การคำนวณเงินเดือน

เมนูคำนวณเงินเดือนเป็นเมนูที่ใช้ในการคำนวณเงิน และการตรวจสอบเอกสารต่าง ๆ รวมถึงเวลาเข้าออกงานของพนักงาน, รายรับรายจ่ายและเบิกเงินล่วงหน้า อีกทั้งยังสามารถดาวน์โหลดรายงานสรุปผลการคำนวณเงินเดือนสุทธิ เพื่อตรวจสอบยอดเงินรวมทั้งบริษัท, รายงานประกันสังคม, รายงานภาษี ภงด.1 , ภงด.3 หรือรายงานสรุปเงินที่ต้องจ่าย เพื่อนำจ่ายเงินให้กับพนักงานได้

โดยเมนูการคำนวณเงินเดือน ซึ่งเป็นเมนูหลักที่ทาง HR สามารถตรวจสอบความถูกต้องหรือความผิดพลาดและเป็นหน้าหลักที่ควบคุมการทำงานโดย HR ในคู่นี้มือจะเป็นการอธิบายขั้นตอนการทำเงินเดือนและขั้นตอนในการตรวจสอบ หรือข้อควรระวังในการทำเงินเดือนให้กับพนักงาน

การเข้าสู่เมนูคำนวณเงินเดือน

การเข้าสู่เมนูคำนวณเงินเดือน สามารถดำเนินการได้ดังนี้

1.เข้าสู่เมนูการประมวลผลเงินเดือน

2.ไปที่เมนู “การคำนวณเงินเดือน” และเลือกที่เมนู “คำนวณเงินเดือน”

3.เมื่อเข้าสู่หน้าคำนวณเงินเดือน ขั้นตอนแรกจะต้องทำการสร้างรอบการคำนวณเงินเดือนครั้งแรกขึ้นมาก่อน โดยเลือกที่ “เซ็ตค่าตั้งต้น”

4.การตั้งค่า หรือแก้ไขรอบการคำนวณเงินเดือน

การตั้งค่า หรือแก้ไขรอบการคำนวณเงินเดือน คือ การตั้งค่ารอบเดือนที่จะใช้คำนวณเงินเดือนให้กับพนักงานในบริษัท โดยสามารถดำเนินการได้โดยเลือกที่รูป “ฟันเฟือง” การตั้งค่าที่มุมขวาบน

5.เมื่อทำการแก้ไขจำนวนระยะเวลา (วัน) ที่จะใช้ในการคำนวณเงินเดือน จะต้องพึงระวังดังนี้

• ตั้งแต่วันที่ - จนถึงวันที่ ที่ใช้ในการคำนวณเงินเดือนนั้นต้องไม่ทับซ้อนกัน เพราะจะไม่สามารถแก้ไขรอบเดือนนี้ได้
• วันที่ ที่ไม่ได้อยู่ในรอบของการคำนวณเงินเดือน หรือมีช่วงวันที่ขาดหายไป จะทำให้เมื่อพนักงานลงเวลาการทำงานเรียบร้อยแล้ว เวลาจะไม่เข้าสู่ระบบและไม่สามารถขอเอกสารพื้นฐานในวันดังกล่าวได้

โดยในหน้าการคำนวณเงินเดือน จะแบ่งออกเป็น 5 เมนู ดังนี้

• เมนู Dashboard ในการคำนวณเงินเดือน
• เมนู คำนวณเงินเดือนรายบุคคล
• เมนู คำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร
• เมนู ปิดงวดบัญชี
• เมนู สรุปตั้งค่าทั้งองค์กร

เมนู Dashboard ในการคำนวณเงินเดือน

เมื่อทำการสร้างรอบการคำนวณเงินเดือนขึ้นมา หน้าแรกที่ระบบจะแสดงคือหน้า Dashboard จะเป็นหน้าภาพรวมพนักงานในบริษัททั้งหมด และจะมีคำอธิบายเกี่ยวกับฟังก์ชั่นเพิ่มเติมในระบบ และจำนวนพนักงานทั้งหมดในบริษัท รวมไปถึงคำแนะนำเกี่ยวกับเวลาการทำงานของพนักงานทั้งหมดในรอบเดือนด้วย

