จดหมายเตือน

จดหมายเตือน ใช้สำหรับแจ้งเพื่อตักเตือนหรือรายงานพฤติกรรมพนักงาน โดยเป็นการเตือนจากนายจ้างหรือตัวแทนของนายจ้างที่มีอำนาจ ซึ่งเป็นการแจ้งเพื่อตักเตือนอย่างเป็นทางการผ่านลายลักษณ์อักษร เป้าหมายของจดหมายเตือน คือ เพื่อให้พนักงานหรือลูกจ้างรับทราบข้อผิดพลาดทางวินัยของตัวเองนำไปสู่การปรับปรุง, แก้ไข หรือปฏิบัติตามคำสั่งโดยมีสาเหตุได้หลากหลาย เช่น ใบเตือนพนักงานมาสาย, ใบเตือนพนักงานขาดงาน, ใบเตือนพนักงานที่ปฏิบัติงานผิดพลาด, ใบเตือนพนักงานทำผิดระเบียบวินัย หรือแม้กระทั่งใบเตือนพนักงานทำผิดทางกฎหมาย เป็นต้น

ขั้นตอนการเพิ่มข้อมูลจดหมายเตือน

ขั้นตอนการเพิ่มข้อมูลของจดหมายเตือน สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอน ดังนี้

1.เข้าสู่เมนูการประเมินพนักงาน

2.เลือกที่เมนู “จดหมายเตือน”

3.เมื่อเข้าสู่หน้าจดหมายเตือน ให้เลือก “เพิ่มข้อมูล”

4.จากนั้นดำเนินการระบุ วันที่, เลือก ประเภทของการเตือนและเลือกชื่อพนักงาน ที่ต้องการออกจดหมายเตือน

5.เมื่อเลือกพนักงานเรียบร้อยแล้ว ระบุรายละเอียดของเหตุผลในการเตือนอย่างครบถ้วน

6.หากมีเอกสารประกอบ สามารถเลือกที่ปุ่ม “เพิ่ม (+)” เพื่อแนบไฟล์จดหมายเตือน โดยระบบรองรับเฉพาะไฟล์ประเภท .PDF เท่านั้น

7.หากต้องการแนบภาพถ่ายประกอบ สามารถเลือกที่ปุ่ม “เพิ่ม (+)” เพื่ออัปโหลดรูปภาพ โดยรองรับเฉพาะไฟล์นามสกุล .JPG และ .PNG

8.เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้เลือกที่ “บันทึก” เพื่อยืนยันการจัดเก็บข้อมูลจดหมายเตือนเข้าสู่ระบบ

การลบ หรือแก้ไขจดหมายเตือน

เมื่อบันทึกจดหมายเตือนแล้ว สามารถลบหรือแก้ไขจดหมายเตือนได้ โดยให้เลือกที่ “ไอคอนรูปตัว I” (Information) ระบบจะแสดงรายละเอียดของจดหมายเตือนที่ได้บันทึกไว้ จากนั้นสามารถเลือกดำเนินการ ลบ หรือ แก้ไข เอกสารดังกล่าวได้ตามความเหมาะสม

นอกจากนั้นยังสามารถเลือกที่ “ไอคอนรูปดินสอ” เพื่อเข้าสู่หน้าจอแก้ไขข้อมูลจดหมายเตือนได้โดยตรง

การรับทราบจดหมายเตือน ในมุมมองของพนักงาน

พนักงานสามารถดำเนินการรับทราบจดหมายเตือนผ่านทางแอปพลิเคชั่น HumanSoft ได้ โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้

1.เข้าสู่ระบบผ่านแอปพลิเคชั่น และเลือกที่เมนู “ขีดสามขีด”

2.เลือกเมนู “การประเมิน”

3.และเลือกที่เมนู “จดหมายเตือน”

4.ระบบจะแสดงรายการจดหมายเตือนที่พนักงานได้รับ ให้เลือกจดหมายเตือนที่ต้องการรับทราบ

5.เมื่อเข้าสู่หน้ารายละเอียดของจดหมายเตือน ให้กด “รับทราบ”

6.เลือก “ตกลง” เพื่อยืนยันการรับทราบเอกสาร

7.เมื่อบันทึกการรับทราบเรียบร้อยแล้ว สถานะของจดหมายเตือนจะถูกเปลี่ยนเป็น “รับทราบ

ไปแล้ว” โดยอัตโนมัติ

• ผลลัพธ์ของการรับทราบจดหมายเตือน

เมื่อพนักงานดำเนินการ “รับทราบ” จดหมายเตือนผ่านทางแอปพลิเคชันเรียบร้อยแล้ว ระบบจะเปลี่ยนสถานะของจดหมายเตือนเป็น “พนักงานรับทราบแล้ว” โดยอัตโนมัติซึ่งแสดงให้เห็นว่าพนักงานได้รับทราบและรับรู้ถึงเนื้อหาในจดหมายเตือนฉบับดังกล่าวเรียบร้อยแล้ว

สรุปได้ง่ายๆ ดังนี้

จดหมายเตือน เป็นการแจ้งเพื่อตักเตือนหรือรายงานพฤติกรรมพนักงาน โดยเป็นการเตือนจากนายจ้างหรือตัวแทนของนายจ้างที่มีอำนาจ ซึ่งเป็นการแจ้งตักเตือนอย่างเป็นทางการผ่านลายลักษณ์อักษร โดยพนักงานสามารถกดรับทราบจดหมายเตือนที่ทางบริษัทแจ้งได้ เพื่อให้ทาง HR ทราบว่าพนักงานได้รับทราบการตักเตือนดังกล่าวแล้ว