การนำเข้าข้อมูลเงินเดือน ต้องกรอกไฟล์นำเข้าอย่างไร

ในการนำเข้าข้อมูลเงินเดือนด้วยไฟล์ Excel (จากเทมเพลทนำเข้าเงินเดือนสุทธิ) ควรปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ตามข้อควรทราบ และข้อควรระวังเพื่อให้ข้อมูลถูกนำเข้าอย่างถูกต้องครบถ้วน ดังนี้

1.ระบบจะใช้ "รหัสพนักงาน" เป็นข้อมูลอ้างอิงหลักในการจับคู่ข้อมูลกับพนักงานแต่ละท่าน กรุณาตรวจสอบให้ถูกต้องเสมอ

2.กรณีพนักงานที่จะนำเข้าไม่มีข้อมูลในเทมเพลท ให้ทำการ “แทรกแถวหรือ Insert” แล้วกรอกรหัสพนักงานและข้อมูลที่จะนำเข้าได้เลย

3.ห้ามแก้ไข/ลบ แถวหรือคอลัมสีเหลือง ในไฟล์เทมเพลทที่ดาวน์โหลดออกไป ให้ใส่เพียงจำนวนเงินที่ต้องการ

4.ในการนำเข้าหากพนักงานท่านใดที่ต้องการให้ใช้ข้อมูลเดิมจากการคำนวณในระบบหรือไม่ต้องการให้มีข้อมูลในการนำเข้า แนะนำให้ลบรายชื่อพนักงานออก โดยคลิกซ้ายที่แถวที่ ต้องการ หลังจากนั้นเลือก “ลบหรือ Delete”

5.กรอกข้อมูลที่มีรายรับ - รายจ่ายทุกช่อง กรณีหากในระบบมียอดเงินก่อนหน้า แต่ในไฟล์นำเข้าปล่อยเป็นค่าว่าง ระบบจะทำการล้างข้อมูลช่องที่เป็นค่าว่างให้ เช่น โอทีล่วงเวลา ในระบบคำนวณได้ 500 บาท แต่ในไฟล์นำเข้าปล่อยเป็นค่าว่าง หลังจากนำเข้าข้อมูลระบบจะแสดงยอด โอทีล่วงเวลา 0 บาท

6.ในการกรอกข้อมูลประกันสังคม, ภาษี จะแตกต่างจากข้อมูลอื่นตรงที่ หากเป็นการปล่อยเป็นค่าว่างระบบจะทำการคำนวณข้อมูลให้เองอัตโนมัติ

6.1 ประกันสังคม: ในการกรอกประกันสังคม มีข้อควรระวังดังนี้

• หากปล่อยเป็นค่าว่าง ระบบจะคำนวณยอดให้เอง
• หากกรอกยอดเป็น 0 ระบบก็จะคำนวณให้เอง
• หากกรอกยอดเองตั้งแต่ 1 – 750 จะแสดงยอดที่กรอก

6.2 ภาษี: ในการกรอกภาษี มีข้อควรระวังดังนี้

• หากปล่อยเป็นค่าว่าง ระบบจะคำนวณยอดให้เอง
• หากกรอกยอด 0-9999 ระบบจะแสดงตามยอดที่กรอก

7.ช่องรวมยอด สามารถใช้สูตร SUM ของ Excel สำหรับรวมรายรับ – รวมรายจ่ายเพื่อสรุปยอดได้เลย

8.ช่องเบิกล่วงหน้า ให้กรอกข้อมูลจำนวนเงินเบิกล่วงหน้า หากไม่มีการเบิกให้ใส่ 0 หรือไม่ต้องใส่ก็ได้

9.ช่องคงเหลือ เป็นการนำรวมยอด – เบิกล่วงหน้า = ยอดคงเหลือ (หรือกรณีไม่มียอดเบิกล่วงหน้าให้นำรวมยอดมาใส่ในช่องคงเหลือได้เลย)