การบันทึกหรือการนำเข้ารายรับ – รายจ่าย

รายรับรายจ่าย คือ จำนวนเงินที่พนักงานได้รับเพิ่มเติมนอกเหนือจากเงินเดือน ไม่ว่าจะได้รับเท่าๆ กันทุกเดือน หรือในแต่ละเดือนได้รับไม่เท่ากัน อีกทั้งยังรวมถึงภาระหนี้สิน, เงินประกันการทำงาน หรือกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เป็นต้น โดยประเภทรายรับ-รายจ่าย บนระบบของ HumanSoft มีวิธีการตั้งค่า และวิธีการกรอกข้อมูลของแต่ละประเภทไว้ ซึ่งสามารถดูคู่มือการตั้งค่าอย่างละเอียดได้ที่นี่

โดยประเภทรายรับ - รายจ่ายที่ใช้งานบ่อย จะประกอบไปด้วย Income, Expense, Constant และแบ่งออกเป็นการบันทึกหรือการนำเข้ารายรับ - รายจ่าย ดังนี้

1.รายรับ - รายจ่ายประเภท Income และ Expense

2.รายรับ - รายจ่ายประเภท Constant

1.รายรับ - รายจ่ายประเภท Income และ Expense

รายรับ (Income) และรายจ่าย (Expense) คือ รายรับหรือรายจ่ายที่พนักงานได้รับในแต่ละเดือนไม่เท่ากัน สามารถกรอกจำนวนเงินที่พนักงานจะได้รับได้ที่หน้าคำนวณเงินเดือน กรอกได้เป็นรายบุคคลและกรอกได้ทั้งองค์กร

การกรอกจำนวนเงินรายรับ - รายจ่ายประเภท Income และ Expense รายบุคคล

ในการกรอกจำนวนเงินรายรับ - รายจ่ายประเภท Income และ Expense รายบุคคล สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอน ดังนี้

1.เข้าสู่เมนูการประมวลผลเงินเดือน

2.ไปที่เมนู “การคำนวณเงินเดือน” และเลือกที่เมนู “คำนวณเงินเดือน”

3.เลือก “รอบเดือน” ที่ต้องการกรอกจำนวนเงิน

4.เลือก “คำนวณเงินเดือนรายบุคคล”

5.เลือกงวดเต็ม (ในกรณีที่พนักงานคำนวณแบบงวดเต็ม) หรืองวดที่ 1,2,3 (ในกรณีที่พนักงานแบ่งงวดจ่าย)

6.เลือก รายชื่อพนักงาน ที่ต้องการหรือสามารถใช้ตัวกรองเพื่อค้นหารายชื่อพนักงานได้เลย

7.เมื่อเลือกรายชื่อพนักงานขึ้นมาแล้ว ให้เลือกที่เมนู “รายรับรายจ่าย”

8.จากนั้นทำการกรอกจำนวนเงินที่พนักงานต้องได้รับ หรือต้องหักเงินได้เลย

9.จากนั้นให้ทำการ “บันทึก” เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูล

10.กด “คำนวณวันนี้” เพื่อคำนวณจำนวนเงินดังกล่าว และสามารถตรวจสอบได้ที่หน้าสรุปผลการคำนวณได้เลย

หมายเหตุ : พนักงานแบ่งงวดจ่าย จะต้องกรอกจำนวนเงินที่งวดที่ 1 หรืองวดที่ 2 เท่านั้น ไม่สามารถกรอกในงวดเต็มได้

การกรอกจำนวนเงินรายรับ - รายจ่ายประเภท Income และ Expense ทั้งองค์กร

ในการกรอกจำนวนเงินรายรับ - รายจ่ายประเภท Income และ Expense ทั้งองค์กรสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนูการประมวลผลเงินเดือน เหมือนวิธีการกรอกจำนวนเงินรายรับ - รายจ่ายประเภท Income และ

Expense รายบุคคล

2.เลือก “คำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร”

3.เลือก งวดเต็ม (ในกรณีที่พนักงานคำนวณแบบงวดเต็ม) หรืองวดที่ 1,2,3 (ในกรณีที่พนักงานแบ่งงวดจ่าย)

4.จากนั้นทำการกรอกจำนวนเงินที่พนักงานต้องได้รับ หรือต้องหักเงินได้เลย

5.และเลือก “บันทึก” เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูล

การนำเข้ารายรับ - รายจ่ายประเภท Income และ Expense

สามารถดาวน์โหลดเทมเพลทเพื่อนำไปกรอกข้อมูลและนำเข้าได้เลย เมื่อนำเข้าข้อมูลเสร็จแล้วให้ทำการ บันทึก และกดคำนวณวันนี้อีกครั้งเพื่อคำนวณจำนวนเงินดังกล่าว และสามารถตรวจสอบได้ที่หน้าสรุปผลการคำนวณได้เลย สำหรับวิธีการเตรียมไฟล์และนำเข้าข้อมูลสามารถดูคู่มืออย่างละเอียดได้ที่นี่