โดยหน้า Dashboard  จะแสดงข้อมูลดังนี้

1.จำนวนพนักงานในฐานข้อมูลเงินเดือน และจำนวนพนักจากฐานข้อมูลพนักงาน

2.สัดส่วนพนักงานของพนักงานประเภทต่างๆ รวมถึงพนักงานเข้าใหม่,พนักงานลาออก และวันเกิดพนักงาน

3.คำแนะนำ ทั้งนี้คำแนะนำที่แสดง จะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าคำแนะนำ ที่เปิดใช้งานไว้ด้วย โดยสามารถดูคู่มือการตั้งค่าคำแนะนำอย่างละเอียดได้ที่นี่

3.1 วันทำงานไม่มาทำงาน

3.2 ลงเวลาไม่ครบคู่

3.3 ชั่วโมงการทำงานขาดมากกว่า 1 ชั่วโมง

3.4 เข้างานก่อนมากกว่าครึ่งชั่วโมง

3.5 ออกงานหลังมากกว่าครั้งชั่วโมง

3.6 มาทำงานในวันหยุด

3.1 วันทำงานไม่มาทำงาน

ในตารางการทำงานขอพนักงานเป็นสถานะวันทำงาน แต่พนักงานท่านนั้นไม่ได้ลงเวลาการทำงาน จะมีให้ทาง HR กดขอเอกสารลางานหรือขอเปลี่ยนวันหยุดให้กับพนักงานได้

3.2 ลงเวลาไม่ครบคู่

เมื่อพนักงานลงเวลาการทำงานแค่เข้างาน หรือออกงานเพียงเวลาเดียว ทาง HR สามารถขอเอกสารขอเพิ่มเวลาให้กับพนักงานได้

3.3 ชั่วโมงการทำงานขาดมากกว่า 1 ชั่วโมง

ตัวอย่างเช่นกะการทำงานของพนักงาน คือ 08:30 - 12:00 - 13:00 - 17:30 น. รวม 8 ชั่วโมงการทำงาน แต่พนักงานลงเวลาออกงาน 16:30 น. ซึ่งมีเวลาการทำงานเพียง 6.30 ชั่วโมง ทาง HR สามารถขอเอกสารขอลางาน, ขอเปลี่ยนวันหยุด หรือขอเปลี่ยนกะการทำงานให้กับพนักงานได้

3.4 เข้างานก่อนมากกว่าครึ่งชั่วโมง

พนักงานลงเวลาเข้างาน ก่อนการกะการทำงานที่กำหนดไว้ HR สามารถขอเอกสารโอที หรือขอเปลี่ยนกะการทำงานให้กับพนักงานได้

3.5 ออกงานหลังมากกว่าครั้งชั่วโมง

พนักงานลงเวลาออกงาน หลังเลิกงาน 30 นาที หรือมากกว่า 1 ชั่วโมง HR สามารถขอเอกสารโอทีหรือขอเปลี่ยนกะการทำงานให้กับพนักงานได้

3.6 มาทำงานในวันหยุด

สถานะในตารางเวลาการทำงานของพนักงานเป็นวันหยุด หรือวันหยุดนักขัตฤกษ์ แต่พนักงานมีการลงเวลาการทำงานเข้ามา ทาง HR สามารถขอเอกสารโอทีหรือขอเปลี่ยนวันหยุดให้กับพนักงานได้

เมนู คำนวณเงินเดือนรายบุคคล

ในหน้านี้จะเป็นการตรวจสอบตารางเวลาการทำงาน, เอกสาร หรือผลการคำนวณแบบรายบุคคลของพนักงาน โดยให้ทำการกดเลือกรายชื่อของพนักงานที่ต้องการตรวจสอบ กรณีที่เป็นพนักงานแบ่งงวดจ่าย

สามารถเลือกแบ่งงงวดจ่ายที่ต้องการตรวจสอบได้เลย ไม่ว่าจะเป็นงวดเต็ม, งวดที่ 1 หรืองวดที่ 2

โดยหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคล จะแสดงข้อมูลดังนี้

1.ทำการเลือก “เลือกพนักงาน” ที่ต้องการคำนวณเงินเดือนรายบุคคล

2.เมื่อทำการเลือกพนักงานแล้ว ในข้อมูลส่วนแรกจะแสดงข้อมูลพื้นฐานของพนักงาน โดยข้อมูลนี้จะมาจากข้อมูลพื้นฐานของพนักงานที่ทำการกรอกและตั้งค่าไว้

3.แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู ตารางเวลาการทำงานของพนักงาน

ซึ่งในส่วนนี้จะแสดงข้อมูลวันทำงาน, วัดหยุดพนักงาน, กะการทำงาน และเวลาเข้าออกของพนักงาน รวมไปถึงสถานะต่าง ๆ ของเวลาการทำงาน, เอกสารโอที, เอกสารการลา และขาดงาน

4.ในตารางเวลาการทำงานสามารถ เลือกที่สัญลักษณ์รูป “ปากกา” ในช่องวันที่เพื่อแก้ไขสถานะวันทำงาน, วันหยุดนักขัตฤกษ์,  วันหยุดพนักงาน, วันหยุดพิเศษ

5.หรือสามารถเปลี่ยนกะการทำงานให้กับพนักงานได้ โดยเลือกที่สัญลักษณ์รูป “ปากกา” ในช่องกะการทำงานเพื่อแก้ไขข้อมูลกะการทำงาน

6.กรณีที่ต้องการแก้ไข หรือขอเอกสารโอทีให้กับพนักงานสามารถเลือกที่สัญลักษณ์รูป “ปากกา” ในช่องโอทีเพื่อขอเอกสารโอทีแทนพนักงานหรือเลือกที่สัญลักษณ์รูป “แว่นขยาย” เพื่อทำการอนุมัติหรือตรวจสอบเพื่อแก้ไขเอกสารได้

7.กรณีที่ต้องการแก้ไข หรือขอเอกสารการลาให้กับพนักงานสามารถเลือกที่สัญลักษณ์รูป  “ปากกา” ในช่องลาเพื่อขอเอกสารการลาแทนพนักงานหรือเลือกที่สัญลักษณ์รูป “แว่นขยาย” เพื่อทำการอนุมัติหรือตรวจสอบเพื่อแก้ไขเอกสารได้

8.กรณีที่ต้องการแก้ไขเพิ่มเวลา หรือขอเอกสารเพิ่มเวลาให้กับพนักงานสามารถเลือกที่สุญลักษณ์รูป “ปากกา” ในช่องเวลาทำงานเพื่อขอเอกสารการเพิ่มเวลาแทนพนักงานได้

9.นอกจากนี้ยังสามารถระบุ “หมายเหตุ” ที่ตารางเวลาการทำงานของพนักงานในแต่ละวันได้

10.การเปิดใช้งาน Suggestion

เพื่อใช้งานการ “วิเคราะห์ข้อมูล” เมื่อเปิดใช้งานฟังก์ชัน Suggestion ระบบจะทำการวิเคราะห์ข้อมูลตารางเวลาการทำงานของพนักงานโดยอัตโนมัติ เพื่อช่วยตรวจสอบความผิดปกติที่อาจเกิดขึ้นในตารางเวลา เช่น

เวลาทำงานไม่ครบตามกำหนด ระบบจะช่วยแจ้งเตือนความผิดปกติเหล่านี้ให้กับ HR เพื่อให้สามารถตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว ลดความผิดพลาดในการจัดการตารางเวลาการทำงาน

11.การ “จำลองเวลาการทำงาน”  ระบบจะทำการเพิ่มเวลาการทำงานให้กับพนักงานโดยอัตโนมัติตามข้อมูลกะงานพื้นฐาน

แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู ยื่นเอกสาร

เมนูนี้จะเป็นการตรวจสอบเอกสารในรอบการคำนวณของพนักงาน สามารถตรวจสอบเอกสารได้ทีละหลายฉบับ โดยไม่ต้องไปดูเอกสารที่หน้าตารางเวลาการทำงาน หรือที่หน้าจัดการเอกสารและยังสามารถกดอนุมัติเอกสารทั้งหมดได้เลยที่เมนูนี้

แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู รายรับรายจ่าย

ในส่วนนี้จะสามารถกรอกข้อมูลค่าใช้จ่ายต่างๆ เพิ่มเติมให้กับพนักงานได้เลย ซึ่งรายการรายรับรายจ่ายที่จะแสดงในเมนูนี้คือประเภท Income และExpense เท่านั้น เมื่อทำการกรอกข้อมูลเรียบร้อยให้ทำการกดบันทึก

แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู เบิกล่วงหน้า

ในเมนูนี้ HR สามารถขอเบิกเงินล่วงหน้าให้กับพนักงานแบบรายบุคคลได้ โดยใส่วันที่ที่พนักงานขอเบิกเงินล่วงหน้าไป และกรอกจำนวนเงิน สุดท้ายทำการกดบันทึก

หากทำการกรอกยอดเงินให้กับพนักงานผิด หรือต้องการแก้ไขยอดเงิน ให้ทำการใส่ค่าติดลบที่จำนวนเงิน เพื่อทำการแก้ไข และทำการกดบันทึก

กำหนดเบิกตามวงเงิน คือ การตั้งค่าจากข้อมูลพนักงานให้มีวงเงินในการเบิกเงินล่วงหน้าต่อเดือนเท่าไหร่

คาดการณ์การเบิกล่วงหน้า คือ ระบบจะคำนวณจากการกดคำนวณครั้งล่าสุดว่าพนักงานได้รับเงินเดือนเท่าไหร่ จากวันแรกของรอบเดือน จนถึงวันที่กดคำนวณ และถ้าหากพนักงานขอเบิกเงินล่วงหน้าไปแล้ว จะคงเหลือยอดเงินเท่าไหร่

แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู สรุปผลการคำนวณ

เมนูนี้จะแสดงของมูลเงินเดือน, ผลการคำนวณเวลาการทำงาน, รายรับรายจ่าย รวมไปถึงยอดเงินสุทธิที่พนักงานจะได้รับ และยังสามารถดาวน์โหลดสลิปเงินเดือนเพื่อตรวจสอบได้อีกด้วย

แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู ภาษี

ในเมนูนี้จะเป็นเมนูที่แสดงรายละเอียดของภาษีรายบุคคล ว่ามีรายได้อะไรบ้างที่นำมาคำนวณกับภาษี สำหรับปุ่มคำนวณภาษี ใช้คำนวณภาษีในเดือนนั้นๆ โดยสามารถดูคู่มือวิธีการคำนวณและการทำจ่ายภาษีอย่างละเอียดได้ที่นี่

และระบบจะแสดงรายละเอียด เช่น รายได้ หรือรายหักที่คิดภาษีในเดือนนี้, ค่าลดหยอด, ภาษีที่ต้องเสียทั้งปีและภาษีที่ต้องเสียเฉพาะเดือนนี้ เป็นต้น

แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู ประวัติการแก้ไข

ในส่วนนี้จะแสดงประวัติการแก้ข้อมูลต่าง ๆ ในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลของพนักงาน ซึ่งจะแสดงวันที่แก้ไข, แก้ไขของพนักงานคนไหน, แก้ไขโดยใคร และหมายเหตุในการแก้ไขข้อมูล

แถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลบนเมนู ตั้งค่ารายบุคล

เมนูจะเป็นการตั้งรายบุคคลของพนักงาน โดยที่จะสามารถตั้งค่าแยกออกมาจากการตั้งค่าทั้งองค์กร

ประกอบไปด้วยตั้งค่าทั่วไป, ตั้งค่าเวลาการทำงาน, จัดการกะการทำงาน-วันหยุด, รายรับรายจ่ายคงที่, รายรับรายจ่ายอัตโนมัติ, กองทุน, ภาษี และจัดการหนี้สินพนักงาน

การคำนวณเงินเดือนรายบุคคล ของพนักงานแบ่งงวดจ่าย

ในส่วนของคำนวณเงินเดือนรายบุคคลยังสามารถเลือกดูเป็นงวดได้ หากมีพนักงานคำนวณเงินเดือนโดยการแบ่งงวดจ่ายในรอบของการคำนวณเงินเดือน โดยกดที่งวดที่ 1 หรืองวดที่ 2 เพื่อทำการตรวจสอบข้อมูลของพนักงาน

