การนำเข้าโควตาการลา
โควตาการลา เป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างมากต่อการขอเอกสารการลาของพนักงาน ซึ่งการนำเข้าโควตาการลาแบ่งเป็น 2 ดังนี้
1. นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ ใช้สำหรับนำเข้าโควตาที่พนักงานจะได้รับ ในกรณีหากต้องการกำหนดโควตาที่พนักงานจะได้รับด้วยตนเอง โดยไม่ต้องการให้ระบบประมวลผลโควตาให้
2. นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว ใช้สำหรับนำเข้าโควตาที่พนักงานใช้ไป ในกรณีพึ่งมาใช้โปรแกรม HumanSoft ระหว่างปี แล้วต้องการให้มีข้อมูลโควตาที่พนักงานใช้ก่อนหน้ามาหักออกจากโควต้าที่พนักงานได้รับ
การนำเข้าโควตาการลาที่ได้รับ
ไปที่เมนูการประมวลผผลเงินเดือน และเลือก “จัดการโควตาการลา” และกดปุ่ม “นำเข้าข้อมูล”
เลือกหัวข้อ “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ”เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลทที่ใช้นำเข้าข้อมูล จะได้รับเป็นไฟล์ .xlsx (Excel.)
หลังจากดาวน์โหลดแล้วจะได้รับไฟล์ Excel. ในการกรอกข้อมูลเพื่อนำเข้า
สิ่งที่ควรระวังจากการนำเข้าข้อมูลโควตาการลา คือ เรื่องการใส่สัญลักษณ์และตัวเลขที่ต้องการนำเข้าเนื่องจากระบบรองรับการใส่ข้อมูล นำเข้าโควตาการลาที่ได้รับ ทั้งแบบชั่วโมง และ แบบรายวัน
ยกตัวอย่างเช่น
1. หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 8 ชั่วโมง 00 นาที ตัวเลขที่ต้องใส่ คือ 08:00
2. หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 4 ชั่วโมง 30 นาที ตัวเลขที่ต้องใส่ คือ 04:30
3. หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 1 วันถ้วน ตัวเลขที่ต้องใส่คือ 1.00
4. หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 1 วันครึ่ง ตัวเลขที่ต้องใส่คือ 1.50
5. หากใส่ 0 ระบบล้างข้อมูลทั้งหมด
ข้อแตกต่าง ของการใส่แบบชั่วโมง กับแบบวัน
1. แบบชั่วโมง 08:00
2. แบบวัน 1.00
หมายเหตุ : หากใส่เป็นชั่วโมงมา การแสดงผลของระบบจะแปลงค่าจากชั่วโมงเป็นวัน
ในการนำเข้าโควตาการลา หากข้อมูลที่จะนำเข้ามีหน่วยเป็นจำนวนชั่วโมง ทางเราแนะนำให้ตรวจสอบการตั้งค่าจำนวนชั่วโมงการทำงานสำหรับการคำนวณโควตาการลา ก่อนจะทำการนำเข้า เช่น 8 ช.ม. = 1 วัน
หรือหากเป็นหน่วยจำนวนวันอยู่แล้วให้กด “นำเข้าข้อมูล” เพื่อนำเข้าได้เลย
เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้เลือกหัวข้อ “นำเข้าข้อมูลโควตาที่จะได้รับ” เลือกปีที่จะนำเข้าแล้วทำการกด “เลือกไฟล์” หลังจากนั้นกด “อัพโหลด”
นำเข้าโควตาการลาที่ใช้ไป
ไปที่เมนู “จัดการโควตาการลา” และกดปุ่ม “นำเข้าข้อมูล”
เลือกหัวข้อ “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไป” เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลทที่ใช้นำเข้าข้อมูล จะได้รับเป็นไฟล์ .xlsx (Excel)
การกรอกข้อมูล จะกรอกเหมือนกันกับโควตาการลาที่พนักงานจะได้รับข้างต้น
เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้เลือกหัวข้อ “นำเข้าข้อมูลโควตาที่ใช้ไป” เลือกปีที่จะนำเข้าแล้วทำการกด “เลือกไฟล์” หลังจากนั้นกด “อัพโหลด”
