คำนวณงวดเวลาการทำงาน

  คำนวณงวดเวลาการทำงาน คือ รอบการคำนวณเวลาการทำงาน ที่ต้องการคำนวณ มาเช้า, สาย, พักเกิน, พักไว, กลับก่อน, กลับช้า, ลางาน, ขาดงาน ที่แยกออกมาคำนวณจากรอบการคำนวณเงินเดือน ในกรณีที่มีการตัดรอบในการคำนวณเวลาการทำงาน คนละรอบกับการคำนวณเงินเดือน เช่น รอบการคำนวณเงินเดือน ตั้งแต่วันที่ 26-25 แต่รอบในการคำนวณเวลาการทำงานตั้งแต่วันที่ 1 - EOM

  ซึ่งสามารถแยกรอบการคำนวณเวลาการทำงานออกมาได้ และยังสามารถเลือกได้ว่า เมื่อสิ้นสุดรอบการคำนวณงวดเวลาการทำงานแล้ว จะนำไปจ่ายพร้อมกับรอบการคำนวณในเดือนถัดไป หรือจะทำจ่ายแยกได้เช่นกัน สำหรับการทำจ่ายแยก จะสามารถตรวจสอบสลิปเงินเดือน ของรอบการคำนวณเวลาการทำงานนั้น ๆ ได้อีกด้วย รวมทั้งการตรวจสอบรูปแบบรายงาน ระบบสามารถดึงไฟล์ Excel ออกมาตรวจสอบเพิ่มเติมได้เช่นกัน

การตั้งค่าข้อมูลพนักงาน

  ขั้นตอนแรกในการที่จะเริ่มใช้การแยกรอบการคำนวณเวลาการทำงาน จะต้องทำการตั้งค่าที่ข้อมูลพนักงานก่อน ซึ่งสามารถเลือกตั้งค่ารายบุคคล หรือทั้งองค์กร ที่เมนูย่อยได้เช่นกัน

  1. การตั้งค่าอนุญาตให้พนักงาน แยกรอบการคำนวณเวลาการทำงานรายบุคคล

ให้มาที่เมนูข้อมูลองค์กร เลือกเมนูข้อมูลพนักงาน หลังจากนั้นให้เลือกชื่อพนักงานที่ต้องการขึ้นมา เมื่อได้ชื่อพนักงานที่ต้องการแล้ว ให้มาที่เมนูตั้งค่า แล้วมาเลือกที่ “ใช่” ในหัวข้อ “รอบการคำนวณแยกเวลาการทำงาน” หลังจากนั้นกดบันทึก

  2. การตั้งค่าอนุญาตให้พนักงาน แยกรอบการคำนวณงวดเวลาการทำงาน ทั้งองค์กร

ให้มาที่เมนูข้อมูลองค์กร มาที่เมนูข้อมูลพนักงาน เลือกเมนูย่อยตั้งค่าทั่วไป แล้วมาเลือกที่ “ใช่” ในหัวข้อ “รอบการคำนวณงวดเวลาการทำงาน” หลังจากนั้นกดบันทึก

  ในการเลือกรายชื่อพนักงาน สามารถค้นหาจากโครงสร้างองค์กร หรือ Hashtag ของพนักงาน และกดค้นหาได้เลย สำหรับการเลือก ใช่ / ไม่ใช่ สามารถเลือกทั้งหมด หรือเลือกเฉพาะพนักงานรายบุคคลได้เช่นกัน

  การคำนวณแยกงวดเวลาการทำงาน จะต้องทำการตั้งค่าที่ข้อมูลพนักงาน เมนูย่อย "ตั้งค่าทั่วไป" จากนั้นเลือกรอบการคำนวณแยกงวดเวลาการทำงาน เลือกว่าใครบ้างที่จะคำนวณแยกงวดเวลาการทำงานบ้าง และกดบันทึก

การคำนวณงวดเวลาการทำงาน

  สำหรับขั้นตอนการสร้างรอบคำนวณงวดเวลาการทำงาน ให้มาที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน มาที่การคำนวณเงินเดือน และเลือกที่เมนูคำนวณงวดเวลาการทำงาน

  อันดับแรกให้ทำการเลือกรอบเดือนที่ต้องการ และกดที่ Template เพื่อสร้างรอบการคำนวณงวดเวลาการทำงาน หลังจากนั้นให้กด เพิ่ม เพื่อสร้างรอบการคำนวณงวดเวลาการทำงาน

  เมื่อกดเพิ่มเรียบร้อยแล้ว ให้ใส่ข้อมูล ชื่อเทมเพลท, วันที่เริ่ม - วันที่สิ้นสุด และเลือก Start Month ว่าจะให้การคำนวณงวดเวลาการทำงาน ในเดือนก่อนหน้า หรือเดือนปัจจุบัน หลังจากนั้นกดบันทึก

เมื่อกดบันทึกเรียบร้อยแล้ว จึงจะสามารถเลือกชื่อพนักงาน ที่ต้องการการคำนวณงวดเวลาการทำงานดังกล่าว และกดบันทึก

  เมื่อสร้าง Template งวดเวลาการทำงาน เรียบร้อยแล้วให้มากด เพิ่มงวดเวลาการทำงาน แล้วเลือกชื่อเทมเพลทที่ต้องการได้เลย และกดตกลง

