดที่ 2 ได้เลย
ซึ่งเมนูคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร คือ การตรวจสอบพนักงานทั้งองค์กรไม่ว่าจะเป็นการแก้ไขการลงเวลาผิดพลาด, การยื่นเอกสาร, รายรับรายจ่าย, เบิกเงินล่วงหน้า และสรุปผลการคำนวณเงินเดือน โดยผู้ดูแลนั้นจะสามารถตรวจสอบพนักงานทั้งองค์กร เพื่อตรวจสอบการลงเวลาและการคำนวณเงินเดือนได้จากเมนูนี้
เมนูสร้างรายชื่อ, คำนวณ, และรีเซ็ต ใช้ทำอะไร หรือใช้ในกรณีไหนบ้าง
1.สร้างรายชื่อ
คือ การสร้างรายชื่อพนักงานที่มีในระบบ ให้มาคำนวณเงินเดือนในรอบการคำนวณ การสร้างรายชื่อมีทั้งหมด 2 รูปแบบ
1.1. สร้างรายชื่อ (Only Active) เป็นการสร้างรายชื่อพนักงานที่ยัง Active อยู่ในรอบการคำนวณเงินเดือนนั้นๆ
1.2. สร้างรายชื่อ (Inactive) เป็นการสร้างรายชื่อพนักงานที่ Inactive หรือพนักงานที่ลาออกไปแล้ว ให้กลับมาคำนวณเงินเดือนในรอบเดือนที่ต้องการ