การจัดการวันหยุดพิเศษ

จัดการวันหยุดพิเศษ ใช้กรณีที่พนักงานทำโอที ซึ่งไม่ได้รับค่าแรงในวันนั้นๆ แต่ต้องการสะสมชั่วโมงที่ทำโอทีมาใช้เป็นวันหยุดพิเศษ หรือวันลางานแทน ทั้งนี้จะขึ้นอยู่กับเงื่อนไขในการสะสมชั่วโมงโอทีเพิ่มเติม ยกตัวอย่างเช่น พนักงานทำโอทีวันหยุด 8 ชั่วโมง และมีการตั้งค่าสะสมชั่วโมงที่ทำโอที เป็น 1.5 เท่า พนักงานจะสะสมชั่วโมงโอทีเท่ากับ 12 ชั่วโมง และสามารถนำมาใช้กับวันหยุดพิเศษ หรือใช้ลางานโดยถูกหักจากชั่วโมงโอทีที่สะสมแทน และพนักงานจะไม่ถูกหักค่าจ้างหรือโควตาการลา โดย HR จะสามารถตรวจสอบข้อมูล และแจ้งกับพนักงานว่ามีชั่วโมงที่สะสมโอทีอยู่ที่กี่ชั่วโมง เพื่อให้พนักงานใช้งานลางาน หรือเปลี่ยนวันหยุดพิเศษ เป็นต้น

การตั้งค่าโอทีเพื่อแปลงมาใช้กับวันหยุดพิเศษ

การตั้งค่าโอที เพื่อแปลงมาใช้กับวันหยุดพิเศษ สามารถดำเนินการตั้งค่าได้ ดังนี้

1.เข้าสู่เมนู “ตั้งค่า”

2.เลือกที่ “ตั้งค่าการคำนวณ” แล้วเลือก “ตั้งค่าเวลาการทำงาน”

3.ภายในหน้าการตั้งค่าเวลาการทำงาน ให้เลือก “ประเภทโอที” และเปิดใช้งานประเภทโอทีที่ต้องการทำการตั้งค่าแปลงมาใช้เป็นวันหยุดพิเศษ จากนั้นคลิกที่ไอคอน “รูปดินสอ” เพื่อเข้าสู่หน้าการตั้งค่าเงื่อนไขจำนวนเท่าที่จะได้รับ ในการสะสมชั่วโมงโอที

4.กำหนด ชื่อโอที สำหรับใช้ในการแปลงเป็นวันหยุดพิเศษ

5.ที่หัวข้อ “ได้รับเงินแบบไหน” ให้เลือก “แปลงเป็นวันหยุด” และกำหนด “จำนวนเท่า” เพื่อระบุอัตราการสะสมโอทีเป็นกี่เท่าของจำนวนที่ทำจริง เช่น ทำงานโอที 8 ชั่วโมง อาจแปลงเป็นวันหยุดได้ 1 วัน

หมายเหตุ : เมื่อตั้งค่าในลักษณะนี้ พนักงานที่ยื่นขอโอทีตามประเภทดังกล่าวจะไม่ได้รับเงินค่าล่วงเวลา แต่จะสามารถสะสมเป็นวันหยุดพิเศษเพื่อนำไปใช้ในภายหลังแทน

6.เมื่อกำหนดการตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว ให้เลือก “บันทึก” เพื่อยืนยันการตั้งค่า

การตั้งค่าประเภทการลาเพื่อแปลงมาใช้กับวันหยุดพิเศษ

การตั้งค่าประเภทการลา เพื่อแปลงมาใช้กับวันหยุดพิเศษ สามารถดำเนินการตั้งค่าได้ ดังนี้

1.เข้าสู่เมนู “ตั้งค่า”

2.เลือกที่ “ตั้งค่าการคำนวณ” แล้วเลือก “ตั้งค่าประเภทการลา”

3.เมื่อเข้าสู่หน้าตั้งค่าประเภทการลา สามารถเพิ่มประเภทการลาใหม่เพื่อทำการตั้งค่าแปลงมาใช้เป็นวันหยุดพิเศษ จากนั้นคลิกที่ไอคอน “รูปดินสอ” เพื่อเข้าสู่หน้าการตั้งค่าเงื่อนไขจำนวนเท่าที่จะได้รับ

4.เลือก “ประเภทพนักงาน” ที่ต้องการกำหนดเงื่อนไข

5.ระบุ “ค่าปรับ” โดยคิดจากจำนวนเท่าของชั่วโมงการทำงาน เมื่อระบุค่าปรับแล้วสวิตช์ตัดโควต้าวันหยุดพิเศษที่เปิดการใช้งานเอง