   แก้ไข เป็นเพียงการแสดงข้อมูลรายชื่อของพนักงาน ที่อยู่ในงวดเวลาการทำงานดังกล่าวเท่านั้น หากต้องการแก้ไขจะต้องไปแก้ไขที่ Template

  ปุ่มลบ มีไว้เพื่อลบงวดเวลาการทำงานดังกล่าวออกจากรอบเดือนนั้น ๆ ซึ่งถ้าหากลบงวดดังกล่าวออกไปเอกสารการลา และเวลาการทำงานของพนักงานจะยังคงอยู่

รายละเอียด คือหน้าที่แสดงรายละเอียดชั่วโมงเวลาการทำงาน และจำนวนเงินที่พนักงานจะได้รับหรือถูกหัก ในแต่ละประเภทของเวลาการทำงาน

เวลาการทำงานที่จะนำมาคำนวณ เช่น มาเช้า, สาย, พักเกิน, พักไว, กลับก่อน, กลับช้า, ลางาน, ขาดงาน ทั้งนี้จะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าเวลาการทำงาน ว่าได้เปิดใช้รายการไหนไว้บ้าง

  การกดคำนวณ จะมีให้เลือก 2 แบบ คือ คำนวณวันนี้ และคำนวณทั้งเดือน

ซึ่งเมื่อกดคำนวณ ระบบจะไปคำนวณเวลา และเอกสารในงวดปกติ และมาแสดงผลในงวดงวดเวลาการทำงาน

การแก้ไขเวลาการทำงาน หรือเอกสารการลา ให้คลิกที่ รายชื่อพนักงาน เพื่อแก้ไข

เมื่อแก้ไขเสร็จเรียบร้อยแล้ว สามารถกดคำนวณ เพื่อตรวจสอบความถูกต้องได้เลย

สรุปผลการคำนวณ คือการตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง ของผลรวมเวลา

การบันทึกวันที่จ่าย

  การบันทึกวันที่จ่าย มีให้เลือก 2 แบบ คือ

1. การจ่ายพร้อมกับเงินเดือน

มีในเลือกว่าจะจ่ายในงวดที่ 1 หรืองวดที่ต้องการได้เลย และกดบันทึก และกด Finish

หมายเหตุ : กรณีมีเพียงงวดเดียว (งวดเต็ม) ให้เลือกงวดที่ 1

ตัวอย่างกรณีจ่ายพร้อมเงินเดือน

สามารถตรวจสอบยอดเงินได้หรือถูกหัก ที่หน้าสรุปผลการคำนวณ ที่หน้าคำนวณเงินเดือน

2. การบันทึกวันที่จ่าย

หลักการคล้ายกับงวดพิเศษ คือ การบันทึกวันที่จ่ายเพื่อนำจ่ายด้วยไฟล์ Text. หรือรูปแบบตามที่ต้องการ เมื่อเลือกวันที่จ่ายแล้ว ให้ทำการกด บันทึก และ Finish

การปิดงวดเวลาการทำงานเมื่อสิ้นสุด และตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ให้กด Finish เพื่อปิดงวดเวลาการทำงานได้เลย

การเรียกดูรายงาน

รายงานรูปแบบไฟล์ Excel.

รายงานรูปแบบไฟล์ Text. เพื่อใช้ในการนำจ่ายกรณีจ่ายไม่พร้อมเงินเดือน

 กรณีที่ไม่จ่ายพร้อมกับเงินเดือน สามารถดึงสลิปเงินเดือนที่ได้ที่เมนู Slip ระบบจะแสดงยอดเงินให้ ตามรูปภาพตัวอย่าง

ตัวอย่างรูปแบบสลิปเงินเดือน กรณีที่มีการนำจ่ายพร้อมกับการคำนวณเงินเดือนงวดปกติ จะแสดงผลดังนี้

  หากต้องการตรวจสอบผลการคำนวณงวดแยกเวลาการทำงาน สามารถตรวจสอบเพิ่มเติมได้ที่รายงานผลการคำนวณงวดแยกเวลาการทำงาน หลังจากนั้นเลือกเดือน, เลือกงวดพิเศษ และกดค้นหา

  ระบบจะแสดงรายงานตารางงวดแยกเวลาการทำงาน โดยมีจำนวนวัน, จำนวนนาทีให้ และสามารถดาวน์โหลดไฟล์ Excel. ออกมาตรวจสอบได้เพิ่มเติม

  สรุปได้ว่า สำหรับรอบการคำนวณงวดเวลาการทำงาน

จะมีกระบวนการในการทำงานโดยสรุปได้ ดังนี้

1.ตั้งค่าข้อมูลพนักงานที่ต้องการแยกรอบการคำนวณงวดเวลาการทำงาน

2.ทำการสร้าง Template

3.หลังจากนั้นให้ทำการเพิ่มงวดเวลาการทำงาน ในรอบเดือนที่ต้องการ

4.ตรวจสอบรายละเอียด หรือผลการคำนวณของงวดเวลาการทำงาน

5.เมื่อตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว ให้ทำการกด Finish เป็นอันเสร็จสิ้น

6.หากนำจ่ายเงินพนักงานพร้อมกับเงินเดือนสามารถตรวจสอบข้อมูลได้ที่หน้าสรุปผลการคำนวณเงินเดือน

7.หากต้องการตรวจสอบและดึงไฟล์ Excel. สามารถตรวจสอบได้ที่รายงานผลการคำนวณเวลางวดแยกเวลา