การลงเวลาการทำงาน

การลงเวลาการทำงานเป็นฟังก์ชันสำคัญที่ช่วยให้การลงเวลาการทำงานของพนักงานเป็นเรื่องง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น ผ่านระบบ HumanSoft Application ซึ่งพนักงานสามารถลงเวลาการทำงานได้ในรูปแบบออนไลน์

รูปแบบการลงเวลาการทำงานของ HumanSoft Application

ในส่วนของการลงเวลาการทำงานผ่าน HumanSoft Application มีรูปแบบการลงเวลาการทำงานที่หลากหลาย โดยมีรายละเอียด ดังนี้

• สแกนใบหน้า / แผนที่: เป็นฟังก์ชันสำหรับการตรวจใบหน้า และตรวจสอบ GPS ของโทรศัพท์มือถือในการลงเวลาการทำงาน
• สแกน QR Code: เป็นการสแกน QR Code เพื่อลงเวลาการทำงาน โดย QR Code สามารถบันทึกรูปจากพื้นที่การทำงานในระบบได้
• สร้าง QR Code (Time App): เป็นการลงเวลาการทำงานโดย Generate QR Code ขึ้นมา เพื่อใช้งานสำหรับ Time App (เครื่องกลางในการลงเวลา)
• Wi-Fi: เป็นการเชื่อมต่ออุปกรณ์ Wi-Fi กับระบบของ HumanSoft เพื่อสามารถลงเวลาการทำงานผ่าน Wi-Fi ได้
• บีคอน (Beacon): เป็นการลงเวลาจากการเชื่อมต่ออุปกรณ์ Beacon โดยการเปิดค้นหาสัญญาณ Bluetooth ในการลงเวลา
• สแกนลูกทีม: เป็นการลงเวลาการทำงานโดยให้หัวหน้างานที่เป็นผู้อนุมัติทำการสแกนใบหน้าของพนักงานเพื่อลงเวลาการทำงานให้กับพนักงาน (กรณีพนักงานไม่มีโทรศัพท์มือถือ)

วิธีลงเวลาผ่านการสแกนใบหน้า / แผนที่

เริ่มต้นด้วยการลงเวลาการทำงานรูปแบบแรกคือ การสแกน “ใบหน้า/แผนที่” พนักงานจะสแกนใบหน้าผ่าน HumanSoft Application ซึ่งระบบจะทำการเปรียบเทียบใบหน้าที่สแกนกับรูปใบหน้าที่บันทึกไว้ในระบบ จากนั้นจะตรวจสอบสัญญาณ GPS บนโทรศัพท์มือถือของพนักงานว่าตำแหน่งที่อยู่ตรงกับพื้นที่การลงเวลาทำงานที่กำหนดไว้สำหรับการลงเวลาหรือไม่ ทั้งนี้ HR สามารถเปิด/ปิดการสแกนใบหน้า (Face Recognition) ที่หน้าตั้งค่าทั่วไปได้

• กรณีเปิด Face Recognition: บนหน้าจอจะแสดง “ใบหน้า/แผนที่”
• กรณีปิด Face Recognition: บนหน้าจอจะแสดง “ลงเวลา”

การใช้งานการลงเวลาผ่านการสแกนใบหน้า / แผนที่

กรณีที่ HR เปิดใช้งานฟังก์ชัน Face Recognition พนักงานจะสามารถลงเวลาการทำงานผ่านการสแกนใบหน้า / แผนที่ ได้ตามขั้นตอน ดังนี้

1. กดที่ไอคอนลายนิ้วมือ (ตรงกลาง) เพื่อเลือกวิธีลงเวลา

2. เลือกวิธีการลงเวลาการทำงานเป็น “ใบหน้า / แผนที่”

3. จากนั้นกดถ่ายภาพเพื่อตรวจสอบข้อมูลใบหน้าของพนักงานกับข้อมูลใบหน้าในระบบ (หากยังไม่มีข้อมูลใบหน้าของพนักงานในระบบ ระบบจะให้พนักงานถ่ายภาพตนเองเพื่อส่งข้อมูลใบหน้าไปยังระบบก่อนที่จะทำการลงเวลา)

4. เมื่อตรวจสอบข้อมูลใบหน้าถูกต้อง ให้กดที่ “ลงเวลาทำงาน” (ปุ่มสีส้ม)

5. จากนั้นหน้าจอจะปรากฏแผนที่สำหรับการลงเวลา ให้กด Get Location (รูปวงกลมตัวบวก) เพื่อให้ตำแหน่งของพนักงานอยู่ในตำแหน่งปัจจุบัน

6. เลือกการกดลงเวลาการทำงาน โดยสามารถเลือก IN, OUT หรือ AUTO ได้จากนั้นระบบจะทำการบันทึกเวลาการทำงาน และเลือก “หน้าหลัก”