2.รายรับ - รายจ่ายประเภท Constant

รายรับ - รายจ่ายประเภท Constant หรือค่าคงที่ คือ เงินที่พนักงานจะได้รับหรือถูกหักเท่า ๆ กับทุกเดือน เช่น รายรับค่าตำแหน่ง หรือรายหักค่ากยศ. เป็นต้น สำหรับวิธีการกรอกข้อมูลของรายการประเภทนี้ จะต้องไปทำการกรอกจำนวนเงินที่ข้อมูลพนักงานรายบุคคล หรือที่เมนูย่อยได้เช่นกัน

การกรอกจำนวนเงินรายรับ - รายจ่ายประเภท Constant (ค่าคงที่) รายบุคคล

ในการกรอกจำนวนเงินรายรับ-รายจ่ายประเภท Constant (ค่าคงที่) รายบุคคล สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอน ดังนี้

1.เข้าสู่เมนู ข้อมูลองค์กร

2.เลือกที่เมนู “ข้อมูลพนักงาน”

3.จากนั้น “เลือกพนักงาน” ที่ต้องการกรอกจำนวนเงิน รายรับ-รายจ่ายประเภท Constant

4.เมื่อเข้าสู่หน้าข้อมูลพนักงาน เลือกที่ “รายรับ/รายจ่ายคงที่” ที่แถบเมนูด้านบน

5.จากนั้นเลือกที่สัญลักษณ์ “รูปดินสอ” เพื่อแก้ไขหรือเพิ่มข้อมูล

6.ทำการกรอกจำนวนเงินที่ต้องการ นอกจากนั้นยังสามารถระบุวันที่เริ่ม-วันที่สิ้นสุดของรายรับหรือรายจ่ายประเภทนี้ได้ เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้เลือก “บันทึกข้อมูล” หรือถ้าหากต้องการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลก็สามารถเลือกที่สัญลักษณ์รูปดินสอได้เลย

การกรอกจำนวนเงินรายรับ - รายจ่ายประเภท Constant (ค่าคงที่) ทั้งองค์กร

การกรอกจำนวนเงินรายรับ - รายจ่ายประเภท Constant (ค่าคงที่) ทั้งองค์กร สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอน ดังนี้

1.เข้าสู่เมนู ข้อมูลองค์กร

2.เลือกที่เมนู “ข้อมูลพนักงาน”

3.จากนั้นให้เลือก “รายรับรายจ่ายคงที่” ที่เมนูย่อย

4.ระบุเงื่อนไขที่ต้องการกรอกจำนวนเงินให้กับพนักงาน โดยระบุโครงสร้างองค์กรและประเภทรายรับรายจ่ายคงที่ และเลือก “ค้นหา”

5.ทำการกรอกจำนวนเงินที่ต้องการ นอกจากนั้นยังสามารถระบุวันที่เริ่ม-วันที่สิ้นสุดของรายรับหรือรายจ่ายประเภทนี้ได้

6.เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้เลือก “บันทึก” เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูล

การนำเข้ารายรับ - รายจ่ายประเภท Constant (ค่าคงที่)

นอกจากนั้น ยังสามารถกรอกข้อมูลรายรับรายจ่ายคงที่จากการนำเข้าข้อมูลได้ด้วยเช่นเดียวกัน โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้

1.ดาวน์โหลดเทมเพลท เพื่อนำไฟล์ไปกรอกข้อมูล

2.เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ก็สามารถ “เลือกไฟล์” เพื่อนำเข้าข้อมูลได้เลย

สำหรับวิธีการเตรียมไฟล์และนำเข้าข้อมูลสามารถดูคู่มืออย่างละเอียดได้ที่นี่

สรุปได้ง่ายๆ ดังนี้

รายรับรายจ่ายประเภท Income, Expense และ Constant เป็นประเภทรายรับ-รายจ่ายที่เป็นปัจจัยหนึ่งส่งผลต่อการคำนวณเงินเดือนให้กับพนักงาน ที่นอกเหนือจากเงินเดือน และโอทีอาจถือได้ว่าเป็นสวัสดิการในการทำงานอีกอย่างหนึ่ง ที่องค์กรต่าง ๆมอบให้กับพนักงานเลยก็ว่าได้