6.เลือก “บันทึก” เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูล

• กรณีที่พนักงานมีการทำโอทีล่วงเวลา ระบบจะสะสมชั่วโมงโอทีของพนักงาน ในแต่ละวันมารวมกัน และแสดงผลให้ที่เมนูจัดการวันหยุดพิเศษ

จากนั้นระบบจะแสดงรายละเอียดจำนวนชั่วโมงที่มีการสะสมจากการทำโอที, วันหยุดพิเศษที่ใช้ไป และสามารถเพิ่มข้อมูลวันหยุดพิเศษได้เพิ่มเติม หรือหากต้องการลบข้อมูลสามารถกดได้ที่ไอคอนรูป “ดินสอ” และลบข้อมูล

• HR สามารถตรวจสอบชั่วโมงโอทีของพนักงาน ได้จากเมนูจัดการวันหยุดพิเศษ ระบบจะแสดงโควต้าวันหยุดพิเศษที่ได้รับ และที่ใช้ไปของพนักงาน นอกจากนั้นยังสามารถกดที่ไอคอนรูป “ดินสอ” เพื่อตรวจสอบรายละเอียดการใช้โควต้าวันหยุดพิเศษได้เพิ่มเติม

• กรณีที่ต้องการเพิ่มโควต้าวันหยุดพิเศษ ที่จะได้รับหรือเพิ่มข้อมูลโควต้าวันหยุดพิเศษที่ใช้ไปแล้ว สามารถคีย์ข้อมูลให้พนักงานรายบุคคล หรือสามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอนการเพิ่มข้อมูลวันหยุดพิเศษ

โดยขั้นตอนการเพิ่มข้อมูลวันหยุดพิเศษ สามารถดำเนินการดังนี้

1.เข้าสู่เมนูประมวลผลเงินเดือน และเลือกที่ “จัดการวันหยุดพิเศษ” จากนั้นเลือกที่ไอคอน “รูปดินสอ” ตามรายชื่อของพนักงานที่ต้องการเพิ่มข้อมูลวันหยุดพิเศษ

2.เลือก “เพิ่มข้อมูลวันหยุด”

3.จากนั้นสามารถเลือกเพิ่มโควต้าวันหยุดพิเศษ หรือวันหยุดพิเศษที่ใช้ไปแล้วได้และระบุรายละเอียดผลรวมเวลา (ชั่วโมง) และระบุรายละเอียดให้ครบถ้วน

4.เลือก “บันทึก” เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูล

• กรณีที่พนักงานใช้งานโควต้าวันหยุดพิเศษ ยกตัวอย่างวันดังกล่าวพนักงานมีชั่วโมงการทำงาน ของกะการทำงาน 8 ชั่วโมง พนักงานขอเอกสารเปลี่ยนวันหยุดพิเศษ หรือขอเอกสารลาสะสมโควต้าวันหยุดพิเศษ ระบบจะตัดโควต้าการลาของพนักงานให้วันละ 8 ชั่วโมง หากพนักงานสะสมชั่วโมงโอทีได้เพียง 6 ชั่วโมง แต่ต้องการลาหรือเปลี่ยนวันหยุดพิเศษ เต็ม 1 วันของกะการทำงาน 8 ชั่วโมง ระบบจะไม่สามารถลา หรือขอเปลี่ยนวันหยุดพิเศษได้ เนื่องจากจะต้องมีชั่วโมงโอทีที่สะสมมากกว่า

สรุปได้ง่ายๆ ดังนี้

การจัดการวันหยุดพิเศษ ใช้กรณีที่พนักงานทำโอทีและไม่ต้องการรับค่าแรงในวันนั้น ๆ แต่ต้องการสะสมชั่วโมงที่ทำโอทีมาใช้เป็นวันหยุดพิเศษ หรือวันลางานแทนซึ่งจะขึ้นอยู่กับเงื่อนไขในการสะสมชั่วโมงโอทีเพิ่มเติม ยกตัวอย่างเช่น พนักงานทำโอทีวันหยุด 8 ชั่วโมง และมีการตั้งค่าสะสมชั่วโมงที่ทำโอที เป็น 1.5 เท่า พนักงานจะสะสมชั่วโมงโอที เท่ากับ 12 ชั่วโมง และสามารถนำมาใช้กับวันหยุดพิเศษ หรือใช้ลางานโดยถูกหักจากชั่วโมงโอทีที่สะสมแทน

ซึ่งพนักงานจะไม่ถูกหักค่าจ้าง หรือโควต้าการลา โดย HR จะสามารถตรวจสอบข้อมูลและแจ้งกับพนักงานว่ามีชั่วโมงที่สะสมโอทีอยู่ที่กี่ชั่วโมง เพื่อให้พนักงานใช้งานลางานหรือปลี่ยนวันหยุดพิเศษ เป็นต้น