PageView Facebook
คู่มือการใช้งานโปรแกรม

ให้คุณได้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ และเป็นระบบ

การนำเข้าโควตาการลา


การนำโควตาการลา เป็นการนำเข้ายอดโควตาการลาที่มีการใช้ไปแล้ว หรือที่ได้รับ กรณีมียอดโควตาของพนักงานจำนวนมากก่อนที่จะมาใช้ระบบและไม่สะดวกเป็นการยื่นเอกสารการลาในระบบ โดยการนำเข้าโควตาการลานั้นแบ่งออกเป็น 2 ส่วนด้วยกัน คือ

  • การนำเข้าโควตาการลาที่จะได้รับ
  • การนำเข้าโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว

โดยการนำเข้าโควตาการลาทั้ง 2 ส่วนมีวิธีการที่แตกต่างกันดังนี้


วิธีการนำเข้าโควตาการลาที่จะได้รับ

การนำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ ใช้สำหรับนำเข้าโควตาที่พนักงานจะได้รับ ในกรณีหากต้องการกำหนดโควตาที่พนักงานจะได้รับด้วยตนเอง โดยไม่ต้องการให้ระบบประมวลผลโควตาการลาให้


ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลท “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ”

หากลูกค้าต้องการนำเข้าโควตาการลาที่จะได้รับให้แก่พนักงานสามารถดำเนินการได้ดังนี้

1. ไปที่เมนูการประมวลผผลเงินเดือน และเลือก “จัดการโควตาการลา” > กดปุ่ม “นำเข้าข้อมูล” ที่มุมขวาล่าง


2. เลือกหัวข้อ “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ” เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลทที่ใช้นำเข้าข้อมูล จะได้รับเป็นไฟล์ .xlsx (Excel)

3. หลังจากนั้นดาวน์โหลดแล้วจะได้รับไฟล์ Excel (ข้อที่ 1) ในการกรอกข้อมูลเพื่อนำเข้า


ขั้นตอนการกรอกข้อมูลไฟล์การนำเข้าโควตาการลาที่จะได้รับ

หลังจากดาวน์โหลดแล้วจะได้รับไฟล์ Excel. ในการกรอกข้อมูลเพื่อนำเข้า สิ่งที่ควรระวังจากการนำเข้าข้อมูลโควตาการลา คือเรื่องการใส่สัญลักษณ์และตัวเลขที่ต้องการนำเข้าเนื่องจากระบบรองรับการใส่ข้อมูล นำเข้าโควตาการลาที่ได้รับ ทั้งแบบชั่วโมง และ แบบรายวัน


ยกตัวอย่างเช่น

1. หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 8 ชั่วโมง 00 นาที ตัวเลขที่ต้องใส่ คือ 08:00

2. หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 4 ชั่วโมง 30 นาที ตัวเลขที่ต้องใส่ คือ 04:30

3. หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 1 วันถ้วน ตัวเลขที่ต้องใส่คือ 1.00

4. หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 1 วันครึ่ง ตัวเลขที่ต้องใส่คือ 1.50

5. หากใส่ 0 หรือค่าว่าง ระบบจะยึดจากข้อมูลเดิมที่แสดงบนระบบ เช่นก่อนนำเข้าแสดง 7 หลังนำเข้าก็แสดง 7



ข้อแตกต่างของการใส่แบบชั่วโมง กับ แบบวัน

1. แบบชั่วโมง 08:00 

2. แบบวัน 1.00

หมายเหตุ หากใส่เป็นชั่วโมงมา การแสดงผลของระบบจะแปลงค่าจากชั่วโมงเป็นวัน


ทั้งนี้ ในการนำเข้าโควตาการลาหากข้อมูลที่จะนำเข้ามีหน่วยเป็นจำนวนชั่วโมง ทางเราแนะนำให้ลูกค้าตรวจสอบการตั้งค่าจำนวนการทำงาน สำหรับการคำนวณโควตาการลา ก่อนจะทำการนำเข้า เช่น 8 ช.ม. = 1 วัน โดยสามารถเข้ามาตรวจสอบได้ที่

  1. เข้ามาที่เมนูตั้งค่าทั่วไป
  2. เลือกเมนูโควตาการลา
  3. เลื่อนมาที่ "จำนวนชั่วโมงการทำงาน สำหรับการคำนวณโควต้าการลา" เพื่อตรวจสอบ

หรือหากเป็นหน่วยจำนวนวันอยู่แล้วให้กด “นำเข้าข้อมูล” เพื่อนำเข้าได้เลย


ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลโควตาที่จะได้รับ

เมื่อกรอกข้อมูลการนำเข้าโควตาการลาที่จะได้รับเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการนำเข้าข้อมูลโควตาที่จะได้รับ โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้

1. ไปที่เมนูการประมวลผผลเงินเดือน และเลือก “จัดการโควตาการลา” > กดปุ่ม “นำเข้าข้อมูล” ที่มุมขวาล่าง

2. เลือกหัวข้อ “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ”

3. หลังจากมาที่มาที่หัวข้อที่ "2 นำเข้าข้อมูล" > เลือกปีที่จะนำเข้าโควตา > เลือกไฟล์ที่ต้องการ

4. หลังจากนั้นกด  “อัปโหลด” ได้เลย


วิธีการนำเข้าโควตาการลาที่ได้ใช้ไปแล้ว

การนำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว ในกรณีพึ่งมาใช้โปรแกรม HumanSoft ระหว่างปี แล้วต้องการให้มีข้อมูลโควตาที่พนักงานใช้ก่อนหน้ามาหักออกจากโควตาที่พนักงานได้รับ


ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลท “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว”

หากลูกค้าต้องการนำเข้าโควตาการลาที่ถูกใช้ไปแล้วให้แก่พนักงานสามารถดำเนินการได้ดังนี้

1. ไปที่เมนูการประมวลผผลเงินเดือน และเลือก “จัดการโควตาการลา” และกดปุ่ม “นำเข้าข้อมูล”

2. เลือกหัวข้อ “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว”เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลทที่ใช้นำเข้าข้อมูล จะได้รับเป็นไฟล์ .xlsx (Excel)

3. หลังจากนั้นดาวน์โหลดแล้วจะได้รับไฟล์ Excel (ข้อที่ 1) ในการกรอกข้อมูลเพื่อนำเข้า