การนำเข้าโควตาการลา

การนำเข้าโควตาการลา เป็นการนำเข้ายอดโควตาการลาที่จะได้รับหรือที่มีการใช้ไปแล้ว กรณีมียอดโควตาของพนักงานจำนวนมากก่อนที่จะมาใช้ระบบและไม่สะดวกเป็นการยื่นเอกสารการลาในระบบ โดยการนำเข้าโควตาการลานั้นแบ่งออกเป็น 2 ส่วน คือ

1. การนำเข้าโควตาการลาที่จะได้รับ

2. การนำเข้าโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว

โดยการนำเข้าโควตาการลาทั้ง 2 ส่วน มีวิธีการที่แตกต่างกันดังนี้

1. การนำเข้าโควตาการลาที่จะได้รับ

การนำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ ใช้สำหรับนำเข้าโควตาที่พนักงานจะได้รับในกรณีหากต้องการกำหนดโควตาที่พนักงานจะได้รับด้วยตนเอง โดยไม่ต้องการให้ระบบประมวลผลโควตาการลาให้

การดาวน์โหลดเทมเพลท “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ”

การดาวน์โหลดเทมเพลท “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ” ให้แก่พนักงาน สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนูการประมวลผลเงินดือน

2.ไปที่เมนู “จัดการโควตาการลา”

3.เมื่อเข้าสู่หน้าโควตาการลา ให้เลือก “นำเข้าข้อมูล”

4.เลือก “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ”

5.หลังจากนั้น เลือก “ดาวน์โหลด” เพื่อนำไฟล์มากรอกข้อมูลโควตาการลาให้กับพนักงาน

ข้อควรทราบ และข้อควรระวังในการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel สำหรับการนำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ

หลังจากดาวน์โหลดไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้วในการกรอกข้อมูลเพื่อนำเข้า ข้อควรทราบและข้อควรระวังจากการนำเข้าข้อมูลโควตาการลา คือ เรื่องการใส่สัญลักษณ์และตัวเลขที่ต้องการนำเข้า เนื่องจากระบบของ HumanSoft รองรับการกรอกข้อมูลนำเข้าโควตาการลาที่ได้รับทั้งแบบชั่วโมง และ แบบรายวัน ดังนี้

1.หากต้องการใส่ว่าโควตาการลาที่ได้รับ 8 ชั่วโมง 00 นาที ตัวเลขที่ต้องใส่ คือ 08:00

2.หากต้องการใส่ว่าโควตาการลาที่ได้รับ 4 ชั่วโมง 30 นาที ตัวเลขที่ต้องใส่ คือ 04:30

3.หากต้องการใส่ว่าโควตาการลาที่ได้รับ 1 วันถ้วน   ตัวเลขที่ต้องใส่ คือ 1.00

4.หากต้องการใส่ว่าโควตาการลาที่ได้รับ 1 วันครึ่ง ตัวเลขที่ต้องใส่ คือ 1.50

5.หากใส่ 0 หรือค่าว่าง ระบบจะยึดจากข้อมูลเดิมที่แสดงบนระบบ เช่น ก่อนนำเข้าแสดง 7 หลังนำเข้าก็จะเป็นแสดง 7

ข้อแตกต่างของการระบุแบบชั่วโมง กับ แบบวัน

1.แบบชั่วโมง ระบุ = 08:00

2.แบบวัน ระบุ = 1.00

หมายเหตุ : หากระบุเป็นชั่วโมงมาการแสดงผลของระบบ จะแปลงค่าจากชั่วโมงเป็นวันให้เอง

จำนวนชั่วโมงการทำงาน สำหรับการคำนวณโควตาการลาในระบบ HumanSoft

ในการนำเข้าข้อมูลโควตาการลา หากข้อมูลที่นำเข้ามีหน่วยเป็นชั่วโมง จำเป็นต้องตรวจสอบการตั้งค่าจำนวนการทำงาน สำหรับการคำนวณโควตาการลาก่อนดำเนินการนำเข้า เช่น 8 ชั่วโมง = วัน ทั้งนี้ สามารถตรวจสอบการตั้งค่าได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้

1.เข้าสู่เมนูตั้งค่า

2.ไปที่เมนู “ตั้งค่าทั่วไป”

3.เมื่อเข้าสู่หน้าตั้งค่าทั่วไป ให้เลือก “โควตาการลา”