การคํานวณเงินเดือนของพนักงานแบ่งงวดจ่าย จะประกอบไปด้วย

1.หลักการของการคำนวณเงินเดือนของพนักงานแบ่งงวดจ่าย จะนำงวดเต็ม - งวดที่ 1 = งวดที่ 2

2.การที่จะคํานวณแบ่งงวดจ่ายจะต้องตั้งค่าการแบ่งงวดจ่าย ที่ตั้งค่าทั่วไปก่อน 

3.เมื่อตั้งค่าทั่วไปแล้ว ต้องไปตั้งค่าที่พนักงานเป็นรายบุคคลด้วยว่าพนักงานท่านใดบ้างที่ต้องการให้คำนวณโดยการแบ่งงวดจ่าย

4.พนักงานที่ไม่ได้ตั้งค่าแบ่งงวดจ่าย รายชื่อจะแสดงแค่ในเมนู "งวดเต็ม" เท่านั้น

หมายเหตุ : สำหรับพนักงานแบ่งงวดจ่าย จะมีรายชื่ออยู่ในงวดแต็ม และแบ่งงวดจ่ายเสมอ ไม่สามารถลบรายชื่อพนักงาน ออกจากงวดใดงวดหนึ่งได้

วิธีการนับจํานวนวันในการคำนวณ ของการตั้งค่าแบ่งงวดจ่าย

กรณีตั้งค่าแบ่งงวดจ่ายไว้ 2 งวด ระบบจะคำนวณ 15 วันแรก ในงวดที่ 1 และวันที่เหลือจะเป็นงวดที่ 2

กรณีตั้งค่าแบ่งงวดจ่ายไว้ 3 งวด ระบบจะคำนวณ 10 วันแรก ในงวดที่ 1 และงวดที่ 2 ส่วนวันที่เหลือจะเป็นงวดที่ 3

กรณีตั้งค่าแบ่งงวดจ่ายไว้ 4 งวด ระบบจะคำนวณ 7 วันแรก ในงวดที่ 1, งวดที่ 2 และงวดที่ 3 ส่วนวันที่เหลือจะเป็นงวดที่ 4

เมนู คำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร

ในการคำนวณเงินเดือนให้กับพนักงานพร้อมกันทั้งองค์กร สามารถมาที่เมนูคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กรได้เลย หากมีการแบ่งงวดจ่ายสามารถเลือกได้ว่าจะคำนวณในงวดเต็ม, งวดที่ 1 หรืองวดที่ 2 ได้เลย

ซึ่งเมนูคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร คือ การตรวจสอบพนักงานทั้งองค์กรไม่ว่าจะเป็นการแก้ไขการลงเวลาผิดพลาด, การยื่นเอกสาร, รายรับรายจ่าย, เบิกเงินล่วงหน้า และสรุปผลการคำนวณเงินเดือน โดยผู้ดูแลนั้นจะสามารถตรวจสอบพนักงานทั้งองค์กร เพื่อตรวจสอบการลงเวลาและการคำนวณเงินเดือนได้จากเมนูนี้

เมนูสร้างรายชื่อ, คำนวณ, และรีเซ็ต ใช้ทำอะไร หรือใช้ในกรณีไหนบ้าง

1.สร้างรายชื่อ

คือ การสร้างรายชื่อพนักงานที่มีในระบบ ให้มาคำนวณเงินเดือนในรอบการคำนวณ การสร้างรายชื่อมีทั้งหมด 2 รูปแบบ

1.1. สร้างรายชื่อ (Only Active) เป็นการสร้างรายชื่อพนักงานที่ยัง Active อยู่ในรอบการคำนวณเงินเดือนนั้นๆ

1.2. สร้างรายชื่อ (Inactive) เป็นการสร้างรายชื่อพนักงานที่ Inactive หรือพนักงานที่ลาออกไปแล้ว ให้กลับมาคำนวณเงินเดือนในรอบเดือนที่ต้องการ