คำนวณงวดโอที
คำนวณงวดโอที คือ รอบการคำนวณโอที ที่แยกออกมาคำนวณจากรอบการคำนวณเงินเดือน ในกรณีที่มีการตัดรอบในการคำนวณโอที คนละรอบกับการคำนวณเงินเดือน เช่น รอบการคำนวณเงินเดือน ตั้งแต่วันที่ 26-25 แต่รอบในการคำนวณโอที ตั้งแต่วันนที่ 1- EOM
ซึ่งสามารถแยกรอบการคำนวณโอทีออกมาได้ และยังสามารถเลือกได้ว่า เมื่อสิ้นสุดรอบการคำนวณโอทีแล้ว จะนำไปจ่ายพร้อมกับรอบการคำนวณในเดือนถัดไป หรือจะทำจ่ายแยกได้เช่นกัน สำหรับการทำจ่ายแยก จะสามารถตรวจสอบสลิปเงินเดือน ของรอบการคำนวณโอทีนั้น ๆ ได้อีกด้วย
ขั้นตอนแรกในการที่จะเริ่มใช้การแยกรอบการคำนวณโอที จะต้องทำการตั้งค่าที่ข้อมูลพนักงานก่อน ซึ่งสามารถเลือกตั้งค่ารายบุคคล หรือทั้งองค์กร ที่เมนูย่อยได้เช่นกัน
1. การตั้งค่าอนุญาตให้พนักงาน แยกรอบการคำนวณโอที รายบุคคล
ให้มาที่เมนูข้อมูลองค์กร เลือกเมนูข้อมูลพนักงาน หลังจากนั้นให้เลือกชื่อพนักงานที่ต้องการขึ้นมา
เมื่อได้ชื่อพนักงานที่ต้องการแล้ว ให้มาที่เมนูตั้งค่า แล้วมาเลือกที่ “ใช่” ในหัวข้อ “รอบการคำนวณงวดแยกโอที” หลังจากนั้นกดบันทึก
2. การตั้งค่าอนุญาตให้พนักงาน แยกรอบการคำนวณโอที ทั้งองค์กร
ให้มาที่เมนูข้อมูลองค์กร มาที่เมนูข้อมูลพนักงาน เลือกเมนูย่อยตั้งค่าทั่วไป แล้วมาเลือกที่ “ใช่” ในหัวข้อ “รอบการคำนวณงวดแยกโอที” หลังจากนั้นกดบันทึก
ในการเลือกรายชื่อพนักงาน สามารถค้นหาจากโครงสร้างองค์กร หรือ Hashtag ของพนักงาน และกดค้นหาได้เลย สำหรับการเลือก ใช่/ไม่ใช่ สามารถเลือกทั้งหมด หรือเลือกเฉพาะพนักงานรายบุคคลได้เช่นกัน
เมื่อทำการตั้งค่าข้อมูลพนักงานเรียบร้อยแล้ว ให้มาทำการสร้าง Template เพื่อเป็นรอบในการคำนวณโอที
โดยมาที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน เลือกการคำนวณเงินเดือน และมาที่เมนูคำนวณงวดโอที หลังจำนั้นให้ทำการเลือกเดือน ที่ต้องการ หลังจากนั้นกดที่ Template
เมื่อเข้ามาแล้วจะพบกับหน้าข้อมูลเทมเพลทงวดโอทีของเดือนนั้น ๆ ให้กดที่ปุ่มเพิ่ม เพื่อทำการเพิ่มงวดโอทีขึ้นมา หลังจากนั้นให้ทำการกรอบชื่อเทมเพลทที่ต้องการ
และในส่วนของ ตั้งแต่วันที่ – จนถึงวันที่ ให้ทำการเลือกวันที่ที่ต้องการ สุดท้ายให้มาเลือก Start Month เพื่อให้เลือกว่าวันที่เริ่ม จะเริมในเดือนนี้ หรือเดือนก่อนหน้า
เมื่อทำการเลือก Start Month แล้ว จะมีตัวอย่างวันที่แสดงอยู่ด้านล่าง ตั้งแต่วันที่ – จนถึงวันที่ เพื่อให้ตรวจสอบข้อมูลอีกครั้ง หลังจากนั้นกดบันทึก
สุดท้ายให้ทำการเลือกรายชื่อพนักงานที่ต้องการให้คำนวณตามเทมเพลทดังกล่าว ซึ่งสามารถเลือกไว้ว่าจะเลือกทั้งหมดหรือรายบุคคล และกดบันทึกอีกครั้ง
หลังจากกดบันทึกเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงหน้ารายละเอียดของเทมเพลทของเดือนนั้นอีกครั้ง ซึ่งใน 1 เดือนสามารถมีมากกว่าได้ 1 เทมเพลทขึ้นอยู่กับความต้องการของลูกค้า หากต้องการสร้างเทมเพลทเพิ่ม สามารถกดที่ปุ่ม “เพิ่ม” ได้เลย
เมื่อตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กดที่ปุ่มกลับ เพื่อกลับสู่หน้าแรกของคำนวณงวดโอทีได้เลย
หลังจากนั้นให้กดเพิ่มงวดโอที แล้วเลือกเทมเพลทที่ต้องการ สุดท้ายกดตกลง
หลังจากทำการเพิ่มงวดโอทีเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงงวดคำนวรดอทีทั้งหมดในเดือนนั้น ซึ่งสามารถตรวจสอบรายละเอียด, แก้ไข หรือลบงวดโอทีได้เลย
ปุ่มแก้ไข มีไว้เพื่อเพิ่มหรือลบรายชื่อพนักงาน ในงวดดังกล่าว หลังจากแก้ไขแล้วให้ทำการกดบันทึกอีกครั้ง