7. หลังจากนั้นเวลาการทำงานที่มีการลงเวลาไว้ จะเข้าสู่ระบบ

หมายเหตุ:

- ถ้าหากเปิดการลงเวลาแบบ Everywhere จะสามารถระบุรายละเอียดการปฏิบัติงานได้

-ในส่วนของปุ่ม IN, OUT หรือ AUTO เป็นการเลือกว่าเวลาที่พนักงานลงจะเป็นเวลาประเภทใด เหมาะสำหรับพนักงานที่ทำงานในกะการทำงานข้ามเที่ยงคืนของอีกวัน

กรณีปิด Face Recognition

กรณีที่ HR ปิดใช้งานฟังก์ชัน Face Recognition พนักงานจะไม่สามารถลงเวลาการทำงานด้วยวิธีการสแกนใบหน้าได้ ซึ่งวิธีการลงเวลาจะถูกเปลี่ยนจากคำว่า “ใบหน้า/แผนที่” เป็น “ลงเวลา” โดยจะเป็นการลงเวลาการทำงานในรูปแบบของการตรวจสอบ GPS ของพนักงานเพียงอย่างเดียว โดยพนักงานสามารถลงเวลาการทำงานได้ ดังนี้

1. กดที่ไอคอนลายนิ้วมือ (ตรงกลาง) เพื่อเลือกวิธีลงเวลา

2. เลือกวิธีการลงเวลาการทำงานเป็น “ลงเวลา”

3. จากนั้นหน้าจอจะปรากฏแผนที่สำหรับการลงเวลา ให้กด Get Location (รูปวงกลมตัวบวก) เพื่อให้ตำแหน่งของพนักงานอยู่ในตำแหน่งปัจจุบัน และทำการกดลงเวลาการทำงาน โดยสามารถเลือก IN, OUT หรือ AUTO ได้

4. จากนั้นระบบจะทำการบันทึกเวลาการทำงาน

วิธีลงเวลาผ่าน Wi-Fi

วิธีการลงเวลาผ่าน WIFI เป็นการตั้งค่าเชื่อมต่อสัญญาณ Wi-Fi กับระบบของ HumanSoft เพื่อให้พนักงานสามารถลงเวลาการทำงานผ่าน Wi-Fi ได้ เมื่อ HR เชื่อมต่อสัญญาณ Wi-Fi กับ HumanSoft เรียบร้อยแล้ว พนักงานก็สามารถลงเวลาผ่าน Wi-Fi ได้ ดังนี้

1. นำโทรศัพท์มือถือเชื่อมต่อ Wi-Fi ที่ HR ได้ตั้งค่าไว้กับระบบ

2. กดที่ไอคอนลายนิ้วมือ (ตรงกลาง) เพื่อเลือกวิธีลงเวลา

3. เลือกวิธีการลงเวลาการทำงานเป็น “Wi-Fi”

4. หน้าจอจะปรากฏชื่ออุปกรณ์ Wi-Fi ทำการกดลงเวลาการทำงาน โดยสามารถเลือก IN, OUT หรือ AUTO ได้ และระบบจะทำการบันทึกเวลาการทำงาน

วิธีการลงเวลาผ่านบีคอน (Beacon)

การลงเวลาผ่านบีคอน (Beacon) เป็นวิธีการลงเวลาการทำงานแบบออนไลน์ที่ใช้อุปกรณ์ส่งสัญญาณ Bluetooth หรือ บีคอน ซึ่ง HR จะต้องทำการตั้งค่าเชื่อมต่ออุปกรณ์บีคอนกับระบบ HRS ของ HumanSoft ก่อน พนักงานจึงจะสามารถลงเวลาผ่านบีคอนได้

เมื่อ HR เชื่อมต่อบีคอนกับระบบ HumanSoft เรียบร้อยแล้วพนักงานสามารถลงเวลาผ่านบีคอน ทั้งนี้พนักงานจะสามารถลงเวลาการทำงานได้ก็ต่อเมื่ออยู่ในระยะของบีคอน โดยพนักงานสามารถลงเวลาการทำงานผ่านบีคอนได้ ดังนี้

1. พนักงานต้องเปิด “บลูทูธ” บนโทรศัพท์มือถือ

2. กดที่ไอคอนลายนิ้วมือ (ตรงกลาง) เพื่อเลือกวิธีลงเวลา

3. เลือกวิธีลงเวลาการทำงานเป็น “บีคอน”

4. ระบบจะตรวจจับสัญญาณบีคอน จากนั้นกดลงเวลาการทำงาน โดยสามารถเลือก IN, OUT หรือ AUTO ได้ และระบบจะทำการบันทึกเวลาการทำงาน

วิธีลงเวลาด้วยการสแกนลูกทีม

การสแกนลูกทีมเป็นการลงเวลาการทำงานโดยให้หัวหน้างานที่เป็นผู้อนุมัติทำการสแกนใบหน้าของพนักงานเพื่อลงเวลาการทำงานให้กับพนักงาน (กรณีพนักงานไม่มีโทรศัพท์มือถือ) โดยสามารถดำเนินการได้ ดังนี้