4.เลือกที่หัวข้อ “จำนวนชั่วโมงการทำงาน สำหรับการคำนวณโควตาการลา” และทำการกรอกข้อมูลระบุชั่วโมง/นาที ตามเงื่อนไขของแต่ละองค์กร

5.หลังจากนั้น เลือก “บันทึก” เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูล

การนำเข้าข้อมูลโควตาที่จะได้รับ เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

วิธีการนำเข้าไฟล์ข้อมูลโควตาที่จะได้รับเมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนู “การประมวลผลเงินเดือน” เหมือนวิธีการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลโควตาที่จะได้รับ หลังจากนั้นให้เลือก “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ” 

2.เลือก “ปี, เลือกไฟล์” ในการนำเข้าข้อมูล

3.เลือก “อัพโหลดไฟล์”

4.เมื่อดำเนินการอัพโหลดไฟล์เรียบร้อยแล้ว จะสามารถตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูลได้

2. การนำเข้าโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว

การนำเข้าโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว ในกรณีที่ใช้โปรแกรมของ HumanSoft ในครั้งแรกระหว่างปี แล้วต้องการให้มีข้อมูลโควตาการลาที่พนักงานใช้ก่อนหน้ามาหักออกจากโควตาที่พนักงานได้รับ

การดาวน์โหลดเทมเพลท “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว”

การดาวน์โหลดเทมเพลท “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่” ให้แก่พนักงาน สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนูการประมวลผลเงินดือน

2.ไปที่เมนู “จัดการโควตาการลา”

3.เมื่อเข้าสู่หน้าโควตาการลา ให้เลือก “นำเข้าข้อมูล”

4.เลือก “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว”

5.หลังจากนั้น เลือก “ดาวน์โหลด” เพื่อนำไฟล์มากรอกข้อมูลโควตาการลาให้กับพนักงาน

ข้อควรทราบ และข้อควรระวังในการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel สำหรับการนำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว

หลังจากดาวน์โหลดไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้วในการกรอกข้อมูลเพื่อนำเข้า ข้อควรทราบและข้อควรระวังจากการนำเข้าข้อมูลโควตาการลาคือ เรื่องการใส่สัญลักษณ์และตัวเลขที่ต้องการนำเข้า เนื่องจากระบบของ HumanSoft รองรับการกรอกข้อมูลนำเข้าโควตาการลาที่ใช้ไปแล้วทั้งแบบชั่วโมง และ แบบรายวัน ดังนี้

1.หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 8 ชั่วโมง 00 นาทีตัวเลขที่ต้องใส่ คือ 08:00

2.หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 4 ชั่วโมง 30 นาที ตัวเลขที่ต้องใส่ คือ 04:30

3.หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 1 วันถ้วน ตัวเลขที่ต้องใส่ คือ 1.00

4.หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 1 วันครึ่ง ตัวเลขที่ต้องใส่ คือ 1.50

5.หากใส่ 0 หรือค่าว่าง ระบบจะยึดจากข้อมูลเดิมที่แสดงบนระบบ เช่น ก่อนนำเข้าแสดง 7

หลังนำเข้าก็จะเป็นแสดง 7

หมายเหตุ : หากปล่อยเป็น ค่าว่างครั้งแรกได้มีการอัปโหลดยอดไปแล้ว แล้วครั้งที่ 2 อัปโหลดไฟล์โดยมีช่องว่างระบบจะล้างค่าช่องที่เป็นค่าว่างให้  และยอดที่นำเข้าจะถูกล้างค่าหลังจากกดคำนวณโควตา

การนำไฟล์ข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

วิธีการนำเข้าไฟล์ข้อมูลโควตาที่ใช้ไปแล้วเมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนู “การประมวลผลเงินเดือน” เหมือนวิธีการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลโควตาที่ใช้ไปแล้ว หลังจากนั้นให้เลือก “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว”

2.เลือก “ปี, เลือกไฟล์” ในการนำเข้าข้อมูล

3.เลือก “อัพโหลดไฟล์”

4.เมื่อดำเนินการอัพโหลดไฟล์เรียบร้อยแล้ว จะสามารถตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูลได้

สรุปได้ง่ายๆ ดังนี้

การนำเข้าโควตาการลาที่ได้รับ และโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว มีขั้นตอนการนำเข้าและการกำหนดเงื่อนไขเหมือนกัน ซึ่งความแตกต่างมีเพียงเมนูที่ใช้ในการนำเข้าข้อมูลเท่านั้น