ข้อควรระวังในการนำเข้าข้อมูลสวัสดิการ

เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดในการนำเข้าข้อมูลสวัสดิการเข้าสู่ระบบ กรุณาตรวจสอบและปฏิบัติตามข้อควรระวังดังต่อไปนี้

1.ตรวจสอบรูปแบบไฟล์ก่อนนำเข้า

• ดาวโหลดเทมเพลทไฟล์ของระบบ HumanSoft โดยเลือก ประเภทสวัสดิการ และดึงยอดคงเหลือ ก่อนกดดาวน์โหลด
• หลีกเลี่ยงการลบคอลัมน์ หรือการเพิ่ม/แทรกคอลัมน์ (ไม่แนะนำให้แก้ไขไฟล์เทมเพลท)

2.ข้อมูลต้องครบถ้วนและถูกต้อง

• ตรวจสอบว่าทุกแถวมีข้อมูลที่จำเป็น เช่น รหสพนักงาน, ยอดที่ยกมา หรือวงเงิน

3.รหัสพนักงานต้องตรงกับที่มีอยู่ในระบบ

• หากพนักงานบางคนไม่มีอยู่ในระบบ ระบบจะไม่สามารถนำเข้าข้อมูลสวัสดิการของบุคคลนั้นได้
• ตรวจสอบรหัสพนักงานให้ตรงกับฐานข้อมูลก่อนนำเข้า

4.สำรองข้อมูลก่อนดำเนินการ

• ก่อนนำเข้าไฟล์จำนวนมาก ควรสำรองข้อมูลเดิมไว้ เพื่อป้องกันกรณีข้อมูลผิดพลาดหรือซ้ำซ้อน

5.ทดสอบนำเข้าด้วยข้อมูลจำนวนน้อยก่อน

• ตรวจสอบปี และเลือกไฟล์เพื่อนำเข้าข้อมูล
• แนะนำให้นำเข้าด้วยไฟล์ตัวอย่างที่มีข้อมูลเพียง 2–3 รายการก่อน เพื่อดูว่าข้อมูลขึ้นระบบถูกต้องหรือไม่

6.ตรวจสอบผลลัพธ์หลังนำเข้า

• หลังการนำเข้า ให้เข้าไปตรวจสอบในระบบว่าข้อมูลแสดงผลถูกต้อง และไม่มีรายการตกหล่น