ต้องการนำเข้าข้อมูลเงินเดือนพนักงานย้อนหลัง (ก่อนเริ่มใช้ระบบ) เข้าสู่ HumanSoft ต้องดำเนินการอย่างไร

การนำเข้าข้อมูลเงินเดือนย้อนหลังเป็นขั้นตอนสำคัญในการนำข้อมูลเงินเดือนสุทธิของพนักงานในอดีต (สำหรับงวดเดือนก่อนเริ่มใช้งานระบบ HumanSoft) เข้าสู่ระบบ เพื่อให้ข้อมูลในระบบครบถ้วนและถูกต้อง โดยจะต้องดำเนินการ "ปิดงวดบัญชี" ก่อนการนำเข้าข้อมูลเงินเดือนย้อนหลังในรอบเดือนนั้น

ขั้นตอนที่ 1 การปิดงวดบัญชีและดาวน์โหลดเทมเพลตเพื่อกรอกข้อมูลใน Excel

1. เข้าสู่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"
2. เลือกเมนู "การคำนวณเงินเดือน" และเลือกเมนูย่อย "คำนวณเงินเดือน"
3. เลือก "รอบเดือน" ที่ต้องการนำข้อมูลเข้า
4. คลิกที่เมนู "ปิดงวดบัญชี"
5. ระบุ "วันที่จ่ายเงินเดือน" และ "วันที่จ่ายภาษี" ให้ถูกต้อง จากนั้นกด "บันทึก"
6. คลิก "ปิดงวดบัญชี" อีกครั้งเพื่อยืนยัน
7. กดปุ่ม "ดาวน์โหลด" ที่หัวข้อ "นำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิ" เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลตและกรอกข้อมูล

ข้อควรระวังในการกรอกข้อมูลในเทมเพลต

1.ใช้ "รหัสพนักงาน" ในการอ้างอิง: ระบบจะจับคู่ข้อมูลกับพนักงานจาก "รหัสพนักงาน" เป็นหลัก ห้ามแก้ไขรหัสในไฟล์

2.ห้ามแก้ไขคอลัมน์สีเหลือง: คอลัมน์ที่มีพื้นหลังสีเหลืองเป็นส่วนที่ระบบกำหนดไว้ ห้ามลบหรือแก้ไขโครงสร้าง ให้กรอกเฉพาะตัวเลขในช่องที่กำหนดเท่านั้น

3.ระวัง "ช่องว่าง": หากช่องรายรับ-รายจ่ายใดๆ ในระบบมีข้อมูลอยู่แล้ว แต่ปล่อยช่องในไฟล์ Excel เป็นค่าว่าง ระบบจะล้างข้อมูลเดิมในช่องนั้นให้เป็น 0

• ตัวอย่าง: หากในระบบคำนวณโอทีได้ 500 บาท แต่ในไฟล์ Excel ปล่อยช่องโอทีเป็นค่าว่าง และเมื่อนำเข้า ยอดโอทีจะกลายเป็น 0 บาท

4.กฎพิเศษสำหรับ "ประกันสังคม" และ "ภาษี": หากเว้นว่าง หรือกรอก 0: ระบบจะคำนวณยอดให้อัตโนมัติ ตามฐานเงินเดือน หากกรอกตัวเลข: ระบบจะใช้ตัวเลขตามที่กรอกทันที (ตั้งแต่ 1 บาทขึ้นไป)

5.หากไม่ต้องการนำเข้าข้อมูลของพนักงานบางคน: ให้ลบแถวของพนักงานคนนั้นออกจากไฟล์ Excel ทั้งหมดก่อนนำเข้า

ขั้นตอนที่ 2 การนำเข้าไฟล์ข้อมูลที่กรอกเรียบร้อยแล้ว

1. กลับมาที่หน้า "คำนวณเงินเดือน" ของรอบเดือนที่ได้ปิดงวดบัญชีไว้
2. ที่หัวข้อ "นำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิ" ให้กดปุ่ม "เลือกไฟล์" และเลือกไฟล์ Excel ที่กรอกข้อมูลและตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว
3. กดปุ่ม "อัปโหลดไฟล์" เพื่อยืนยันการนำเข้าข้อมูล