จัดการวันหยุดพิเศษ คืออะไร

การจัดการวันหยุดพิเศษ คือ การสะสมชั่วโมงโอที (OT) เพื่อนำมาเปลี่ยนเป็นโควตาสำหรับใช้ลาหยุดเพิ่มเติม โดยกระบวนการทั้งหมดแบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลักคือ "การสะสมโควตา" และ "การใช้งานโควตา"

1.การสะสมโควตาวันหยุดพิเศษ

พนักงานสามารถได้รับโควตาวันหยุดพิเศษผ่าน 2 ช่องทางหลัก ดังนี้

1.1 การสะสมอัตโนมัติจากการทำงานล่วงเวลา (OT)

เป็นการกำหนดค่าให้ระบบแปลงชั่วโมง OT บางประเภทเป็นโควตาวันหยุดพิเศษโดยอัตโนมัติสามารถตั้งค่าได้ดังนี้

1. ไปที่เมนู "ตั้งค่า"
2. เลือกเมนู "ตั้งค่าการคำนวณ"
3. เลือกที่เมนูย่อย "ตั้งค่าเวลาการทำงาน"
4. เลือกแท็บเมนู "ประเภทโอที"
5. คลิกที่ "ไอคอนรูปดินสอ" ท้ายประเภทโอทีที่ต้องการแก้ไข
6. ตรวจสอบและตั้งค่าเงื่อนไขต่างๆ ตามต้องการ
7. ไปที่ส่วน "ประเภทพนักงาน" ที่ต้องการให้มีผล
8. ในเงื่อนไขข้อที่ 4 (ผลตอบแทน) ให้เลือกเป็น "แปลงเป็นวันหยุดพิเศษ"
9. ระบุ "จำนวนเท่าของชั่วโมง" ที่ต้องการให้สะสม
10. ตรวจสอบความถูกต้องทั้งหมด แล้วคลิกที่ปุ่ม "บันทึก"

1.2 การเพิ่มโควตาให้พนักงานโดยฝ่าย HR

สำหรับกรณีที่ผู้ดูแลระบบหรือ HR ต้องการเพิ่มชั่วโมงวันหยุดพิเศษให้พนักงานโดยตรง โดยไม่ต้องรอการสะสมจากโอทีสามารถตั้งค่าได้ดังนี้

1. ไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"
2. เลือกเมนู "จัดการวันหยุดพิเศษ"
3. เลือก "ปี" ที่ต้องการ แล้วกด "ค้นหา"
4. ค้นหารายชื่อพนักงานที่ต้องการ แล้วคลิก "ไอคอนรูปดินสอ" (แก้ไข)

5.กดปุ่ม "เพิ่มข้อมูลวันหยุดพิเศษ"

6.เลือก "วันที่" ที่ต้องการบันทึกรายการ

7.ในช่องประเภท ให้เลือกเป็น "โควตาวันหยุดพิเศษ"

8.กรอกจำนวนชั่วโมงที่ต้องการเพิ่มให้ในช่อง "รวมเวลา (ชั่วโมง)"

9.กรอก "รายละเอียดเพิ่มเติม" (ถ้ามี)

10.ตรวจสอบความถูกต้องทั้งหมด แล้วคลิกที่ปุ่ม "บันทึก"

2.การใช้งานโควตาวันหยุดพิเศษ

เมื่อพนักงานมีโควตาสะสมแล้ว สามารถใช้งานได้ 3 ช่องทางหลัก ดังนี้

2.1 การลาโดยหักจากโควตา (ตั้งค่าครั้งเดียว)

เป็นการตั้งค่าให้ประเภทการลาที่กำหนด หักโควตาจากวันหยุดพิเศษโดยอัตโนมัติเมื่อพนักงานยื่นลา สามารถดำเนินการได้ดังนี้

1. ไปที่เมนู "ตั้งค่า"
2. เลือกเมนู "ตั้งค่าการคำนวณ"
3. เลือกที่เมนูย่อย "ตั้งค่าประเภทการลา"
4. คลิก "ไอคอนรูปดินสอ" (แก้ไข) ของประเภทการลาที่ต้องการ
5. กำหนด "เงื่อนไขการลา" ต่างๆ ตามต้องการ
6. ไปที่ส่วน "ประเภทพนักงาน" ที่เกี่ยวข้อง
7. กำหนด "ค่าปรับ" ตามนโยบาย
8. เลื่อนหาหัวข้อสถานะตัดจากวันหยุดพิเศษ และเปลี่ยนสถานะจาก "N" (No) ให้เป็น "Y" (Yes)
9. ตรวจสอบความถูกต้องทั้งหมด แล้วคลิกที่ปุ่ม "บันทึก"

2.2 การบันทึกการใช้งานโดยฝ่าย HR

ในกรณีที่ HR ต้องการบันทึกว่าพนักงานได้ใช้โควตาไปแล้ว โดยไม่ผ่านการยื่นเอกสาร สามารถดำเนินการได้ดังนี้

1. ไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"
2. เลือกเมนู "จัดการวันหยุดพิเศษ"
3. เลือก "ปี" ที่ต้องการ แล้วกด "ค้นหา"
4. ค้นหารายชื่อพนักงานที่ต้องการ แล้วคลิก "ไอคอนรูปดินสอ" (แก้ไข)

5.กดปุ่ม "เพิ่มข้อมูลวันหยุดพิเศษ"

6.เลือก "วันที่" ที่พนักงานใช้สิทธิ์

7.ในช่องประเภท ให้เลือกเป็น "วันหยุดพิเศษที่ใช้ไปแล้ว"

8.กรอกจำนวนชั่วโมงที่พนักงานใช้ไปในช่อง "รวมเวลา (ชั่วโมง)"

9.กรอก "รายละเอียดเพิ่มเติม" (ถ้ามี)

10.ตรวจสอบความถูกต้องทั้งหมด แล้วคลิกที่ปุ่ม "บันทึก"

2.3 การยื่นเอกสารเปลี่ยนวันทำงานเป็นวันหยุดพิเศษ

เป็นการใช้โควตาเพื่อแลกเปลี่ยนวันทำงานปกติให้เป็นวันหยุด ผ่านการยื่นเอกสาร

1. ไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"
2. เลือกเมนู "จัดการเอกสาร" และเลือกที่เมนูย่อย "จัดการเปลี่ยนวันหยุด"
3. เลือกเมนู "ขอเปลี่ยนวันหยุด"
4. ที่หัวข้อเลือกวันหยุด – วันทำงาน ให้เลือกประเภทเป็น "วันหยุดพิเศษ"
5. เลือกพนักงาน ที่ต้องการ
6. กรอก "รายละเอียด" และแนบ "รูปภาพ"
7. ตรวจสอบความถูกต้องทั้งหมด แล้วคลิกที่ปุ่ม "บันทึก"