ปุ่มลบ มีไว้เพื่อลบงวดโอทีดังกล่าว ออกจากรอบเดือนนั้น ๆ ซึ่งถ้าหากลบงวดดังกล่าวออกไป เอกสารโอทีและเวลาการทำงานของพนักงานจะยังคงอยู่
ปุ่มรายละเอียด คือหน้าที่แสดงผลการคำนวณของพนักงานในงวดนั้น ๆ ซึ่งประเภทโอทีที่แสดงในหน้านี้ จะแสดงทุกรายการ ที่ระบบของ HumanSoft มีให้ใช้งาน
สำหรับรายละเอียดนอกจากนั้น ยังแสดงจำนวนวันที่พนักงานทำโอที, ผลรวมเวลาในการทำโอที และจำนวนเงินที่พนักงานจะได้รับ
รวมถึงรายงานต่าง ๆ ที่จะสามารถตรวจสอบหลังจากการกด Finish
สำหรับการกดคำนวณ ไม่ว่าจะเป็นการกดคำนวณวันนี้ หรือกดคำนวณทั้งเดือน เพื่อให้ระบบประมวลผลเอกสารโอทีให้กับพนักงาน สามารถกดได้ทั้งองค์กร หรือเฉพาะพนักงานรายบุคคลได้เช่นกัน
1. กดคำนวณทั้งองค์กร สามารถกดที่ปุ่มคำนวณ แล้วเลือกคำนวณวันนี้ หรือคำนวณทั้งเดือนได้เลย และยังสามารถตรวจสอบการคำนวณในหน้านี้ได้เช่นกัน
2. กดคำนวณรายบุคคล ให้ทำการคลิกรายชื่อพนักงานที่ต้องการ หลังจากนั้นระบบจะแสดงหน้าตารางเวลาการทำงานของพนักงานขึ้นมา
หลังจากมาที่หน้าตารางเวลาการทำงานแล้ว สามารถกดที่ปุ่มคำนวณ แล้วเลือกคำนวณวันนี้ หรือคำนวณทั้งเดือนได้เลย
เมื่อกดคำนวณเรียบร้อยแล้ว สามารถมาที่หน้าสรุปผลการคำนวณ เพื่อตรวจสอบผลการคำนวณเอกสารโอทีของพนักงานคนดังกล่าวได้เลย
การบันทึกวันที่จ่าย
การบันทึกวันที่จ่าย จะมีให้เลือก 2 รูปแบบคือ
1.จ่ายพร้อมกับเงินเดือน
2.บันทึกวันที่จ่าย เพื่อทำจ่ายแยก
1. จ่ายพร้อมกับเงินเดือน จะมีให้เลือกว่าจะจ่ายในงวดที่ 1 หรืองวดที่ต้องการได้เลย หลังจากนั้นให้กด บันทึก และกด Finish
หมายเหตุ : กรณีมีเพียงงวดเดียว (งวดเต็ม) ให้เลือกงวดที่ 1
สำหรับกรณีที่จ่ายพร้อมกับเงินเดือน ให้มาที่หน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคล หรือหน้าคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กรก็ได้
หากมาที่หน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคล ให้เลือกชื่อพนักงานที่ต้องการขึ้นมา หลังจากนั้นให้กดคำนวณ 1 ครั้ง จึงจะสามารถมาตรวจสอบผลการคำนวณที่หน้าสรุปผลการคำนวณ หรือสลิปเงินเดือน
หมายเหตุ : กรณีที่นำมาจ่ายพร้อมกับเงินเดือน : สลิปเงินเดือนในงวดโอทีนั้น ๆ จะไม่มีข้อมูลแสดง
2. บันทึกวันที่จ่าย เพื่อทำจ่ายแยก หลักการคล้ายกับงวดพิเศษ คือ การบันทึกวันที่จ่ายเพื่อนำจ่ายด้วยไฟล์ Text. หรือรูปแบบตามที่ต้องการ เมื่อเลือกวันที่จ่ายแล้ว ให้ทำการกด บันทึก และกด Finish
สำหรับรายงานของคำนวณงวดโอที จะมีให้เลือก 3 รูปแบบคือ Excel, Text และ Slip
1.สำหรับรายงานประเภท Excel จะแบ่งได้ 4 ประเภทคือ
- Normal คือ รายงานสรุปเงินที่ต้องจ่ายให้กับพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นการจ่ายด้วยเงินโอน หรือเงินสด
- Cash คือ รายงานสรุปเงินที่ต้องจ่ายให้กับพนักงาน เป็นเงินสด
- Transfer คือ รายงานสรุปเงินที่ต้องจ่ายให้กับพนักงาน เป็นเงินโอน
- รายงานสรุปเงินที่ต้องจ่ายให้กับพนักงานของแต่ละธนาคาร
2.สำหรับไฟล์ Text. สามารถเลือกธนาคาร และรูปแบบไฟล์ที่ต้องการได้เลย
3.และในส่วนของ Slip จะแบ่งออกเป็น 2 กรณี คือ
- กรณีจ่ายพร้อมเงินเดือน ในสลิปงวดแยกโอที จะไม่แสดงรายละเอียดของผลการคำนวณโอที
- กรณีบันทึกวันที่จ่าย จะสามารถตรวจสอบผลในสลิปงวดแยกโอทีได้
หากต้องการตรวจสอบที่เมนูรายงาน สามารถมาตรวจสอบได้ที่เมนูรายงาน เลือกกลุ่มการคำนวณเงินเดือน และมาที่เมนูรายงานการคำนวณสุทธิงวดแยกโอที
