การนำเข้าโควตาการลา
การนำโควตาการลา เป็นการนำเข้ายอดโควตาการลาที่มีการใช้ไปแล้ว หรือที่ได้รับ กรณีมียอดโควตาของพนักงานจำนวนมากก่อนที่จะมาใช้ระบบและไม่สะดวกเป็นการยื่นเอกสารการลาในระบบ โดยการนำเข้าโควตาการลานั้นแบ่งออกเป็น 2 ส่วนด้วยกัน คือ
- การนำเข้าโควตาการลาที่จะได้รับ
- การนำเข้าโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว
โดยการนำเข้าโควตาการลาทั้ง 2 ส่วนมีวิธีการที่แตกต่างกันดังนี้
วิธีการนำเข้าโควตาการลาที่จะได้รับ
การนำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ ใช้สำหรับนำเข้าโควตาที่พนักงานจะได้รับ ในกรณีหากต้องการกำหนดโควตาที่พนักงานจะได้รับด้วยตนเอง โดยไม่ต้องการให้ระบบประมวลผลโควตาการลาให้
ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลท “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ”
หากลูกค้าต้องการนำเข้าโควตาการลาที่จะได้รับให้แก่พนักงานสามารถดำเนินการได้ดังนี้
1. ไปที่เมนูการประมวลผผลเงินเดือน และเลือก “จัดการโควตาการลา” > กดปุ่ม “นำเข้าข้อมูล” ที่มุมขวาล่าง
2. เลือกหัวข้อ “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ” เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลทที่ใช้นำเข้าข้อมูล จะได้รับเป็นไฟล์ .xlsx (Excel)
3. หลังจากนั้นดาวน์โหลดแล้วจะได้รับไฟล์ Excel (ข้อที่ 1) ในการกรอกข้อมูลเพื่อนำเข้า
ขั้นตอนการกรอกข้อมูลไฟล์การนำเข้าโควตาการลาที่จะได้รับ
หลังจากดาวน์โหลดแล้วจะได้รับไฟล์ Excel. ในการกรอกข้อมูลเพื่อนำเข้า สิ่งที่ควรระวังจากการนำเข้าข้อมูลโควตาการลา คือเรื่องการใส่สัญลักษณ์และตัวเลขที่ต้องการนำเข้าเนื่องจากระบบรองรับการใส่ข้อมูล นำเข้าโควตาการลาที่ได้รับ ทั้งแบบชั่วโมง และ แบบรายวัน
ยกตัวอย่างเช่น
1. หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 8 ชั่วโมง 00 นาที ตัวเลขที่ต้องใส่ คือ 08:00
2. หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 4 ชั่วโมง 30 นาที ตัวเลขที่ต้องใส่ คือ 04:30
3. หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 1 วันถ้วน ตัวเลขที่ต้องใส่คือ 1.00
4. หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 1 วันครึ่ง ตัวเลขที่ต้องใส่คือ 1.50
5. หากใส่ 0 หรือค่าว่าง ระบบจะยึดจากข้อมูลเดิมที่แสดงบนระบบ เช่นก่อนนำเข้าแสดง 7 หลังนำเข้าก็แสดง 7
ข้อแตกต่างของการใส่แบบชั่วโมง กับ แบบวัน
1. แบบชั่วโมง 08:00
2. แบบวัน 1.00
หมายเหตุ หากใส่เป็นชั่วโมงมา การแสดงผลของระบบจะแปลงค่าจากชั่วโมงเป็นวัน
ทั้งนี้ ในการนำเข้าโควตาการลาหากข้อมูลที่จะนำเข้ามีหน่วยเป็นจำนวนชั่วโมง ทางเราแนะนำให้ลูกค้าตรวจสอบการตั้งค่าจำนวนการทำงาน สำหรับการคำนวณโควตาการลา ก่อนจะทำการนำเข้า เช่น 8 ช.ม. = 1 วัน โดยสามารถเข้ามาตรวจสอบได้ที่
- เข้ามาที่เมนูตั้งค่าทั่วไป
- เลือกเมนูโควตาการลา
- เลื่อนมาที่ "จำนวนชั่วโมงการทำงาน สำหรับการคำนวณโควต้าการลา" เพื่อตรวจสอบ
หรือหากเป็นหน่วยจำนวนวันอยู่แล้วให้กด “นำเข้าข้อมูล” เพื่อนำเข้าได้เลย
ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลโควตาที่จะได้รับ
เมื่อกรอกข้อมูลการนำเข้าโควตาการลาที่จะได้รับเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการนำเข้าข้อมูลโควตาที่จะได้รับ โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้
1. ไปที่เมนูการประมวลผผลเงินเดือน และเลือก “จัดการโควตาการลา” > กดปุ่ม “นำเข้าข้อมูล” ที่มุมขวาล่าง
2. เลือกหัวข้อ “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ”
3. หลังจากมาที่มาที่หัวข้อที่ "2 นำเข้าข้อมูล" > เลือกปีที่จะนำเข้าโควตา > เลือกไฟล์ที่ต้องการ
4. หลังจากนั้นกด “อัปโหลด” ได้เลย
วิธีการนำเข้าโควตาการลาที่ได้ใช้ไปแล้ว
การนำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว ในกรณีพึ่งมาใช้โปรแกรม HumanSoft ระหว่างปี แล้วต้องการให้มีข้อมูลโควตาที่พนักงานใช้ก่อนหน้ามาหักออกจากโควตาที่พนักงานได้รับ
ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลท “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว”
หากลูกค้าต้องการนำเข้าโควตาการลาที่ถูกใช้ไปแล้วให้แก่พนักงานสามารถดำเนินการได้ดังนี้
1. ไปที่เมนูการประมวลผผลเงินเดือน และเลือก “จัดการโควตาการลา” และกดปุ่ม “นำเข้าข้อมูล”
2. เลือกหัวข้อ “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว”เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลทที่ใช้นำเข้าข้อมูล จะได้รับเป็นไฟล์ .xlsx (Excel)
3. หลังจากนั้นดาวน์โหลดแล้วจะได้รับไฟล์ Excel (ข้อที่ 1) ในการกรอกข้อมูลเพื่อนำเข้า