จัดการวันหยุดพิเศษ

จัดการวันหยุดพิเศษ ใช้กรณีที่พนักงานทำโอที ซึ่งไม่ได้รับค่าแรงในวันนั้น ๆ แต่ต้องการสะสมชั่วโมงที่ทำโอที มาใช้เป็นวันหยุดพิเศษ หรือวันลางานแทน ทั้งนี้จะขึ้นอยู่กับเงื่อนไขในการสะสมชั่วโมงโอทีเพิ่มเติม ยกตัวอย่างเช่น พนักงานทำโอทีวันหยุด 8 ชั่วโมง และมีการตั้งค่าสะสมชั่วโมงที่ทำโอที เป็น 1.5 เท่า พนักงานจะสะสมชั่วโมงโอที เท่ากับ 12 ชั่วโมง และสามารถนำมาใช้กับวันหยุดพิเศษ หรือใช้ลางานโดยถูกหักจากชั่วโมงโอทีที่สะสมแทน และพนักงานจะไม่ถูกหักค่าจ้าง หรือโควตาการลา โดย HR จะสามารถตรวจสอบข้อมูล และแจ้งกับพนักงานว่ามีชั่วโมงที่สะสมโอทีอยู่ที่กี่ชั่วโมง เพื่อให้พนักงานใช้งานลางาน หรือเปลี่ยนวันหยุดพิเศษ เป็นต้น

การตั้งค่าโอทีเพื่อแปลงมาใช้กับวันหยุดพิเศษ

ให้เปิดการใช้งานการ์ดโอที ที่เมนูตั้งค่าเวลาการทำงาน และกดที่ปากกาแก้ไข เพื่อกำหนดเงื่อนไขจำนวนเท่าที่จะได้รับ ในการสะสมชั่วโมงโอที

เมื่อกดปากกาแก้ไขเรียบร้อยแล้ว ให้เลือกแปลงเป็นวันหยุดพิเศษ และให้ใส่จำนวนเท่า จะเป็นการกำหนดว่า เมื่อมีการสะสมโอที แปลงไปเป็นวันหยุดพิเศษ หรือการลา จะให้สะสมกี่เท่าของจำนวนที่ทำจริง

โดยกรณีที่พนักงานขอเอกสารโอทีดังกล่าว พนักงานจะไม่ได้รับเงินในวันนั้น ๆ แต่จะเป็นการ สะสมจำนวนชั่วโมงเพื่อไปใช้เป็นวันหยุดพิเศษ หรือลางานแทนจากนั้นกดบันทึก

การตั้งค่าประเภทการลาเพื่อแปลงมาใช้กับวันหยุดพิเศษ

สามารถเพิ่มประเภทการลาใหม่ ที่เมนูตั้งค่าประเภทการลา และกดปากกาแก้ไข เพื่อตั้งค่าเงื่อนไขการตัดโควตาการลาจากวันหยุดพิเศษ

เมื่อกดปากกาแก้ไขเรียบร้อยแล้ว สามารถระบุประเภทพนักงาน และกำหนดเงื่อนไขชั่วโมงการตัดโควตาการลา จากวันหยุดพิเศษได้เพิ่มเติมโดยการกรอกค่าปรับ และกดบันทึก

กรณีที่พนักงานมีการทำโอทีล่วงเวลา 6 ชั่วโมง ระบบจะสะสมชั่วโมงโอทีของพนักงาน ในแต่ละวันมารวมกัน และแสดงผลให้ที่เมนูจัดการวันหยุดพิเศษ

โดย HR สามารถตรวจสอบได้จากเมนูจัดการวันหยุดพิเศษ ระบบจะแสดงโควตาวันหยุดพิเศษที่ได้รับ และที่ใช้ไปของพนักงาน ซึ่งสามารถกดที่ปากกาแก้ไข เพื่อตรวจสอบรายละเอียดการใช้โควตาวันหยุดพิเศษได้เพิ่มเติม

กรณีที่ต้องการเพิ่มโควตาวันหยุดพิเศษที่จะได้รับ หรือเพิ่มข้อมูลโควตาวันหยุดพิเศษที่ใช้ไปแล้ว สามารถคีย์ข้อมูลให้พนักงานรายบุคคล หรือสามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามขั้นตอนตัวอย่างดังนี้

ขั้นตอนการเพิ่มข้อมูลวันหยุดพิเศษ

ให้กดที่ปุ่มเพิ่มวันหยุดพิเศษ สามารถเลือกเพิ่มโควตาวันหยุดพิเศษ หรือวันหยุดพิเศษที่ใช้ไปแล้วได้ และระบุรายละเอียดผลรวมเวลา(ชั่วโมง) ให้กรอกรายละเอียด จากนั้นกดบันทึก

ระบบจะแสดงรายละเอียดจำนวนชั่วโมงที่มีการสะสมจากการทำโอที, วันหยุดพิเศษที่ใช้ไป และสามารถเพิ่มข้อมูลวันหยุดพิเศษได้เพิ่มเติม หรือหากต้องการลบข้อมูลสามารถกดได้ที่ปากกา และลบข้อมูล

กรณีที่พนักงานใช้งานโควตาวันหยุดพิเศษ ยกตัวอย่าง วันดังกล่าวพนักงานมีชั่วโมงการทำงาน ของกะการทำงาน 8 ชั่วโมง พนักงานขอเอกสารเปลี่ยนวันหยุดพิเศษ หรือขอเอกสารลาสะสมโคตาวันหยุดพิเศษ ระบบจะตัดโควตาการลาของพนักงานให้วันละ 8 ชั่วโมง

หากพนักงานสะสมชั่วโมงโอทีได้เพียง 6 ชั่วโมง แต่ต้องการลาหรือเปลี่ยนวันหยุดพิเศษ เต็ม 1 วันของกะการทำงาน 8 ชั่วโมง ระบบจะไม่สามารถลา หรือขอเปลี่ยนวันหยุดพิเศษได้ เนื่องจากจะต้องมีชั่วโมงโอทีที่สะสมมากกว่า

สรุปได้ว่าจัดการวันหยุดพิเศษ ใช้กรณีที่พนักงานทำโอที และไม่ต้องการรับค่าแรงในวันนั้น ๆ แต่ต้องการสะสมชั่วโมงที่ทำโอทีมาใช้เป็นวันหยุดพิเศษ หรือวันลางานแทน ซึ่งจะขึ้นอยู่กับเงื่อนไขในการสะสมชั่วโมงโอทีเพิ่มเติม

ยกตัวอย่างเช่น พนักงานทำโอทีวันหยุด 8 ชั่วโมง และมีการตั้งค่าสะสมชั่วโมงที่ทำโอที เป็น 1.5 เท่า พนักงานจะสะสมชั่วโมงโอที เท่ากับ 12 ชั่วโมง และสามารถนำมาใช้กับวันหยุดพิเศษ หรือใช้ลางานโดยถูกหักจากชั่วโมงโอทีที่สะสมแทน

ซึ่งพนักงานจะไม่ถูกหักค่าจ้าง หรือโควตาการลา โดย HR จะสามารถตรวจสอบข้อมูล และแจ้งกับพนักงานว่ามีชั่วโมงที่สะสมโอทีอยู่ที่กี่ชั่วโมง เพื่อให้พนักงานใช้งานลางาน หรือปลี่ยนวันหยุดพิเศษ เป็นต้น