หากมีการย้ายข้อมูลพนักงาน จากบริษัท A ไปบริษัท B ภายใต้โดเมนเดียวกัน สามารถย้ายข้อมูลโควตาการลาทั้งหมดได้หรือไม่ อย่างไร 

หากมีการย้ายข้อมูลพนักงานจากบริษัท A ไปยังบริษัท B ภายใต้โดเมนเดียวกันในระบบ HumanSoft สามารถย้ายข้อมูลโควตาการลาทั้งหมดได้ การย้ายข้อมูลนี้จำเป็นต้องดำเนินการใน 2 ส่วนหลักๆ คือ การนำเข้าโควตาการลาที่พนักงานจะได้รับ และ การนำเข้าโควตาการลาที่พนักงานใช้ไปแล้ว เพื่อให้ข้อมูลการลาคงเหลือถูกต้องและเป็นปัจจุบัน

1. การนำเข้าโควตาการลาที่จะได้รับ

ส่วนนี้ใช้สำหรับกำหนดจำนวนโควตาการลาที่พนักงานแต่ละคนจะได้รับในบริษัทใหม่ หากต้องการกำหนดโควตาด้วยตนเอง โดยไม่ให้ระบบประมวลผลให้โดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลต "นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ"

1. ไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"
2. เลือกที่ "จัดการโควตาการลา"
3. ในหน้าโควตาการลา เลือก "นำเข้าข้อมูล"
4. เลือก "นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ" (ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเลือกตัวเลือกนี้ ไม่ใช่ "นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว")
5. คลิก "ดาวน์โหลด" เพื่อรับไฟล์ Excel สำหรับกรอกข้อมูล

ข้อควรระวัง: ในการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel หลังจากดาวน์โหลดไฟล์ Excel แล้ว ให้กรอกข้อมูลโควตาการลาตามรูปแบบที่ถูกต้อง สิ่งสำคัญคือการใส่สัญลักษณ์และตัวเลข เนื่องจาก HumanSoft รองรับการกรอกข้อมูลได้ทั้งแบบชั่วโมงและแบบรายวัน:

โควตาเป็นชั่วโมง:

• 8 ชั่วโมง 00 นาที ให้ใส่: 08:00
• 4 ชั่วโมง 30 นาที ให้ใส่: 04:30

โควตาเป็นวัน:

• 1 วันถ้วน ให้ใส่: 1.00
• 1 วันครึ่ง ให้ใส่: 1.50
• หากใส่ 0 หรือเว้นว่างไว้ ระบบจะยึดข้อมูลเดิมที่มีอยู่ในระบบ

ขั้นตอนการนำเข้าไฟล์ข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ

เมื่อกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้ว ให้ดำเนินการตามขั้นตอนดังนี้

1. เข้าสู่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน" แล้วเลือก "นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ"
2. เลือก "ปี" ที่ต้องการนำเข้าข้อมูล และ "เลือกไฟล์" Excel ที่กรอกไว้
3. เลือกที่ "อัปโหลดไฟล์"
4. เมื่ออัปโหลดไฟล์สำเร็จ สามารถตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูลได้ในระบบ

2. การนำเข้าโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว

หากเริ่มใช้งาน HumanSoft กลางปี หรือพนักงานมีการย้ายบริษัทแล้วต้องการนำข้อมูลการลาที่ใช้ไปก่อนหน้านั้นมาหักออกจากโควตาที่ได้รับ เพื่อให้แสดงจำนวนโควตาคงเหลือที่ถูกต้อง

ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลต "นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว"

1. เข้าสู่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"
2. ไปที่เมนู "จัดการโควตาการลา"
3. ในหน้าโควตาการลา เลือก "นำเข้าข้อมูล"
4. เลือก "นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว"
5. คลิก "ดาวน์โหลด" เพื่อรับไฟล์ Excel สำหรับกรอกข้อมูล

ข้อควรระวัง: ในการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel หลักการกรอกข้อมูลสำหรับโควตาที่ใช้ไปแล้วจะคล้ายกับการกรอกโควตาที่จะได้รับ โดยต้องใส่สัญลักษณ์และตัวเลขให้ถูกต้องตามรูปแบบที่ HumanSoft รองรับ ทั้งแบบชั่วโมงและแบบรายวัน:

เวลาที่ใช้ไปเป็นชั่วโมง:

• 8 ชั่วโมง 00 นาที ให้ใส่: 08:00
• 4 ชั่วโมง 30 นาที ให้ใส่: 04:30

เวลาที่ใช้ไปเป็นวัน:

• 1 วันถ้วน ให้ใส่: 1.00
• 1 วันครึ่ง ให้ใส่: 1.50
• หากใส่ 0 หรือเว้นว่างไว้ ระบบจะยึดข้อมูลเดิมที่มีอยู่ในระบบ

ขั้นตอนการนำเข้าไฟล์ข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว

เมื่อกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้ว ให้ดำเนินการตามขั้นตอนดังนี้

1. เข้าสู่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน" แล้วเลือก "นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว"
2. เลือก "ปี" ที่ต้องการนำเข้าข้อมูล และ "เลือกไฟล์" Excel ที่กรอกไว้
3. เลือกที่ "อัปโหลดไฟล์"
4. เมื่ออัปโหลดไฟล์สำเร็จ สามารถตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูลได้ในระบบ