1. กดที่ไอคอนลายนิ้วมือ (ตรงกลาง) เพื่อเลือกวิธีลงเวลา

2. เลือกวิธีลงเวลาการทำงานเป็น “สแกนลูกทีม”

3. ระบบจะแสดงการใช้งาน และให้เลือก “ถ่ายรูป”

4. กดถ่ายภาพเพื่อตรวจสอบข้อมูลใบหน้าของพนักงานใต้สังกัด

5. เลือกรูปแบบการลงเวลาการทำงานและระบบจะทำการบันทึกเวลาการทำงาน

วิธีลงเวลาด้วยการสร้าง QR Code (Time App)

การลงเวลาการทำงานด้วยการสร้าง QR Code (Time App) เป็นการสร้าง QR Code ที่เปลี่ยนใหม่ทุก 30 วินาที เพื่อให้ Time App หรือ HumanSoft Mobile Attendance สแกน QR Code จากแอปพลิเคชันของพนักงานและทำการลงเวลา ทั้งนี้ HR จะต้องทำการตั้งค่าอุปกรณ์ Time App หรือ HumanSoft Mobile Attendance ก่อนพนักงานจึงจะสามารถลงเวลาได้

หากพนักงานตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว พนักงานสามารถดำเนินการได้ ดังนี้

1. กดที่ไอคอนลายนิ้วมือ (ตรงกลาง) เพื่อเลือกวิธีลงเวลา

2. เลือกวิธีลงเวลาการทำงานเป็น “QR Code (Time App)”

3. ระบบจะทำการสร้าง QR Code ขึ้นมา โดยจะเปลี่ยนใหม่ทุก ๆ 30 วินาที และนำ QR Code ที่ได้ไปสแกนกับเครื่องกลางลงเวลาที่ HR ได้ตั้งค่าไว้

วิธีการลงเวลาผ่านการสแกน QR Code

เป็นการสแกน QR Code เพื่อลงเวลาการทำงานเป็นการนำโทรศัพท์มือถือที่มี HumanSoft Application มาสแกนกับ QR Code พื้นที่การทำงาน โดย QR Code นั้น HR สามารถบันทึกรูปจากพื้นที่การทำงานในระบบได้

พนักงานสามารถทำการสแกน QR Code เพื่อลงเวลาการทำงานได้ตามขั้นตอน ดังนี้

1. กดที่ไอคอนลายนิ้วมือ (ตรงกลาง) เพื่อเลือกวิธีลงเวลา

2. เลือกวิธีลงเวลาการทำงานเป็น “สแกน QR Code”

3. บนหน้าจอจะมี Pop up รูปแบบการลงเวลาขึ้นมาโดยสามารถเลือก IN, OUT หรือ AUTO ได้

4. จากนั้นนำโทรศัพท์มือถือไปสแกนกับ QR Code พื้นที่การทำงาน และระบบจะทำการบันทึกเวลาการทำงานให้แก่พนักงาน

การตรวจสอบการลงเวลา

เมื่อพนักงานลงเวลาการทำงานเรียบร้อยแล้วให้กลับมาที่หน้าหลัก หรือหน้า Home เพื่อตรวจสอบข้อมูลการลงเวลาการทำงานของตนเองว่าถูกต้องหรือไม่

ลงเวลาแล้วขึ้นเป็นสีเทาต้องทำอย่างไร?

กรณีที่เวลาขึ้นเป็นสีเทา คือ เวลากำลังอยู่ในลำดับคิวของการลงเวลา สามารถปิดแอปพลิเคชันได้เลย เวลาการทำงานถึงลำดับคิวการลงเวลาระบบจะแสดงเวลาเป็นสีดำให้อัตโนมัติ ซึ่งพนักงานสามารถเข้ามาตรวจสอบเวลาได้ที่หน้า Home ในส่วนของข้อมูลประจำวัน หรือสามารถตรวจสอบได้ที่ตารางเวลาการทำงาน

ปุ่ม Re-Upload เวลามีไว้ทำไม?

ปุ่ม Re-Upload มีไว้เพื่อให้พนักงานตรวจสอบการลงเวลาการทำงานของตนเองที่อยู่ในลำดับคิวการส่งข้อมูลเข้าระบบ ซึ่งจะใช้ในกรณีที่แอปพลิเคชันของพนักงานไม่สามารถเชื่อมต่อกับระบบได้หรือเวลาอยู่ในลำดับ เมื่อแอปพลิเคชันสามารถเชื่อมต่อกับระบบได้แล้ว ระบบจะทำการตรวจสอบกับข้อมูลเวลาในหน้านี้อีกครั้ง และดึงข้อมูลเวลาเข้าระบบ